Raportit Reports-näkymässä

Yhteistä kaikille Reports-näkymästä löytyville raporteille
Helsinki Custom
Events (Resources)
Modules (Resources)
Constraint Violations
Department TimeSlot Usage
Events with No Rooms/Staff
Staff Events Double Booking
Resource Clash (Resources)
Staff (Usage by Time)
Room Usage (By Week)
Staff Room Slot Constraints

Yhteistä kaikille Reports-näkymästä löytyville raporteille

Raporttinäkymää kannattaa rajata joko käyttäjämällä suodatinta tai lisäämällä hakusanan (ao. kuvassa on käytetty molempia). Rajauksen voi tehdä jo ennen raportin valitsemista, jolloin raportti muodostuu nopeammin. Event-raporteilla voi käyttää event-suodattimia, module-raporteilla module-suodattimia jne. Mikäli hakusanakenttä (Value) ei ole näkyvissä,  klikkaa listaa hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Show List Search.

kuva reporting value-kenttä

Data Fields -välilehdellä voit halutessasi valita, mitkä sarakkeet haluat näkyviin raporttiin. Sarakkeet saa näkyviin tai piiloon klikkaamalla kohdasta Column Visible? Voit myös järjestää sarakkeiden järjestystä klikkaamalla nuolista. Voit halutessasi myös ottaa raporttiin kaikki oletuksena olevat sarakkeet ja poistaa tai järjestellä niitä Excelin puolella.

kuva reporting data fields

Useilla raporteilla on Main Details -välilehden Report Parameters-alueella mahdollisuus valita myös viikkosuodatin (Weeks Filter, kaikille näkyy valmiina periodi- ja lukukausisuodattimet). Joillain raporteilla on myös mahdollisuus valita, näytetäänkö raportilla vain Eventissä tehdyt varaukset, vain Portalissa tehdyt varaukset vai molemmat (Event Booking Filter).

Report parameters

Ennen raportin vientiä Exceliin, pdf:ään tai muuhun valittuun muotoon tulee raportille haluttujen rivien olla vielä valittuna listasta. Tee valinta vaikka haluaisitkin kaikki näkyvissä olevat rivit mukaan raporttiin. Jos haluat useampia rivejä samaan raporttiin, valitse ne pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa tai jos haluat kaikki, valitse Ctrl ja A.

Voit valita, mihin muotoon haluat viedä raportin. Valitse kohdasta Reporting > Export Selected Report > valitse haluamasi formaatti. Suosittelemme käyttämään Exceliä.

kuva reporting excell

Saat ilmoituksen, josta näet minne kansioon raporttisi on tallentumassa. Voit muuttaa tallennuspaikkaa klikkaamalla kolmesta pisteestä. Raportit tallentuvat Exceliin xls-muodossa ja tallennuksen jälkeen kannattaakin muuttaa tiedosto xlsx-muotoon.

Huom. Jos viet raportin Exceliin, syntyy sen loppuun yleensä rivi, jonka solut on yhdistetty ja joka haittaa suodattamista ja lajittelua. Ongelma ratkeaa, kun poistat kyseisen rivin.

Raporttipohjien tallentaminen

Kannattaa luoda oma ”raporttiarkisto”, johon tallennat useamman hyödyllisen ja usein käyttämäsi raportin pohjan, jolloin voit vain vaihtaa raportin kohteena olevaa dataa kulloinkin sopivaksi, mutta muoto on valmiiksi oikea.

Näin teet useamman pohjan osaksi samaa raporttitiedostoa:

raporttipohjien luonti ja tallennus

Vihreästä plussasta voit lisätä uuden raportin osaksi samaa arkistoa (kuvassa kolme raporttia saman arkiston alla). Valitsemalla raportin vasemmasta listasta ja painamalla punaista miinusta voit myös poistaa yksittäisiä raporttipohjia arkistostasi.

Lopuksi tallennat oman raporttitiedostosi seuraavasti:

raportin tallennusjolloin Optime tallentaa .rpt -tiedoston haluamaasi sijaintiin. Käyttäessäsi jälleen raportteja avaat arkiston ”Open”-painikkeella ja etsit .rpt-tiedostosi tallennuspaikastasi. Tämä on erityisen hyödyllistä, mikäli käytät raportteja usein ja samoihin käyttötarkoituksiin.

Raportti, jossa on kaikki olennaiset eventien tiedot: Helsinki Custom

Tämä raportti listaa lähes kaikki eventien tiedot event-kohtaisesti. Raporttia kannattaa käyttää esimerkiksi mikäli haluat saada listattuna yhden opettajan opetuksen kaikki olennaiset tiedot (vaihtoehtoinen raportti: Events Resources) tai mikäli haluat ottaa Optimessa olevasta opetuksesta varmuuskopion. Koska raportilla näkyvät myös eventien ehdot, voit käyttää sitä myös tarkistaaksesi ennen automaattisijoittelua, millä eventeilläsi on ehtoja ja miltä ne puuttuvat. Mikäli haluat, että raportille tulostuu myös ns. Oodi-kentät (esim. siirron tila ja opetuskieli), aseta ne näkyviksi ennen raportin ajamista klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta Reporting > Quick options > Show/hide Oodi data in columns.

Valitse Report Type > Event > Helsinki Custom:

kuva reporting helsinki custom

Raportti, jossa on eventin kerrat eritelty yksittäin: Events (Resources)

Tämä raportti on käyttökelpoinen, jos haluat listata eventin eri opetuskerrat yksittäin. Mikäli haluat lähettää opettajalle raportin hänen opetuksestaan ja raportilla näkyvät tiedot riittävät (yleensä riittävät), suosittelemme tämän raportin käyttämistä. Huomioithan, että raportilla näkyvät ainoastaan aikataulutetut eventit.

Valitse Report Type > Misc > Events (Resources):

kuva reports misc 1

Näin saatu raportti näyttää Excelissä tältä:

kuva reports misc excell

Raportti, josta voit tarkastaa modulen tiedot: Modules (Resources)

Tätä raporttia voit käyttää esimerkiksi tarkastaaksesi, montako tuntia opetusta modulelle on suunniteltu, montako tuntia sille pitäisi suunnitella (mikäli olet syöttänyt tiedon moduleillesi), kuinka monta eventiä siihen on liitetty, mihin vuosikursseihin (Courses) se on liitetty ja mikä on modulen yhteenlaskettu tilakustannus.

Valitse  Report Type > Module > Modules (Resources):

report modules

Raportti, joka näyttää kaikki ehtoja rikkovat eventit: Constraint Violations

Raportilta löytyvät kaikki ehtorikkeet, ja sarakkeissa kerrotaan, onko kyseessä ”Hard-” vai ”Soft” -ehdon rike sekä rikkeen tyyppi. Tärkeintä ovat kuitenkin sarakkeet ”Further Details” sekä ”Applies To”, jotka kertovat tarkemmin, mistä on kyse.

Further Details -sarakkeessa voi olla esim. opettaja tai huone, jonka ehtoja rikotaan, tai toinen eventeistä, jotka ovat ristiriidassa keskenään. Applies To taas kertoo, minkä eventin kohdalla ongelma on. Raportin tulkinta kaipaa tuekseen kohtuullista ymmärrystä ehdoista ja eventien päällekkäisyyksistä.

Raporttia kannattaa suodattaa omalla event-filterillään, jolloin siinä näkyy vain ne rikkeet, joiden jonain osapuolena on jokin suodattimeen kuuluvista eventeistä.

Valitse Report Type > Event > Constraint Violations:

report constraint violations

Opettajan kyselylomakkeella luotuja ehtoja rikkovat eventit Constraint Violations -raportilla

  1. Hard / Staff TimeSlot Not Suitable: event on ajoitettu ajankohtaan, jona opettaja on ilmoittanut olevansa estynyt opettamaan.
  2. Soft /40 / Staff TimeSlot Not Suitable: event on ajoitettu ajankohtaan, jota opettaja ei ole ilmoittanut erityisen toivottavaksi eikä esteelliseksi.

Raportti koulutusohjelman opetuksen jakaantumisesta timesloteille: Department TimeSlot Usage

Raportti listaa, kuinka paljon koulutusohjelman (tai tiedekunnan, osaston jne.) opetusta on missäkin timeslotissa. Raportissa huomioidaan eventin viikkojen lisäksi sekä eventin aloitus-timeslot että kaikki timeslotit, joita event käyttää. Esim. jos eventillä on opetusta kahtena maanantaina klo 8-10, näkyvät sen opetustunnit sekä MA 08:00 että ma 09:00 sarakkeessa (molemmissa 2 tuntia koska opetusta on kahtena maanantaina).

Valitse Misc > Department TimeSlot Usage:

Raportit eventeistä, joilla ei ole vielä opettajaa tai tiloja: Events with No Rooms/Staff

Näillä raporteilla saa näkyviin kaikki eventit, joilla ei vielä ole opettajaa tai tilaa. Raporteilla näkyy toki myös kaikki ne kerrat, joille ei välttämättä tarvittaisikaan tilaa tai opettajaa, mutta nämä toimivat kuitenkin hyvänä tarkistuslistana.

Valitse Event > Events with No Rooms / Events with No Staff:

report no rooms no staff

Opettajien päällekkäisyyksien etsimiseen sopiva raportti: Staff Events Double Booking

Raportilla näkyy opettajan päällekkäisyydet. Raportilla näkyy ensin opettaja, jota päällekkäisyys koskee ja sitten eventit, joiden kohdalla opettajalla on päällekkäisyys. Tarkat päällekkäispäivät selviävät vertaamalla rinnakkain kahden päällekkäisen eventin päivämääriä (Date).

Valitse Staff > Staff Events Double-Booking:

report staff double-book

Raportti, josta näkee opettajien ja opiskelijaryhmien päällekkäisyydet: Resource Clash (Resources)

Raportilla näkyvät opettajien ja opiskelijaryhmien (group) päällekkäisyydet. Tätä raporttia kannattaa suodattaa esim. omalla event-suodattimella, sillä muuten kyseessä on varsin iso raportti.

Valitse Misc > Resource Clash (Resources):

report resource clash

Raportin alalaidasta voi valita, mitkä näistä päällekkäisyystyypeistä raportilla näytetään ja lisäksi suodattaa koskemaan vain tiettyjä opettajia, ryhmiä tai viikkoja (mikäli sinulla on niitä koskeva suodatin luotuna). Nämä valinnat löytyvät Report Parameters -kentän alta.

Raportti, josta voi tarkistaa, montako tuntia opetusta opettajille on suunniteltu: Staff (Usage by Time)

Raportilta näkyy, kuinka monta tuntia opettajalle suunnitellut eventit yhteensä kestävät [Total Time (hours)]. Toki tietojen pitää olla oikein syötetty ja opettaja lisättynä vain niille kerroille, joissa hän oikeasti opettaa, jotta tämä tuntimäärä pitäisi paikkansa.

Valitse Staff > Staff (Usage by Time):

report staff usage

Raportti, jolla voi tarkastella tilojen käyttöastetta viikoittain: Room Usage (By Week)

Raportilla näkyy kunkin tilan viikkokohtanen käyttöaste tunneissa ja prosenteissa.

Näkymää voi suodattaa rakennuskohtaisesti (suodatinvalikosta löytyy valmiina kaikki rakennukset). Lisäksi alapaneelista voi suodattaa myös viikkosuodattimien mukaisesti esimerkiksi vain 1. periodin tiedot sekä määrittää, montako tuntia tilan viikoittainen maksimikäyttö on (kuvassa esimerkkinä 5*12 tuntia eli 60 tuntia tilojen ollessa auki ma-pe klo 8-20).

Mikäli haluaa laskea vaikkapa tilan koko lukuvuoden aikaisen käyttöasteen, kannattaa työtä jatkaa Excelin puolella.

Valitse Room > Room Usage (By Week):

report room usage by week

Raportti, jolla voi tarkastella opettajan ehtoja: Staff Room Slot Constraints

Raportilla voi tarkastella opettajien mieluisia opetusaikoja sekä aika- ja tilaesteitä.

Yksittäisen opettajan ehtoja voi etsiä kirjoittamalla hänen nimensä (sukunimi etunimi) Value-kenttään ja klikkaamalla Enter. Voit käyttää hakusanana myös opettajan palkanmaksuyksikköä (Staff Department). Huomioithan tällöin, että koulutusohjelman opettajat saattava olla usealla eri yksiköllä. Kaikki aikaehdot saa näkyviin asettamalla hakusanaksi Staff_Slot ja tilaehdot hakusanalla Staff_Room.

Aikaehtojen tiedot (ks. kuva alla): Days-sarakkeessa näkyvät päivät, johon ehto on kohdistettu (mikäli se on tyhjä, koskee ehto kaikkia viikonpäiviä). Mikäli ehto ei koske kokonaista päivää vaan tiettyjä timesloteja, näkyvät ne Times/Rooms-sarakkeessa. Mikäli ehto kohdistuu johonkin tiettyyn viikkoon, näkyy se Weeks-sarakkeessa (mikäli se on tyhjä, koskee ehto kaikkia viikkoja). Mikäli kyseessä on aikatoive, on Preference-sarakkeessa arvo 40 ja mikäli kyseessä on esteellinen opetusaika, on arvona -100.

Tilaehtojen tiedot (ks. kuva alla): Tila, jossa opettaja ei voi opettaa, näkyy Times/Rooms-sarakkeessa. Ehdon voimakkuus on aina -100.

Valitse Misc > Staff Room Slot Constraints: