Helsingin yliopisto
Monelle tutkijalle Suomen Akatemian syyskuun hakukierros tekee tutkimusdatan hallinnan suunnittelusta ajankohtaisen asian. Helsingin yliopiston Datatuki tarjoaa tukea aineistonhallintasuunnitelmien (DMP) tekemiseen. Kysyimme neljältä Helsingin yliopiston tutkijalta, miten hyvin palvelu vastasi heidän tarpeisiinsa.
(This article is also available in English.)
Laadukas tutkimusaineiston hallinta (research data management, RDM) on tieteellisen tutkimuksen perusasioita, ja tähän on myös rahoitushauissa on kiinnitetty vuosi vuodelta enemmän huomiota. Suomen Akatemian rahoitushaussa aineistonhallintasuunnitelmaa (data management plan, DMP) on edellytetty jo muutaman vuoden ajan.
Helsingin yliopiston Datatuki tarjoaa tarjoaa aineistonhallinnan suunnitteluun kahdenlaista palvelua: DMPTuuli-työpajoissa hiotaan suunnitelmia Datatuen asiantuntijoiden ohjauksessa ja DMP-kommentointipalvelussa Datatuki tarkistaa ja kommentoi yliopiston tutkijoiden aineistonhallintasuunnitelmia saapumisjärjestyksessä.
Kysyimme DMP-palveluita käyttäneiltä tutkijoilta, mitä hyötyä heille on ollut palveluiden käytöstä ja miten he kehittäisivät niitä. Kysyimme seuraavaa:
- Millaisia tarpeita sinulla oli palveluun liittyen ja miten hyvin palvelu vastasi tarpeisiisi? Käyttäisitkö sitä uudelleen?
- Auttoiko palvelu ymmärtämään asiaa vai oliko kaikki jo selkeää ennalta? Avasiko palvelu uusia näkökulmia datanhallintaan?
- Miten kehittäisit palvelua?
”Suunnitelmien toteutumisen seuranta voisi olla hyvä”
Professori Minna Laakso (psykologian ja logopedian osasto) osallistui elokuussa 2018 DMPTuuli-työpajaan ja hyödynsi syyskuussa DMP-kommentointipalvelua.
-
Minna Laakso ”Minulla on tarpeita laajojen aineistokorpusten aineistonhallintaan sekä sensitiivisten henkilötietoja sisältävien aineistojen arkistointiin ja käsittelyyn liittyen. Sain hyviä kommentteja sekä yhteyden IT-palvelujen sähköisen aineistonhallinnan toimijoihin aineistoni arkistoinnin tekniseen toteutukseen. Käyttäisin palvelua myös uudelleen.”
- ”Osa asioista oli tuttuja, mutta palvelu auttoi ymmärtämään asiaa ja selkiyttämään aineistonhallintasuunnitelmaa. Sain myös aivan uusia näkökulmia varsinkin siihen, miten asiat tulee esittää suunnitelmassa.”
- ”Suunnitelmien osalta asia on minusta hyvässä hoidossa, mutta jotain seurantaa suunnitelmien toteutumisesta ja jatkokoulutusta aineistonhallintaan, kun rahoitus on saatu, voisi olla hyvä olemassa aineistonhallinnan laadun varmistamiseksi.”
Datatuki vastaa: ”Jatkokoulutuksen tarjoaminen aineistonhallintaan ja suunnitelmien toteutuksen seuranta olisi äärimmäisen tärkeää ja hyödyllistä. Näin olisi mahdollista varmistaa aineistonhallinnan hyvät käytännöt tutkimuksen aikana ja samalla varmistaa että kerätty aineisto olisi mahdollisimman hyvässä kunnossa esimerkiksi avaamista varten (ks. FAIR-periaatteet). Tämä todennäköisesti kasvattaisi aineiston uudelleenkäyttöä tutkimuksen jälkeen ja myös mahdollisesti sen aikana. Tutkijalla on mahdollisuus kysyä Datatuelta apua aineistonhallintaan koko tutkimuksen elinkaaren ajan, mutta erityisiin jatkokoulutuksiin ei tällä hetkellä ole resursseja. Järjestämme kuitenkin mielellämme kertaluontoisia koulutuksia pyynnöstä yhdessä esimerkiksi tiedekuntien kanssa.”
”Yksilöllinen apu auttoi yksityiskohtien kanssa”
Tutkija Mette Ranta (kasvatustieteet) käytti DMP-kommentointipalvelua vuonna 2018 hakiessaan Suomen Akatemian tutkijatohtorin rahoitusta. DMPTuuli-työpajaan hän oli osallistunut edellisenä vuonna.
-
Mette Ranta ”Työpajaan osallistuin, koska minulla ei ollut aiempaa suunnitelmaa ja aloitin työn aivan alusta. Kommentointipalvelun kohdalla minulla oli aiempi DMP tehtynä ja tarvitsin sen parantamisessa ja päivittämisessä apua hakiessani uutta rahoitusta. Olin todella ilahtunut tarjotusta kommentointipalvelusta, sillä en olisi päässyt osallistumaan työpajaan ja sain palvelun kautta nopeasti yksilöllistä palautetta suunnitelmalleni. Palvelu vastasi tarpeitani enemmän kuin osasin odottaa, kommentit olivat erittäin hyödyllisiä suunnitelman parantamista varten. Käyttäisin palvelua ehdottomasti uudelleen.”
- ”Työpajan tahti oli kiireetön ja siellä sai mahdollisuuden tehdä omaa suunnitelmaa ja saada sen tekemisessä apua asiantuntijoilta. Samoin kommentointipalvelussa yksilöllinen apu auttoi suunnitelman yksityiskohtien kanssa, joiden hallitseminen pelkkien oppaiden avulla on haastavaa.”
”Auttoi ymmärtämään datanhallintaa käytännön näkökulmasta”
Tutkijatohtori Andrea Santangelilla (eläintieteen yksikkö) on varsin tuoreita kokemuksia DMP-kommentointipalvelusta, sillä hän käytti sitä elokuussa. DMPTuuli-työpajaan hän osallistui syksyllä 2016.
-
Andrea Santangeli ”Minun oli varmistettava, että DMP:n eri kohdissa kysytyt tiedot olivat juuri niin kuin vaaditaan ja riittävällä tarkkuudella. Asteikolla 0–10 (jossa 10 on erinomainen) antaisin palvelulle arvosanan 9 sen suhteen, miten se vastasi tarpeitani. Kyllä, käyttäisin kommentointipalvelua varmasti uudelleen.”
- ”Palvelu auttoi minua ehdottomasti ymmärtämään tiettyjä asioita paremmin, varsinkin, kun jotkut kysymykset DMP:ssä ovat hiukan epäselviä. Palvelu auttoi minua ajattelemaan huolellisesti dataan ja datanhallintaan liittyviä asioita käytännöllisestä näkökulmasta ja siitä näkökulmasta, miten yhteiskunta hyötyy tutkimusdatasta, joka on tehokkaasti uudelleenkäytettävissä.”
- ”Ehkä miettisin vielä enemmän kysymysten muotoiluja, ne ovat osin hieman epäselviä. Joihinkin kysymyksiin kokee jo vastanneensa, kun samantyyppisiä asioita kysytään seuraavassa kohdassa. Toisteisuuden vähentäminen voisi auttaa.”
Datatuki vastaa: ”Kysymystenasettelusta on tullut paljon palautetta valtakunnallisesti ja epäselvyys on näkynyt myös tutkijoiden vastauksissa. Olemme pyrkineet avaamaan kysymyksiä tutkijalle omassa ohjeessamme, jotta täsmällinen vastaaminen olisi helpompaa. Aineistonhallintasuunnitelman kysymyksiä muotoillaan uudelleen kansallisessa DMPTuuli-työryhmässä Akatemian syyskuun hakukierroksen jälkeen ja HY:n Datatuki on vahvasti mukana prosessissa.”
”Aineistonhallinnan terminologiaa voisi avata lähestyttävämmin”
Yliopistonlehtori Aku Heinonen (geotieteiden ja maantieteen osasto) lähetti aineistonhallintasuunnitelman kommentoitavaksi elokuun puolivälissä: ”Muistaakseni oli perjantaipäivä ja kommentit sain heti seuraavan viikon alussa. Viikkoa myöhemmin suunnitelma oli parin pallottelukierroksen jälkeen valmis”, Heinonen kertoo.
-
Aku Heinonen ”Halusin kirjoittaa aineistonhallintasuunnitelmani akatemian ohjeistuksen ja jäsentelyn mukaisesti, ja palvelun sapluunat toimivat tässä kohtalaisen hyvin. Varmasti käyttäisin uudestaankin.”
- ”Olen työskennellyt jonkin verran aineistonhallinnan ja avoimen tieteen parissa, joten asiat olivat sinällään tuttuja. Hieman oli kuitenkin epäselvyyksiä terminologiassa ja aineistonhallinnan flow:ssa, koska hommat tuntuvat kehittyvän aika vauhdilla, mutta kommenttikierrokset selvensivät tätäkin ongelmaa.”
- ”Juuri aineistonhallinnan terminologiaa ja palvelun käyttämiä (yleisiä?) määritelmiä avaisin käyttäjälle jotenkin hieman lähestyttävämmin. Esimerkiksi pitkäaikaissäilytyksen aikamääre (yli 25 vuotta) ei käynyt ilmi mistään aineistoista, ja se luonnollisesti vaikuttaa paljon siihen, miten suunnitelmaa sitä laadittaessa jäsentelee. Päällekkäisten organisaatio-ohjesapluunoiden (Suomen Akatemia ja Helsingin yliopisto) käyttö oli myös sen verran raskasta suoraan palvelussa, että tein niistä oman koosteen, jota seurailin sitten valmistellessani suunnitelmaani palvelun ulkopuolella.”
Datatuki vastaa: ”Helsingin yliopiston aineistonhallinnan ohje on tehty Suomen Akatemian ohjetta silmällä pitäen ja tutkijalle riittää pelkän HY:n ohjeen seuraaminen. Olemme julkaisseet aiemmin HY:n ohjeen DMPTuulin lisäksi Zenodossa pdf-muodossa – ja nyt olemme siirtäneet ohjeet uusille RDM-sivuille, jotta ohjeen seuraaminen olisi tutkijalle helpompaa. Pyrimme parantamaan ohjetta joka vuosi ja kaikki palaute on erittäin tervetullutta!”
Tätä artikkelia ovat olleet toteuttamassa Siiri Fuchs, Tanja Lindholm, Markku Roinila, Tuija Korhonen ja Juuso Ala-Kyyny.