Keskustelutilaisuudet kampuksilla

Lisää aikaa tutkimukselle – vaikuta nyt tutkimustasi tukevaan palveluun!

Yliopisto parantaa palveluitaan tutkijoille. Olet tervetullut kampustilaisuuteen kuuntelemaan ja kommentoimaan, keskitytäänkö tässä sinun näkökulmastasi oikeisiin asioihin.

Yliopiston palvelumuotoiluhankeen tarkoituksena on säästää tutkijoiden aikaa tutkimuksen tekemiseen. Kampuskohtaisiin tilaisuuksiin tervetulleita ovat kaikki tutkijat ja tutkijoiden palveluiden kanssa tekemisissä oleva yliopiston henkilöstö! Keskustelutilaisuudet, joissa kysymyksiin projektiryhmänsä kanssa vastaa tutkimuspalveluiden palvelujohtaja Pasi Sihvonen:

  • Kumpulassa maanantaina 3.3. klo 14.00-16.00 (Chemicum, luentosali 2)
  • Keskustakampuksella keskiviikkona 5.3. klo 9.00-11.00 (Porthania, PIII)
  • Viikissä maanantaina 10.3. klo 14.00-16.00 (Infokeskus Korona, sali 1)
  • Meilahdessa torstaina 13.3. klo 14.00-16.00 (Biomedicum, sali 3). Tilaisuus on englanniksi.

Ei ennakkoilmoittautumista.

Lisätiedot: Kari Huittinen, kari.huittinen@helsinki.fi

Presentations:

Kehittäminen jatkuu 2014: Miten hajanaista palvelukoneistoa pitää johtaa?

Syksyllä 2013 päätettiin jatkaa onnistunutta palvelumuotoiluprojektia. Ensimmäinen vuosi osoitti sen, että palvelumuotoilusta on menetelmänä hyötyä käyttäjälähtöisen palvelun rakentamisessa. Vuoden aikana kävi myös selväksi, että käyttäjälähtöistä palvelua ei voida kehittää, ellei palveluiden tuottamista tarkastella kokonaisuutena. Piloteista saatiin lupaavia tuloksia ja alustava luonnos palvelumallista saatiin hahmotelluksi. Vuoden aikana kartoitettiin myös tutkimushankkeen vaiheisiin liittyvät tarpeet ja palvelun nykyiset ongelmat sekä luotiin käyttäjäprofiilit palvelun kehittämisen tueksi.

Jatkohanke kestää vuoden 2014 ja sen pääpaino on palveluiden johtamisen kehittämisessä. Miten palvelua, jonka osia tuotetaan monessa yksikössä, voitaisiin johtaa ja kehittää niin, että lopputulos on käyttäjän kannalta parempi? Etsimme siihen yliopistoon sopivaa mallia ja samalla jatkamme itse palveluiden kehittämistä muutamassa pilottikohteessa. Tällä hetkellä ajatus on, että toinen näistä olisi Viikissä ja toinen keskustakampuksella. Näiden rinnalla rakennetaan Flammaan tutkijoiden työpöytää yhdessä Flamman kehittämisprojektin kanssa.

Mitä tukea tutkijat haluaisivat?

Tutkijoilta kyseltiin helmikuun loppupuolella e-lomakkeella kolmea asiaa. Minkä palvelumuotoiluhankkeessa muotoillun tukipalveluiden kehittämiskohteen (katso kehittämiskohteet täältä) ratkaiseminen 1) säästäisi tutkijan aikaa itse tutkimuksen tekemiseen; 2) minkä kehittämiskohteen ratkaiseminen parantaisi HY:n arvostusta tutkijan työpaikkana ja; 3) mitä tutkimushanketta palvelevaa keskitettyä palvelua olisit valmis suosittelemaan kollegallesi.

Yhteensä 260 projektin johtajaa tai tutkijaa vastasi kyselyyn. Kyselyn tulokset on purettu tarkemmin jutussa, jonka löydät täältä. Tässä muutamia ajatuksiani kyselyn tuloksiin liittyen.

Ohjausryhmä valitsi helmikuun lopulla kolme kehittämiskohdetta, joihin kehittäminen suunnataan. Valintaa tehdessä kyselyn alustavat tulokset olivat tiedossa. Ohjausryhmä painotti valinnassaan aikaa tutkimukselle ‑näkökulmaa, joka oli kaikesta päätellen myös tutkijoiden mielestä olennaisempi palveluiden kehittämisen kannalta. Ohjausryhmän valinnat olivat linjassa muuten tutkijoiden näkemyksen kanssa, mutta 2. kehittämiskohteen (Asiantuntija-avun tarjoaminen tutkimusrahoitusten kirjoittamiseen) sijaan valittiin 1. kehittämiskohde (Apua ja tietoa sopivan rahoituslähteen löytämiseen). Tämä johtui ennen kaikkea siitä, että ohjausryhmä arveli palvelumuotoilusta olevan enemmän hyötyä 1. kohteen kehittämisessä. Asiantuntija-avun tarjoamiseen olisi oikeastaan jo olemassa toimintamalli, kysymys on enemmän tutkimuspalveluiden resurssoinnista.

Vastausten perusteella monet keskitetyt palvelut ovat jääneet vieraaksi tutkijoille. Myös palvelukokemuksessa on eroja palveluittain, mutta myös käyttäjittäin: mikään palvelu ei saanut osakseen vain suosittelua tai jäänyt kokonaan ilman suosittelua. Tämä kertoo varmaan sekä eroista tutkijoiden tarpeissa että palvelun laadussa. Tavoitteena on saada projektin myötä palvelukokemus paranemaan siltä osin, kuin kehittämistä päästään tekemään.

Kyselystä (avovastaukset yms.) nousi myös muita teemoja pohdittavaksi.

Vastauksista tuli selväksi turhautuminen budjetin seurannan vaikeuksiin, kokonaiskustannusmalliin ja soletukseen, kuten oli odotettavissakin. Lasken itse toivoni sen varaan, että EU:ssa luovuttaisiin ensi kesän jälkeen kokonaiskustannusmallista ja sitten nopealla aikataululla myös suomalaisten rahoittajien keskuudessa. Tutkijoiden viesti on ollut harvinaisen selvä koko kokonaiskustannusmallin käytön ajan. Tässä olemme kuitenkin rahoittajien päätöksistä riippuvaisia. Toki parannettavaa on myös yliopiston tietojärjestelmissä ja palvelukeskusten talouspalveluissa. Nekin saivat kritiikkiä osakseen – joskaan eivät samalla intensiteetillä kaikilla kampuksilla. Kokonaiskustannusmallin poistuminen yksinkertaistaisi olennaisesti myös hallinnon prosesseja ja vähentäisi talouden tietojärjestelmien haasteita.

Vastauksissa nostettiin esille myös monia henkilöstöpolitiikkaan, palkkaukseen ja rahoitukseen liittyviä kysymyksiä, jotka ovat merkittäviä tutkijan työn ja uran kannalta, mutta eivät ole varsinaisesti palveluilla ratkaistavissa. Viestiä viedään toki tiedoksi eteenpäin, mutta palvelumuotoilusta ne eivät hyödy.

Yksi keskeinen havainto tästäkin aineistosta on se, että palveluvalikoimaa täytyy selkeyttää, palvelut täytyy kommunikoida helpommin tutkijoille ja palveluihin täytyy voida luottaa, tuotti ne kuka hyvänsä. Tutkijat toivoivat myös päivittäin tarvittavia tukipalveluita lähelle (omalle laitokselleen). Luottamus syntyy siitä, että tutkija tietää kuka asiaa hoitaa, hänelle osataan kommunikoida, että asiasta on otettu koppi ja – tietysti kaikkein tärkeintä – että asia hoituu. Palvelu(taso)n varmistamisen lisäksi on tärkeää, että keskitettyjä palveluita kehitetään yhteistyössä laitosten/ yksiköiden kanssa. Flamma tarjoaa jatkossa yhden alustan, jota voidaan kehittää tutkijan näkökulmasta nykyisiä välineitä ja tietojärjestelmiä helpommin lähestyttäväksi palvelukanavaksi.