Optimen pikaohje

OptimeEventin ja STT:n pikaohje ohjelmiston yleisimmistä käyttötavoista

Tälle sivulle on koottu pikaohjeita OptimeEventin yleisimmistä käyttötavoista ohjelmistoa jo tuntevien käyttäjien tueksi.

Muista myös ohjesivu Usein kysyttyjä kysymyksiä (FAQ), jolta löydät vastaukset yleisimpiin kysymyksiin ja ongelmiin.

 

Lukujärjestyksen suunnittelu

Modulen luominen STT:ssa
  • Avaa STT selaimella: https://optime.helsinki.fi:451
  • Mene Create-näkymään vasemman reunan sivuvalikosta.
  • Hae opintojakso.
  • Klikkaa vihreää plussaa opintojakson rivin vasemmasta reunasta.
  • Valitse arviointikohde.
  • Muokkaa modulen tietoja tarvittaessa.
  • Valitse Create Optime Module.
  • Tarkempi ohje sivulla Modulen luominen.
Eventin luominen
  • Editor-näkymä, Modules valittuna.
  • Etsi ja valitse module, jolle haluat luoda eventin.
  • Klikkaa oikeassa reunassa olevaa sinistä Event-kuvaketta.
  • Syötä tarvittavat tiedot (ainakin Target Size, Description, Event Type, Week Range, jos ovat tiedossa) ja klikkaa ok.
  • Valitse kuinka monta kopiota haluat luoda ja klikkaa ok.
  • Tarkempi ohje sivulla Eventin luominen.
Coursen luominen
  • Editor-näkymä, Courses valittuna.
  • Klikkaa vihreää plussaa ja anna courselle sitä kuvaava nimi. Klikkaa Commit Changes.
  • Klikkaa oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen painiketta.
  • Etsi modulet, jotka haluat liittää courseen. Tuplaklikkaa tai klikkaa vihreää plussaa.
  • Valitse modulet, joille haluat asettaa saman prosenttiehdon. Klikkaa Edit Selection.
  • Laita Level = 1 ja Preference % = 100 (mikäli opetus ei saa mennä päällekkäin), klikkaa ok.
    • Mikäli olet valinnut courselle moduleita, joiden opetus ei mielellään saa mennä päällekkäin, mutta joissain tapauksissa voi, valitse ne, klikkaa Edit Selection, laita Level = 1 ja Preference % = 50.
  • Klikkaa Select.
  • Mikäli luot lisää moduleita coursen luomisen jälkeen, muista lisätä ne courseen.
  • Tarkempi ohje sivulla Coursen ja Groupin luominen
Ehtojen asettaminen
Ehdoksi se, että eventin opetustilan tulee olla tietyllä kampuksella, tietyn tyyppinen ja tietyn yksikön opetustila
  • Editor-näkymä, Events valittuna (tai Timetable-näkymä, All events valittuna).
  • Etsi ja valitse event, jolle haluat lisätä ehdon.
  • Valitse Constraint List -välilehti.
  • Valitse Event_Room -ehto ja klikkaa vihreää plussaa.
  • Klikkaa Room-sanan vieressä olevaa kolmen pisteen painiketta.
  • Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa avonaista kirjaa.
  • Välilehdellä Dept valitse yksikkö, jonka tiloja haluat valittavan (esim. 01 Helsingin yliopisto), tuplaklikkaa nimeä tai klikkaa vihreää plussaa.
  • Välilehdellä Type valitse tilan tyyppi (esim. luentosali), tuplaklikkaa nimeä tai klikkaa vihreää plussaa.
  • Välilehdellä Site valitse kampus, tuplaklikkaa nimeä tai klikkaa vihreää plussaa,
  • Huom. Valitse Combine Rule -kohdassa And.
  • Klikkaa ok.
  • Tarkempi ohje sivulla Tilaan liittyvät ehdot
Eventin opetustilavaihtoehdot ehdoiksi
  • Editor-näkymä, Events valittuna.
  • Etsi ja valitse event, jolle haluat lisätä ehton.
  • Valitse Constraint List-välilehti.
  • Valitse Event_Room-ehto ja klikkaa vihreää plussaa.
  • Klikkaa Room-kentän vierestä kolmen pisteen painiketta ja etsi haluamasi tilat, valitse ne ja klikkaa Select.
  • Muuta tarvittaessa ehtojen prosenttilukua.
  • Tarkempi ohje sivulla Tilaan liittyvät ehdot
Eventin opettaja ehdoksi
  • Editor-näkymä, Events valittuna (tai Timetable-näkymä, All events valittuna).
  • Etsi ja valitse event, jolle haluat lisätä opettajan.
  • Valitse Constraint List-välilehti.
  • Klikkaa vihreää plussaa.
  • Klikkaa Staff-kentän vierestä kolmen pisteen painiketta ja etsi haluamasi opettaja, valitse ja klikkaa Select.
  • Tarkempi ohje sivulla Opettajaan liittyvät ehdot
Portalista saatavien opettajaan liittyvien ehtojen muokkaaminen

Opettajan ilmoittamien aikaan liittyvien ehtojen muokkaaminen:

  • Editor-näkymä, Staff valittuna.
  • Etsi ja valitse opettaja, jonka ehtoja haluat muokata.
  • Valitse Constraint List -välilehti.
  • Valitse Staff_Slot-ehto.
  • Mikäli haluat muokata opettajan ilmoittamia esteellisiä opetusviikkoja, klikkaa oikeassa reunassa olevan Weeks-kentän vieressä olevaa kolmen pisteen painiketta.
    1. Klikkaa avautuvassa ikkunassa oikeasta yläreunasta kirjan kuvaa.
    2. Muokkaa viikkoja lisäämällä tai poistamalla niitä ikkunan alareunan ”selected”-osiosta käyttämällä vihreää plussaa ja/tai punaista miinusta.
    3. Hyväksy valitsemalla OK.
  • Mikäli haluat muokata opettajan ilmoittamia esteellisiä opetuspäiviä tai kellonaikoja, klikkaa oikeassa reunassa olevan TimeSlot-kentän vieressä olevaa kolmen pisteen painiketta.
    1. Klikkaa avautuvassa ikkunassa oikeasta yläreunasta kirjan kuvaa.
    2. Valitse välilehti  Timeslot, Day tai Time sen mukaan mitä haluat muokata.
    3. Muokkaa esteellisiä opetusaikoja lisäämällä tai poistamalla niitä ikkunan alareunan ”Selected”-osiosta käyttämällä vihreää plussaa ja/tai punaista miinusta.
    4. Hyväksy valitsemalla OK.
  • Klikkaa Avoid.

Opettajan ilmoittamien esteellisten opetustilojen muokkaaminen:

  • Editor-näkymä, Staff valittuna.
  • Etsi ja valitse opettaja, jonka ehtoa haluat muokata.
  • Valitse Constraint List -välilehti.
  • Valitse ehto, jota haluat muokata Constraint-listasta.
  • Mikäli haluat muokata opettajan ilmoittamia esteellisiä opetustiloja, klikkaa oikeassa reunassa olevan Room-kentän vieressä olevaa kolmen pisteen painiketta.
    1. Klikkaa avautuvassa ikkunassa oikeasta yläreunasta kirjan kuvaa.
    2. Muokkaa tiloja lisäämällä tai poistamalla niitä ikkunan alareunan ”selected”-osiosta käyttämällä vihreää plussaa ja/tai punaista miinusta.
    3. Tarkista, että ”Combine Rule”-kohdassa on valittuna ”and”.
    4. Hyväksy valitsemalla OK.
  • Klikkaa Avoid.

Automaattisijoittelu

  • Editor-näkymä, Events valittuna.
  • Etsi ja valitse eventit, jotka haluat automaattisijoitella.
  • Klikkaa sivun yläreunasta Schedule.
  • Valitse eventit, jotka haluat automaattisijoitella ja klikkaa Next.
  • Klikkaa Begin.
  • Automaattisijoittelun valmistuttua Optime kysyy haluatko nähdä raportin (valitse haluatko).
  • Sulje ikkunat. Optime kysyy ”Do you wish to turn/keep Scheduled Events Online, and publish to Server?”. Vastaa tähän aina Yes.
Siirtäminen Oodiin (ja Sisuun)

Modulella tulee olla arviointikohde valittuna, vähintään yksi event sekä rakenne luotuna, jotta sen voi siirtää Oodiin (ja Sisuun).

Arviointikohteen vaihtaminen
Rakenteen luominen
  • STT:n Transfer-sivu
  • Hae module
  • Klikkaa Create Hierarchy from Template tai Add Selection Group.
  • Valitse valintajoukon tyyppi ja luotavien opetusryhmien lukumäärä, ja valitse Create.
  • Muokkaa tarvittaessa.
  • Siirrä valitsemalla Transfer rakenteen alta.
  • Tarkemmat ohjeet sivulla Toteutuksen rakenteen määrittäminen
Eventin liittäminen rakenteeseen
  • STT:n Transfer-sivu
  • Hae module
  • Valitse vasemmalta lisättävät eventit ja oikealta opetusryhmät, joihin haluat eventit liittää.
  • Valitse Add Selected Events.
  • Siirrä valitsemalla Transfer rakenteen alta.
  • Tarkemmat ohjeet sivulla Toteutuksen rakenteen määrittäminen

Minimitiedot Oodi- (ja Sisu)-siirtoa varten:

  • Module:
    • vähintään yksi event,
    • Description,
    • arviointikohde, ja
    • rakenne luotuna.

Lukujärjestyksen muokkaaminen

Eventin aika
  • Editor-näkymä, Events valittuna (tai Timetable-näkymä, All events valittuna).
  • Etsi ja valitse event, jolle haluat määrittää ajan.
  • Valitse eventin alkamisaika TimeSlot-kentässä.
  • Muokkaa tarvittaessa eventin kestoa Duration-kentässä.
  • Muokkaa tarvittaessa opetuksen varsinaista alku- ja loppuaikaa Other Fields -välilehdellä Student and Teacher Start & End Offset -kenttissä.
  • Klikkaa Commit Changes.
  • Tarkempi ohje lukujärjestyksen muokkaamisen sivulla Aika.
Eventin opetustila
Pelkän tilan etsiminen automaattisijoittelulla:
  1. Varmista, että eventin koko (Target Size) vastaa tarvittavan tilan vähimmäiskokoa.
  2. Aseta eventille aika.
  3. Aseta eventille opettaja.
  4. Lukitse eventin aika ja opettaja valitsemalla hiiren kakkosnäppäimen valikosta tai yläpalkin Event-valikosta Lock > TimeSlot and Staff.
  5. Valitse event(it). Klikkaa Optimen ylimmässä palkissa olevaa Schedule -painiketta. Scheduling Engine -ikkuna avautuu.
  6. Varmista, että oikea(t) event(it) näkyy ikkunassa ja Selected Events on valittuna vasemmassa reunassa.
  7. Klikkaa Begin-painiketta. Klikkaa lopuksi Close-painiketta. Optime kysyy ”Do you wish to turn/keep Scheduled Events Online, and publish to Server?”. Vastaa tähän aina Yes.
  8. Huomioithan, että ajan ja opettajan lukitus täytyy poistaa (Unlock) ennen kuin pääset muokkaamaan niitä.
Eventin opetustila suoraan kun varauksia on jo paljon ja haluat valita vain vapaina olevista tiloista ja kun aika (TimeSlot) on valittu
  • Timetable-näkymä.
  • Keskimmäisessä pikkuikkunassa valittuna Events > All Events.
  • Alimmassa pikkuikkunassa valittuna Event Rooms > Other Free Rooms at Event TimeSlot.
  • Etsi ja valitse keskimmäisessä pikkuikkunassa event, jolle haluat lisätä tilan.
  • Etsi alimmaisessa pikkuikkunassa tila, jonka haluat valita.
  • Tuplaklikkaa tilan nimeä tai klikkaa Allocate this Room.
  • Tarkempi ohje
Opettajan lisääminen ajoitetulle eventille
  • Editor-näkymä, Events valittuna (tai Timetable-näkymä, All events valittuna).
  • Etsi ja valitse event, jolle haluat lisätä opettajan.
  • Valitse alempi Staff-välilehti ja klikkaa sen oikeassa reunassa näkyvää kolmen pisteen painiketta.
  • Etsi ja valitse haluamasi opettaja. Tuplaklikkaa nimeä tai klikkaa vihreää plussaa. Valitse Select.
  • Tarkempi ohje

Optimen käytön perusasiat

Tietojen hakeminen ja tarkastelu
Modulen tai eventin hakeminen
  • Editor-näkymä, Events valittuna (eventiä hakiessa voi tehdä myös Timetable-näkymässä, All events valittuna).
  • Syötä modulen opintojakson tunniste (esim. HISK-110) Value-kenttään ja klikkaa Enter.
  • Valitse event/module, jota haluat tarkastella/muokata.
  • Tarkempi ohje
Koulutusohjelman opetuksen hakeminen
  • Editor-näkymä, Events/Modules valittuna.
  • Syötä koulutusohjelman tunniste (esim.  400-K001) Value-kenttään ja klikkaa Enter.
  • Tarkenna tarvittaessa, että tietoa haetaan vain Department-sarakkeesta valitsemalla Value-kentän vieressä All Columns sijaan Event Dept tai Module Dept.
  • Tarkempi ohje
Opetuksen tarkastelu Timetable-näkymän kalenterista
Yhden modulen opetuksen tarkastelu
  • Valitse Module ja klikkaa sen vieressä olevaa kenttää.
  • Etsi ja valitse module, jonka opetusta haluat katsoa.
  • Klikkaa viikkojanan päällä hiiren oikealla ja valitse Unselect All Weeks.
  • Valitse Hide Empty Rows (Format-välilehdellä).
  • Mikäli haluat katsoa kokonaisia viikkoja, tarkasta, millä viikolla opetus alkaa, valitse viikko viikkojanasta ja poista Hide Empty Rows valinta. Klikkaa nuolinäppäimistä viikkoja eteenpäin.
  • Tarkempi ohje
Vuosikurssin opetuksen tarkastelu
  • Valitse Courses ja klikkaa sen vieressä olevaa kenttää.
  • Etsi ja valitse course, jonka opetusta haluat katsoa.
  • Valitse viikkojanasta viikko, jota haluat tarkastella. Klikkaa halutessasi nuolinäppäimistä viikkoja eteenpäin.
  • Tarkempi ohje
Suodattimen luominen koulutusohjelman opetukselle
  • Editor-näkymä, Events valittuna kun luot event-suodattimen. Mikäli haluat luoda module-suodattimen, tulee olla valittuna Modules.
  • Tarkasta, ettei mitään suodatinta ole valittuna eli Filter-sanan vieressä on teksti (no filter).
  • Klikkaa ylimmän palkin suodatinpainikkeesta.
  • Nimeä suodatin.
  • Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa avonaista kirjaa.
  • Valitse Dept-välilehti.
  • Etsi ja valitse koulutusohjelma/t, jonka opetuksen haluat lisätä suodattimeen.
  • Tuplaklikkaa nimeä tai klikkaa vihreää plussaa. Klikkaa ok.
  • Tarkempi ohje

Sivun yläreunaan