Aina on parannettavaa – palautetta kirjaston käyttäjäkyselyn kautta

Kirjaston kansallinen käyttäjäkysely toteutettiin maalis-huhtikuussa ja kyselyn koordinoinnista vastasi jälleen Kansalliskirjasto. Kyselyssä Helsingin yliopiston kirjaston palveluja arvioi 1113 vastaajaa, mikä oli 16 % osuus yliopistokirjastojen vastauksista.

Suurin osa palautteesta kohdistui Kaisa-talossa toimivaan pääkirjastoon, jota arvioi 67 % vastaajista. Suurin vastaajaryhmä olivat perustutkinto-opiskelijat (64 %). Seuraavaksi suurimmat vastaajaryhmät olivat jatko-opiskelijat (13 %), yliopiston ulkopuoliset asiakkaat (11 %) ja tutkijat (4 %). Tieteenaloista oli vastaajia enemmän humanistisen ja teologisen sekä luonnontieteiden puolelta kuin vuonna 2010, jolloin kysely järjestettiin edellisen kerran.

Koska vastaajajoukossa Helsingin yliopiston keskustakampuksen opiskelijoiden osuus oli huomattavan suuri, kyselyn kautta saadussa palautteessa kuuluu tämän asiakasryhmän ääni.

”Kirjasto on upea ja toimii myös inspiraation lähteenä”

Kyselyn palautteen perusteella voidaan todeta, että kirjastolta odotetaan paljon, palveluja pidetään tärkeinä ja yleinen tyytyväisyysaste on noussut.

Vastaajista 10 % käy kirjastossa päivittäin, 37 % vähintään kerran viikossa ja 29 % muutamia kertoja kuukaudessa. Kirjastoasiointi on lainojen hoitamista, itsenäistä opiskelua/työskentelyä, kopiointia ja tulostusta, painettujen ja elektronisten aineistojen käyttöä sekä tiedon hakua.

Syiksi käydä kirjastossa harvakseltaan mainittiin mm. muut kiireet tai asuminen etäällä kirjastosta, verkkoaineistojen käyttö tai se, että kirjastossa on liikaa meteliä ja vähän työskentelytiloja. Työskentelytilojen riittämättömyyttä kritisoitiin useissa palautteissa. Kyselyn aikoihin saatiin myös muuta kautta useita palautteita, joissa toivottiin vain yliopiston opiskelijoille rajattuja lukupaikkoja. Tällaisia pyrittiin mm. Kaisa-talossa myös järjestämään, kun kevään ylioppilaskirjoitukset ja pääsykokeisiin valmistautuminen lisäsivät lukupaikkojen tarvetta.

Verkkopalveluista käytetään Helkan ohella eniten MOT-sanakirjoja ja Nelliä. Helppokäyttöisiä verkkopalveluja ja tietoa tarjolla olevista palveluista kaivattaisiin enemmän.

”Joskus löydän ja joskus en. Selkeyttä voisi vielä parantaa”

Helsingin yliopiston kirjastolle käyttäjälähtöisyys on tärkeä arvo. Aleksi Koskisen kirjoitus kokemuksista pietarilaisen yliopistokirjaston asiakkaana kuvaa kirjastoa, joka tämän päivän kampuskirjastoissa asioidessa tuntuu mahdottomalta. Silti aina löytyy parannettavaa.

Opiskelijan kannalta tärkeintä aineistoa ovat kurssikirjat ja niiden riittävyys on ongelma, johon ei löydy kaikkia tyydyttävää ratkaisua. Kirjasto voi hankkia kurssikirjat n. kolmannekselle arvioidusta tenttijämäärästä. Laina-ajan lyhennys 14 vuorokauteen syksystä 2013 alkaen lisää kirjojen kiertoa ja takaa tenttikirjan yhä useammalle. Kyselyn palautteen perusteella kirjaton tulisi myös parantaa aineistojen – niin painetun kuin elektronisen – löydettävyyttä. Tämä onkin yksi kirjaston toimintasuunnitelmassa painottuvat kehittämiskohde.

Parannettavaa on myös kirjaston verkkosivuissa, aukioloajoissa ja sähköisessä asioinnissa. Kiireiseen elämänrytmiin sopivat paremmin palvelut, jotka ovat käytettävissä helposti ja itselle sopivina aikoina, mieluiten 24/7. Asiakkaat kaipaavat myös selkeämpiä vaikutusmahdollisuuksia kirjaston toimintaan. Palautteen antaminen on yksi vaikuttamisen keino ja monissa palautteissa kiitosta sai kyselyn järjestäminen. Keväisen käyttäjäkyselyn tuloksia on kirjastossa ahkerasti analysoitu ja toimenpiteisiin ryhdytty. Positiivisen ja rakentavan palautteen saaminen antaa puhtia ylläpitää ja kehittää entistä paremmin asiakkaiden tarpeisiin vastaavia palveluita.

 ”Kiitos! Ruusuja kaikille jotka ylläpitävät kirjastoja!”

Teksti

Päivi Lammi
Suunnittelija, kirjaston laatuyhdyshenkilö
Hallintopalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva

Helena Hiltunen

Teetä ja antipatiaa – venäläinen opiskelijakirjasto toimii itseään varten?

Enemmistö meistä opiskelijoista pitää hyvin toimivaa kirjastoa itsestäänselvyytenä. Joustavat aukioloajat, laajat kokoelmat, byrokratian minimointi ja helppo saavutettavuus olivat piirteitä, joiden olemassaoloa en osannut vielä vuosi sitten kyseenalaistaa. Tämä kuitenkin muuttui elokuussa 2012, kun lähdin viideksi kuukaudeksi vaihto-opiskelijaksi Pietariin. Opiskelin venäjän kieltä Pietarin valtiollisessa yliopistossa, joka tunnetaan paremmin nimellä SPbGU.

Pietari on kaunis kaupunki, enemmistö sen asukkaista on ystävällisiä ja sen kulttuuritarjonta on rajaton. Hienosta ja miellyttävästä vaihtoajasta ei juuri jäänyt moitittavaa – poikkeuksena SPbGU:n opiskelijakirjasto. Maksim Gorkin mukaan nimetyssä kirjastossa olisi ollut puitteet tehokkaalle opiskelulle, mutta toimintatapojen kankeuden ja neuvostoaikaisten ajattelumallien ansiosta jokainen kirjastokäynti oli tapahtuma vailla vertaa.

Kirjastossa asiointi oli monimutkainen prosessi, joka noudatti lähes aina tiettyä kaavaa. Aluksi vahtimestari tarkasti opiskelijakorttini yliopiston päärakennuksen ovella. Tämän jälkeen vein takkini narikkaan, josta sain vastineeksi muovisen poletin. Sitten nousin portaita päärakennuksen toiseen kerrokseen ja astuin yli neljäsataametrisen käytävän keskiovesta sisään. Kävelin akateemikkojen patsailla ja rintakuvilla koristellun käytävän pohjoispäädyssä olevalle ovelle. Astuin ovesta sisään kirjaston aulaan, jossa laitoin repun, eväät ja muut kirjaston kieltämät tavarat lokerikkoon. Tämän jälkeen annoin lokerikon avaimen vanhalle rouvalle, joka antoi minulle vastineeksi metallisen poletin. Ovivahdista riippuen saatoin tässä kohdin saada mukaani myös paperisen todistuksen siitä, että hallussani olleet venäjänkielen oppikirjat eivät olleet kirjaston kirjoja vaan omiani.

Poletit taskussani ja kirjat kädessäni kuljin viimein lukusalin ovelle, jossa päivysti toinen iäkkäämpi rouvashenkilö. Hän merkitsi pöydällään olevaan listaan nimeni ja mukanani olleet kirjat sekä kirjastoon saapumisaikani. Lopulta astuin sisään lukusaliin, jossa menin haluamallani paikalle opiskelemaan. Taukotilasta, puheluhuoneesta tai rennosta ryhmätyötilasta ei ollut tietoakaan, vaan esimerkiksi ryhmätyöskentely oli mahdollista vain kirjaston ulkopuolella. Nälän tai janon yllättäessä palasin aina kirjaston aulaan, josta polettia vastaan sain haltuuni avaimen ja lokerikosta repun ja eväät. Tosin henkilökunnalla oli teensiemailutaukoja tuon tuostakin. Vaihto-opiskelijoiden kesken yliopiston byrokratia muodostui hallinnollisen mielivallan kruununjalokiveksi – opimme suhtautumaan yliopiston kontrolliin ja kirjaston toimintatapoihin huumorilla.

Kirjaston henkilökunta oli pääosin mukavaa ja ystävällistä. Kaikesta kuitenkin huokui muutosvastarinta, aloitekyvyttömyys sekä ennen kaikkea virheiden välttely, jonka puitteissa mitään ei uskallettu tehdä. Organisaatiota johdettiin selvästi hyvin keskusjohtoisesti, jonka seurauksena jokainen toiminto oli hidas. Koin yllättävänä sen, ettei kirjaston suurinta käyttäjäryhmää eli opiskelijoita oltu huomioitu riittävästi, vaan kirjasto toimi omilla ehdoillaan ja puhtaasti itseään varten. Esimerkkeinä tästä olivat kirjaston ennenaikainen sulkeminen iltaisin sekä kirjastokortin myöntämisen vaikeuttaminen.

Suomeen palattuani kontrasti SPbGU:n kirjastoon oli suuri. Kaisa-talo tuntuu edelleenkin uuden maailman kahdeksannelta ihmeeltä, josta on vaikea löytää kritisoitavaa. Lisäksi Helsingin yliopiston kirjaston toimintatavat ovat erinomaiset, sillä toimintaa kehitetään käyttäjälähtöisesti ja aina parhaaseen lopputulokseen pyrkien. Henkilökunta, tilat, kokoelmat ja infrastruktuuri – Helsingin yliopiston kirjasto voi syystäkin olla itseensä tyytyväinen.

Teksti

Aleksi Koskinen
HuK, yleinen historia
Kirjaston opiskelijatoimikunnan jäsen

Kuva

Aleksi Koskinen
Helena Hiltunen

Tavoiteohjelman valmistelu: Tulevaisuuden tavoitteisiin arjen toiminnalla


Ennustaminen on tunnetusti vaikeata, etenkin tulevaisuuden ennustaminen. Ennakointi eli tulevaisuudentutkimus tarjoaa apuvälineitä mennyttä, nykyisyyttä ja tulevaa koskevan tiedon hallintaan. Näitä apuvälineitä ovat mm. tulevaisuuden kuvaaminen, analysointijärjestelmien luominen, kehittäminen ja hyödyntäminen ja tulevaisuutta koskevan tiedon tuottaminen, hankinta, käsittely, muokkaus, analysointi ja raportointi.

Strateginen suunnittelu on ennakointia mitä suurimmassa määrin. Laadittaessa strategiaa joudutaan pohtimaan, miten tulevaisuuden uhkien ja haasteiden suhteen toimitaan. Samalla luodaan kuvaa siitä, missä haluamme olla, millaisia tuotteita tai palveluja tuottaa ja kenelle sekä millaisia resursseja onnistumisemme edellyttää.

Tavoiteohjelmasta toimintasuunnitelmaksi

Pitkin vuotta on kirjastossa valmisteltu tavoiteohjelmaa ja pyritty siten ennakoimaan tulevaa. Kirjaston tavoiteohjelma on toimitettu yliopiston rehtorille ja tavoiteneuvottelussa on sovittu tarkennuksista ja resursseista. Parhaillaan on käynnissä strategisten tavoitteiden pelkistyminen ja kiteytyminen toimintasuunnitelmaksi. Tämä puristus on kriittinen kohta, jossa tavoiteohjelman lauseet on konkretisoitava käytännön toimiksi.

Toimintasuunnitelman tekeminen ei ole mikään pikkujuttu, sillä ilman toteutusta tavoiteohjelmalla ei ole mitään virkaa. Lindroosin ja Lohiveden mukaan strategian toteutus onnistuu hyvin vain 1-3 tapauksessa kymmenestä. Mitään patenttilääkettä ei ole, vaan onnistuminen syntyy monen eri asian summana. Organisaation johdolla on keskeisin rooli strategian toteutumisessa, eikä tätä johtamista voi delegoida. Strategian toteutuksessa on kyse ihmisten ja asioiden johtamisesta. Toteutusvaihe on jatkuva ja koko strategiakauden kestävä prosessi, kun taas strategian suunnittelu on kestänyt vain tietyn valmisteluajan. Arjen toiminnaksi strategia muuttuu, kun se pystytään viemään yksilötasolle. Vuotuiset kehityskeskustelut ovat tässä yksi tärkeä etappi.

Lähde:

Jan-Erik Lindroos ja Kari Lohivesi: Onnistu strategiassa. 2004.

Teksti:

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina

Miten kirjasto kuuntelee asiakkaitaan?

Voidakseen kehittää palvelujaan asiakkaiden tarpeita vastaaviksi, kirjaston on kuunneltava asiakkaitaan. Asiakaspalautteen kerääminen on yksi tapa.

Helsingin yliopiston kirjastolla on ollut käytössään useita palautekanavia asiakaspalautteen keräämiseen. Kirjasto on mukana Kansalliskirjaston koordinoimassa kirjastojen kansallisessa käyttäjäkyselyssä, joka järjestetään noin kahden vuoden välein ja seuraavan kerran v. 2013. Kysely tuottaa paljon arvokasta vertailutietoa, mutta laajan palautteen analyysi vie aikaa. Strukturoitu lomake myös ohjaa antamaan palautetta etukäteen määritellyistä asioista.

Vapaampaa, päivittäistä palautetta kirjasto saa asiakkailta sähköpostin ja erilaisten palautelomakkeiden kautta. Palvelutilanteissa asiakkailta saadaan paljon spontaania palautetta. Näiden palautteiden dokumentoinnissa kirjastoilla on vielä kehitettävää, jotta saatu palaute kantaisi kortensa koko organisaation kehittämisen kekoon.

Case: koekäytössä palautetaulu

Kirjaston palvelumuotoiluhankkeessa kootuista ja toteutukseen valituista kehittämisideoista yhdessä toivottiin mahdollisuutta jättää pikapalaute kirjastokäynnistä. Alkuajatuksissa ehdolla oli esim. päätelaite palautteen antamiseen.

Kaisa-talon avajaisviikolle ideoitiin palautetaulu, jolle kävijöiden toivottiin kirjoittavan ensivaikutelmiaan. Kirjaston sisääntuloaulaan sijoitettu taulu oli otsikoitu: ”Kerro meille – ajatuksia, toiveita, unelmia ja palautetta”. Koekäytössä ollut taulu lunasti odotukset, sillä palautetta kertyi runsaasti. Saman idean toisinto kirjaston Facebook-sivuilla ei saavuttanut samaa suosiota. Palautteen antamiselle nimettömästi on edelleen tilausta.

Koonti kehittämisehdotuksista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä julkaistiin kirjaston uutisblogissa. Tällainen palautteen palaute on oleellinen osa palautteen käsittelyä ja siihen reagoimista.

Uusia tapoja jatkossakin

Kirjasto pyrkii jatkossakin kuuntelemaan asiakkaidensa toiveita herkin korvin. Erilaisia palautekanavia kokeillaan olemassa olevien rinnalla ja käytössä olevia kanavia yhdistellen. Esimerkiksi kirjaston facebook-profiililla on 1100 seuraajaa, mikä on jo varsin hyvä otos, jolle voi kohdentaa täsmäkysymyksiä.

Muita ideoita ovat mm. kirjaston tiloihin sijoitetut qr-koodit, joiden kautta pääsee antamaan palautetta ko. asiasta/paikasta/palvelusta. Näiden pohjaksi on uusittu syksyn 2012 aikana kirjaston palautelomake. Palvelumuotoiluhankkeessa opittuja menetelmiä voisi hyödyntää asiakkaita osallistavissa teemaryhmähaastatteluissa. Keveämmin toteutetussa versiossa palautetta kerättäisiin pikagallupien tai ovensuukyselyjen avulla – kirjasto tiloissa tai verkossa.

Miten sinä haluaisit antaa palautetta tai kehittää kirjaston toimintaa?

 

Teksti ja kuva

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallintopalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

“Nyt selviän mistä vaan” – kirjaston IFLA-vapaaehtoisten kokemuksia

Helsingin yliopiston kirjasto osallistui isolla panostuksella IFLAn 78. vuosittaisen kongressin järjestelyihin Helsingissä. Vapaaehtoisena kongressissa työskenteli yli 40 kirjaston henkilökunnan jäsentä. Lisäksi kirjastolla oli edustus IFLAn kansallisessa komiteassa ja kirjastonjohtaja emerita Tuula Ruhanen oli kongressin vapaaehtoisten pääkoordinaattori. Vapaahtoisille IFLA oli tilaisuus lisätä kansainvälistä kokemusta ja luoda kontakteja niin kansallisesti kuin kansainvälisesti.

Elokuun lopulla osa kirjaston vapaaehtoisista kokoontui vielä kertaamaan kokemuksiaan IFLA-aamukahvin ääressä.

Oppia ja kollegoja yli rajojen

IFLA-aamukahvien aluksi ylikirjastonhoitaja Kaisa Sinikara totesi olevansa ylpeä kirjaston henkilöstön panoksesta. Luottamus siihen, että isojen konferenssien järjestäminen onnistuu tulevaisuudessakin, on vankalla pohjalla. IFLAn vapaaehtoisten pääkoordinaattorina toiminut ja Helsingin yliopiston IFLA-asioita projektityöntekijänä edistänyt Tuula Ruhanen nosti esiin valtavan piilevän osaamisen, jota henkilöstöltä löytyy ja joka tuli hänelle tietoisuuteensa vapaaehtoisia haastatellessa. Työskentely IFLAssa lisäsi paitsi IFLAn tuntemusta, myös intoa itsenäiseen työskentelyyn.

IFLA-aamukahville osallistuneiden puheenvuoroissa käytiin läpi kommelluksia, yllätyksiä ja kokemuksia, joita viikon kestäneen kongressin aikana oli tullut vastaan. Kaikille kokemus oli positiivinen ja voimaannuttava (vrt. Helsingin kongressin teema Libraries Now! – Inspiring, Surprising, Empowering). Vaikka työtehtävät olivat monilla yllättävän uuvuttavia ja oma osallistuminen muutoin kongressiin jäi vähäiseksi, tunnelma vapaaehtoisten keskuudessa oli loistava ja yhteistyö hienoa. Kollegoja eri kirjastoista oppi tuntemaan paremmin, kun työskenteli yhdessä heidän kanssaan kaikille uudessa tilanteessa. Samalla oppi myös itsestään uusia puolia ja luottamus omaan ammattitaitoon ja osaamiseen vahvistui.

Erityiskiitos mainittiin kirjaston henkilöstölle kevättalvella 2012  järjestetystä englannin small talk -kurssista, joka antoi valmiuksia kansainvälisten kollegojen kohtaamiseen.

Teksti:

Päivi Lammi
suunnittelija
Hallintopalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva:

Helena Hiltunen

Tavoiteohjelman valmistelu: Strategiakartta matkalle mukaan

Alkukesän auringossa ja lomakauden lähestyessä mielessä siintää Se Paras Loma. On aika kaivaa kartta esiin ja valita kiinnostavimmat lomakohteet. Melko pian kuitenkin huomaa, ettei aika riitä kaikkeen. On puntaroitava, aikataulutettava ja valittava ne, jotka takaavat onnistuneimman lopputuloksen.

Helsingin yliopiston kirjastossa on alkuvuosi uurastettu vuosien 2013-2016 strategian parissa. Suuriksi tavoitteiksi on kiteytynyt, että kirjasto tarjoaa osaavaa kumppanuutta tutkimuksen ja oppimisen parhaaksi ja tarjoaa yliopiston tutkimustulokset ja kirjaston osaamisen yhteiskunnan käyttöön. Lisäksi kirjasto haluaa olla innostava ja hyvinvoiva yhteisö ja rakentaa taloutensa kestävälle pohjalle. Päätähtäimenä on siivittää yliopistoa visionsa mukaisesti matkallaan huipulle ja yhteiskuntaan.

Kirjaston strategiakartalle on piirtynyt kymmenen kehittämiskohdetta, ”maakuntaa”, joita toteutetaan yhteensä 21 toimenpiteen, ”matkakohteen”, voimin. Kukin kehittämiskohde ja toimenpide on tässä vaiheessa tärkeä, kiinnostava ja moni ns. pakko tehdä. Vaan miten käy tavoitteiden ja todellisuuden yhteensovittaminen?

Lomasuunnitelmissakin on huomioitava, että aika, raha ja jaksaminen ovat rajallisia. On myös valintoihin liittyviä ulkopuolisia paineita, esim. sukulaisten vierailupyynnöt, jollei jopa vaatimukset. Kaikki olosuhteet huomioiden on toteutettavien asioiden valinta ja aikataulutus varsin monimutkainen palapeli niin kotioloissa kuin kirjaston strategiatyössä. Varsinkin jos ja kun on valittu mahdollisimman keskusteleva ja yhteisymmärrykseen perustuva toimintatapa despotian sijaan.

Taloustilanne ja toimintaympäristön jatkuva muutos pakottavat kirjaston tarkastelemaan strategiakarttaansa kriittisesti. Kaikkea ei ole mahdollista tehdä – tai ei ainakaan toivotulla tasolla. Yllättäviin muutoksiin on oltava valmis reagoimaan nopeasti ja muuttamaan suuntaa kohteesta toiseen. Aina ei käytössä oleva karttakaan ole ajan tasalla tai ajaudutaan muuten harhaan. Strategiakartan tulee ohjata takaisin päätielle, vaikka joku kohde katoaisikin tai osoittautuisi sellaiseksi, että sen kohdalla painetaan kaasua. Päätavoitteiden tulee olla kuitenkin selkeänä mielessä.

Kirjastossa strategiamatkan suunnittelu välietappeineen, taukopaikkoineen, kohdejärjestyksineen ja budjetointeineen jatkuu koko syksyn ajan. Hyvää matkaa meille!

Jutun inspiraationa on toiminut Eeva Laurilan lomauni ja kirjoittajan automatka Lofooteille kesällä 2009. Käytössä oli tiekartta vuodelta 1992, mikä toi matkaan yllättäviä ja antoisia muuttujia.

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina

Teksti

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Tavoiteohjelman valmistelu: Elävää strategiatyötä yhdessä tehden

Osa3

Perinteinen malli strategiatyölle on ollut se, että organisaation johto on lähes yksin vastannut strategian tuottamisesta. Valmis strategia on esitelty työntekijöille ylhäältä annettuna. Strategian ”jalkauttamiseen” on kulunut resursseja, mutta kuilu johdon tulevaisuussuunnitelmien ja henkilöstön arkipäivän välillä ei ole kaventunut. Strategia ei ole ohjannut organisaation työtä muutoin kuin paperilla. Visiolle on kahvipöydissä vain naureskeltu.

Onneksi ajat ovat muuttuneet. Nykyään strategian laatiminen on vain osa strategiatyötä, joka laajasti nähtynä kattaa strategiasuunnittelun, strategian toteutuksen ja strategisenjohtamisen. Strategiatyö on näin ollen osa organisaation työtä. Organisaation henkilöiden ja ryhmien roolit ovat erilaisia strategiatyön eri vaiheissa, mutta kaikkien tulisi olla tavalla tai toisella mukana eri vaiheissa – niin henkilöstön kuin johdon. Parhaimmillaan strategiatyö on elävä, jatkuva prosessi, jossa tapahtuu oppimista yksilön, tiimin ja organisaation tasolla.

Esteitä elävän strategiatyön polulla

Suomen Strategisen Johtamisen Seuran julkaiseman tutkimuksen Strategiabarometri 2010 mukaan strategian toteutuksen pääongelmat ovat

  • strategian ja prioriteettien epäselvyys
  • päivittäisen työn hallitsevuus
  • toimintaympäristön muutokset
  • omien yksiköiden etujen ajo
  • puutteelliset johtajuustaidot

Samat ongelmat ovat toistuneet koko tutkimuksen neljän vuoden tarkasteluajanjakson ajan.

Kirsti Kehusmaa on kuvannut kymmenen tutkimustensa mukaan merkittävintä strategiatyön onnistumisen estettä. Näitä ovat

  • strategiatyön irrallisuus
  • strategiatyöhön osallistuu vain pieni joukko
  • todellisia strategiavalintoja ei tehdä
  • strategia on huonosti viestittävissä
  • johtamismalli ei tue strategiaa
  • johto arvioi organisaation väärin
  • konkreettista toteutusta ei suunnitella
  • toteutus ei onnistu käytännössä
  • strategiaa ei seurata ja arvioida jatkuvasti
  • strategiaa ei päivitetä

Strategiatyön irrallisuus tarkoittaa tyypillisesti sitä, että kyseessä on erillinen projekti, jonka tavoitteena on vain saada aikaan strategiapaperi. Yhteys vuosittaisiin toimintasuunnitelmiin ja esim. kehityskeskusteluihin on vähäinen. Strategia ja päivittäisen työn välistä yhteyttä ei tällöin nähdä tai haluta nähdä. Irrallisuuteen liittyy usein myös todellisten valintojen puutteellisuus ja sisällön ylimalkaisuus tai monimutkaisuus.

Koska strategian toteuttamiseen tarvitaan koko organisaatio, tarvitaan myös sen laatimiseen koko organisaation osaamista. Suurin osa strategiatyötä on kuitenkin strategian toteuttaminen, seuranta sekä arviointi, jotka edellyttävät koko organisaation panosta. Elävässä strategiatyössä jokaisella organisaation toiminnolla, ryhmällä ja henkilöllä on oma tiedostettu roolinsa. Kaikki eivät osallistu kaikkiin vaiheisiin, mutta jokaisella on merkityksellinen tehtävänsä strategiantyön jossain vaiheessa tai vaiheissa.

Yhdessä tehden ja oppien

Helsingin yliopiston kirjaston tavoiteohjelmatyötä (=strategiatyötä) on pyritty ja pyritään tekemään dialogisesti eli yhdessä keskustellen ja kaikkien asiantuntemusta hyödyntäen. Tavoitteena on elävä, kirjaston pulssin tunteva tavoiteohjelmaprosessi.

Tavoiteohjelman suunnittelussa on koko organisaation osaaminen pyritty ottamaan käyttöön mm. avoimien työpajojen ja meneillään olevan monitasoisen kommentointikierroksen avulla. Keskusteluun kirjaston tulevaisuudesta on kannustettu myös ns. epävirallisemmilla foorumeilla. Yhtenä pääajatuksena on, että yhdessä tehty ja ymmärrettävä tavoiteohjelma on helpompi sisäistää oman työn ohjenuoraksi.

Helsingin yliopisto on tarjonnut uudella strategisen suunnittelun mallillaan hyvät puitteet kirjaston tavoiteohjelmatyölle. Ensimmäistä kertaa kirjastossa tässä muodossa ja tässä organisaatiossa alkanut prosessi on samalla myös oppimisprosessi uuteen toimintamalliin. Uudenlainen toimintakulttuuri ei synny hetkessä ja osallistumisinto prosessissa kasvanee ajan myötä. Avoimella ja kunkin kohderyhmän huomioivalla viestinnällä siivitetään uudenlaisen kulttuurin syntymistä. Näin saadaan strategia ja visio nostattamaan näppylöiden sijaan innostusta.

Painetut lähteet:

Kirsti Kehusmaa: Strategiatyö – organisaation voimanlähde. 2010

Saku Mantere, Kimmo Suominen ja Eero Vaara (toim.): Toisinajattelua strategisesta johtamisesta. 2011

Lauri Tuomi ja Tuula Sumkin: Strategia arjessa – oivalluksia organisaation uudistajalle. 2009

 

Kirjoittaja

Päivi Lammi

Suunnittelija

Hallinto- ja kehittämispalvelut

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina

Tavoiteohjelman valmistelu: Arvot pohjana valinnoille

Arvot ohjaavat tapaamme toimia. Osana strategista suunnittelua ne kertovat periaatteet, joihin toimintamme pohjautuu. Ne myös vastaavat kysymykseen: “Miksi teemme tätä työtä?”. Jokaisessa organisaatiossa on arvot ja jokaisella ihmisellä on omat arvonsa, puhuttiinpa arvoista tai ei. Yhdessä pelisääntöjen kanssa arvot muodostavat organisaatiokulttuurin.

Helsingin yliopisto on määritellyt arvoikseen kriittisyyden, luovuuden ja pyrkimyksen tietoon ja totuuteen. Voimassaolevassa tavoiteohjelmassaan vuosille 2010-2012 kirjaston arvoina mainitaan näiden yliopiston arvojen ohella “kirjastoalan yhteiset palvelun arvot”. Varsinaisesti ei kuitenkaan ole avattu mitä viimeksi mainituilla tarkoitetaan.

Syksyllä 2010 työhyvinvointibarometrin yhteydessä henkilöstöllä oli mahdollisuus kertoa, mitkä heidän mieltään ovat Helsingin yliopiston kirjaston toiminnan arvot. Tämän materiaalin pohjalta on osana kirjaston palvelumuotoiluprojektia suunnittelutoimisto Taivas kiteyttänyt kirjaston arvoiksi asiantunteva, tasa-arvoinen ja ennakkoluuloton. Keskustelua näistä arvoista on käyty, mutta koko organisaation kattavasti.

Tarvitaan arvokeskustelua!

Arvojen luominen ja pohdinta ovat kiinteä osa strategiaprosessia, jossa luodaan kuvaa halutusta ja tavoittelemisen arvoisesta tulevaisuudesta. Arvot eivät saisi olla vain esim. strategiatyöpajassa syntynyt sanalista yleispäteviä sanoja, vaan niiden tulisi ohjata käytännön työssä tehtäviä päätöksiä ja valintoja. Muutoin strategian ja käytännön arvojen välinen ristiriita näkyy nopeasti päivittäisessä johtamisessa.

Kauppakamarin Yrityskulttuuri 2009 -tutkimusaineistosta ilmenee, että henkilöstö arvioi kautta linjan yrityskulttuurin eri osa-alueiden toteutuvan paremmin niissä yrityksissä, joissa arvot on määritelty. Yritysjohdon näkemykset ovat samansuuntaiset.

Tärkeiden toimintaa ohjaavien arvojen tunnistamisen jälkeen tulisi käydä organisaation eri tasoilla keskustelua siitä, miten arvot näkyvät työskentelytavassa, käyttäytymisessä ja suhtautumisessa muihin. Siten jokaisella työntekijällä olisi selkeä käsitys siitä, mitä esim. tasa-arvoisuus hänen työssään tarkoittaa ja mitä se koko organisaation arvona merkitsee. Kun arvoiksi listattujen sanojen merkitykset on perattu perinpohjaisesti voidaan päästä tilanteeseen, jossa arvot ovat tietoisesti tai tiedostamatta mukana jokaisessa keskustelussa. Silloin kysymme itseltämme niin uusia palveluja kehittäessä, hankintapäätöksiä tehdessä kuin kahvipöytäkeskusteluissakin “onko tämä arvojemme mukaista toimintaa”.

Helsingin yliopiston kirjaston osalta arvokeskustelua jatketaan osana uuden tavoiteohjelman laatimista vuosille 2013-2016. Keskustelun voi aloittaa jo tänään pohtimalla esim. mitä pyrkimys tietoon ja totuuteen merkitsee oman työn kannalta.

Teksti

Päivi Lammi
Suunnittelija, kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattori
Hallinto- ja kehittämispalvelut

Kuva

Aino-Leena Juutinen
Verkkotoimittaja