Helsingin yliopisto
”Jos en puhu tai kuuntele kokouksessa, niin sitten joko luen tai kirjoitan”, kertoo projektitoimiston vetäjä, DI Pasi Pekkinen Maanmittauslaitokselta. Pekkisen työpäivä koostuu sähköpostien lukemisesta ja kirjoittamisesta, ohjeiden ja esitysten valmistelusta sekä kokousmuistioiden ja erilaisten raporttien laatimisesta. Pääosa hänen työstään liittyy siis teksteihin. Niiden avulla työt edistyvät.
Diplomi-insinööri Pasi Pekkinen on työskennellyt Maanmittauslaitoksella vuodesta 2009 lähtien. Maanmittauslaitos on maa- ja metsätalousministeriön hallinnoima virasto, jossa tehdään maanmittauksia, tuotetaan karttoja, pidetään huolta kiinteistö- ja osakehuoneistorekistereistä sekä tutkitaan ja sovelletaan paikkatietoja. Viimeiset seitsemän vuotta Pekkinen on toiminut projektitoimiston vetäjänä.
Oikeanlaista tietoa oikeanlaisessa muodossa
Pekkisen pääasiallisiin työtehtäviin kuuluu projektitoimintamallin sekä Maanmittauslaitoksen vuosisuunnitelman kehittäminen. Projektitoimintamallin kehittäminen tarkoittaa projektikäsikirjan ja siihen liittyvien dokumenttipohjien tuottamista ja ylläpitoa sekä muiden täydentävien ohjeistusten laatimista. Käsikirja, dokumenttipohjat ja muut ohjeistukset ovat työkaluja, jotka helpottavat projektipäälliköiden työtä ja hankkeiden etenemistä. Valmiita malleja onkin projektisuunnitelmalle, kokousmuistiolle, riskianalyyseille ja viestintäsuunnitelmille.
Vuosisuunnitelman osalta Pekkinen koordinoi kahta kokousryhmää. Niistä ensimmäinen valmistelee tulevien vuosien kehitysprojekteja ja toinen vahvistaa, mitä niistä lähdetään viemään eteenpäin. Pekkinen tekee molempien ryhmien kokouksiin esityslistat, esittelee käsiteltävät asiat ja kirjoittaa kokousmuistiot. Pekkinen on ollut hieman yllättynyt siitä, että diplomi-insinöörin työ on niin hallinnollista.
Pekkisellä on siis kaksi tärkeää roolia: projektipäällikköjen sekä vuosisuunnittelun ohjausryhmän tukeminen. ”Tarjoilen heille mahdollisimman oikeanlaista tietoa oikeanlaisessa muodossa, jotta he pystyvät tekemään harkittuja päätöksiä.”
Asiantuntijan työ pitää kiireisenä
Pekkisen töihin kuuluu paljon asiakirjojen lukemista sekä erilaisten dokumenttien ja raporttien kirjoittamista. Hän mainitsee työn merkittäväksi osaksi myös sähköpostiviestinnän. Sähköpostien lukeminen ja kirjoittaminen vie suuren osan työpäivästä. Työpäivät sisältävät myös Excel-taulukkojen ja PowerPoint-diasarjojen käsittelyä ja työstämistä. Diasarjoja käytetään esimerkiksi erityyppisiin esityksiin ja projektikäsikirjaa täydentäviin ohjeisiin.
Myös palaverit vievät paljon aikaa: tavallisesti niitä on työpäivän aikana yhdestä viiteen. Pekkinen toteaakin, ettei työpäivän aikana välillä ehdi tehdä muuta kuin istua palavereissa. Jos aikaa jää, Pekkinen valmistelee usein tulevia kokouksia, jotka voivat liittyä esimerkiksi projektitoimistoon tai tuleviin kehitysasioihin. Tylsistymään ei siis työpäivän aikana pääse, sillä aina on mahdollisuus hioa käsikirjaan liittyviä ohjeita tai vaikka puhtaaksikirjoittaa kokousmuistiota omista muistiinpanoistaan.
Asiat esille selkeästi ja ytimekkäästi
Pekkisen mukaan tekstien parissa työskennellessä on erityisen tärkeää, että osaa tuoda olennaiset asiat selkeästi ja ytimekkäästi esiin. Hän myös painottaa kykyä tuottaa ja vastaanottaa erilaisia tekstejä, sillä tekstejä on monenlaisia ja työ on intensiivistä.
Kielellinen selkeys ei ole Pekkisen työssä erityisen esillä, vaan palautetta annetaan pikemminkin asiasisällöstä. Virallisia asiakirjoja tuotettaessa viestinnän asiantuntija käy kuitenkin valmiin tekstin läpi ja tekee siihen tarvittaessa korjausmerkinnät. Muistioita kirjoittaessaan Pekkinen saa suoraa palautetta kollegoiltaan kirjoituksen asiavirheistä sekä mahdollisista epäselvistä ilmauksista. Esitelmien kieltä ei sen sijaan tarkisteta, vaan Pekkinen huolehtii itse selkeästä viestimisestä.
Tärkeää löytää itseä kiinnostava tapa kirjoittaa
Pasi Pekkisen koulutuspolku on kulkenut lukion kautta Teknillisen korkeakoulun (nyk. Aalto-yliopisto) diplomi-insinöörin koulutukseen. Yliopistossa erilaisten tekstien työstämistä harjoiteltiin välillisesti monilla kursseilla muun muassa valmistelemalla esitelmiä, esseitä ja vastauksia tentteihin. Opinnäytetyötä kirjoitettaessa saatiin enemmän tukea tekstin tuottamiseen ja kielenhuoltoon. Sen sijaan puheviestintää opiskeltiin ainoastaan yhden kurssin verran.
Pekkinen kertoo, että opintojen päättyessä ei ollut oikein tietoa siitä, millaista käytännön työ tulee olemaan. Hän painottaa työssään tarvittavan erityisesti viestintä- ja vuorovaikutustaitoja, joihin kuuluu tekstien lisäksi myös kasvokkain tapahtuva kommunikointi. Näihin hän toivoisi yliopiston antavan tuleville diplomi-insinööreille entistä paremmin valmiuksia työelämää varten.
Omia kommunikaatio-, luku- ja kirjoitustaitoja voi kuitenkin edistää itse. ”Lukemalla oppii kirjoittamaan”, arvelee Pekkinen kysyttäessä keinoja tekstitaitojen oppimiseen. Pekkisen mukaan työssä tarvittavia tekstitaitoja voisivat kartuttaa mahdollisimman monipuoliset tekstit, kuten blogit, somepäivitykset ja erilaiset kaunokirjalliset teokset. Tärkeää on löytää itseä kiinnostava ja motivoiva tapa kirjoittaa.
Anni Soirala, Hilkka Jäppinen, Susanna Ebeling ja Paula Hiidenuhma-Valtonen