Käytännönohjeet osallistujille | Practical instruction for participators

In English, please see below.

Koronatilanteen vuoksi konferenssissa on käytössä poikkeusjärjestelyt. Seuraavassa on ohjeet konferenssissa toimimiseen.

  1. Puhujat voivat osallistua paikan päällä sinä päivänä, jona heidän esitelmänsä on. Kaikki muut osallistuvat etäyhteyden välityksellä.
  1. Etäyhteyteen käytetään Zoom-kokousalustaa. Jotkut työnantajat saattavat rajoittaa Zoomin käyttöä. Varmistathan siis etukäteen, että osallistut konferenssiin laitteella, jossa Zoom toimii. Osallistumiseen tarvitset:
  • Tietokoneen/kännykän/tabletin
  • Hyvän internet-yhteyden
  • Kokouslinkin, joka lähetetään ilmoittautuneille sähköpostitse ja julkaistaan näillä sivuilla 7.9.
  • Salasanan, joka lähetetään ilmoittautuneille sähköpostitse 7.9.
  1. Ilmoittautuneille lähetetään myös ohjeet Zoomin käyttöön. Tässä ovat tärkeimmät:
  • Kun osallistut kokoukseen, pidä oma kamerasi ja mikrofonisi pois päältä silloin, kun sinulla ei ole puheenvuoroa.
  • Kun haluat osallistua keskusteluun, kirjoita kokouksen chattiin ”puheenvuoropyyntö”. Voit myös kirjoittaa koko kommenttisi tai kysymyksesi chattiin. Session puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja sekä paikan päällä että etänä osallistuville.
  • Sessiot tallennetaan konferenssivieraiden käyttöön kolmen viikon ajaksi ja myöhempään opetuskäyttöön. Huomaathan, että nimesi ja kuvasi saattavat vilahtaa tallenteessa.
  1. Ohjeita paikan päällä osallistuville puhujille

Turvallisuuden takaamiseksi noudatamme hygieniaohjeita:

  • Emme kättele tai halaa
  • Noudatamme turvavälejä
  • Käytämme käsidesiä
  • Noudatamme salien paikkarajoituksia. Jos haluat varmistaa, että mahdut tiettyyn saliin, ole hyvissä ajoin paikalla tai osallistu sessioon etänä.
  • Käytämme kasvomaskeja (tarjotaan konferenssin puolesta).

Ota esityskalvosi mukaan muistitikulla. Jotta etäkokous onnistuu, esitelmät näytetään järjestäjän koneelta. On hyvä idea tehdä kalvoista varalle pdf-versio, joka toimii varmasti.

  1. Ohjeita etänä esitelmänsä pitäville puhujille
  • Varmista, että sinulla on rauhallinen tila, erittäin hyvä internet-yhteys ja tietokone, jolla olet osallistunut zoom-kokouksiin aikaisemmin.
  • Liity kokoukseen hyvissä ajoin työryhmää edeltävän tauon aikana. Varmista laitteiden toimivuus.
  • Jos zoom ei ole sinulle tuttu alusta, harjoittele sen käyttöä etukäteen. Varmista, että osaat jakaa esityskalvosi.
  • Ole yhteydessä järjestäjiin ja oman sessiosi puheenjohtajaan ja kerro, että osallistut etänä.

Practical instructions for the conference

Due to the coronavirus situation, the conference will be organized both on site and virtually. Here are the instructions for participation.

  1. Speakers may participate on site on the day when they have their presentation. Everybody else participates virtually.
  1. We use zoom meetings for the online participation. Since some employers may restrict the use of zoom on their computers, please make sure that you have a computer in which zoom works.

In order to participate, you need:

  • A computer/smartphone/tablet
  • A good internet connection
  • A link for the meeting. These will be sent by email to all participants and published on this website on 7th
  • Passcode for the meeting. These will be sent to the participants on 7th September as well.
  1. We will provide all participants with instructions on how to use zoom. Here are the most important ones:
  • Please make sure, that your camera and microphone are off when you are not speaking.
  • If you would like to take part in the discussion, ask for you turn in the meeting chat. Alternatively, you can write your comment/question in the chat.
  • We record the sessions for all the participants to use for three weeks after the conference and for future use in university courses. Please note that your name and picture may be seen on the recording.
  1. Instructions for the speakers on site

In order to ensure everybody’s safety, we will follow these guidelines:

  • Please do not shake hands or hug each other
  • Please keep a safe distance from other people.
  • Please use hand disinfectant
  • The rooms have restrictions on how many people may be inside at one time. If you want to make sure that you can participate in a certain session, make sure that you are on time or participate virtually in that session.
  • Please use a face mask (provided by the conference)
  • Take your slides with you on a memory stick. Due to technical reasons, we need to use the same computer for all slide shows. It is a good idea to make a pdf version of your slides as a back up.
  1. Instructions for speakers participating online
  • Please make sure that you have a quiet space, an excellent internet connection and a computer that you have used in zoom meetings before.
  • Join the meeting well in time (during the break before the session). Make sure that everything works.
  • If you are unfamiliar with zoom, please practice beforehand. Make sure that you know how to share your slides.
  • Contact the organizers and the chair of your session and tell them that you participate virtually.