Usein kysyttyjä kysymyksiä (FAQ)

Kirjautuminen ei onnistu?
Ruudulla näkyy ihmeellisiä asioita?
Miten siirrän eventit uudelle modulelle?
Mitä tarkoittaa ”No CU”?
Kuinka käyttää opiskelijaryhmiä (Group)?
Miten löydän esteettömän tilan?
Miten laskutusyksikkö (Invoice Department) toimii?

Optime-lukujärjestyssuunnittelijoiden Flamma-työryhmästä löydät palvelinten tiedot, tietoa yleisistä tilavaraus- ja lukujärjestyssuunnitteluohjeistuksista sekä aiemmin lähetetyt ajankohtaisviestit.

Muista myös Optimen pikaohje, josta löydät tiivistettynä lukujärjestyssuunnittelun työvaiheet Optimessa.

Kirjautuminen ei onnistu?

Virheilmoitus: ”This version of OptimeEvent Client (x.xx.x.-p) is not compatible with the current version of OptimeServer, which requires version (x.xx.x.).
Please contact your system administrator.”

  • Syy: Olet todennäköisesti kirjautumassa väärälle palvelimelle, jossa on eri versio OptimeEventistä. Esim. yrität kirjautua OptimeEvent Oodilla Optime Production 2021:een, kun ko. palvelimelle pitäisi kirjautua OptimeEvent Sisulla.
  • Ratkaisu: Tarkista server,  jolle olet kirjautumassa. Serverin nimessä pitää lukea Production ja sen lukuvuoden vuosiluku jota olet suunnittelemassa. Serveriä voi vaihtaa kolmesta pisteestä serverin nimen vieressä. Tarkemmat ohjeet kirjautumiseen löydät sivulta Asennus ja käyttöoikeudet ja palvelinten tiedot löydät Optime-lukujärjestyssuunnittelijoiden Flamma-työryhmästä (vaatii kirjautumisen).

Virheilmoitus: ”Server Alert Warning – This client is using a limited connection (xxx.xxx.x.x) which may prevent the Server being able to Communicate with it.
Please contact your system administrator for further assistance.”

  • Syy 1: Sinulla on käytössä langaton verkkoyhteys (esim. kodin wifi). Optime jatkuvasti lukee ja päivittää tietoja palvelimelta, joten se edellyttää luotettavaa verkkoyhteyttä.
  • Ratkaisu 1: Ota käyttöön kiinteä verkkoyhteys eli yhdistä koneesi johdolla mokkulaan, modeemiin, reitittimeen tai nettipistokkeeseen. Voit myös siirtyä käyttämään Optimea VDI:ssä, jos käytettävissä ei ole kiinteä verkkoyhteyttä. Voit lukea lisää etäyhteyksistä ohjesivulta Optime Eventin etäkäyttö.
  • Syy 2: Sinulla on käytössä sekä langaton että kiinteä verkkoyhteys samanaikaisesti. Esim. olet työpisteellä kiinni telakassa, mutta langatonta verkkoyhteyttä ei ole automaattisesti kytketty pois päältä.
  • Ratkaisu 2: Ota langaton verkkoyhteys pois päältä. Windows 10 koneella löydät asetuksen nopeasti klikkaamalla ruudun oikeasta alakulmasta puhekuplaa. Klikkaa WLAN-kuvaketta, jolloin se muuttuu harmaaksi.

 

Ruudulla näkyy ihmeellisiä asioita?

Kokeile päivittää näkymä klikkaamalla OptimeEventin yläpalkista Refresh -nappia (kaksi, vihreää, toisiaan kiertävää nuolta). Useimmat virhenäkymät korjautuvat tällä.

Jos näkymän päivittäminen ei auta, voit vielä kokeilla kirjautua ulos ja takaisin sisään. Mutta jos tämäkään ei auta, ota yhteyttä Optime-tukeen.

 

Miten siirrän eventit uudelle modulelle?

Jos opetus säilyy samanmuotoisena ja vain opintojakson tunniste tai arviointikohde vaihtuu, sinun ei tarvitse luoda uutta modulea. Voit vain käydä STT:ssa vaihtamassa opintojaksoa ja arviointikohdetta, johon module on liitetty. Tarkemmat ohjeet löydät sivulta Modulen muokkaaminen ja poistaminen luvusta Arviointikohteen vaihtaminen.

Jos olemassa olevaa opetusta pitäisi saada liitettyä toisen kurssin aikatauluun, voi olemassa olevat eventit liittää toiseen moduleen. Tarkemmat ohjeet eventien liittämiseen löydät sivulta Eventin luominen luvusta Eventin liittäminen useampaan moduleen tai eventin modulen vaihtaminen.

 

Mitä tarkoittaa ”No CU”?

No CU -ilmoitus tarkoittaa, että modulea ei ole liitetty opintojaksoon ja arviointikohteeseen, minkä takia sitä ei voida siirtää Oodiin (ja Sisuun). Opetustapahtuman pitää aina olla yhdistettynä Oodissa opintojaksoon.

Ongelma ratkeaa valitsemalla Modules-sivulla Edit AI -napin takaa opintojakso ja arviointikohde. Tarkemmat ohjeet löydät sivun Modulen muokkaaminen ja poistaminen luvusta Arviointikohteen vaihtaminen.

 

Kuinka käyttää opiskelijaryhmiä (Group)?

Optimessa voi luoda päällekkäisyyksien välttämiseksi opiskelijaryhmiä (Group), jotka liitetään eventeihin. Groupit ovat hienovarainen keino vaikkapa aivan yksittäisen opetuskerran tasolla kertoa ohjelmalle, keiden opiskelijoiden pitäisi olla kullakin kerralla paikalla – tai keille se pitäisi ainakin mahdollistaa.

Groupien luominen on ohjeistettu toisaalla, joten tässä vain pari esimerkkiä niiden käytöstä.

1. Opettajankoulutuslaitoksen KÄ-koulutuksessa useammalla vuosikurssilla on sekä opintojaksoja, joissa opiskelijat jakaantuvat kolmeen ryhmään, että opintojaksoja, joissa jako kahteen riittää. Tätä tilannetta mallintamaan opintojen suunnittelija luo kullekin vuosikurssille ryhmät A, B1, B2 ja C, joista ryhmät A ja C ovat täyskokoisia (esim. 20 henkeä) ja B1 ja B2 puolikkaita (10 henkeä). Kolmen ryhmän opintojaksoilla tilanne on selkeä: ryhmä A, ryhmät B1&B2 sekä ryhmä C toimivat omina 20 hengen kokonaisuuksinaan. Kahden ryhmän kohdalla taas toiseen osallistuvat ryhmät A ja B1 (30 henkeä), toiseen C ja B2 (30 henkeä).

Suunnittelija voi esimerkiksi luoda opintojaksoilleen alkuun yhden eventin kutakin ryhmää kohden ja yhden yhteisiä tapahtumia (esim. luentoja) varten. Yhteiseen eventiin liitetään ryhmät A, B1, B2 ja C eli kaikki opiskelijat, ryhmäkohtaisiin eventeihin liitetään kuhunkin kyseeseen tuleva ryhmä. Tällöin yhteiset tapahtumat eivät saa mennä päällekkäin eivätkä ryhmäkohtaiset saman ryhmän tapahtumien eikä yhteisten kanssa.

2. Opettajankoulutuslaitoksella on koko laitoksen yhteisiä opintojaksoja, joihin osallistuu vaihteleva osuus laitoksen opiskelijoista. Jos koko laitoksen tasolla on luotu täsmälliset opiskelijaryhmät mallintamaan kunkin koulutuksen opiskelijarakennetta, voi yhteisten opintojaksojen suunnittelija kytkeä kaikki nämä opiskelijaryhmät oikeisiin eventeihin auttaen muiden koulutusten suunnittelijoita saamaan oikeat opintojaksot koulutustensa lukkareihin.

Esimerkiksi Laadullisten tutkimusmenetelmien syksyn opintojaksolle voisi osallistua opiskelijoita LO-, LTO-, EO-, KO- ja KÄ-koulutuksissa ja suunnittelijalle kerrottaisiin, mitkä Groupeista ovat relevantteja kyseisellä opintojaksolla. Hän kytkisi kaikki nämä opiskelijaryhmät opintojakson luentoihin ja mikäli harjoitusryhmien kohdalla olisi koulutuskohtaisia ryhmiä, liittäisi sen mukaisesti oikeat opiskelijaryhmät oikeisiin ryhmäkohtaisiin eventeihin. Mikäli harjoitusryhmistä saisivat minkä tahansa koulutuksen opiskelijaryhmän valita minkä tahansa, tarkoittaisi tämä käytännössä, että mikään näistä ryhmistä ei voisi olla samaan aikaan, sillä niihin olisi kaikkiin liitetty kaikki opiskelijaryhmät. Tämän takia kannattaisi laitoksen sisällä keskustella, mikä olisi tarkoituksenmukaisinta ryhmäjaon kannalta.

 

Miten löydän esteettömän tilan?

Saat listan kaikista Optimessa olevista tiloista valitsemalla Editor-näkymässä Rooms. Esteettömiä tiloja voit hakea kirjoittamalla Value-kenttään ”esteetön” tai klikkaamalla ”Accessibility”-saraketta, jolloin tilat järjestetään niiden esteettömyyden mukaan. Klikkaamalla tilariviä pääset tarkastelemaan kaikkia tilan tietoja alaikkunassa.

Valitessasi eventille tilaa Select Rooms- ikkunassa voit etsiä esteetöntä tilaa Value-kentän avulla tai Accessibility-saraketta klikkaamalla. Vastaavasti jos haluat esimerkiksi induktiosilmukalla varustetun tilan, voit hakea sellaista Value-kentän avulla tai Equipment-saraketta järjestämällä.

 

Miten laskutusyksiköt (invoice department) toimii?

Jotta eventille voi varata tilan, sillä on oltava laskutusyksikkö (Invoice Department). Tällä varmistetaan, että kaikilla tilavarauksilla on myös asiaankuuluva maksaja.

Osa niistä yksiköistä, joille opetusta suunnitellaan, ei välttämättä ole ns. laskutusyksikköjä, joten niille ei voi tilakustannuksia kohdentaa. Tällöin tulee valita laskutusyksiköksi ylemmän tason yksikkö, jolle tiedät tilakustannusten aiemminkin kohdistuneen (esimerkiksi aikuisopettajien koulutuksen tilakustannukset aineenopettajien koulutuksen ylemmän tason alle). Tarvittaessa kenttään ”Alternate WBS” voi tarvittaessa kirjata tarkemman WBS-tilin, jolle kustannukset tulisi jälkikäteen kohdistaa.

Laskutusyksikön voi päivittää useille tai vaikka kaikille opetuskerroilleen kerralla. Oikea paikka löytyy näin:
invoicing department

Other Fields -välilehdellä olevat, yllä punaisella merkatut kohdat yhteyshenkilö (Contact Person), laskutusyksikkö ja Alternate WBS liittyvät laskutukseen.

Alasvetovalikosta löydätte vaivattomasti oman laskutusyksikkönne.

Huom.! Älkää päivittäkö useammalle opetuskerralle samanaikaisesti sekä invoice departmentia että contact personia, vaan tehkää nämä massapäivitykset yksi kenttä kerrallaan.

Laskutusyksikön määrittyminen uutta opetuskertaa luodessa:

Huomioikaa, että kun luotte uuden opetuskerran modulen kautta, opetuskerran laskutusyksiköksi tulee automaattisesti modulen yksikkö, mikäli se on ns. laskutettava yksikkö.

Kun taas luotte opetuskerran tyhjästä, sen laskutusyksiköksi määräytyy käyttöoikeuksienne ensimmäinen Other department (voitte katsoa sen Staff-taulusta itsenne kohdalta), mikäli se on ns. laskutettava yksikkö.

Mikäli kummassakaan näistä tapauksista ei ole kyseessä laskutettava yksikkö, joudutte määrittämään itse opetuskerroillenne laskutusyksiköt ylläkuvatulla tavalla.

Yhteyshenkilö (Contact Person):

Kun luot uuden opetuskerran, valitsee Optime automaattisesti sinut yhteyshenkilöksi. Mikäli haluat muuttaa yhteyshenkilöä, kirjoita alasvetovalikon kohdalla nimi aloittaen sukunimestä, valitse oikea henkilö ja klikkaa Commit Changes.

Sivun yläreunaan