Kuluneen viikon aikana olemme käsitelleet hiljaista tietoa jo monesta eri näkökulmasta. Viimeisessä postauksessamme tarkastelemme hiljaista tietoa ajankohtaisten yhteiskunnallisten muutosten ja erityisesti eläköitymisen kannalta.
Vuoteen 2020 mennessä 1940- ja 1950-luvuilla syntyneet niin kutsutut suuret ikäluokat ovat pääsääntöisesti työelämän ulkopuolella. Eläköitymisten myötä yrityksistä katoaa monenlaisia osaajia, jotka ovat työuriensa aikana kartuttaneet itselleen valtavan määrän kokemustietoa omasta työstään, organisaatiosta ja alasta.
Vaikka työmarkkinoilla arvostetaankin nykyisin nuorten työntekijöiden nopeaa oppimiskykyä, tietoteknisiä taitoja ja tuoretta tietoa alasta, kokeneempien työntekijöiden hiljaista tietoa voidaan pitää tärkeänä monesta syystä. Pitkän työuran aikana omaan tehtävään on löydetty esimerkiksi parhaat toimintatavat ja toimivat yhteistyökumppaneiden verkostot. Myös niin kutsuttu muistitieto alan tai organisaation historiasta muutoksineen on säilyttämisen arvoista jo siksi, ettei kertaalleen tehtyjä virheitä toistettaisi turhaan. Hiljainen tieto on siis organisaatioille arvokasta, mutta kuinka voidaan edistää sen säilymistä eläköitymisistä huolimatta ja millaiset tekijät estävät tiedon jakamista?
Hiljaisen tiedon säilyttämistä eläkkeelle siirtymisten yhteydessä ovat tarkastelleet muun muassa Tanja Kuronen-Mattila, Eerikki Mäki ja Eila Järvenpää tutkimuksessaan nimeltä ELSA (eläkkeelle siirtyminen asiantuntijatyössä). ELSA-tutkimuksen mukaan hiljaisen tiedon siirtämisen konkreettisena tukena voidaan käyttää muun muassa tehtäväkiertoa, laajempia vastuualueita, osaamisen hajauttamista, vahvempaa rinnakkais- ja tiimityöskentelyä, sijaisjärjestelyitä ja niin kutsuttua senioriroolia. Senioriroolilla tarkoitetaan sitä, että työntekijä voi ennen eläkkeelle siirtymistään tai sen jälkeen toimia esimerkiksi osa-aikaisena asiantuntijana tai avustaa organisaatiota strategiatyön kehittämisessä.
Keinoja hiljaisen tiedon säilyttämiseksi on siis olemassa, ja oikein valjastettuna hiljainen tieto voisi olla organisaatiolle suuri voimavara. Sekä ELSA-tutkijat että pro gradu -tutkielmassaan hiljaista tietoa tarkastellut Heidi Lavento ovat kuitenkin havainneet, että työyhteisöissä on monenlaisia tiedon jakamista estäviä tekijöitä, joihin tulisi tulevaisuudessa kiinnittää entistäkin enemmän huomiota. Näitä ovat muun muassa puutteelliset henkilöstöresurssit, sulkeutunut organisaatiokulttuuri, negatiivinen työilmapiiri, rakenteelliset ongelmat (esimerkiksi se, että eläköityvä ja uusi työntekijä eivät kohtaa lainkaan), olemassa olevien dokumentointivälineiden toimimattomuus ja motivaation puute.
Kenties hiljaista tietoa ei kaikissa organisaatioissa jaeta systemaattisesti myöskään siksi, että tiedon katoamiseen liittyviä uhkia ei tunnisteta, ainakaan tarpeeksi ajoissa. Organisaatioiden keskeinen haaste onkin sekä tunnistaa hiljaisen tiedon siirtämisen tarve ylipäänsä että pystyä erittelemään säilyttämisen arvoinen tieto. Tehtävä ei ole kuitenkaan yksinkertainen, sillä samaan aikaan organisaatiot elävät jatkuvassa uudistumisen tarpeessa ja muutoksessa – millainen tieto on tärkeää myös tulevaisuudessa?
Hiljainen tieto korostuu myös yhteiskunnallisen taloustilanteen kiristyessä. Kun kilpailu työpaikoista on kovempi, tietoa saatetaan pantata jopa kollegoiden kesken. Tärkeäksi koettua hiljaista tietoa ei jaeta, sillä pelätään, että jakamalla omia työtapoja tehdään samalla itsensä tarpeettomaksi. Kuronen-Mattila, Mäki ja Järvenpää ovatkin havainneet, että monissa organisaatioissa tietoon liitetään arvostusta: ”tieto on valtaa”. Voisi kuvitella, että tietoa pantataan myös muissa kuin työyhteisöissä, esimerkiksi kanssaopiskelijoiden kesken – koska kaikilla aloilla ei välttämättä ole helppoa löytää vaikkapa alan työ- tai harjoittelupaikkaa, hiljaista tietoa näistä ei aina haluta jakaa samoista paikoista kilpaileville.
Esimerkiksi Virtainlahden (2009) mukaan hiljaisen tiedon jakaminen työyhteisöissä on kuitenkin lopulta aina myös yksilön etu. Ja ehkäpä myös harjoittelupaikan vinkkaajalle halutaan tehdä vastapalvelus ja tarjota jatkossa työtä mieluummin kuin tiedon panttaajalle.
Lähteet:
Kuronen-Mattila T., Mäki E. & Järvenpää E. (2012): ELSA. Eläkkeelle siirtyminen asiantuntijatyössä: kokemuksen ja osaamisen siirtämisen käytännöt. Aalto-yliopisto, tuotantotalouden laitos. Luettavissa: http://www.hcl.hut.fi/projects/elsa/ELSA_seminaariraportti_20120112.pdf
Lavento, H. (2005): Eläkkeelle siirtyvien työntekijöiden hiljaisen tiedon jakamisen esteet. Arviointitutkimus Espoon ja Kajaanin kaupungeissa. Pro gradu -tutkielma, valtiotieteellinen tiedekunta, viestinnän laitos.
Virtainlahti, S. (2009): Hiljaisen tietämyksen johtaminen. Talentum, Helsinki.
(Kuva täältä)
Ryhmänne on käsitellyt monipuolisesti hiljaista tietoa, ja aiheeseen liittyen satuin myös bongaamaan sunnuntaina Helsingin Sanomien Työelämä-liitteestä (HS 22.9.2013, s. D3) artikkelin, jossa käsiteltiin hiljaista tietoa. Aihe vaikuttaa siis olevan hyvin ajankohtainen, ja osasyynä tähän on varmastikin suurten ikäluokkien poistuminen vähitellen työelämästä ja huoli siitä, kuinka heille kokemuksen kautta kertynyt tieto saataisiin säilytettyä työyhteisössä. Kannattaa ehdottomasti lukea artikkeli, mikäli koette, ettette vielä ole saaneet yliannostusta käsitteestä “hiljainen tieto”!
Jag läste också den där artikeln på Helsingin Sanomat , den tog bra upp olika aspekter på saken.
Jag fäste mig vid det att alla förmän inte vill att all kunskap ska föras vidare, de anser nämligen att det kan förhindra nya idéer att få fotfäste. Då man lär sig hur andra förr har gjort blir det lätt så att man gör på precis samma sätt, upprepar samma fel.
Negativa attityder var vidare en sak som de gamla gott kunde ta med sig då de går i pension.
Jag håller med om att tyst kunskap är makt och att den borde delas med alla på en arbetsplats, eftersom den är till nytta för alla, men ibland är det svårt att som person förstå att man har något som någon skulle definiera som “tyst kunskap”. Man håller kanske inte medvetet inne med sin information, utan vet inte att man besitter en kunskap som är viktig och som någon annan inte vet. Och eftersom det är tyst kunskap talar man ju inte heller ofta om det.
“Kun kilpailu työpaikoista on kovempi, tietoa saatetaan pantata jopa kollegoiden kesken”. Tämä ilmiö on ehdottomasti myös tuttu asia kouluympäristössä. Joko yksilö tai ryhmä saattaa pantata tietoa jostain jotta ”toiset” eivät voi käyttää tietoa hyväkseen. Mielestäni tämmöinen minä vastaan muut -ajattelu on haitaksi yhteiskunnalle. Tieto on tehty jaettavaksi, miksi emme halua käyttää omia vahvuuksiamme muiden auttamiseen? Pelko omasta epäonnistumisesta ja muiden onnistumisesta on varmaan suuri syy miksi monet meistä eivät halua hiljaista tietoa kaikkien tiedoksi. Seuraavan kerran kun olet tämän tyyppisen valinnan edessä kannattaisi miettiä miten itse toivoisit jonkun muun toimivan. Tieto on ehdottomasti valtaa mutta valtaa voi myös käyttää hyväkseen hyvällä tavalla, esimerkiksi muiden auttamisessa.