Uuden hallintopäällikön mietteitä

Aloitin Helsingin yliopiston kirjaston hallintopäällikkönä tämän vuoden alusta. Organisaatio ja tehtävä ovat uusia, joten haasteita riittää. Hyvää harjoitusta ja eväitä tehtävääni ovat antaneet ne seitsemän vuotta, joina työskentelin suunnittelijana hallintoviratossa kirjastopalvelujen koordinointiyksikössä. Yhdessä Hirnin Marjan kanssa loimme ensimmäisiä askeleita kohti kirjaston yhteisiä palveluita. Marjan työkenttä oli e-aineistojen hankinta ja minun yhteinen viestintä.

Vuoden 2002 Verkkarista löytyy meistä pieni nimitysuutinen: ”Uusia osaajia yhteisiin palveluihin” (Verkkari: http://www.helsinki.fi/kirjastot/verkkari/2002/08/uusia.htm ). Tuossa uutisessa oli toisn  pieni painovirhe: koulutukseltani olen Elintarviketieteiden maisteri (ETM), informaatikko, en MMM.

Käytännön opin kirjastotoimintaan olen saanut Viikistä: Maatalouskirjastosta ja Viikin tiedekirjastosta. Kiitos vasta eläkkeelle jääneen kirjastonjohtaja Heli Myllyksen, joka tarjosi mahdollisuuksia tehdä erilaisia työtehtäviä kirjastossa ja kannusti eteenpäin. Viikin vuosina tein lähes kaikkia kirjaston töitä aina kokoelmasiirroista toimistotehtäviin. Luettelointi taitaa olla ainut työ mitä en koskaan ole tehnyt, saapumisvalvontaa ja sisällönkuvailua kyllä.

Nyt kirjaston hallintopäällikkönä tehtäviini kuluu mm. vastata kirjaston hallinto- ja tukipalveluiden järjestämisestä ja kehittämisestä; tukea ylikirjastonhoitajaa  johtamisessa sekä toiminnan ja talouden suunnittelussa ja vastata johtokunnan ja johtajan päätösten valmistelusta, esittelystä ja toimeenpanosta.  Työtehtäviä on kieltämättä paljon, mutta selviytymisperiaatteenani on, että norsu on huomattavasti helpompi syödä paloina kun kokonaisena. Eli hoidetaan asia kerrallaan, jos vain mahdollista.

Tammikuussa keskitettyihin hallintopalveluihin siirtyi kampuskirjastoista viisi henkilöä aiemmin syksyllä viestintään ja laatuasioihin siirtyneiden kolmen lisäksi. Kuluneen neljän kuukauden aikana olemme käyneet läpi mm. kirjaston henkilöstö- ja taloushallinnon työtehtäviä ja työnjakoa. Jo nyt on käynyt ilmi, että edelleen on tarvetta selkiinnyttää työnjakoa ja työprosesseja kampuskirjastojen kanssa. Työtä tehdään mm. kahdessa ryhmässä: henkilöstö- ja taloushallinnon koordinointiryhmissä, joissa molemmissa on mukana kampuskirjastojen toimistohenkilöitä. Samoja teemoja ja linjauksia käsitellään kampuskirjastojohtajien kanssa. Työn tuloksena syntyy toimintaperiaatteita sekä aineistoa yhteiseen toimintakäsikirjaan, joka päivitetään vuoden loppuun mennessä. Käsikirjan päivityksen koordinointivastuu on hallinto- ja kehittämispalveluissa, koordinaattorina suunnittelija Päivi Lammi.

Palvelujen kolmas osapuoli on keskushallinto/ kampusten palvelukeskukset. Uuden käytännön mukaan yksiköt eivät enää solmi palvelusopimuksia keskushallinnon kanssa vaan palvelun toimivuutta käydään läpi erillisissä palveluseminaareissa. Palveluseminaari erillisille laitoksille on toukokuun alkupuolella ja sitä varten laitoksilta on pyydetty 19.4. mennessä palautetta palvelujen toimivuudesta ja kehittämistarpeista.

Kevään aikana uudistetaan kirjaston hinnasto. Sitä valmistelee erillinen työryhmä: Pirkko Tokat, Nicola Nykopp, Helene Javén, Pirjo Suokonautio ja allekirjoittanut. Tavoitteena on saada uusi hinnasto johtokunnan vahvistettavaksi 2.6. pidettävään kokoukseen. Johtokunnan asialistalla ovat kevään ja alkusyksyn aikana lisäksi mm. vuosikolmannesten raportit, henkilöstösuunnitelma ja tavoiteohjelman tarkenne. Lisäksi kirjaston viestintä ja markkinointi saavat omat tarkennetut toimintasuunnitelmat ja henkilöstön osaamisohjelma päivitetään.

Uuden kirjaston hallinto on askel askeleelta muotoutumassa. Johtokunta, johtoryhmä, kampuskirjastojen neuvottelukunnat ja opiskelijatoimikunta ovat vasta nimetty ja niiden toiminta on osittain vasta käynnistymässä. Nyt testataan paperille tehtyjä suunnitelmia käytännössä.  Uudet käytänteet ja muutokset vievät aikansa ja varmasti kaikki ei mene kuten ennakkoon suunniteltiin. Meidän on jatkuvasti arvioitava toimintaa ja oltava valmiit tarvittaessa myös muuttamaan sitä.

Itse katson luottavaisin ja innostunein  mielin tulevaisuuteen.
Tiina Äärilä
Manta, kolmevuotias Novascotiannoutaja, pitää huolen kotiintuloajoistani ja päivittäisestä ulkoilustani. Kuvan otti tyttäreni Anni.

Kirjoittaja:
Tiina Äärilä
Hallintopäällikkö
tiina.aarila[at]helsinki.fi
Kuva:
Anni Äärilä

Kirjastonjohtajat muistivat eläkkeelle lähteviä kollegojaan

Viikin tiedekirjaston kirjastonjohtaja Heli Myllys ja  palvelujohtaja Teodora (Teddy) Oker-Blom, käyttäytymistieteellisen tiedekunnan kirjaston kirjastonjohtaja Tuula Ruhanen ja Kansalliskirjaston suunnittelija, “Helkan äiti”  Katri Tuori siirtyvät ensi vuoden alkupuolella eläkkeelle Helsingin yliopiston kirjastosta. Kirjastonjohtajien ryhmä yhdessä vararehtori Hannele Niemen kanssa muisti eläkkeelle lähtijöitä yhteisellä illanvietolla joulukuun alussa.

Vararehtori Hannele Niemi ja ylikirjastonhoitaja Kaisa Sinikara pitivät jokaiselle lyhyen puheen, missä he kävivät läpi kunkin työuraa ja ansioita Helsingin yliopiston kirjastoissa. Vararehtori ojensi eläkkeelle lähtijöille yliopiston lahjana  yliopiston kauniin rintaneulan. Muulta vierasjoukolta kukin sai muistoksi Oiva Toikan joulunpunaisen linnun.

Heli Myllys

heli Myllys, Sirkku Liukkonen, Liisa Savolainen

Heli Myllys tuli Helsingin yliopiston palvelukseen toukokuussa 1991, jolloin hän aloitti silloisen Maatalouskirjaston kirjastonjohtajana.  Viikin tiedekirjaston johtoon hän astui 1999.  Heli on myös sijaistanut Kaisa Sinikaraa koordinointiyksikössä kahteen otteeseen. Lisäksi hän on toiminut koko kirjastolaitoksen Kaiku-koordinaattorina ja työhyvinvoinnin puolestapuhujana. Lue lisää Helin työurasta.

Teodora (Teddy) Oker-Blom

Teodora (Teddy) Oker-Blom

Teddy on toiminut uransa alussa vuosina 1970-1974 eri tehtävissä Helsingin yliopiston kirjastoissa mm. harjoittelijana Lääketieteellisessä keskuskirjastossa (nykyään Terkko). Eläinlääketieteellisen kirjaston johtajaksi Teddy siirtyi  vuonna  1996. Kirjaston yhdistyessä Viikin tiedekirjastoon vuonna 2004 Teddy aloitti  kirjaston palvelujohtajana. Teddy on luonut myös kansainvälistä uraa  toimiessaan Karoliniska Institutetin kirjaston johtajana 90-luvulla Ruotsissa. Lue lisää Teddyn työurasta.

Tuula Ruhanen

Tuula Ruhanen ja Hannele Niemi
Tuula Ruhasen työura yliopistossa alkoi Helsingin yliopiston kirjaston bibliografisella osastolla aprillipäivänä 1975. Viisi vuotta myöhemmin hänestä tuli bibliografisen osaston yhteisluettelointitoimiston esimies ja myöhemmin saman osaston kausijulkaisutoimiston toimistopäällikkö. Kasvatustieteellisen tiedekunnan kirjaston kirjastonjohtajan tehtävä kutsui 1992. Tuula sydäntä lähellä ovat  informaatiolukutaito ja kansainvälinen toiminta. Tuula on jatkossakin mukana kirjastojen kansainvälisessä toiminnassa mm. IFLA 2012 -konferenssin järjestelyjen kautta.

Katri Tuori

Hannele Niemi ja Katri Tuori
Katri Tuori, Helkan äiti, on tehnyt pitkän työuran Helsingin yliopiston kirjastossa, nimen ja tehtävän muutoksen jälkeen vuodesta 2006 Kansalliskirjastossa. Katrin käsiala on näkyvissä kaikkialla Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen atk-järjestelmien historiassa. Hänen organisoimiensa työryhmien ja sisäisen koulutuksen kautta asiantuntijuus on kasvanut ja Helka-tietokanta on ollut jo pitkään asiakkaille ylivoimaisesti Suomen käytetyin tieteellisten kirjastojen tietokanta. Katri on myös Verkkarin perustajajäseniä.

Hannele Niemi

Hannele Niemi

Juhlassa muistettiin myös vararehtori Hannele Niemeä, joka vuodenvaiheessa jättää vararehtorin tehtävän. Kaisa Sinikara toi puheessaan esiin Hannele Niemen merkittävän roolin kirjastolaitoksen kehittäjänä. Kirjastojen kannalta Hannele Niemen valinta kahteen kertaan ensimmäiseksi vararehtoriksi on merkinnyt paljon. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta on ollut hänen johdolla aktiivinen, hyvin johdettu toimikunta. Arvokasta on ollut se, että vararehtori  on pitänyt tärkeänä ja toiminut sen puolesta, että kirjastot toimivat tiiviissä yhteistyössä opetuksen ja tutkimuksen kanssa.

Yhteisen yllätysjuhlan tunnelma oli lämmin ja iloinen – ei haikea.  Jokaista odottaa uudet haasteet, mutta siteet yliopistoon ja sen kirjastoon eivät katkea.

Edessä vaihtuvat satamat, maisemat.
Hetkeksi pysähdymme. Joskus jäämme.
Kunnes on jälleen aika nostaa purjeet.

“Positiivari”

Teksti ja kuvat:
Tiina Äärilä
suunnittelija
kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö

Lepoa ja tiedonhallintaa

Sain viime viikolla kirjeen Mannerheimin lastensuojeluliitolta kuten kaikki muutkin seitsemäsluokkalaisten vanhemmat. MLL muistuttaa vanhempia unen merkityksestä nuorten hyvinvoinnille ja terveydelle. WHO:n tutkimuksen mukaan suomalaiset nuoret ovat Euroopan väsyneimpiä. Suurin syy väsymykseen on toistuvasti liian lyhyeksi jäävät yöunet.

Kirjeessä muistutetaan, että vanhempien antama esimerkki on nuorelle tärkeä malli. Järkipuhe tehoaa huomattavasti paremmin, jos vanhempi elää itse kuten opettaa.

Talviaikaan siirtyminen antoi yhden lisätunnin, mutta miten on? Huolehdimmeko itse riittävästä yöunesta? Maltammeko mennä ajoissa nukkumaan? Pyörivätkö työasiat mielessä niin, että uni ei vain tule tai uni keskeytyy aamuyöstä?

Viime viikolla vietettiin valtakunnallista univiikkoa. Riittävä uni ja lepo ovat tärkeitä ei vain itsemme, vaan myös läheistemme, työtovereidemme ja asiakkaittemme kannalta. Väsyneen keskittymiskyky ja työkyky on laskenut, pinna on ns. lyhyempi ja helposti tulee sanottua jotain sellaista mitä levänneenä emme sanoisi. Aivomme tarvitsevat toimiakseen riittävästi unta ja lepoa.  Parhaimmat oivallukset syntyvät myös usein lepotilassa.

Kuva: Tiina Äärilä

Kirjastoissa eletään hyvin työntäyteistä aikaa.  Normaalin toiminnan ohella suunnitellaan tulevaa, osallistutaan koulutuksiin ja seminaareihin. Tänä syksynä on ollut ja on runsaasti tarjolla kiinnostavia tilaisuuksia, joihin mielellään osallistuisi. Kalenteri vain täyttyy helposti kaikenlaisista menoista, ja pitäisi hoitaa myös ne omat työt ja tehtävät. Onneksi Verkkari tarjoaa lukijoilleen tässäkin numerossa lyhyitä katsauksia ja yhteenvetoja tilaisuuksista.

Uuden kirjaston johtosäännön ja työjärjestyksen valmistelun yhteydessä on pohdittu kirjaston neuvottelukuntien määrää ja tehtäviä. On tarpeen, että näiden virallisten toimielinten ohella meillä on erilaisia tilaisuuksia ja foorumeja, joiden kautta voimme kuulla asiakaskuntaamme.

Tutkimusaineistojen tiedonhallinta ja saatavuus on teema, joka keskusteluttaa ja on ollut esillä useassa tilaisuudessa: viime viikolla Viikin tiedekirjaston 10-vuotispaneelissa ja lokakuun alussa Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston ja valtiotieteellisen tiedekunnan kirjaston Tutkimusaineistojen tiedonhallinta –seminaarissa, josta tässä numerossa on Eeva Peltosen kirjoitus.

Suurta kiinnostusta tiedeyhteisössä herätti myös tilaisuus, missä kansainvälisen kustantajan Elsevierin ja Elsevierin kustantaman lehden toimituksen edustajat tarjosivat käytännöllisiä neuvoja artikkelikäsikirjoitusten työstämiseen ja kertoivat niiden kommentointi- ja käsittelyprosessista. Tästä ja samaan tilaisuuteen liittyneestä Kirjastomarkkinoinnin työpajasta kirjoittaa Päivi Helminen.

Hyvää loppusyksyä Verkkarin lukijoille.

P.S.  Muistakaa levätä ja antakaa aivojenne rauhassa järjestää päivän aikana kerääntyneitä tietoja.

Kuva: Tiina Äärilä

Kirjoittaja
Tiina Äärilä
suunnittelija
kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
tiina.aarila[at]helsinki.fi
puh. 09- 191 21776

Erillislaitoskirjasto 2010 – Ajankohtaista uuden Helsingin yliopiston kirjaston valmistelutyöstä

Alkusyksyn aikana on viimeistely kirjaston johtosääntöluonnosta, ensimmäistä tavoiteohjelmaa ja budjettia.
Kansalliskirjaston kanssa on valmisteltu yhteistyökuvausta, joka liitetään molempien kirjastojen tavoiteneuvotteluaineistoihin.  Loppusyksyn aikana kootaan esitys kirjaston työjärjestykseksi sekä jatketaan keskitettyjen palvelujen  ja kampusten tieteenalapalvelujen suunnittelua.


Kirjaston johtosääntöluonnokseen muutamia tarkistuksia

Kirjaston johtosääntöluonnoksesta pyydettiin tiedekunnilta, erillisiltä laitoksilta, henkilöstöjärjestöiltä ja ylioppilaskunnalta kommentit syyskuussa.  Kommenttinsa toimittivat teologinen, oikeustieteellinen, matemaattis-luonnontieteellinen, farmasian ja valtiotieteellinen tiedekunta, Biotekniikan Instituutti, Kansalliskirjasto, Opiskelijakirjaston johtokunta, Ruralia, Svenska social- och kommunalhögskolan, Akavan yhteistyöryhmä, Helsingin yliopiston henkilökuntayhdistys HYHY ry ja Helsingin yliopiston ylioppilaskunta.

Yleisesti luonnosta pidettiin onnistuneena. Kommenteissa kiinnitettiin huomiota mm. siihen, että keskustakampuksen ja Viikin kampuksen tiedekuntien edustus johtokunnassa tulisi toteutua mahdollisimman tasapuolisesti. Jäsenten ja varajäsenten tulisi edustaa eri tiedekuntia.

Kirjaston johtokunnan ja ylikirjastonhoitajan tehtävien määrittelyjen pohjana ovat yliopistotason johtosäännössä luetellut erillisen laitoksen johtokunnan ja johtajan tehtävät. Yliopiston johtosääntö hyväksyttiin hallituksessa 8.10.2009.

Valmisteluryhmä kävi kokouksessaan 15.10. läpi tiedekunnilta ja erillislaitoksilta saadut kommentit ja on tehnyt niiden pohjalta muutamia tarkistuksia johtosääntöluonnokseen.

Seuraavaksi kirjaston  johtosääntöluonnos toimitetaan yliopiston normiryhmään. Yliopiston hallitus hyväksynee erillisten laitosten johtosäännöt marras-joulukuussa.

Kirjaston työjärjestyksessä määritellään mm. kirjastoneuvottelukunnat ja niiden tehtävät

Valmisteluryhmässä kootaan parhaillaan uuden kirjaston työjärjestystä ja siinä tullaan määrittelemään mm. ylikirjastonhoitajan varahenkilön, kampuskirjastojohtajan ja johtoryhmän tehtävät sekä kirjastoneuvottelukunnat ja niiden tehtävät. Tavoitteena on, että työjärjestysluonnos saadaan henkilökunnalle yt-käsittelyyn joulu- tammikuussa.

Valmisteluryhmän jäsenet ovat olleet sillä kannalla, että jokaisella kampuksella tarvitaan kirjastoneuvottelukunta ja sen lisäksi mahdollisesti yhteinen kirjaston opiskelijaneuvottelukunta. Myös johtosääntöön annetuissa kommenteissa korostetaan kampuksittaisten kirjastoneuvottelukuntien merkitystä. Kampusten kirjastoneuvottelukunnissa tulee olla erityisesti tutkimus- ja opetushenkilökunnan, erillisten laitosten ja yhteistyötahojen vahva edustus.

Lisäksi valmisteluryhmä on pitänyt tärkeänä, että kirjaston edustajat osallistuvat myös yliopisto-, kampus- ja  tiedekuntatasolla opetuksen ja tutkimuksen suunnittelun ja kehittämisen toimikuntiin ja erilaisiin yhteistyöryhmiin.

Kirjasto- ja tietopalvelukunta keskusteli johtosääntöluonnoksesta 23.10. ja totesi, että kullakin kampuksella tarvitaan oma kampusneuvottelukunta, jotta viesti toiminnan tasolta tulee johtokuntaan ja kirjaston johdolle. Neuvottelukunnilla itsellään olisi mahdollisuus organisoida toimintaansa esimerkiksi jaosto- ja työryhmätyöskentelyä hyödyntäen.

Yhden yhteisen opiskelijaneuvottelukunnan perustamista pidettiin tärkeänä ja sen tehtäväksi nähtiin mm. opiskelijoiden oppimateriaalipalvelut, koulutus- ja tila-asiat. Opiskelijaneuvottelukunta toimisi foorumina, joka valmistelisi opiskelijoita koskevia kirjastopalveluasioita johtokunnan käsittelyyn.  Kampusten kirjastoneuvottelukunnissa mukana olevat opiskelijaedustajat osallistuisivat myös opiskelijaneuvottelukunnan työhön.

Helsingin yliopiston kirjaston ja Kansalliskirjaston välinen yhteistyökuvaus

Helsingin yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen palvelusopimus päättyy vuoden lopussa. Sopimusta ei enää jatketa nykymuodossa, vaan yhteistyöstä laaditaan kuvaus, jonka tarkoituksena on selkiyttää Kansalliskirjaston ja Helsingin yliopiston kirjaston välistä työnjakoa ja edistää yhteistyötä kirjasto- ja tietopalvelujen kehittämisessä. Yhteistyökuvaus liitetään molempien kirjastojen tavoiteneuvotteluaineistoihin.

Kuvauksessa Kansalliskirjasto ja Helsingin yliopiston kirjasto sopivat:

  • Helka-tietokannan teknisen ylläpidon (systeemin hoitopalvelut ja paikallinen räätälöinti) siirtymisestä Kansalliskirjastosta Helsingin yliopiston kirjastoon, keskitettyihin palveluihin.
  • työnjaosta Helsingin yliopiston digitaalisten arkistopalvelujen ylläpidossa ja kehittämisessä. E-thesis-palvelun sisältöylläpidon siirtymisestä Helsingin yliopiston kirjastoon, keskitettyihin palveluihin sekä sopivat siirtymäkaudesta, jonka aikana palvelun tekninen ylläpito- ja kehitystyö siirtyvät Helsingin yliopiston kirjastoon.
  • Helsingin yliopiston siirtyessä käyttämään TUHAT-tutkimustietojärjestelmää, sen koordinoinnista kirjastojen osalta vastaa Helsingin yliopiston kirjasto. Kansalliskirjaston ylläpitämästä JULKI-tietokannasta luovutaan.
  • NELLI-tiedonhakuportaalin ylläpidosta
  • paikallis- ja tutkijapalveluista keskustakampuksella ja kehittämisyhteistyön periaatteista.

Yhteistyökuvaus on kolmivuotinen ja se tarkistetaan vuosittain seurantatapaamisten yhteydessä. Kuvaus allekirjoitetaan rehtorin tavoiteneuvotteluiden jälkeen.
Luonnos yhteistyökuvauksesta on luettavissa Alma-intranetissa.

Keskitettyjen palvelujen toimintojen suunnittelu etenee

Syksyn aikana ylikirjastonhoitaja, kampuskirjastonjohtajat ja hallintopäällikkö ovat kokoontuneet säännöllisesti käsittelemään yhteisiä asioita. Uuden kirjaston valmistelun tueksi on perustettu myös ryhmä, johon kuuluvat kampuskirjastojen johtajat, keskitettyjen palvelujen päälliköt sekä henkilöstön valitsema jäsen. Ryhmää johtaa ylikirjastonhoitaja ja se toimii käytännön valmistelun tukena vuoden 2009 loppuun, kunnes uuden erillislaitoskirjaston toimielimet aloittavat toimintansa. Henkilöstön edustajaksi työryhmään valittiin verkkoäänestyksellä kirjastoamanuenssi Elisa Hyytiäinen ja hänen varamiehekseen kirjastonhoitaja Antti Virrankoski. Työryhmän ensimmäisen kokouksen (2.11.) muistio on Almassa.

Keskitettyjen palvelujen verkkopalveluryhmä on pitänyt syksyn aikana kaksi kokopäivän suunnitteluseminaaria. Tuleviin työtovereihin tutustumisen ohella päivien aikana on käyty läpi ensi vuoden toimintaa ja toiminnan resurssointa henkilötasolla.

Hankinta- ja metadatapalvelut ovat kokoontuneet koko ryhmänä sekä kolmena pienempänä ryhmänä. Ryhmissä on kuvattu tulevia työprosesseja, arvioitu resurssitarpeita ja pohdittu hankinta- ja metadatapalvelujen organisoitumista. Tässä numerossa on Eeva Peltosen ja Anneli Partasen juttu Hankinta- ja metadatapalvelut –ryhmän ensimmäisestä suunnittelupäivästä.

Hallinto, suunnittelu- ja kehittämispalvelut on kokoontunut yhden kerran ja seuraava tapaaminen on 3.11. Ensimmäisessä tapaamisessa sovittiin suunnittelun jatkamisesta pienemmissä tiimeissä. Taloushallintotiimiä vetää Pirkko Tokat, henkilöstöhallintotiimiä Matti Hjerppe, yleishallintotiimiä Marja Kosonen, viestintätiimiä sekä suunnittelu ja kehittäminen -tiimiä Tiina Äärilä (viestintätiimiä tämän syksyn).

Syksyn aikana on tarkoitus määritellä palvelu- ja prosessikuvausten kautta keskitettyjen palvelujen ja kampuskirjastojen työnjakoa ja tehtäviä. Kun suunnittelu on edennyt, järjestetään yhteinen tapaaminen kampuskirjastojen hallinto- ja toimistohenkilöiden kanssa.

Koko kirjaston yhteinen keskustelu- ja tiedotustilaisuus ajankohtaisista asioista järjestetään marraskuussa. Tarkasta ajankohdasta ja ohjelmasta tiedotetaan myöhemmin.

Kirjasto on mukana yliopiston varainhankintakampanjassa

Helsingin yliopisto on uudessa strategiassaan linjannut, että yliopisto toteuttaa vuosien 2010–2012 aikana varainhankintakampanjan. Kampanjan tavoitteena on profiloida yliopistoa uudessa strategiassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti korostaen huippuyliopiston yhteiskuntavastuuta,tiedon johtajuutta ja tutkimuksen kansainvälistä kärkeä. Kampanjan teemat ovat: Hyvä elämä, Suomi maailmassa ja Globaali muutos.

Valtiovalta on sitoutunut yliopistojen peruspääoman keräämiseen tähtäävän varainhankinnan tukemiseen lupaamalla sijoittaa 2,5-kertaa peruspääomaksi saadun yksityisen lahjoituksen suuruisen summan. Ehtona on, että yliopiston keräämä yksityinen pääoma on vuoden 2010 loppuun mennessä vähintään miljoona euroa. Käytännössä tämä siis tarkoittaa sitä, että lahjoittajan 1 miljoonan euron lisäksi yliopisto saisi valtiolta 2,5 miljoonaa euroa lisää.

Kaisa-talon kirjasto, Tulevaisuuden kirjasto, on yksi yliopiston varainhankintakampanjan lahjoituskohde. Vuonna 2010 hankitut lahjoitukset menevät kaikki yliopiston pääomaan (Helsingin yliopiston tulevaisuusrahastoon). Yliopisto vastaa varainhankintakampanjan konseptoinnin ja yleisten markkinointimateriaalien kustannuksista, mutta hankkeiden vastuutahojen yksiköt investoivat pääsääntöisesti omien hankkeidensa varainhankinnasta aiheutuviin kustannuksiin.

Varainhankinnan avulla kirjasto vahvistaa sidosryhmäsuhteitaan, saa näkyvyyttä ja sen palvelujen ja asiantuntijuuden tunnettuus ja arvostus vahvistuu. Kampanjan toteuttaminen edellyttää panostusta markkinointiin ja viestintään. Kirjasto on tavoiteohjelmassaan esittänyt ensi vuoden perustoiminnan budjettiin erillistä lisäpanostusta varainhankintaan.

Kirjaston kampanjan suunnittelu on käynnistynyt yhdessä yliopiston Avara-varainhankintatiimin kanssa. Kampanjan vetovastuu on keskitetyillä palveluilla. Syksyn aika varmistuu kampanjan suunnittelun ja toteutuksen vastuuhenkilö.

Kirjoittaja
Marja Hirn
tietoasiantuntija
kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
marja.hirn[at]helsinki.fi
puh. 09 – 191 21777
Tiina Äärilä
suunnittelija
kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
tiina.aarila[at]helsinki.fi
puh. 09- 191 21776

Innovation through Collaboration LIBER 38 TH ANNUAL GENERAL CONFERENCE 30.6.-3.7.09 Toulouse

, Kuva: Tiina Äärilä

Euroopan tieteellisten kirjastojen verkoston, Liberin, yleiskonferenssi järjestettiin tänä vuonna Etelä-Ranskassa Toulousessa kesä-heinäkuun vaihteessa. Osallistujamäärältään konferenssi oli ennätyksellisen laaja: yli 300 osallistujaa – kaukaisimmat Australiasta ja Singaporesta. Koko viikko oli Toulousessa helteinen lämpötilan hipoessa + 36 C astetta, mikä kysyi konferenssivierailta kestävyyttä  ilmastoimattomassa 70-luvun luentosalissa.

Liber-konferenssin rakennetta ja toteutustapaa oli uudistettu aikaisemmasta. Konferenssi aloitettiin kolmella vaihtoehtoisessa Parallel Sessiolla. Osallistuimme yliopiston strategisen kehittämisen osioon (Libraries  at  the strategic heart of university) , joka toteutettiin hyvin keskustelevalla tavalla.  Osallistujien tuli mm. arvioida oman kirjastonsa asemaa kehysorganisaation strategisessa suunnittelussa. Olimme yhdessä mm. Leidenin, Delftin ja Tampereen yliopistojen kanssa varsin lähellä yliopistojemme strategisia tavoitteita ja kirjastomme ovat vahvasti mukana yliopistotason suunnittelussa.

Marie-Dominique Heusse ja Liber execute boardin jäseniä, Kuva: Tiina Äärilä

Konferenssin käytännön järjestelyistä vastas Toulousen yliopiston kirjastoverkoston johtaja Marie-Dominique Heusse (kuvassa keskellä). Pöydän ääressä Liber execute boardin jäseniä: president Hans Geleijnse, vice-president Paul Ayris, general secretary Ann Mathenson, board member Ulf Göranson ja Liberin uusi executive director (toiminnanjohtaja) Wouter Schallier.

Uutta Liberin strategiaa vuosille 2009–2012 käytiin läpi parin päivän aikana ryhmissä keskustellen. Kahdeksan ryhmän tulokset esiteltiin konferenssin osallistujille ja Liberin hallitus päätti tarkistaa strategiaa palautteen pohjalta. Uusi strategia hyväksyttäneen lokakuussa.

Strategiaesitys sisältää viisi keskeistä aluetta:

  • tieteellinen julkaiseminen (Open Access ja e-science)
  • digitointi ja tietoaineistojen saatavuus (digitisation, Europeana)
  • kokoelmat ja säilyttäminen
  • organisaatio ja henkilöstö
  • Liberin palvelut (arkkitehtuuri, turvallisuus, eurooppalainen kirjastokortti, laatu).

Konferenssin aikana pidetyssä kokouksessa valittiin Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalveluiden johtaja Kristiina Hormia-Poutanen LIBERin Digitization and Resource Discovery -jaoston (Steering Committee) puheenjohtajaksi seuraavalle kaksivuotiskaudelle. Samalla hänestä tulee LIBERin hallituksen jäsen.

Konferenssin alustuksissa käsiteltiin strategian teemoja. Alustuksia toimintaympäristömuutoksen vaikutuksia osaamiseen ja koulutustarpeisiin oli Englannista, Ranskasta ja Hollannista. Ranskalainen Frédéric Saby (University of Grenoble) kertoi yliopistolain muutoksesta ja sen vaikutuksesta kirjastonjohtajien koulutustarpeeseen.

Wendy White
(University of Southampton ) ja  Chris Middleton (University of Nottingham) käsittelivät kirjastonhoitajan roolia tutkijan tukena ja tarvittavaa  osaamismatriisia.
He pohtivat kirjastonhoitajan mahdollisuuksia tuottaa palveluja tutkijoille käyttäen hyödyksi kaikkia uusia sosiaalisen median välineitä, ja  he halusivat vahvistaa mielikuvaa kirjastosta tiedon puutarhana. Heidän alustuksellaan on mielestämme annettavaa myös Helsingin yliopiston kirjastoissa tehtävälle valmistelulle.

yliopiston puutarha, Kuva: Tiina Äärilä

Luentojen välillä oli mahdollisuus “virkistäytyä” paahteissa ulkoilmassa yliopiston puutarhassa.

Dick Langbroek, Hollannin kansalliskirjaston henkilöstöasian päällikkö, kertoi kirjaston henkilöstösuunnitellusta ja koulutuksesta. Kirjaston ikärakenne on hyvin samankaltainen kuin meillä (keski-ikä vuonna 2007 oli 45 v.) ja koulutettuja nuoria halutaan lisää.

Kunglika Bibliotekissa käynnissä oleva koulutusohjelma muodostuu kahdesta eri ryhmästä:

  • Nuoret, alle 3 vuotta  KB:ssä työskennelleet akateemiset, jotka ovat kiinnostuneita asiantuntija- tai esimiestehtäviin.
  • Esimiestehtävistä kiinnostuneet, joilla on vähintään 5 vuoden työkokemus.

Nuorten koulutusryhmään kuului yhdeksän ja johtajien ryhmään viisi henkilöä. Nuorten ryhmän koulutus koostui neljästä teemasta (personal effectiviness, communication, project leadership, personel leadership), jotka kukin sisälsivät neljä puolen päivän koulutusta. Johtajille oli koulutusta viikoittain puolipäivää (communication, project leadership, personel leadership).

Keväällä 2009  Kunglika Bibliotek:iin on perustettu myös oma Career Service Centre , jonka tavoitteena on auttaa niitä henkilöstöryhmiä, joiden työtehtävät tulevat muuttumaan oleellisesti.

Langbroek korosti, että kyse on ennen kaikkea kulttuurillisesta muutoksesta. Johtajien on oltava suunnan näyttäjiä ja innovatiivisia ja samalla jokainen on vastuussa omasta kehittämisestä.

Helsingin yliopiston kirjastoissa on vuosien ajan järjestetty henkilöstökoulutusta ja tänä vuonna on laadittu omaa osaamisen kehittämisohjelmaa. Alustukset saivat ajattelemaan, että tulisiko meillä koulutusta profiloida vielä nykyistä enemmän asiantuntijoille ja esimiehille. Millainen koulutuspanostus on oikea ja tarvittava? Tulisiko henkilöstöasioiden hoitoon kiinnittää nykyistä  enemmän huomiota: vrt. Hollannin Career Service Centre?

vastaanotto kaupungintalolla, Kuva: Tiina Äärilä

Kaupungin vastaanotolla oli arvokkaat ja historialliset puitteet.

Tieteellinen julkaiseminen

Tutkijoiden sosiaalisen median käyttöä käsitteli mm. Guus van den Brekel (EAHIL). Hän patisti kirjastolaisia menemään sinne missä tutkijat ovat: ” Get into the workflow. And get to the people”. Kirjaston on integroituva tukijoiden työprosesseihin siten, että kirjasto helpottaa tutkijan työtä prosessin eri vaiheissa. Van den Brekelin esittelemiin avoimiin ja kaupallisiin sosiaalisen median välineisiin kannattaa tutustua:

Tutkijayhteistyön tärkeyttä korosti esityksessään myös Sheila Anderson, joka on  Lontoon Kings Collegen e-tutkimuskeskuksen johtaja ja Englannin humanististen tieteiden e-science tukikeskuksen apulaisjohtaja (AHeSSC). Hän kertoi kokemuksista virtuaalisen tutkimusympärsitön rakentamisesta (VRE) Lontoon Kings Collegessa.

Liberin ensimmäinen posterinäyttely

Toulousessa oli ensimmäinen Liberin posterinäyttely. Siihen osallistui yhteensä  22 kirjastoa/organisaatiota. Olimme mukana posterilla  Innovation Through Collaboration at the University of Helsinki : “From 150 to 1 on four campuses”. Meidän lisäksi Suomesta näyttelyyn osallistui Vaasan Tritoniakirjasto. Näyttely herätti suurta kiinnostusta ja sille haluttiin jatkossa enemmän aikaa. Näyttelyssä palkittiin Utrechtin yliopiston kirjaston posteri .

Posterinäyttely, Kuva: Tiina Äärilä

Kaisa Sinikara esittelee posteriaan Toulousen yliopiston kirjastoverkoston johtajalle Marie-Dominique Heusselle.

Iltatilaisuuden osallistujia, Kuva: Tiina Äärilä

Iltatilaisuus Hotel d´Assezatissa, joka toimii museona ja taidenäyttelynä. Kuvassa vasemmalta Tiina Äärilä, Jayshree Mamtora Australiasta (Library & Information Access Charles Darwin University), Maija Ikonen Tampereen yliopiston kirjastosta ja Vuokko Palonen Vaasan yliopiston Tritonia-kirjastosta. Kuva:Pirjo Vatanen

Järjestelyjen puolesta konferenssi oli onnistunut. Toulousen vaaleanpunainen kaupunki oli ympäristönä viehättävä ja tietenkin ranskalainen ruoka ja vieraanvaraisuus olivat vertaansa vailla. Tanskan Aarhusilla on haastetta ensi vuodelle.

Kirjoittajat
Tiina Äärilä
suunnittelija
Kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
Helsingin yliopisto
tiina.aarila[at]helsinki.fi

Kaisa Sinikara
ylikirjastonhoitaja
Kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
Helsingin yliopisto
kaisa.sinikara[at]helsinki.fi

Helsingin yliopiston kirjasto – Uudelle kirjastokokonaisuudelle nimi monen vaiheen kautta

Helsingin yliopiston konsistori päätti 3.6. kokouksessaan, että 1.1.2010 toimintansa aloittavan uuden kirjastokokonaisuuden nimi on Helsingin yliopiston kirjasto.  Päätöstä on edeltänyt monta mielenkiintoista vaihetta.

Konsistori otti alun perin kantaa kirjaston nimeen jo helmikuussa (11.2.), kun se päätti, että nykyistä Kumpulan, Meilahden ja Viikin kampuskirjastoista, Opiskelijakirjastosta, keskustakampuksen viidestä tiedekuntakirjastosta ja hallintoviraston kirjastopalvelujen koordinointiyksiköstä muodostetaan 1.1.2010 alkaen yliopiston erillinen laitos, Helsingin yliopiston kirjasto. Konsistori ei tuolloin laajemmin keskustellut nimiasiasta, vaikka mm. professori Fred Karlsson totesi nimeen mahdollisesti liittyvät haasteet.

Nimeä Helsingin yliopiston kirjasto on pidetty ongelmallisena, koska nimi on aiemmin kuulunut nykyiselle Kansalliskirjastolle, joka luopui nimestä yliopistolakiuudistuksen ja toimialalaajennuksen myötä elokuussa 2006.

Yliopiston johtoryhmä katsoi aiheelliseksi, että uuden kirjastokokonaisuuden nimi otetaan uudelleen harkittavaksi ja antoi tehtävän kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnalle.

Nimikilpailun kautta 135 erilaista nimiehdotusta

Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta päätti järjestää yliopiston johtoryhmän toimeksiannon mukaisesti yliopistoyhteisön jäsenille nimikilpailun. Kilpailussa saatiin 176 ehdotusta, joista 135 erilaista nimiehdotusta. Suosituin nimiehdotus oli Helsingin yliopiston kirjasto (28 ehdottajaa).  Nimiehdotukset kävi läpi toimikunnan asettama ryhmä (varadekaani Hannu Riikonen, yliopistonlehtori Tiina Niklander ja tieto- ja kirjastopalvelujohtaja Kaisa Sinikara sekä sihteerinä Marja Hirn).

Työryhmä asetti ehdotukset tärkeysjärjestykseen

  1. Helsingin yliopiston kirjasto
  2. Helsingin yliopisto, Yliopistokirjasto
  3. Helsingin yliopisto, Kirjasto

Joukossa oli myös muita kiinnostavia ehdotuksia, kuten mm. Agricola, Axel – Helsingin yliopiston kirjasto ja Hypatia.

Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta keskusteli perusteellisesti ehdotuksista kokouksessaan 4.5.2009. Toimikunnan jäsenten suuri enemmistö oli Helsingin yliopiston kirjasto – nimen kannalla ja katsoi, että sekaannusta nykyisen Kansalliskirjaston kanssa saattaa tulla ainakin alkuvaiheessa, mutta sekaannuksista selvitään. Toisaalta pidettiin mahdollisena nimeä Helsingin yliopisto, yliopistokirjasto, jonka myötä nimisekaannuksia tulisi todennäköisesti vähemmän.

Johtoryhmä esitti Yliopistokirjasto –nimeä

Yliopiston johtoryhmä käsitteli kirjaston nimiasiaa uudelleen kokouksessaan 28.5.2006 kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan valmistelun pohjalta. Johtoryhmä piti ongelmallisena ottaa käyttöön täsmälleen samaa nimeä, joka oli vajaat 90 vuotta ollut nykyisen Kansalliskirjaston nimenä (nimimuodot: Kansalliskirjasto 2006-, Helsingin yliopiston kirjasto 1919 – 2006, Keisarillisen Aleksanterin yliopiston kirjasto 1828 – 1919 ja Turun Akatemian kirjasto 1640 – 1828).

Johtoryhmä piti parhaana nimimuotoa Yliopistokirjasto, Universitetsbiblioteket, University Library. Nimiehdotus päätettiin viedä kesäkuun konsistoriin.

Konsistori äänesti: tulos 8-7

Yliopistokirjasto -nimiehdotuksesta käytiin konsistorissa 3.6. perusteellinen keskustelu. Konsistorin jäsenet esittivät vastaehdotukseksi Helsingin yliopiston kirjasto -nimeä.  Konsistori äänesti näistä kahdesta vaihtoehdosta ja äänestystulos oli 8-7 Helsingin yliopiston kirjasto -nimen puolesta.

Nimimuotoon liittyviä haasteita

Kirjaston viestinnän ja markkinoinnin lähivuosien haasteena on uuden kirjastokokonaisuuden tunnetuksi tekeminen käyttäjille ja sen rinnalla viestintä kampuskirjastojen profiloiduista tieteenala- ja asiakaspalveluista. Nimisekaannuksilta alkuvuosina tuskin täysin vältytään, mutta yhteistyössä Kansalliskirjaston viestinnän kanssa pyrimme minimoimaan sekaannukset ja selkiinnyttämään Helsingin ylioipiston piirissä toimivan laajan kirjasto- ja tietopalvelun profiloitumista valtakunnallisia tehtäviä hoitavaksi Kansalliskirjastoksi ja Helsingin yliopiston tutkimusta ja opetusta palvelevaksi Helsingin yliopiston kirjastoksi.

Kirjoittaja
Tiina Äärilä
Suunnittelija
Kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
tiina.aarila[at]helsinki.fi
puh. 09- 191 21776

Uutta Helsingin yliopiston kirjastoa johtaa ylikirjastonhoitaja Kaisa Sinikara

Yliopiston kansleri on nimittänyt tieto- ja kirjastopalvelujohtaja, teologian tohtori Kaisa Sinikaran uuden, vuoden 2010 alussa aloittavan Helsingin yliopiston kirjaston Ylikirjastonhoitajaksi 15.6.09 alkaen.

Kaisa Sinikaralla on lähes parinkymmenen vuoden kokemus kirjastojen johtamis- ja kehittämistehtävistä. Hän on toiminut mm. Helsingin yliopiston opiskelijakirjaston johtajana sekä tieto- ja kirjastopalvelujohtajana yliopiston kirjastopalvelujen koordinointiyksikössä.

Vuoden 2010 alussa aloittavaan uuteen kirjastokokonaisuuteen kuuluvat, valtakunnallisia tehtäviä hoitavaa Kansalliskirjastoa lukuun ottamatta, muut yliopiston kirjastot eli keskustan, Kumpulan, Meilahden ja Viikin kampuskirjastot sekä keskitettävät yhteiset palvelut.

Kansalliskirjasto jatkaa yliopiston erillislaitoksena johtajanaan ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm.

Eija Airio väitteli tohtoriksi

YTM Eija Airion informaatiotutkimuksen alaan kuulua väitöskirja tarkastettiin lauantaina 13.6. Tampereen yliopistossa.

Väitöskirjan nimi on Morphological Problems in IR and CLIR. Applying linguistic methods and approximate string matching tools (Tiedonhaun ja kieltenvälisen tiedonhaun morfologiset ongelmat. Lingvististen metodien ja sumeiden merkkijonotäsmäytysvälineiden soveltaminen).

Vastaväittäjänä oli Associate Professor Douglas Oard (Marylandin yliopisto, USA) ja kustoksena toimi akatemiaprofessori Kalervo Järvelin.

Eija aloitti helmikuussa järjestelmäasiantuntijana  Hy:n kirjastopalvelujen koordinointiyksikössä (Eijan esittely Verkkarissa 2/09).

Airion väitöskirja ilmestyy sarjassa Acta Universitatis Tamperensis; 1414, Tampere University Press. Väitöskirja ilmestyy myös sähköisenä sarjassa Acta Electronica Universitatis Tamperensis; 842.

Väitöskirjan tilausosoite: Verkkokirjakauppa Granum, http://granum.uta.fi,  puh. (03) 3551 6055, e-mail: taju[at]uta.fi.