Usein kysyttyjä kysymyksiä (FAQ)

Kirjautuminen ei onnistu?
Kuinka käyttää opiskelijaryhmiä (Group)?
Miten löydän esteettömän tilan?
Miten laskutusyksikkö (Invoice Department) toimii?

Kirjautuminen ei onnistu?

Virheilmoitus: ”This version of OptimeEvent Client (x.xx.x.-p) is not compatible with the current version of OptimeServer, which requires version (x.xx.x.).
Please contact your system administrator.”

Syy: Olet todennäköisesti kirjautumassa väärälle palvelimelle, jossa on eri versio OptimeEventistä. Esim. yrität kirjautua OptimeEvent Oodilla Optime Production 2021:een, kun ko. palvelimelle pitäisi kirjautua OptimeEvent Sisulla. Tai yrität kirjautua testipalvelimelle (UAT), joihin pääsevät vain pääkäyttäjät OptimeEventin testiversiolla.

Ratkaisu: Tarkista server,  jolle olet kirjautumassa. Serverin nimessä pitää lukea Production ja sen lukuvuoden vuosiluku jota olet suunnittelemassa. Serveriä voi vaihtaa kolmesta pisteestä serverin nimen vieressä.

Kuinka käyttää opiskelijaryhmiä (Group)?

Optimessa voi luoda päällekkäisyyksien välttämiseksi opiskelijaryhmiä (Group), jotka liitetään eventeihin. Groupit ovat hienovarainen keino vaikkapa aivan yksittäisen opetuskerran tasolla kertoa ohjelmalle, keiden opiskelijoiden pitäisi olla kullakin kerralla paikalla – tai keille se pitäisi ainakin mahdollistaa.

Groupien luominen on ohjeistettu toisaalla, joten tässä vain pari esimerkkiä niiden käytöstä.

1. Opettajankoulutuslaitoksen KÄ-koulutuksessa useammalla vuosikurssilla on sekä opintojaksoja, joissa opiskelijat jakaantuvat kolmeen ryhmään, että opintojaksoja, joissa jako kahteen riittää. Tätä tilannetta mallintamaan opintojen suunnittelija luo kullekin vuosikurssille ryhmät A, B1, B2 ja C, joista ryhmät A ja C ovat täyskokoisia (esim. 20 henkeä) ja B1 ja B2 puolikkaita (10 henkeä). Kolmen ryhmän opintojaksoilla tilanne on selkeä: ryhmä A, ryhmät B1&B2 sekä ryhmä C toimivat omina 20 hengen kokonaisuuksinaan. Kahden ryhmän kohdalla taas toiseen osallistuvat ryhmät A ja B1 (30 henkeä), toiseen C ja B2 (30 henkeä).

Suunnittelija voi esimerkiksi luoda opintojaksoilleen alkuun yhden eventin kutakin ryhmää kohden ja yhden yhteisiä tapahtumia (esim. luentoja) varten. Yhteiseen eventiin liitetään ryhmät A, B1, B2 ja C eli kaikki opiskelijat, ryhmäkohtaisiin eventeihin liitetään kuhunkin kyseeseen tuleva ryhmä. Tällöin yhteiset tapahtumat eivät saa mennä päällekkäin eivätkä ryhmäkohtaiset saman ryhmän tapahtumien eikä yhteisten kanssa.

2. Opettajankoulutuslaitoksella on koko laitoksen yhteisiä opintojaksoja, joihin osallistuu vaihteleva osuus laitoksen opiskelijoista. Jos koko laitoksen tasolla on luotu täsmälliset opiskelijaryhmät mallintamaan kunkin koulutuksen opiskelijarakennetta, voi yhteisten opintojaksojen suunnittelija kytkeä kaikki nämä opiskelijaryhmät oikeisiin eventeihin auttaen muiden koulutusten suunnittelijoita saamaan oikeat opintojaksot koulutustensa lukkareihin.

Esimerkiksi Laadullisten tutkimusmenetelmien syksyn opintojaksolle voisi osallistua opiskelijoita LO-, LTO-, EO-, KO- ja KÄ-koulutuksissa ja suunnittelijalle kerrottaisiin, mitkä Groupeista ovat relevantteja kyseisellä opintojaksolla. Hän kytkisi kaikki nämä opiskelijaryhmät opintojakson luentoihin ja mikäli harjoitusryhmien kohdalla olisi koulutuskohtaisia ryhmiä, liittäisi sen mukaisesti oikeat opiskelijaryhmät oikeisiin ryhmäkohtaisiin eventeihin. Mikäli harjoitusryhmistä saisivat minkä tahansa koulutuksen opiskelijaryhmän valita minkä tahansa, tarkoittaisi tämä käytännössä, että mikään näistä ryhmistä ei voisi olla samaan aikaan, sillä niihin olisi kaikkiin liitetty kaikki opiskelijaryhmät. Tämän takia kannattaisi laitoksen sisällä keskustella, mikä olisi tarkoituksenmukaisinta ryhmäjaon kannalta.

Miten löydän esteettömän tilan?

Saat listan kaikista Optimessa olevista tiloista valitsemalla Editor-näkymässä Rooms. Esteettömiä tiloja voit hakea kirjoittamalla Value-kenttään ”esteetön” tai klikkaamalla ”Accessibility”-saraketta, jolloin tilat järjestetään niiden esteettömyyden mukaan. Klikkaamalla tilariviä pääset tarkastelemaan kaikkia tilan tietoja alaikkunassa.

Valitessasi eventille tilaa Select Rooms- ikkunassa voit etsiä esteetöntä tilaa Value-kentän avulla tai Accessibility-saraketta klikkaamalla. Vastaavasti jos haluat esimerkiksi induktiosilmukalla varustetun tilan, voit hakea sellaista Value-kentän avulla tai Equipment-saraketta järjestämällä.

Miten laskutusyksiköt (invoice department) toimii?

Jotta eventille voi varata tilan, sillä on oltava laskutusyksikkö (Invoice Department). Tällä varmistetaan, että kaikilla tilavarauksilla on myös asiaankuuluva maksaja.

Osa niistä yksiköistä, joille opetusta suunnitellaan, ei välttämättä ole ns. laskutusyksikköjä, joten niille ei voi tilakustannuksia kohdentaa. Tällöin tulee valita laskutusyksiköksi ylemmän tason yksikkö, jolle tiedät tilakustannusten aiemminkin kohdistuneen (esimerkiksi aikuisopettajien koulutuksen tilakustannukset aineenopettajien koulutuksen ylemmän tason alle). Tarvittaessa kenttään ”Alternate WBS” voi tarvittaessa kirjata tarkemman WBS-tilin, jolle kustannukset tulisi jälkikäteen kohdistaa.

Laskutusyksikön voi päivittää useille tai vaikka kaikille opetuskerroilleen kerralla. Oikea paikka löytyy näin:
invoicing department

Other Fields -välilehdellä olevat, yllä punaisella merkatut kohdat yhteyshenkilö (Contact Person), laskutusyksikkö ja Alternate WBS liittyvät laskutukseen.

Alasvetovalikosta löydätte vaivattomasti oman laskutusyksikkönne.

Huom.! Älkää päivittäkö useammalle opetuskerralle samanaikaisesti sekä invoice departmentia että contact personia, vaan tehkää nämä massapäivitykset yksi kenttä kerrallaan.

Laskutusyksikön määrittyminen uutta opetuskertaa luodessa:

Huomioikaa, että kun luotte uuden opetuskerran modulen kautta, opetuskerran laskutusyksiköksi tulee automaattisesti modulen yksikkö, mikäli se on ns. laskutettava yksikkö.

Kun taas luotte opetuskerran tyhjästä, sen laskutusyksiköksi määräytyy käyttöoikeuksienne ensimmäinen Other department (voitte katsoa sen Staff-taulusta itsenne kohdalta), mikäli se on ns. laskutettava yksikkö.

Mikäli kummassakaan näistä tapauksista ei ole kyseessä laskutettava yksikkö, joudutte määrittämään itse opetuskerroillenne laskutusyksiköt ylläkuvatulla tavalla.

Yhteyshenkilö (Contact Person):

Kun luot uuden opetuskerran, valitsee Optime automaattisesti sinut yhteyshenkilöksi. Mikäli haluat muuttaa yhteyshenkilöä, kirjoita alasvetovalikon kohdalla nimi aloittaen sukunimestä, valitse oikea henkilö ja klikkaa Commit Changes.

Sivun yläreunaan