Tietojen siirto Oodiin

Kun opetustapahtuma on luotu ja ajoitettu Optimessa, siirretään se Oodiin, jonka kautta se tulee näkyviin myös Kurssisivuille sekä Opintoni- ja Opetukseni-sivuille. Siirrossa syntyy Oodiin myös itse pääopetustapahtuma, joten sitä ei tule luoda Oodissa. Täten Oodissa luodaan opetustapahtumia ainoastaan sellaisille opintokohteille, joille ei ole aikataulutettua opetusta Optimessa (joihin kuuluu esim. pelkkä esseesuoritus).

Tällä sivulla ohjeistetaan seuraavat asiat:

Sivun alasivuilla ohjeistetaan

Kokonaisuudessaan Oodin ja Optimen välinen tiedonsiirto toimii seuraavasti:
1. Opintokohteet luodaan Oodissa.
2. Opintokohteet haetaan Optimeen eli luodaan modulet.
3.  Optimessa luodaan eventit ja niille määritetään

  • aika (weeks, duration, timeslot & offsetit)
  • tila (room)*
  • opettaja(t) (staff)**
  • pääopetustapahtuman nimi (module description, näkyy Oodin suomenkielisessä kentässä)
  • aliopetustapahtumien nimet (Oodin suomenkielisiin kenttiin)
  • opetuskieli***
  • opiskelumuoto
  • opetustapahtumahierarkia eli Oodi-tasot
4. Opinto-oppaat luodaan Oodissa (voidaan tehdä myös aiemmin tai myöhemmin).
5. Module-event -parit siirretään Optimesta Oodiin.
6. Oodissa muokataan tarvittaessa seuraavia opetustapahtumien kohtia:

  • kuvauskentät
  • nimien kieliversiot
  • ilmoittautumistiedot
  • ryhmäkoot
  • lisätietokysymykset
  • oppimateriaali
  • laajuus, mikäli se poikkeaa opintokohteen laajuudesta
  • vastuuyksiköt
  • opetuskielet, jos on useampi kieli ja Optimessa eventejä on vain yksi***
  • opettajien roolit****
7. Opetustapahtumat ja opinto-oppaat julkaistaan Oodissa.

Tietoja, joita ylläpidetään Optimessa, ei pääsääntöisesti tule muokata  Oodissa. Tämä johtuu siitä, että Optime on opetustapahtumien aika-, tila- ja opettajatietojen lähdejärjestelmä. Mikäli Oodissa on muokattu näitä tietoja, katoavat ne, kun Optimesta siirretään tietoja Oodiin.

*Jos tilaa ei löydy Optimesta, sen voi lisätä eventille Oodissa. Huomaa kuitenkin, että mikäli teet myöhemmin eventiin muutoksia ja siirrät sen Oodiin uudestaan, siirto palauttaa tilatiedon Optimessa olevan tiedon mukaiseksi (ts. tilatieto häviää).

**Jos opettajaa ei löydy Optimesta, hänet voi lisätä opetustapahtumalle Oodissa. Huomaa kuitenkin, että mikäli teet myöhemmin eventiin muutoksia ja siirrät sen Oodiin uudestaan, siirto palauttaa opettajatiedon Optimessa olevan mukaiseksi (ts. opettajatieto häviää).

***Jos jollain modulella on enemmän kuin yksi opetuskieli ja eventejä on vain yksi, on kielitietoja lisättävä Oodin puolella, koska Optimessa eventille voi määrittää vain yhden opetuskielen. Huomaa kuitenkin, että mikäli teet myöhemmin eventiin muutoksia ja siirrät sen Oodiin uudestaan, siirto palauttaa opetuskielen Optimessa olevan tiedon mukaiseksi (ts. vain yksi opetuskieli).

****Opettajien rooleja voi tällä hetkellä muokata vain Oodissa. Huomaa kuitenkin, että mikäli teet myöhemmin eventiin muutoksia ja siirrät sen Oodiin uudestaan, kaikkien opettajien rooliksi palautuu vastuuopettaja.

Huom. Mikäli koulutuksesi opettajat tai muu hallintohenkilöstö muokkaavat Oodin opetustapahtumia, ohjeistathan heitä tarkasti, mitä siellä saa muuttaa ja mitä ei.

Oodiin siirtäminen

Tietojen siirtäminen Optimesta Oodiin tapahtuu seuraavasti:

  1. Voit tehdä siirron usealla eri tavalla. Näkymässä Editor/Modules valitse aluksi module ja siihen kuuluva event/eventit, jonka haluat siirtää Oodiin. Näkymässä Editor/Events tai Timetable valitse ensin event ja sitten module.
  2. Kun module ja event TAI event ja module on valittu, ilmestyy ikkunan alle Oodia koskevat tiedot eli Oodi-kentät.

kuva oodikenttä 2

Huom. Kaikki ohjeen kuvat avautuvat suurempina, jos klikkaat niitä.

3. Määritä eventille Eventin taso. Optimella voi tehdä  yksi-, kaksi- ja kolmitasoisia opetustapahtumahierarkioita. Tarkemmin eventin tasojen määrittelystä ohjeistetaan Oodi-tuen sivuilla täällä.

4. Oodissa pääopetustapahtuman nimeksi tulee aina Optimen modulen description -kentässä oleva nimi. Mikäli olet valinnut eventin tasoksi Aliopetustapahtuma tai Kokoava-aliopetustapahtuma, tarkenna tarvittaessa opetustapahtuman nimeä:

  •  Valitse sopiva ryhmä avautuvassa Group Selector -ikkunassa.

kuva oodikenttä 3

  • Mikäli opetustapahtumaasi kuuluu luennot ja kaksi harjoitusryhmää, valitse luentojen opetuskerroille tässä Luennot ja ryhmien opetuskerroille Ryhmä 1 ja Ryhmä 2.
  • Muu Nimi -kenttää käytetään silloin, kun halutaan käyttää toista nimeä kuin Nimi Oodissa sarakkeessa on. Suosittelemme, että kirjoitat tähän kenttään esimerkiksi opetustapahtuman lyhenteen ja ryhmän nimen, sillä tämä nimi näkyy muun muassa Kurssisivulla.
  • Vahvista ja poistu ikkunasta valitsemalla OK.
  • Muista tallentaa tekemäsi muutokset painamalla ”Commit changes” ennen kuin jatkat Optimen käyttöä.

5. Siirto tapahtuu joko klikkaamalla Oodi-kenttien kohdalla olevaa ”Transfer” -nappia tai valitsemalla haluttu module tai event ja klikkaamalla hiiren oikealla korvalla ja valitsemalla Transfer to Oodi.

Alla olevassa kuvassa on merkitty nämä molemmat tavat Editor/Modules -näkymässä:

kuva oodikenttä 5

Transfer to Oodi:

  • Aukeaa ikkuna, jossa näkyy valitsemasi eventit tai modulet, jotka aiot siirtää Oodiin. Siirto käynnistyy klikkaamalla Transfer -nappia.
  • Käyttämällä Transfer to Oodi-vaihtoehtoa pelkälle modulelle siirtyy Oodiin valittu module ja kaikki sen eventit. Vastaavasti klikkaamalla Transfer to Oodi -nappia eventille siirtyy Oodiin event ja kaikki sen modulet.

Transfer -nappi:

  • Mikäli olet käyttänyt Transfer-nappia, saat kysymyksen haluatko varmasti siirtää valitut tiedot Oodiin. Siirto käynnistyy vastaamalla kysymykseen OK.
  • Transfer-nappia painamalla Oodiin siirretään valittu event/eventit ja module.

Oodi-siirtojen Transfer to Oodi- ja Transfer-vaihtoehtojen väliset erot:

Huom. Taulukossa mainitut Editor/Events -näkymän vaihtoehdot ovat käytettävissä myös Timetable-näkymässä. Kaavio on saatavilla myös PDF-muodossa.

6. Avautuvasta Oodi Transfer Progress -ikkunasta näet siirron etenemisen vihreästä palkista sekä sen yläpuolella olevasta tekstistä. Kun palkki on kokonaan vihreä ja sen yläpuolella lukee ”Finished”, on siirto valmis. Suosittelemme, että tarkistat, että tiedot ovat siirtyneet oikein. Voit tehdä tämän hakemalla opetustapahtuman Oodista tai  valitsemalla Oodi Transfer Progress-ikkunassa module ID:n alasvetovalikosta. Lopuksi sulje ikkuna klikkaamalla Close.

kuva oodikenttä 6

Oodi Transfer Report-ikkuna aukeaa. Mikäli siirto sujui ongelmitta, voit sulkea ikkunan.

7. Siirretyn eventin/eventien siirron tilaksi on nyt muuttunut ”Transferred”.

Muutokset

Mikäli eventien Oodin opetustapahtumaan vaikuttaviin tietoihin (esim. opetusajan tai tilan muutos) tulee muutoksia sen jälkeen kun event on siirretty Oodiin, muuttuu eventin siirron tilaksi ”Not Updated”. Tiedot saadaan päivittymään Oodiin tekemällä siirto samalla tavoin kuin yllä on kuvattu. Siirron tila on päivityksen jälkeen jälleen ”Transferred”.

Huomioithan seuraavat seikat:

  1. Eventin tasoa ei kannata muuttaa enää sen jälkeen kun opetustapahtuma on Oodissa julkisena, eikä varsinkaan sen jälkeen, kun tapahtumalla on jo ilmoittautumisia. Eventin tason muuttaminen jälkeenpäin voi myös tietyissä tapauksissa hävittää opetustapahtumalle Oodissa jo vietyjä kuvaustekstejä. Mikäli tasoa on tarpeen muuttaa tällaisissa tapauksissa, otathan yhteyttä Optime-tukeen.
  2. Mikäli event kuuluu useampaan moduleen, huolehdithan siitä, että teet uuden siirron siten, että valitset Timetable- tai Editor/Events-näkymässä pelkän eventin, klikkaat hiiren oikealla korvalla ja valitset Transfer to Oodi. Tällöin uudet tiedot siirtyvät Oodiin kaikille niille opetustapahtumille, joihin event kuuluu.
  3. Optimesta Oodiin siirrettyä opetustapahtumaa ei saa poistaa Oodin puolella (ainoana poikkeuksena tapaukset, joissa Oodiin on jäänyt peruutettu opetustapahtuma sen jälkeen, kun se on poistettu kokonaan Optimessa). Jos Oodiin on siirtynyt virheellisiä tietoja, tee tarvittavat korjaukset Optimessa ja siirrä kyseiset eventit uudestaan aiemmin siirrettyjen päälle. Jos yksittäinen event tai koko opetustapahtuma on tarpeen poistaa kokonaan, seuraa näitä ohjeita.