Kuukausikatsaus 10/2019

Polho ry – Kuukausikatsaus 10/2019

Hei kaikille polholaisille ja polhonmielisille!

Syksyn alun ja fuksitapahtumien jälkeen lokakuussa hallituksen toiminta lähti toden teolla liikkeelle. Lokakuu potkaistiin käyntiin koko Yhmun historiallisilla yhteisillä syyssitseillä, joita olivat järjestämässä kaikki Yhmun järjestöt. Sitsit olivat menestys ja allekirjoittaneella oli hauskaa niin keittiössä ruokaa laittaessa kuin sitsilauluja Alina-salissa laulaessa.

Lokakuu jatkoi syksyn kiireellistä linjaa ja kuukauden tapahtumakirjo olikin laaja. Kuukauden alkupuolella järjestimme työelämäekskursion sote-ministeriöön Tason ja Kontaktin kanssa ja tämän lisäksi jännitimme Suomen EM-kisakarsintoja kisakatsomon muodossa Kuppalassa. Järjestimme myös Tason kanssa yhteistyössä harjoittelupaneelin, joka oli todella onnistunut tapahtuma ja antoi valoista tulevaisuudenkuvaa erilaisista mahdollisista harjoittelupaikoista. Lokakuun aikana sitsit eivät jääneet vain yhteen vaan pääsimme järjestämään myös Oktoberfest-sitsit rakkaan VOO:n kanssa kuukauden loppupuolella ennen yhiksen syysmatkalle karkaamista. Yhiksen syysmatka yhdessä Tason kanssa suuntautui tänä syksynä Minskiin, Valko-Venäjälle. Reissu oli todella onnistunut ja odotan innolla tulevan kevätmatkan kohteen julkaisua.

Lokakuun aikana ehti tehdä yhtä jos toista ja yhteistyötä tuli harrastettua usean eri järjestön ja järjestötoimijan kanssa. Odotankin innolla loppuvuoden yhteistyötapahtumia ja huipputyyppien kanssa tapahtumien järkkäilyä. Syksy on ollut hyvin kiireinen, välillä stressaava, mutta silti päällimmäisenä on jäänyt mieleen meidän hallituksemme saumaton yhteistyö ja hyvä tekemisen meininki, minkä toivon välittyvän myös jäsenistöllemme. Toivottavasti tavataan loppuvuoden tapahtumissa!

Tsemppiä kaikille syksyn pimeyteen <3

Sara-Maria Maunu

2.Opinto- ja virkistysvastaava 2019

Espoossa 29.11.2019

(AIKA MUUTTUNUT) POLHO RY:N VAALIKOKOUS 2019

HUOM! Vaalikokouksen alkamisajankohta aikaistuu tunnilla!

Hei,

Polho ry:n vaalikokous on ensi viikon keskiviikkona 13.11. kokoushuone Beauvoirissa, Uudella ylioppilastalolla. Alina-salissa alkaa toisen järjestön sitsit klo 19, joten olemme päättäneet aikaistaa tapahtumaa tunnilla. Vaalikokous alkaa siis klo 17, ei klo 18 kuten aiemmin on ilmoitettu. Pahoittelut tästä koituvasta harmista.

Ystävällisin terveisin,

Johannes Vänttinen
Puheenjohtaja 2019

Polho ry:n hallituksen kokous sunnuntaina 20.10

Hei kaikki,

Polho ry:n hallitus kokoustaa tämän viikon sunnuntaina kahdeksannen kerran. Tervetuloa seuraamaan! Ottakaa huomioon, että kokousta ei järjestetä tutussa Beauvoirissa, vaan Oodi-kirjastossa.

Jaksamista ensimmäisen periodin viimeisiin kiireisiin!

Ystävällisin terveisin,

Johannes Vänttinen
Puheenjohtaja 2019
Poliittisen historian opiskelijat Polho ry
johannes.vanttinen@helsinki.fi
+358503423444
http://www.polho.fi


POLHO RY:N HALLITUKSEN KOKOUS 8/2019 ESITYSLISTA:

Aika: sunnuntai 20.10. klo 14

Paikka: Oodi-kirjasto, ryhmätyötila 5

  1. Kokouksen avaaminen
  2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  3. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen
  4. Ilmoitusasiat
  1. Tarkistetaan saapunut posti
  2. Katsaus menneisiin tapahtumiin
  • 26.9. Tiedettä & Kaljaa, Juhana Aunesluoma
  • 27.9. HYY:n fuksiseikkailu
  • 3.10. YHMU:n syyssitsit
  • 4.10-6.10 Polhon, VOO:n ja Vallan yhteislähtö POP-päiville
  • 9.10. Sote-ministeriö excu
  • 12.10. Polhon EM-karsinta kisakatsomo Kuppalassa
  • 16.10 Harjoittelupaneeli
  1. Katsaus tuleviin tapahtumiin
  • 21.10. Oktoberfest-sitsit
  • 22.10.-25.10. Yhiksen syysmatka, Minsk
  • 30.10. Polhon ja Tason excu E2-tutkimukseen
  • 30.10. YHMU:n järjestöiltama
  • 2.11. Alumnisitsit
  • 11.11. Polhon ja Statuksen yhteistyötapahtuma
  • 18.11. Polhon ja VOO:n EM-karsinta kisakatsomo @ Kuppala klo 19-22
  1. Talousasiat
  • Yhdistyksen taloudellinen tilanne
  • Syksyn kuluerät
  1. Opintoasiat
  • Tenttiarkisto
  • Oppiainekahvit
  • Harkkavlogit
  • Opintopalaute
  1. Yhdenvertaisuus
  • Mielessä pidettävät asiat koskien syksyn runsasta tapahtumatarjontaa
  1. Valtsikan yhdenvertaisuussuunnitelman hyväksyminen
  2. IT-asiat ja viestintä
  1. Suhteet ja HOL
  • HOL-seminaari
  1. Työelämä- ja alumniasiat
  • Tulevat excut
  • YKA-yhteistyö ja tapahtumat
  1. Kv-asiat ja ISHA
  2. Virkistys
  • Itsarisillis 2019
  • Virkistäytyminen
  1. Kulttuuri
  2. Ympäristö
  • Syysmatka
  1. Urheilu
  • Real Torspon kausimaksut
  • YHMU-urheiluvuorot
  1. Vaalikokous 13.11.
  • Pesti-esittelyt
  • Vaalikokouksessa esiteltävän sääntömuutoksen hyväksyminen
  1. Muut esille tulevat asiat
  • Historiikit
  • YHMU-pj kokouksen käsitteleminen
  • Vuosijuhlaedustukset
  • Kuukausikatsaus, lokakuu 2019
  1. Kokouksen päättäminen

POLHO RY:N VAALIKOKOUS 2019

Ystävät,

On jälleen se aika vuodesta, kun istuva hallitus on syrjäytymisvaarassa. Polho ry pitää vuosittaisen vaalikokouksensa keskiviikkona 13.11. klo 18. Paikkana toimii tuttu kokoushuone Beauvoir, Uudella ylioppilastalolla. Olit sitten vanha järjestöjyrä tai ensimmäisen vuoden opiskelija, koko vuoden 2019 hallitus toivottaa teidät sydämellisesti tervetulleeksi osallistumaan ensi vuoden toimijoiden valintaan.

Huomion arvoinen seikka:
Kokouksessa tullaan esittelemään yhdistyksen sääntöihin kaavailtu muutos. Esitettävä muutoskohta on löydettävissä alle liitetystä esityslistasta. Pyytäisinkin jäsenistöämme tutustumaan ehdotettuun muutokseen etukäteen ja esittämään vastalauseensa tai puoltavat kommentinsa 13.11. Mikäli haluat asettua ehdolle tai osallistua äänestykseen, tulee sinun varmistaa ennen vaalikokoukseen saapumista, että olet Polho ry:n jäsen.

Erityisesti uusille fukseille:
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/55278/lomake.html

Yllä olevasta linkistä on mahdollista liittyä Polho ry:n jäseneksi. Jäsenyys on maksuton.
Mikäli et ole varma jäsenyydestäsi, voit varmistaa sen alla mainituilta henkilöiltä:

Markus Leivo, markus.leivo@helsinki.fi
Saaga Syrjänen, saaga.syrjanen@helsinki.fi

Kiireisimmän vaiheen vasta alettua, en koe vielä tarpeelliseksi aloittaa kuluneen vuoden kaihoisaa muistelua  – sen aika tulee vasta parin kuukauden päästä. Tekemistä on paljon ja lukuisia laadukkaita tapahtumia on vielä luvassa. Haluan kuitenkin esittää jo tässä vaiheessa vilpittömät kiitokseni jäsenistöllemme onnistuneesta keväästä ja alkusyksystä. Kiitos, että olette olleet mukana. Olkaa vastedeskin.

Mukavaa syksyn jatkoa ja jaksamista koko yhmu-yhteisölle syksyn kiireisiin.

Parhain terveisin,

Johannes Vänttinen
Puheenjohtaja 2019
Poliittisen historian opiskelijat Polho ry


POLHO RY:N VAALIKOKOUS 2019
Aika:
Keskiviikko 13.11. klo 18
Paikka: Kokoushuone Beauvoir, Uusi ylioppilastalo, 3. krs

  1. Kokouksen avaus
  2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
  3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. Käsitellään sääntölisäysehdotus yhdistyksen sääntöihin kohtaan 3. Jäsenet
  • Ehdotetaan lisättäväksi kohtaan 3 seuraava sääntö:
    • Yhdistyksen jäsenyys on voimassa 8 vuotta sen alkamisesta, mikäli sitä ei olla kyseisenä aikana uusittu. Jäsenyyden voi uusia henkilön ollessa kirjoilla Helsingin yliopistossa 8 vuoden jälkeen jäsenyyden alkamisesta. Aiempien sääntöjen nojalla saavutetut jäsenoikeudet ovat voimassa 8 vuotta tämän sääntömuutoksen astuttua voimaan.
  1. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, opintovastaava sekä 4-10 hallituksen jäsentä
  2. Valitaan yhdistyksen lehden päätoimittaja(t)
  3. Valitaan hallituksen virkailijat
  4. Valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja heille varatoiminnantarkastajat
  5. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut ja esille tulevat asiat
  6. Kokouksen päättäminen

Kuukausikatsaus 9/2019

Polho ry – Kuukausikatsaus 9/2019

Hei taas polholaiset ja polhonmieliset,

Kuukausikatsaukset ovat palanneet hallituksen tavoin lomalta ja on aika käydä läpi hallituksen kuulumisia ja toimintaa syyskuulta. Syksy uusine kujeineen (erityisesti uusine fukseineen ja pääaineopiskelijoineen) on täällä ja se on tietysti lähtenyt vauhdilla käyntiin opintojen sekä lukuisten tapahtumien osalta. Vielä jännittävämpää tästä alkusyksystä tekee Yhmussa tapahtuvat muutokset, kun ensimmäistä kertaa yhmulaiset ovat jakautuneet eri pääaineiden opiskelijoiksi.

Uuden lukuvuoden alku on ollut monille kiireistä aikaa, niin myös meille Polhon hallituksessa. Kiireellisyydestä huolimatta syyskuu on ollut todella antoisa, luoden innostavan pohjan lopulle syksylle. Fuksien ja pääaineopiskelijoiden tapahtumien lisäksi hallituksemme on onnistunut järjestämään monipuolisesti erilaisia tapahtumia. Tapahtumiin lukeutui niin työelämäekskursio Supolle, Tiedettä & kaljaa kuin erilaiset rastien pitämiset fuksitapahtumissa. Loppusyksystä luvassa on muun muassa jalkapallon EM-kisakatsomo, harkkapaneeli, Yhiksen syysmatka Minskiin ja paljon muuta!

Syksyn aloitus on taas näyttänyt, mitä huipputyyppejä hallituksessamme oikein on. Jokaisen panos järjestön toiminnan eteen on ollut korvaamatonta. Hallituksemme yhteishenki on tiivistynyt yhä enemmän, mikä teki kesälaitumilta palaamisen helpoksi. Jos siis sinä, tätä kuukausikatsausta lukeva pohdit kannattaisiko hakea ensi vuodelle järjestötoimintaan, niin voin ehdottomasti suositella! Tänä vuonna olen oppinut paljon niin tapahtumien järjestämisestä, pöytäkirjojen laatimisesta kuin somen ylläpitämisestä. Kaikista tärkeintä, mitä olen järjestötoiminnasta saanut, on tietysti tämä ihana yhteisö.

Kiitos jo nyt kuluneesta syksystä sekä opiskelijoille että muille järjestötoimijoille, joiden kanssa olemme tehneet yhteistyötä! Ja jos lähestyvän periodin lopun stressi iskee, suosittelen lähtemään hetkeksi pois kaupungin hulinasta esimerkiksi metsään ja ruskasta nauttimaan. Niin ainakin minä aion tehdä heti mahdollisuuden tullessa.

Nautitaan yhdessä syksystä ja etenkin sen ihanista väreistä!

Saaga Syrjänen

Sihteeri, tiedottaja ja 2. työelämä- ja alumnivastaava

Helsingissä 6.10.2019

Yhdenvertaisuuskyselyn koonti 2019

*In English below*

Hei, 

Syksyn lähestyessä, haluan palata vielä hetkeksi Polho ry:n viime keväänä toteuttamaan yhdenvertaisuuskyselyyn. Kysely toteutettiin anonyymisti aikavälillä 10.5.-31.5.2019 ja vastauksia saatiin yhteensä yhdeksän. 

Kiitos kaikille vastanneille! 

Polho ry:n yhdenvertaisuuteen liittyvistä asioista vastaa Aino Ikävalko. Mahdollisissa häirintätapauksissa toivomme jäsenistön ottavan aktiivisesti yhteyttä hallituksen toimijoihin. Polho ry:n ongelmatilannelomake löytyy ainejärjestön nettisivuilta ja lomakkeen käsittelee luottamuksellisesti vain hallituksen yhdenvertaisuusvastaava. Myös mahdollista yleistä palautetta, ehdotuksia tai toiveita voi välittää hallitukselle henkilökohtaisesti tai ainejärjestön nettisivuilta löytyvän palautelomakkeen kautta. 

Ohessa koonti yhdenvertaisuuskyselystä.

Mukavaa alkusyksyä toivotellen,

Aino Ikävalko
Suhde-, HOL- ja yhdenvertaisuusvastaava 2019
Poliittisen historian opiskelijat Polho ry
aino.ikavalko@helsinki.fi

********

This mail deals with the equality inquiry of Polho ry. The following compaction is unfortunately only in Finnish.

The equality representative of Polho ry is Aino Ikävalko. If you face any harassment, please do not be afraid to contact to the board of the Polho ry. You can find Polho ry’s problem situation form on our website. The form is read confidentially only by the equality representative. In the matters of general feedback, suggestions or wishes, you can use the feedback form of Polho ry.

Best wishes,

Aino Ikävalko
Relations, HOL and Equality 2019
Political History Students Association Polho ry
aino.ikavalko@helsinki.fi

Arvoisa jäsenistö ja muut sivustoa seuraavat,

Tervetuloa seuraamaan Polhon ensimmäistä hallituksen kokousta lukuvuonna 2019 – 2020. Paikkana toimii Uuden Ylioppilastalon Beavoir. Kokous alkaa klo 17. Tervetuloa seuraamaan syyskauden alkua!

Terveisin,

Markus Leivo

1. työelämä- ja alumnivastaava sekä IT-vastaava


 

POLHO RY:N HALLITUKSEN KOKOUS 6/2019 ESITYSLISTA:

Polhon hallituksen kokous 6/2019

Aika: Maanantai 19.8. klo 17

Paikka: Beauvoir, Uusi ylioppilastalo 3. krs.

  1. Kokouksen avaaminen
  2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  3. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen
  4. Ilmoitusasiat:
  1. Tarkistetaan saapunut posti
  2. Katsaus tuleviin tapahtumiin

24.8. Kannunkaatajaiset

28.8. Fuksit <3 Wanhat

(3.9. Tapahtuma Polhon uusille pääaineopiskelijoille)

5.9. Kannun fuksisuunnistus

TBD Ekskursio Supolle

26.9. Tiedettä ja Kaljaa // Juhana Aunesluoma

  1. Katsaus menneisiin tapahtumiin

13.5. Yhiksen kevätjuhla

16.5. YHMU:n kaudenpäättäjäiset

  1. Talousasiat
  • Yhdistyksen taloudellinen tilanne ja tulevat menot
  1. Opintoasiat
  • Tenttiarkisto
  • Gradukahvit / joku muu graduaiheinen tapahtuma syksylle
  • Harjoittelupaneeli
  • Opintoasioiden yhteistyö Yhmu-järjestöjen välillä
  • Oppiainekahvit
  • Muuttunut tilanne uusien kandivaiheen pääaineopiskelijoiden myötä. Mitä tarkoittaa järjestön kannalta?
  1. Yhdenvertaisuus
  • Valtsikan yhdenvertaisuussunnitelma
  • Syksyn kantavat teesit
  1. IT-asiat ja viestintä
  • Syksyn viestinnälliset kärjet
  • FB-sivu
  • Nettisivut
  1. Suhteet ja HOL
  • HOL-seminaari marraskuussa
  • Yhteistyö ystävyysjärjestön kanssa
  • Syksyn yhteistyötapahtumat
  1. Työelämä- ja alumniasiat
  • Syksyn ekskursiot
  • Yhteistyö Yhistyksen kanssa
  1. Kansainvälisyys ja ISHA
  • Syysmatka!
  • ISHA:n kanssa tehtävä yhteistyö
  1. Virkistys
  • Itsarisillis 2019
  1. Kulttuuri
  2. Ympäristö
  3. Urheilu
  • Syksyn urheiluvuorot
  • Urheiluexcu
  1. Muut esille tulevat asiat
  2. Kokouksen päättäminen

Työelämäasioiden palautelomake

Hei arvoisat polholaiset ja polhonmieliset!

Polhon työelämätoimintaa koskeva palautelomake on nyt julkistettu. Sen kautta kaikki polholaiset tai sen mieliset voivat antaa risuja ja ruusuja kuluneen vuoden toiminnasta tai esittää toiveita syksyn varalle (esimerkiksi ekskursiokohteisiin liittyen). Sana on luonnollisesti vapaa.

Linkki palautelomakkeeseen: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/98343/lomake.html?fbclid=IwAR2a9YLUAoKdWAiFxZsuU1KHB2PWvg9sliDUw9Hxs1MwanKi9lAfkmfMMzQ

 

Yhdenvertaisuuskysely

Tervetuloa vastaamaan Polho ry:n yhdenvertaisuuskyselyyn! 

Yhdenvertaisuustoiminnan tavoitteena on edistää yhdenvertaisuutta ja parantaa sitä kautta opiskelijoiden hyvinvointiaviihtyvyyttä ja opetuksen laatua. Yhdenvertaisuuden edistämisellä pyritään myös parantamaan opiskelijoiden keskinäistä tasa-arvoa, sekä keskusteluyhteyksiä. Käytännön tasolla yhdenvertaisuutta pyritään parantamaan järjestämällä tapahtumia ja toimintaa monipuolisesti kaikenikäisille opiskelijoille kaikenlaisista taustoista.

Kevätlukukausi alkaa lähenemään loppuaan ja haluammekin kuulla jäsenistömme kokemuksia kuluneesta vuodestaVastaamalla

yhdenvertaisuuskyselyyn autat meitä kehittämään toimintaamme entistä yhdenvertaisempaan suuntaan 

Voit vastata kyselyyn anonyymisti alla olevasta linkistä:

https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/98311/lomake.html

Vastaathan kyselyyn viimeistään 31.5 mennessä. 

Kiitos jo etukäteen vastauksista ja aurinkoista kesän alkua toivotellen Polho ry! 

****

Welcome to answer to the equality inquiry of Polho ry! 

The aim of equality activity is to promote equality and thereby improve students’ well-being, comfort and the quality of teaching. The promotion of equality also aims to improve student equality, as well as dialogue. On a practical level, efforts are made to improve equality by organizing events and activities for students of all ages and backgrounds.  

Spring semester is coming to the end and we would like to hear about our members experiences from the past year. By answering to the equality inquiry, you help us to improve our ways of acting even more equal direction. 

You can answer to the inquiry from the following link:

https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/98311/lomake.html

Please answer to the inquire latest on 31st of May. 

We are thanking you for the answers and wishing a sunny summer season! 

Polho ry:n tietosuojapolitiikka julkistettu

Hyvät sivulla vierailijiat,

Polho ry on julkistanut tietosuojapolitiikkaa koskevan lausuntonsa. Julkaisu on luettavissa tässä kirjoituksessa sekä Toiminta-osion Ohjelma-alaosiossa nimellä Tietosuojapolitiikka. Mikäli asiasta herää kysyttävää, voitte kohdistaa kysymykset hallituksen IT-vastaavalle.

Keväisin terveisin,

1. työelämä- ja alumnivastaava sekä IT-vastaava 2019

Markus Leivo

 


 

Poliittisen historian opiskelijat Polho ry ja tietosuojapolitiikka

Tässä tiedotteessa käsitellään Poliittisen historian opiskelijat Polho ry:n tietosuojapolitiikkaa sen eri muodoissa. Järjestömme tavoitteena on varmistaa edustamiensa opiskelijoiden ja muiden henkilöiden yksityisyydensuoja niissä tilanteissa, joissa järjestömme käsittelee heidän henkilötietojaan. Henkilötietoja ovat kaikki merkinnät, jotka kuvaavat henkilön ominaisuuksia tai elinolosuhteita. Polho ry voi kerätä esimerkiksi nimiä tai muita yhteistietoja järjestäessään toimintaa jäsenistölleen tai muille henkilöille. Järjestömme ei kerää arkaluonteisiksi tulkittavia tietoja, kuten etnistä taustaa, terveydentilaa ja seksuaalista suuntautumista koskevia tietoja. Poikkeuksena tästä säännöstä ovat allergiatiedot, joita kerätään sitseille osallistuvien suostumuksella väliaikaiseen käyttöön.

Konkreettisesti yksityisyydensuojaan liittyvät käytännöt koskevat järjestön hallussa olevia henkilörekistereitä. Näitä ovat esimerkiksi jäsenrekisteri ja e-lomakkeet, joita käytetään muun muassa tapahtumiin ilmoittautumisissa. Polho ry sitoutuu siihen, että henkilötietoja ei jaeta muille kuin niille henkilöille, jotka toimivat tietojenkäsittelyssä järjestömme hallituksen valtuuttamina tai jotka ovat asianosaisen asemassa kyseisten tietojen suhteen. Samalla tietojenkäsittelyssä noudatetaan GDPR-asetuksen myötä voimaantulleita lisäyksiä henkilötietojen suojaan.

Polho ry:n hallussa olevien tietojen käyttöoikeudet

Henkilötietojen käsittely rajataan niille henkilöille, jotka tarvitsevat näitä tietoja osana hallitustehtävien suorittamista. Jäsenrekisteriä lukuun ottamatta henkilötietoja voivat tarpeen vaatiessa käsitellä myös muut kuin Polho ry:n hallituksen jäsenet. Tämä koskee ensisijaisesti tilanteita, jossa järjestömme tekee yhteistyötä toisen opiskelijajärjestön kanssa ja toiminnan katsotaan hankaloituvan tarpeettomasti, mikäli tietojen käsittely rajataan vain Polho ry:n hallituksen jäsenille. Tietojen jakaminen muiden järjestöjen edustajille edellyttää kuitenkin, että järjestömme kykenee varmistumaan siitä, että tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, jota järjestömme antama valtuutus koskee.

Vastuussa henkilötietojen salassapidon turvaamisesta ovat ensisijaisesti henkilörekisterien luojat ja ylläpitäjät. Jäsenrekisteristä vastaa näin ollen Polho ry:n hallituksen kulloinen sihteeri ja muista mahdollisista rekistereistä puolestaan ne hallituksen jäsenet, jotka ovat luoneet rekisterin tietyn hallitustehtävän suorittamiseksi. Vastuu säilyy myös niissä tapauksissa, joissa tietoja välitetään yhteistyökumppanien käytettäväksi.

Tietojen säilytyksen kesto

Polho ry sitoutuu säilyttämään keräämiään henkilötietoja vain siihen asti, kunnes kyseisiä tietoja ei enää tarvita rekisterin käyttötarkoitusta varten. Tietojen säilytyksestä vastuussa olevan henkilön tehtävänä on poistaa hallussaan olevat tarpeettomiksi katsotut henkilötiedot. Aika tietojen säilytyksen suhteen saattaa vaihdella käyttötarkoituksesta riippuen. Ekskursioiden kaltaisissa tapahtumissa tietojen tarpeellisuus lakkaa heti tapahtuman päättymisen jälkeen, mutta sitsien tapaisten juhlien kohdalla tietoja saatetaan tarvita tätä pidemmäksi aikaa, jotta esimerkiksi maksuliikenne saadaan suoritettua loppuun. Jäsenrekisterin osalta käyttötarkoitus jatkuu myös seuraavalla hallituskaudella, jolloin kyseiset tiedot siirtyvät seuraavan hallituksen sihteerin vastuulle.

Mikäli kerätyistä tiedoista ei kyetä tunnistamaan kenenkään henkilöllisyyttä, tietoja voidaan säilyttää kauemmin. Esimerkkinä tämänkaltaisesta informaatiosta on tieto tapahtumaan ilmoittautuneiden lukumäärästä. Tämänkaltaisten tietojen säilytys kuitenkin edellyttää, että kyseisiä tietoja ei kyetä yhdistämään henkilörekisterien sisältämiin tietoihin.

Tietosuojan varmistaminen teknisesti

Jotta henkilörekisterien tiedot eivät päätyisi asiaan kuulumattomille henkilöille, on varmistettava, että tietoja säilytetään asianmukaiseksi katsotulla tavalla. Polho ry pyrkii säilyttämään hallinnoimiaan henkilörekistereitä sähköisesti siten, että tietojen käsittely edellyttää tunnistautumista käyttäjätunnuksen ja salasanan kera. Rekisteritietoja voidaan tarvittaessa säilöä myös kirjallisessa muodossa, mikäli pystytään varmistumaan siitä, että ulkopuolisilla ei ole rekistereihin pääsyä. Käsitellessään rekisterien sisältämiä tietoja vastuuhenkilöiden on huomioitava, etteivät ulkopuoliset henkilöt kykene näkemään tai kuulemaan osia rekisterien sisällöstä. Tämä koskee etenkin tietojen käsittelyä avoimissa tiloissa.

Henkilötietojen kohteen oikeudet

Tietosuojalainsäädännön mukaan henkilöllä, jonka tietoja tallennetaan johonkin palveluun (kuten järjestömme ylläpitämään henkilörekisteriin) on oikeus katsoa ja korjata häntä koskevia tietoja. Käytännössä kyseinen henkilö kykenee tarkastamaan, mitä tietoja Polho ry hänestä säilyttää ja vaatimaan järjestöämme oikaisemaan virheelliset tiedot. Henkilö voi myös kieltää järjestöämme käyttämästä häntä koskevia tietoja, joskin se voi aiheuttaa sen, ettei järjestömme kykene tarjoamaan kyseiselle henkilölle henkilötietojen käyttöä edellyttävää palvelua. Samalla Polho ry on henkilörekisterien osalta velvollinen tiedottamaan tietojen käsittelemisestä niiden keräysvaiheessa.

Tallennettuja tietoja koskeviin pyyntöihin pyritään vastaamaan mahdollisimman pian, viimeistään kuukauden sisällä. Vastausmuoto voi olla kirjallinen tai sähköinen. Mikäli henkilötietojen kohde erikseen toivoo, vastaus voidaan antaa myös suullisesti. Tarpeen vaatiessa Polho ry vaatii henkilöllisyystodistuksen näyttämistä osana tunnistautumista, jotta pääsy henkilötietojen pariin voidaan myöntää.