9th Nordic ILL conference 4.-6.10.2010

Nordic Resource Sharing, Reference & Collection Development Conference –  9th Nordic ILL conference 4.-6.10. 2010 Hanasaari, Espoo

Pohjoismaiset kaukopalvelukonferenssit eivät ole enää entisellään.   Kolmipäiväisen tapahtuman viimeinen päivä on nykyään omistettu kokonaan kokoelma-asioille.  Osittain tästä syystä osallistuin tapahtumaan vain yhtenä päivänä (5.10.). Se oli sisällöltään mielenkiintoisin oman kaukopalvelumme kannalta.  Seuraavassa poimintoja tärkeimpinä pitämistäni esityksistä.

Päivän pääpuhujana oli Mike McGrath, joka on Interlending & Document Supply – lehden päätoimittaja. Hän työskenteli aikaisemmin British Libraryssa, mutta jäi sieltä eläkkeelle vuonna 2001. Esityksen otsikkona oli Weathering the storm – document supply in a time of change. Hän uskoo kaukopalvelun tulevaisuuteen.

Aina tarvitaan ihmisiä aineistojen järjestämiseen ja niiden hankkimiseen asiakkaiden käyttöön.  Kaukopalvelun asiantuntijat palvelevat loppukäyttäjiä portinvartijoina jatkuvasti monimutkaistuvassa ympäristössä, joka sisältää sekä elektronisia että painettuja aineistoja. Osa aineistoista on maksullisia ja osa maksuttomia.

Kaukopalvelutilausten määrä on vähentynyt suurimmassa osassa maailmaa vuoden 2001 jälkeen.  Esim. British Libraryssa tilaukset ovat vähentyneet 60 % vuoden 2000 jälkeen.  Poikkeuksiakin kuitenkin löytyy. USA:ssa tilausmäärät kasvoivat aina vuoteen 2008 asti. McGrath uskoo, että tilausten väheneminen tasaantuu vähitellen ja luvut voivat jonkin verran kasvaakin mm. elektronisten lehtien jatkuvasti nousevien hintojen takia.

Kustantajien myymät laajat elektronisten lehtien paketit ovat tärkein syy tilausten vähenemiseen. Monissa tutkimuksissa on kuitenkin huomattu, että suuri osa lehdistä on vähän käytettyjä. Esim. Cambridgen yliopistossa vuonna 2009 tehty tutkimus osoitti, että 97 % käytöstä kohdistui 50 %:iin lehdistä. Vain 3 % käytöstä kohdistui siten loppuihin 50 %:iin lehdistä.

Yksittäisten artikkelien käyttö voi olla vielä vähäisempää.  Joskus sanotaankin, että useimpia artikkeleita eivät lue muut kuin tekijä ja tämän äiti. Voisi olettaa, että rahoitustilanteen tiukentuminen saisi kirjastot jatkossa karsimaan tilauksista ne lehdet, joilla on vain satunnaista käyttöä. Niiden artikkelit voitaisiin silloin hankkia kaukopalvelun kautta.

Mary A. Holleric Lewisin yliopistosta (Illinoisista) esitteli IFLAn kaukopalvelujaoston (The Document Delivery and Resource Sharing Section) toimintaa.  Jaostossa on 16 jäsentä eri puolilta maailmaa.  Se edistää sekä kansallisia että kansainvälisiä yhteistyöhankkeita kirjastojen ja muiden palveluntarjoajien välillä.

Se jakaa myös kaukopalvelutietoutta omien julkaisujensa kautta sekä osallistuu kahden vuoden välein pidettävien kansainvälisten kaukopalvelukonferenssien järjestämiseen.  Viimeksi konferenssi on pidetty Hannoverissa lokakuussa 2009. Seuraava on ensi vuoden lokakuussa Chicagossa. Kaukopalveluasioita käsitellään myös IFLAn omissa konferensseissa.

Poul Erlandsen Kööpenhaminan Kuninkaallisesta kirjastosta, toivoo kirjastoilta uusia lähestymistapoja kokoelmien yhteiskäytön suhteen (Rethinking Resource Sharing Initiative).  Hänen mukaansa vain yksi prosentti tiedontarvitsijoista aloittaa etsinnän kirjastojen kotisivuilta tai kokoelmatietokannoista. 84 % käyttää mieluummin Googlen tai Yahoon tapaista hakukonetta. Kirjastojen kokoelmatietojen löytyvyyttä pitää parantaa.  Hakutulokset on saatava näkyviin esim. Googlessa.

Hakutuloksista pitäisi lisäksi olla saumaton pääsy aineiston tilaamiseen.  Asiakkaan tulee saada lainat ja artikkelit käsiinsä mahdollisimman helposti.  Kirjaston asiakkaaksi rekisteröitymisen tulisi olla yhtä vaivatonta kuin kaupallisiin palveluihin rekisteröityminenkin. Palveluja pitäisi tarjota enemmän suoraan loppukäyttäjille. Kokoelmien yhteiskäytön tulevaisuutta pitäisi pohtia mahdollisimman laajalla rintamalla. Ideoita tarvitaan niin kirjastojen henkilökunnalta, asiakkailta kuin tiedontuottajiltakin.

Muista pohjoismaisista esityksistä kiinnostava oli Suomea koskeva katsaus, jonka olivat laatineet Ari Muhonen Aalto-yliopistosta ja Pentti Vattulainen Varastokirjastosta. Siinä kerrottiin mm. miten tuskallisen hitaasti kaukopalveluohjelman hankinta on Suomessa edennyt.  Prosessi käynnistyi jo vuonna 2001 ja tällä hetkellä ohjelma (Relais) on vasta koekäytössä neljässä suomalaisessa kirjastossa. Kokeilun piti alkaa viime kesänä, mutta ainakin Aalto-yliopistossa tekniset ongelmat siirsivät koekäytön alkua tähän syksyyn.

Tilausmäärät ovat jatkaneet putoamistaan. Muhosen esittämästä kaaviosta näkee, että saatujen tilausten määrä putosi viime vuonna jo noin 9000:een. 1980-luvun lopussa ja 1990-luvun alkuvuosina lukema vaihteli noin 26 000:sta 29 000:een.  Varastokirjasto ilmaispalveluineen ja kasvavine kokoelmineen on pitänyt kuitenkin hyvin pintansa. Viime vuonna jo 43 % kotimaisista kaukopalvelutilauksista meni Varastokirjastoon.

Päivän viimeisenä esityksenä kuultiin  Andy Appleyardia, joka toimii kaukopalvelusta (document supply) ja muusta asiakaspalvelusta vastaavana johtajana British Libraryssa. Hän on aiemmin työskennellyt autoteollisuuden palveluksessa.  Tämän tietäen esityksen otsikko ei ole niin yllättävä: What do Toyota and the British Library have in common?

British Library haluaa uusia omia toimintatapojaan ja mallia on otettu myös autoteollisuudesta.  Palvelukonseptia ollaan uudistamassa haasteellisessa tilanteessa: määrärahat ovat pienenemässä talouskriisin ja budjettileikkausten seurauksena. Lisäksi esim. kustantajien vaatimat lisenssirajoitukset vaikeuttavat kausijulkaisuista annettavaa palvelua.

British Librarylla on toisaalta paljon vahvuuksia, joiden pohjalta uudistustyö on voinut edetä. Käytössä on esim. paljon uutta tekniikkaa ja kirjastolla on hyvä brändi. British Library haluaa olla julkisen sektorin toimija, jolla on yksityisen sektorin asenne.  Työprosesseja kehitetään jatkuvasti ja ne halutaan standardisoida.  Johtamisen pitää olla osallistuvaa ja ongelmia ratkotaan moniammatillisten tiimien avulla. Ennen kuunneltiin paljon ulkopuolisia konsultteja. Nyt kuunnellaan mieluummin asiakkaita ja omaa henkilökuntaa.

Vertikaalisesta (siilomaisesta) näkökulmasta on siirrytty horisontaaliseen näkökulmaan.  Toisaalta kehitystyö on johtanut siihen, että henkilökuntaa on voitu vähentää eräistä tehtävistä.  Budjettileikkaukset olisivat ilmeisesti joka tapauksessa pakottaneet tähän.

Appleyardin esitykseen liittyy myös video.

Lisätietoja kolmipäiväisen konferenssin ohjelmasta.

Kirjoittaja:

Raimo Pekkanen

kirjastoamanuenssi
Viikin kampuskirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto