Tietojen siirto Oodiin (ja Sisuun)

Huom.! Sivua päivitetään edelleen keväällä 2021, kun Sisu korvaa Oodiin kokonaan.

Kun opetus on luotu ja ajoitettu Optimessa, siirretään se Oodiin, jonka kautta se tulee näkyviin myös Sisuun, Kurssisivulle sekä Opintoni- ja Opetukseni-sivuille. Siirrossa syntyy Oodiin pääopetustapahtuma, joten sitä ei tule luoda Oodissa. Täten Oodissa luodaan opetustapahtumia ainoastaan sellaisille opintokohteille, joille ei ole aikataulutettua opetusta Optimessa (joihin kuuluu esim. pelkkä esseesuoritus).

Tällä sivulla ohjeistetaan seuraavat asiat:

Erillisellä sivulla ohjeistetaan opetuksen rakenteen määrittäminen:

Opetuksen tiedot tulevat siirron jälkeen näkyville useaan eri paikkaan. Voit tarkastella tietojen näkymisen kokonaisuutta visuaalisesta Prezi-esityksestä Optimen tietojen näkyminen eri järjestelmissä.

 

Kokonaisuudessaan Oodin ja Optimen välinen tiedonsiirto toimii seuraavasti:
1. Opintokohteet luodaan Oodissa, josta ne siirtyvät Sisuun
2. Opintokohteen tiedot haetaan Sisusta Optimeen eli luodaan modulet.
3.  Optimessa luodaan eventit ja määritetään

  • aika (Weeks, Duration, TimeSlot & offsetit)
  • tila (Room)*
  • opettaja(t) (Staff)**
  • pääopetustapahtuman nimi (Module Description)
  • laajuus (op)***
  • opetuskieli/-kielet pääopetustapahtumalle/toteutukselle (Teaching Language) ja tarvittaessa aliopetustapahtumille/opetusryhmille (Teaching Group Language)
  • pääopetustapahtuman/toteutuksen opetusmuoto (Course Type) ja kokoavan aliopetustapahtuman/valintajoukon opetusmuoto (Selection Group Type)
  • aliopetustapahtumien/opetusryhmien nimet
  • opetustapahtuman/toteutuksen rakenne
  • opettajien roolit
4. Modulet siirretään Optimesta Oodiin.
5. Oodissa muokataan tarvittaessa seuraavia opetustapahtumien kohtia:

  • kuvauskentät
  • ilmoittautumistiedot
  • ryhmäkoot
  • lisätietokysymykset
  • oppimateriaali
  • laajuus, mikäli se poikkeaa opintokohteen laajuudesta***
  • vastuuyksiköt
6. Opetustapahtumat julkaistaan Oodissa.

Tietoja, joita ylläpidetään Optimessa, ei pääsääntöisesti tule muokata  Oodissa. Tämä johtuu siitä, että Optime on tietojen lähdejärjestelmä. Mikäli Oodissa on muokattu näitä tietoja, katoavat ne, kun Optimesta siirretään tietoja Oodiin.

*Jos tilaa ei löydy Optimesta, sen voi lisätä aliopetustapahtumalle Oodissa. Huomaa kuitenkin, että mikäli teet myöhemmin eventiin muutoksia ja siirrät sen Oodiin uudestaan, siirto palauttaa tilatiedon Optimessa olevan tiedon mukaiseksi (ts. tilatieto häviää).

**Jos opettajaa ei löydy Optimesta, hänet voi lisätä pää- ja aliopetustapahtumalle Oodissa. Huomaa kuitenkin, että mikäli teet myöhemmin eventiin muutoksia ja siirrät sen Oodiin uudestaan, siirto palauttaa opettajatiedon Optimessa olevan mukaiseksi (ts. opettajatieto häviää).

***Vaihtuvalaajuuksisilla opintojaksoilla on arviointikohteita eri laajuuksilla ja STT:ssa on mahdollista valita oikeanlaajuinen arviointikohde, jonka perusteella opetustapahtuman laajuus tulee näkyville Oodissa.

Huom. Mikäli koulutuksesi opettajat tai muu hallintohenkilöstö muokkaavat Oodin opetustapahtumia, ohjeistathan heitä tarkasti, mitä siellä saa muuttaa ja mitä ei.

 

Siirtäminen Oodiin (ja Sisuun)

Siirtäminen tapahtuu Transfer-sivulla tai Basic Transfer -sivulla. Näillä sivuilla voit valita modulen, kun se on liitetty arviointikohteeseen ja sillä on vähintään yksi event. Voit siirtää modulen, kun olet luonut sille rakenteen. Eventien ei tarvitse olla liitettynä rakenteeseen, jotta voit siirtää modulen.

Siirron onnistuessa saat oikeaan alakulmaan ilmoituksen Module Transferred vihreällä taustalla. Jos siirto ei onnistu, saat virheilmoituksen punaisella taustalla:

  • Could not transfer due to some Categories not having Subcategories: Ainakin yhdeltä valintajoukolta (sininen rivi) puuttuu opetusryhmä (harmaa rivi). Jokaisella valintajoukolla tulee olla vähintään yksi opetusryhmä, että rakenteen voi siirtää.
    • Huom.! Basic Transfer -sivulla tässä tapauksessa module näkyy taulukossa, mutta jää pois siirrettävien modulejen listalta (Transfer Modules -ikkuna).
  • Something went wrong: Siirrossa tapahtui jokin tarkentamaton virhe. Kokeile siirtää uudelleen. Jos uudelleen siirtäminen ei auta, ota yhteyttä Optime-tukeen.
    • Tunnettu, mutta poistumassa oleva ongelma on, että vähintään yhdeltä valintajoukolta (sininen rivi) puuttuu tyyppi eli sinisellä rivillä ei lue opetusmuotoa (esim. Kurssi, Luentokurssi, Harjoitusryhmä).

Kun module on siirretty, syntyy Oodiin opetustapahtuma välittömästi. Samoin uudelleensiirron jälkeen tiedot päivittyvät Oodiin välittömästi. Sisuun toteutus syntyy pienellä, noin vartin viiveellä, ja sama pätee muutoksiin. Kurssisivu syntyy opetustapahtuman julkaisua seuraavan yön aikana ja muutosten osalta viive on samaa luokkaa kuin Sisun osalta.

Yksittäisen modulen siirtäminen

Siirry Transfer-sivulle ja hae siirrettävä module. Modulen tulee olla liitetty arviointikohteeseen ja sillä on oltava vähintään yksi event, jotta sen voi valita Transfer-sivulla.

Siirtäminen tapahtuu Transfer-sivun oikeassa alakulmassa olevasta vihreästä Transfer-napista. Modulella tulee olla rakenne, jotta sen voi siirtää.

Useamman modulen siirtäminen kerrallaan

Basic Transfer -sivulla voit siirtää useita moduleja kerrallaan. Pääset sivulle klikkaamalla Transfer-sivulla Transfer Details -osan oikeasta yläkulmasta Basic Transfer View -linkkiä.

  1. Voit rajata haettavia moduleja siirrontilan ja vastuuyksikön perusteella.
  2. Hae ja valitse moduleja kolmannessa pudotusvalikossa.
    • Voit hakea module id:llä, nimellä tai tunnisteella pudotusvalikon hakukentässä.
    • Voit valita moduleja klikkaamalla riviä pudotusvalikon listalla. Valittujen kohdalla näkyy vihreä pallura ja niiden lukumäärän näet pudotusvalikon yläreunasta.
  3. Tarkasta taulukosta, että olet valinnut oikeat modulet. Näet taulukosta modulejen perustietoja, siirrontilan ja onko sillä rakennetta. Näet taulukossa valitun modulen rakenteen oikean puolen Transfer Hierarchy -ikkunassa.

    • Jos modulella ei ole rakennetta, rakenteen sijaan näet oikealla tekstin No Hierarchy Exists For Selected Modules.
    • Jos modulella ei ole rakennetta, se ei siirry, vaikka näkyy taulukossa.
  4. Klikkaa vihreää Transfer Modules -nappia taulukon alapuolelta, kun olet valmis siirtämään taulukossa näkyvät modulet.
  5. Transfer Modules -ikkunasta näet vielä koosteen siirton valituista moduleista ja kuinka monta eventiä niiden rakenteisiin on liitettynä.
    • Tässä vaiheessa mukana voi olla moduleja, joilla ei ole rakennetta. Ne eivät siirry muiden mukana ja siirron jälkeen niiden siirrontila (Status) on edelleen Not Transferred.
  6. Klikkaa Confirm, kun haluat toteuttaa siirron.
Siirron poistaminen

Oodiin (ja Sisuun) siirretyn modulen siirron voi poistaa Transfer-sivulla klikkaamalla Remove From Sisu -nappia tai poistamalla modulen Modules-sivulla. Kun siirto poistetaan tai siirretty module poistetaan Optimesta, peruutetaan Oodin opetustapahtuma välittömästi (ja Sisun toteutus).

Huom.! Käytä Remove from Sisu -nappia vain silloin, kun haluat perua tai poistaa koko opetustapahtuman Oodista.

Jos haluat poistaa jotain yksittäisiä eventejä tai rakenteen osia Oodista (ja Sisusta), tulee rakenteen osa poistaa STT:ssa ja sen jälkeen päivittää siirto klikkaamalla Transfer-nappia.

 

Muutokset

Kaikki muutokset opetuksen rakenteeseen tai aikatauluun päivitetään käyttämällä Transfer-nappia. Myös yksittäisten eventien tai rakenteen osien poistamisen jälkeen siirto päivitetään Transfer-nappia klikkaamalla.

Voit lukea lisää opetuksen perumisesta OptimeEventissä ohjesivulta Opetuksen peruminen.

Mikäli eventien Oodin opetustapahtumaan vaikuttaviin tietoihin (esim. opetusajan tai tilan muutos) tulee muutoksia sen jälkeen kun event on siirretty Oodiin, muuttuu modulen ja/tai eventin siirron tilaksi ”Not Updated”. Tiedot saadaan päivittymään Oodiin tekemällä siirto samalla tavoin kuin yllä on kuvattu. Siirron tila on päivityksen jälkeen jälleen ”Transferred”.

Huomioithan seuraavat seikat:

  1. Rakenteen tasoja ei kannata poistaa enää sen jälkeen, kun opetustapahtuma on Oodissa julkisena, eikä varsinkaan sen jälkeen, kun tapahtumalla on jo ilmoittautumisia. Rakenteen osien poistaminen jälkeenpäin voi tietyissä tapauksissa hävittää aliopetustapahtumalle Oodissa jo vietyjä tietoja. Mikäli rakenteen osia on tarpeen poistaa tällaisissa tapauksissa, otathan yhteyttä Optime-tukeen.
  2. Mikäli event kuuluu useampaan moduleen, huolehdithan siitä, että jokainen module tulee siirretyksi uudelleen. Jos sinulla ei ole oikeuksia toiseen moduleen (esim. yhteisopetus Avoimen kanssa), ota yhteyttä modulesta vastaavaan lukujärjestyssuunnittelijaan, jotta hän voi tehdä siirron uudelleen. Tällöin uudet tiedot siirtyvät Oodiin kaikille niille opetustapahtumille, joihin event kuuluu.
  3. Optimesta Oodiin siirrettyä opetustapahtumaa ei saa poistaa Oodin puolella (ainoana poikkeuksena tapaukset, joissa Oodiin on jäänyt peruutettu opetustapahtuma sen jälkeen, kun se on poistettu kokonaan Optimessa). Jos Oodiin on siirtynyt virheellisiä tietoja, tee tarvittavat korjaukset Optimessa ja siirrä kyseiset eventit uudestaan aiemmin siirrettyjen päälle. Jos yksittäinen event tai koko opetustapahtuma on tarpeen poistaa kokonaan, seuraa ohjeita sivulla Opetuksen peruminen.
  4. Oodin pääopetustapahtumalle ei saa lisätä opetusaikoja. Opetustapahtuman tiedot siirtyvät Sisuun toteutukselle ja Sisussa opetusajat ja -paikat tulee olla vain opetusryhmillä (aliopetustapahtumilla). Tästä poikkeuksena ovat Avoin yliopisto ja Kielikeskus, joiden osalta voit lukea lisää sivuita Toteutuksen rakenteen määrittäminen – Avoin yliopisto ja Toteutuksen rakenteen määrittäminen – Kielikeskus.

Sivun yläreunaan