Helsingin yliopisto
Oikeuksiensiirtositoumus otettiin osaksi uusia työsopimuksia vuoden 2022 alusta Helsingin yliopistossa. Aiheesta on riittänyt keskustelua, mutta mitä oikeuksiensiirtositoumuksella oikeastaan tavoitellaan? Tässä blogiartikkelissa käydään läpi sitoumuksen käyttötarkoitus ja toimintaperiaate tutkimusdatan hallintaan ja oikeuksiin liittyvän prosessin näkökulmasta.
Teksti: Mari Elisa Kuusniemi (Helsingin yliopiston kirjasto & Datatuki)
Tutkimushankkeeseen osallistuvat tutkijat antavat oikeuksiensiirtositoumuksen, kun projektiin osallistuu muita tutkijoita tai projekti saa ulkopuolista rahoitusta. Oikeuksiensiirtositoumuksella sovitaan tutkimusaineistojen ja -tulosten käyttöoikeuksista tutkijoiden ja yliopiston välillä sekä salassapidosta ja tietosuojasta (ks. lisätietoa Flamma-intranetistä).
Oikeuksiensiirtositoumus otettiin Helsingin yliopistossa osaksi uusia työsopimuksia tämän vuoden alussa (1.1.2022). Asia koskee kuitenkin myös muita, kuin pelkästään uusia työntekijöitä. Se koskee kaikkia tutkimustyötä tekeviä ja asia nousee toistuvasti keskusteluun muun muassa aineistonhallintasuunnitelmia tehtäessä. Syynä lienee, ettei sitoumuksen käyttötarkoitusta ja toimintaperiaatetta yleisesti tunneta. Tässä kirjoituksessa avaan näitä molempia tutkimusdata-aineistojen näkökulmasta.
Sopimukset ovat osa hyvää tieteellistä käytäntöä
Alkuun pitää ymmärtää, että sopimista tarvitaan. Hyvään tutkimustapaan kuuluu, että tutkimuksessa käytetään vain niitä aineistoja, joihin on käyttöoikeus. Ja sekin, että tutkimusryhmän ja -konsortion kesken sovitaan mm. aineistojen käytöstä, julkaisemisesta ja säilyttämisestä (ks. Hyvä tieteellinen käytantö -ohje).
Sanattomat sopimukset ovat ongelmallisia
Tutkimukseen liittyvät sopimukset voivat syntyä ns. sanattomasti oletuksiin perustuen tai suullisesti tai – kuten suositeltavaa – kirjallisesti sopimalla. Ongelmia seuraa silloin, kun kirjallisia sopimuksia ei ole tehty, ja tutkijoiden sanattomat oletukset tai muistikuvat suullisista sopimuksista ovat ristiriidassa keskenään.
Esimerkkejä ongelmatilanteista
- Vastuullinen tutkija olettaa, että harjoittelija luovuttaa harjoittelun jälkeen keräämänsä tutkimusaineistot tutkimusryhmälle. Harjoittelija taas uskoo aineistojen kuuluvan hänelle itselleen ja vie ne lähtiessään.
- Tutkija riitautuu ryhmänsä kanssa, nappaa kaikkien yhteiset datat ja häipyy. Väitöskirjoja on jäänyt kesken, kun datat ovat näin kadonneet.
- Tutkija kieltää muita käyttämästä hänen keräämäänsä dataa, jollei muu ryhmä taivu antamaan hänelle ensimmäisen kirjoittajan roolia seuraavaan artikkeliin. Data on yhteisellä verkkolevyllä, mutta sitä ei voida käyttää ilman lupaa.
Sopimuksiin liittyvät ongelmat ovat yleisiä
Jos kirjallista sopimuksia ei ole tehty, on hyvin vähän tai ei ollenkaan juridisia keinoja saada datoja takaisin käyttöön. Näistä ongelmista ei tietenkään puhuta. Eihän kukaan omia mokiaan mainosta. Erilaiset sopimuksiin liittyvät ongelmat ovat yleisiä, mutta niistä tietää vain harva. Jos datatukipalvelun ihmisenä kertoisin eteeni tulleista tapauksista, menettäisin tutkijoiden luottamuksen. Siksi asiasta ei ole helppo viestiä konkreettisesti. Olisi upeaa, jos joku tutkija uskaltaisi kertoa kohtaamistaan haasteista, se auttaisi muita välttämään samat ongelmat. Mutta on hyvin ymmärrettävää, ettei tätä uskalleta tehdä.
Jos kirjallista sopimuksia ei ole tehty, on hyvin vähän tai ei ollenkaan juridisia keinoja saada datoja takaisin käyttöön.
Miten oikeuksiensiirtositoumus ratkaisee nämä ongelmat?
Pätevän sopimuksen tekeminen jokaista tapausta varten on aikaa vievää ja erikoisosaamista vaativaa puuhaa. Sitoumus on sen sijaan valmis määrämittainen sopimus, johon tarvitsee lisätä vain nimi ja allekirjoitus.
Kenelle oikeuksiensiirtositoumus oikeudet siirtää?
Kun rinnakkaiset oikeudet annetaan organisaatiolle, ne eivät mene kenellekään henkilölle tai esimerkiksi hallinnolle tai kirjaston datatiimille. Oikeudet jaetaan todellakin organisaatiolle, joka on tässä tapauksessa Helsingin yliopisto omine hierarkioineen ja sääntöineen. Kuka siis on organisaatio? Tutkimusdata-aineistojen kohdalla organisaatio on yleensä tutkijat, tutkijaryhmä (jos sellainen on) ja vastuullinen tutkija (PI).
Vastuu ja oikeudet kulkevat käsi kädessä: kenellä on vastuu, hänellä on oikeudet. Oikeuksien jakaminen organisaatiolle ei esimerkiksi vaikuta mitenkään aineiston mahdollisiin salassapitovaatimuksiin. Edelleen on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä tai sopimuksin sovittuja salassapitovaatimuksia. Kukaan ulkopuolinen ei saa sitoumuksen ansiosta pääsyä luottamukselliseen aineistoon.
Helsingin yliopistossa tutkimusdatasta vastaa datan tunteva tutkija
Helsingin yliopistossa vastuut on määritelty siten, että vastuu tutkimusdatasta on aina data-aineiston keränneellä ja sen tuntevalla tutkijalla. Oikeuksiensiirtositoumus jakaa datan osaksi yliopiston omaisuutta, ja omaisuudesta huolehtii data-aineiston kerännyt tutkija tai tutkimusryhmä.
Oikeuksiensiirtositoumuksella ei luovuta oikeuksista
Oikeusiensiirtositoumuksessa oikeuksista ei luovuta, vaan niitä jaetaan. Sinänsä tämä sitoumuspaperi ei työntekijöiden kohdalla millään tavalla muuta nykyistä omistustilannetta, koska työlainsäädäntö antaa työnantajalle jo käyttöoikeuden työntekijän tuottamiin aineistoihin. Sitoumuksen allekirjoittaminen selkeyttää tilannetta tutkijan ja organisaation kesken.
Mitä tilanteita sitoumus ei ratkaise?
Jos tutkimusta tehdään yhdessä muiden organisaatioiden kanssa, niin sitoumus ei yksin riitä. Sen lisäksi tarvitaan muun muassa yhteistyösopimus. Sitoumuksesta on silloinkin apua, koska pelkkä yhteistyösopimus organisaatioiden välillä riittää. Ei tarvita erillisiä sopimuksia tutkijoiden välillä, joissa tutkijoiden tulisi sitoutua samoihin asioihin kuin mitä yhteistyösopimuksella on sovittu. Nämä tutkijoiden väliset erilliset sopimukset ovat toki usein jääneet tekemättä, koska niiden tekeminen veisi tuhottomasti aikaa. Ne kuitenkin pitäisi tehdä, ellei sitoumuksia ole allekirjoitettu. Kumpi on helpompaa, solmia sopimuksia jokaisen tutkijan kanssa jokaiseen yhteistyösopimukseen liittyen, vai yksi sitoumus kerran työsuhteen aikana? Sitoumuksen tarkoitus on vähentää byrokratiaa ja näin se myös tekee.
Kumpi on helpompaa, solmia sopimuksia jokaisen tutkijan kanssa jokaiseen yhteistyösopimukseen liittyen, vai yksi sitoumus kerran työsuhteen aikana?
Mitä hyötyä sitoumuksesta on tutkijoille?
Sitoumus selkeyttää tilannetta myös tutkijoiden välillä. Kun kaikki tutkimukseen osallistuvat tutkijat (ja mieluusti myös opiskelijat) ovat allekirjoittaneet sitoumuksen, tutkimusaineistoista vastataan samoilla periaatteilla kuin kaikesta muustakin tutkimustoiminnassa. Sitoumus on yksinkertainen työkalu oikeuksista sopimiseen. Tutkimusryhmä ei tarvitse lakimiestä räätälöimään erityistä sopimusta.
Sitoumus suojaa yliopistolla tehtävää tutkimusta
Kun henkilö lähtee yliopistolta, yliopistoon jäävä tutkimusryhmä saa jatkaa lähtevän henkilön yliopistossa työskentelyn aikana keräämän datan käyttöä. Avoimen tieteen nimissä, yliopisto kannustaa ryhmää jakamaan kaiken yhdessä kerätyn datan lähtijälle. Käytännössä yhteistyöstä sopiminen on lähtijän ja organisaatioon jäävän tutkimusryhmän välinen asia.
Sitoumus mahdollistaa data-aineiston julkaisemisen ja arkistoinnin
Data-arkistot eivät halua ottaa säilytykseen tai julkaistavaksi dataa, jonka oikeuksista ei ole selkeästi kirjallisesti sovittu. Jos kaikki datan keräämiseen osallistuneet tutkijat ja opiskelijat ovat aikojen saatossa allekirjoittaneet sitoumuksen, arvokas data-aineisto voidaan julkaista tai antaa pitkäaikaissäilytykseen nykyisin yliopistolla työskentelevien henkilöiden toimesta. Ilman sitoumusta, suostumukset julkaisemiselle tai arkistoinnille pitäisi varmuuden vuoksi, riitojen välttämiseksi, metsästää kaikilta datan keräämiseen osallistuneita tutkijoilta ja opiskelijoilta. Jälkikäteen tämä on usein vaikeaa, aikaa vievää tai joskus jopa mahdotonta.
Vastuullisen tutkijan tehtävä helpottuu
Sitoumus on hyödyllinen tutkimusryhmiä johtaville vastuullisille tutkijoille. Yliopiston hierarkiassa vastuulliset tutkijat vastaavat monista tutkimukseen liittyvistä asioista ja käytännössä sitoumus antaa vastaavasti selkeämmät oikeudet vastuuta tutkimustuotoksista myös heille. Sitoumus suojaa myös ryhmän jäseniä, koska ristiriitatilanteissa yliopistossa on mekanismit, joiden avulla kiistatilanteita voidaan ratkaista.
Sitoumus suojaa myös ryhmän jäseniä, koska ristiriitatilanteissa yliopistossa on mekanismit, joiden avulla kiistatilanteita voidaan ratkaista.
Vältytään kiistoilta
Sitoumus yksinkertaisena sopimustyökaluna mahdollistaa oikeuksista sopimisen heti tutkimusprojektin alussa. Tämä on erittäin tärkeää esimerkiksi silloin, jos tutkimusprojektissa yllättäen syntyy jotain kaupallisesti merkittävää. Silloin saatetaan joutua hankalaan tilanteeseen, jos mukana olleet tutkijat mieltävät omistavansa aineistot yksityishenkilöinä. Korkeakoulukeksintölaki antaa oikeudet työntekijöiden sopimustutkimuksessa* tekemiin keksintöihin yliopistolle, eli esim. jos tutkimusta rahoittaa Suomen Akatemia tai EU. Jos tieto tästä tulee työntekijälle vasta jälkikäteen, saattaa syntyä ikävä konfliktitilanne. Sitoumus selkeyttää tilannetta, mutta vain jos se on allekirjoitettu jo ennen konfliktin syntymistä.
Milloin sitoumus pitäisi allekirjoittaa?
Sitoumus kannattaa allekirjoittaa heti. Vanhan sanonnan mukaan vahinko ei tule kello kaulassa. Tällä hetkellä yliopistolla on käytössä kaksi erilaista sitoumuspohjaa. Toinen on projektikohtainen, ja se pitää tehdä jokaiselle tutkimusprojektille erikseen. Toinen kattaa koko työsuhteen aikana syntyneet aineistot. Sitoumuksen tekeminen unohtuu helposti, jos se pitää muistaa tehdä jokaisen uuden tutkimusprojektin kohdalla uudelleen. Joskus on myös vaikea varmasti sanoa mikä tutkimusaineisto kuuluu mihinkin projektiin. Olisi varminta allekirjoittaa yksi sitoumus, joka kattaa kaikki tulevat projektit. Tämän vuoksi sitoumus onkin Helsingin yliopistolla liitetty kaikkiin uusiin työsopimuksiin. Ennen tätä vuotta työsuhteeseen tulleiden tutkijoiden kannattaa huolehtia vastaavan sitoumuksen allekirjoittamisesta, niin sitoumuksia ei tarvitse enää jatkossa tehdä jokaisen projektin kohdalla erikseen.
Lisätietoa: Helsingin yliopiston uudet selkeytetyt ohjeet oikeuksiensiirrosta löytyvät Flammasta (vaatii yliopiston käyttäjätunnukset).
* Sopimustutkimuksella tarkoitetaan tutkimusta, jota tehdään tilauksesta tai muusta toimeksiannosta ideoidut ja tuotetut palvelut sekä muuta tutkimusta, jossa on mukana ainakin yksi korkeakoulujen ulkopuolinen taho joko osatutkimuksen tekijänä, rahoittajana tai muuna osallistujana ja johon liittyy tutkimuksen tuloksia tai sen toteuttamistapaa koskevia velvollisuuksia.
Mari Elisa ”MEK” Kuusniemi (TUHAT, ORCID, @MEKTerkko) työskentelee tietoasiantuntijana Helsingin yliopiston kirjastossa ja Datatuessa.
