Suosittu vaihtoviikko keräsi kiitoksia

Helsingin yliopiston kirjasto järjesti jo kolmantena vuonna peräkkäin kansainvälisen henkilöstövaihtoviikon. 2.-6.6.2014  kirjaston vieraiksi saapui 15 kollegaa tieteellisistä kirjastoista 13 eri Euroopan maasta. Heidät oli valittu hakemusten perusteella jo alkuvuodesta 74 innokkaan hakijan joukosta.

ISEW Library 2014 – viikon avaus Kaisa-talossa 2.6.2014

ISEW Library -viikon päätös 6.6.2014 Eduskunnassa

Vaihtoviikon ohjelma koostui temaattisista puolen päivän sessioista, joissa käsiteltiin tieteellisten kirjastojen kannalta ajankohtaisia aiheita: e-aineistojen lisensoinnin nopeasti muuttuvaa kenttää, tiedonhaun opetuksen erilaisia malleja, muuttuvia tilatarpeita ja kehittyviä digitaalisia palveluita.  Samalla vieraat tutustuivat Helsingin yliopiston kirjaston toimintoihin kaikilla neljällä kampuksella. Lisäksi ryhmä vieraili Helsingin kaupunginkirjaston Kaupunkiverstaalla (3D-printteri oli hitti!)  ja vastikään remontin jälkeen avautuneessa Eduskunnan kirjastossa.

Myös monet vaihtoviikon vieraista jakoivat omia kokemuksiaan valmisteltujen esitysten ja spontaanimpien puheenvuorojen kautta. Vuorovaikutus oli koko viikon vilkasta ja palaute innostunutta:

“It was an excellent week, superbly organised with a broad range of topics and participants from a wide variety of backgrounds and nationalities. I personally gained a lot throughout the week through sharing experiences with other participants, and hearing how their institutions. Highlights from the week were spending time in main library and Minerva ELE and being able to experience a different library each day.”

“I found the whole week really interesting, lots of debates and really great people.”

“I applaud all the staff from Helsinki who were involved in the organisation of this week, it was a huge success and I would definitely recommend it to colleagues.”

ISEW-vieraamme Laura Wilkinson (vas.) Sunderlandista Englannista, Fiona Wright Edinburghista Skotlannista ja Sigridur Vihljalmsdottir Akureyrista Islannista kirjaston henkilöstön kesäjuhlassa Terkon pihamaalla 5.6.2014

ISEW Library 2014 on samalla yksi yliopiston tarjoamasta kolmesta henkilöstövaihtoviikosta, ja tärkeä osa yliopiston kansainvälistymistä.

Lisätietoja yliopiston kansainvälisestä henkilöstövaihdosta

Teksti

Veera Ristikartano
Verkkoviestintäsuunnittelija

Kuvat

Veera Ristikartano ja Eevaliisa Colb

IFLA-vapaaehtoisten perehdytys käyntiin

Suomen kirjastokentän yhteinen voimainponnistus, Helsingissä elokuussa 2012 järjestettävä World Library and Information Conference lähestyy vääjäämättä. IFLA2012 -konferenssiin vapaaehtoisiksi ilmoittautuneille kirjastoammattilaisille järjestettiin ensimmäiset infotilaisuudet to 26.1. ja ma 30.1. Helsingissä.

Vapaaehtoisia on ilmoittautunut mukaan pitkin Suomea upea määrä, yli 280 innokasta. Järjestelytoimikunnan mukaan se on enemmän kuin riittävästi. Helmikuun alkuun mennessä mukaan ilmoittautuneet ovat sitoutuneet vapaaehtoistyöhön konferenssissa, sen jälkeen peruutuksia ei toivota paitsi erittäin perustelluista syistä, jotta talkoolaisten työvuoroja päästään konkreettisesti suunnittelemaan.

IFLA edellyttää ns. viralliselta vapaaehtoiseltaan mahdollisuutta työskennellä talkoolaisena konferenssijärjestelyissä vähintään kolmena päivänä, 3-5 tuntia kerrallaan. Työtehtävistä riippuen työ voi ajoittua eri konferenssipäiville tai valmistelutehtävissä myös konferenssia edeltävään aikaan. Lisäksi vapaaehtoisten joukosta on valikoitunut pieni joukko erikoisavustajia, jotka työskentelevät esimerkiksi IFLAn johdon apuna koko konferenssiviikon ajan.

IFLAn puheenjohtajaksi valittu Suomen kirjastoseuran toiminnanjohtaja Sinikka Sipilä tervehti vapaaehtoisia ja kertoi muutamin sanoin IFLAn teemoista ja organisaatiosta. Elokuun konferenssin vapaaehtoisten työnjohdosta vastaava IFLA-veteraani Tuula Ruhanen puolestaan avasi tilaisuudessa vapaaehtoisille näiden konkreettisia työtehtäviä, vastuita, velvollisuuksia ja toki myös mahdollisuuksia, joita vapaaehtoisuus suuressa kansainvälisessä konferenssissa avaa. Myös konferenssipäivän kulusta IFLA on Ruhasen mukaan antanut selkeät ohjeet, joiden turvin kukin vapaaehtoinen varmasti selviytyy tehtävistään.

Tilaisuuden lopuksi vapaaehtoiset jakautuivat ryhmiin, joissa aikanaan vapaaehtoisiksi ilmoittautuneet haastatelleen koordinaatioryhmän jäsenen johdolla keskusteltiin lähemmin konferenssissa työskentelyn vaatimuksista. Tavoitteena on, että jo helmikuun aikana jokainen vapaaehtoiseksi ilmoittautunut saisi tiedon siitä, minkälaisiin tehtäviin tulee konferenssin aikana sijoittumaan.

IFLA-vapaaehtoisten koulutus jatkuu pitkin kevättä. Tekeillä on erityinen vapaaehtoisen käsikirja, josta jokainen saa tarvittavat tiedot tehtävistään.

Teksti

Veera Ristikartano

 

Kirkosta kirjastoon on matkaa vain kolme kirjainta

Terve Tiinakaisa, saako sinua kutsua Tk:ksi?

Mielellään saa sanoa Tk:ksi. Tiinoja ja Kaisoja talossa taitaa olla jo omasta takaa.

Aloitit keskiviikkona 7.12.2011 viestintäsuunnittelijana kirjaston keskitetyissä hallinto- ja kehittämispalveluissa. Mistä olet kirjastoomme tullut?

Olen tullut Helsingin yliopiston kirjastoon Kirkkohallituksesta. Maantieteellisesti en siis kovin kaukaa Katajanokalta. Kirkon tiedotuskeskuksessa olen tehnyt erilaisia viestintätehtäviä 23 vuotta. Taustaltani olen teologian maisteri, ja työurani aikana toiminut niin kouluttajana kuin radiotoimittajanakin. Olen jatkuvasti opiskellut työn ohessa, mm. viestinnän aineopintoja Helsingin yliopistossa ja aikuiskouluttajan tutkinnon HELIA-ammattikorkeakoulussa.

Onko tieteellinen kirjasto sinulle aivan uusi maailma? Mikä juuri kirjastossa veti puoleensa?

Tulin vuonna 1981 Helsinkiin opiskelemaan Satakunnasta ja olen siitä asti käyttänyt paljon kirjaston palveluja.  Eli asiakkaan näkökulmasta tieteellinen kirjasto on hyvinkin tuttu.

Kirjat ovat aina merkinneet minulle todella paljon, siitä alkaen kun opin lukemaan. Kouluaikoina vietin kirjastossa tunteja, kun bussi kotiin kulki harvakseltaan. Kirjasto on mielestäni hieno keksintö, joten on etuoikeutettua päästä kirjastomaailmaan töihin. Muutos kirkosta kirjastoon ei ole iso, onhan molemmissa kolme samaa alkukirjaintakin. Kirjastossa minua puhuttelevat erityisesti sen arvot: avoimuus ja kaikille tasapuolinen mahdollisuus päästä käsiksi tietoon ja tarinoihin.

Mitä uutta sinä toivot voivasi kirjastollemme tuoda?

Olen sydämestäni viestintäihminen, ja näen viestinnän hyvin kokonaisvaltaisesti ja luovasti. Kaikki viestii ja aina. Työyhteisöissä kuten muutenkin ihmisten kesken viestinnällinen tyhjiö täyttyy tulkinnoilla tai huhupuheilla. Näen, että työyhteisön jäseninä meistä jokainen on viestijä. Koska kukin on oman työnsä paras asiantuntija on meistä jokaisen tehtävä, suorastaan velvollisuus, tuoda työmme kannalta tärkeitä asioita esiin.

Minun tehtäväni on organisoida ja koordinoida kirjaston viestintää. Onneksi en tässä työssä ole siis yksin, yhdessä asiantuntevien kirjastolaisten kanssa haluan etsiä yhdessä toimivia tapoja. Viestinnän avulla työmme tulee näkyväksi ja tavoitteellinen suunnittelu auttaa arjessa.

Mitä pidät suurimpina haasteina uudessa työssäsi?

Näin parin päivän perehtymisellä näen pikemminkin paljon mahdollisuuksia. Olemme kirjastolaisina mielenkiintoisessa saumassa. Kun totuttujen rutiinien palapelin palaset ovat sekaisin, on se sekä haaste että mahdollisuus. On hyvä säilyttää sellaisia asioita jotka toimivat, mutta uteliaisuus ja valppaus toimintaympäristöön vaikuttavien muutosten ja trendien suhteen on välttämätöntä. On oltava tuntosarvet herkkänä niin, että kirjastossa todella elettäisiin kuin opetetaan. Olemme oppimiskeskuksessa: Tehtävämme on kuunnella käyttäjää ja luoda ennakkoluulottomasti uutta tarpeen mukaan.

Minkälaisena näet kirjastolaitoksen tulevaisuuden?

Uskon siihen, että vaikka tekniikka kehittyy ja infoähky on uhka, ihminen on pohjimmiltaan sellainen olento että sen täytyy saada aikaa pohdiskella asioita.  Mikään laite tai kone ei korvaa inhimillistä kohtaamista. Hyvässä ja hyväntuulisessa palvelussa on suuri vahvuutemme.

Mitä teet silloin, kun et tee töitä? 

Harrastan taijia eli kiinalaista sotilasvoimistelua: aseetonta sekä sapelia ja miekkaa. Lisäksi vesijuoksen mielelläni. Toimin myös Suomen dekkariseuran hallituksessa. Lisäksi kolme rakasta teiniäni pitävät huolen siitä, että äiti pysyy vireessä.

Haastattelu ja teksti

Veera Ristikartano

Kuva

Aino-Leena Juutinen

Kotuksen suomalais-ugrilainen kokoelma Helsingin yliopiston kirjastoon

Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen (Kotus) tehtäviä tarkennetaan. Muutos vahvistaa keskuksen asemaa kielen ja kielenhuollon asiantuntijaviranomaisena. Keskuksen tehtävien tarkennuksella halutaan myös välttää päällekkäisyydet yliopistojen tutkimustoiminnan kanssa. Hallitus päätti Kotimaisten kielten tutkimuskeskusta koskevan lakiesityksen sisällöstä 20. lokakuuta.

Muutoksen myötä Kotuksen suomalais-ugrilainen tutkimuskirjallisuus ja muu kokoelma siirtyy osaksi Helsingin yliopiston kirjaston keskustakampuksen kirjastoa. Opetus- ja kulttuuriministeriö on sitoutunut  kattamaan muutoksesta Helsingin yliopistolle aiheutuvat kustannukset.

Keskuksen yhteydessä toimivat kielilautakunnat jatkavat edelleen toimintaansa suomen-, ruotsin-, saamen-, romani- ja viittomakielen kielenkäyttöä koskevien suositusten antajina. Keskus profiloituu siten jatkossa vahvemmin kielenhuoltoa suorittavaksi viranomaiseksi.

Uudistuksen yhteydessä Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen nimi muuttuu Kotimaisten kielten keskukseksi.

Lain on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2012.

 

“Läppäri” ja “oma pää” opiskelijan tärkeimmät työkalut

Helsingin yliopiston kirjasto osallistui yliopiston Avajaiskarnevaaleihin keskustakampuksella syyskuisessa iltapäiväauringossa maanantaina 5.9. Kirjaston ständillä päärakennuksen aulassa oli vilinää ruuhkaksi asti. Opiskelijoita kiinnostivat kirjastopalvelujen yleisen esittelyn ohella käytännön neuvot  kuten se kuinka uusi opiskelija voi aktivoida opiskelijakorttinsa Lyyran myös HELKA-kirjastoissa kelpaavaksi kirjastokortiksi.

Osansa ständin suosioon oli epäilemättä myös arvonnalla, jossa kirjasto tiedusteli kilpailukupongissa kaikilta osallistujilta, mitä nämä pitivät opiskelujensa tärkeimpänä työkaluna.

Vastausten perusteella opiskelijan ylivoimaisesti tärkeimmäksi työtoveriksi näyttää nousevan henkilökohtainen tietokone, läppäri tai miniläppäri. Sen nimesi tärkeimmäksi työvälineekseen130 vastaajaa yli 270:stä.

Hyvänä kakkosena opiskelijat uskovat itseensä: Omat aivot, oma pää ja terve järki saivat 70 mainintaa. Kirjaston palvelujen edelle tärkeiden työvälineiden mitalikolmikkoon kiilasi myös kynä. Muistiinpanojen tekemisessä kannettavaa enemmän lyijykynään luotti 29 vastaajaa. Kirjasto sijoittui neljänneksi 23 maininnalla, internetin hengittäessä heti niskaan.

Kirjaston Avajaiskarnevaaliarvonnan voittaja kiittää kirjaston tiloja ja kokoelmaa

Kaikkien vastanneiden kesken arvottiin 16Gb:n iPod Nano, voittajan valitsemassa värissä. Opiskelijakirjaston käytössä toimivan Fabianinkatu 32:n vahtimestari Arto Ramöksi naamioitunut onnetar poimi vastausten joukosta voittajaksi viidennen vuoden biologian opiskelija Anniina Kuusijärven vastauksen. Myös Anniinan mielestä opiskelijan ylivoimaisesti tärkein työväline ovat aivot.

Arvonta

Anniinan mukaan aivojen ohella kirjasto on ollut todella tärkeä työkalu hänen opintojensa etenemisessä. Opintoalansa vuoksi Anniinalle ovat tutuimpia Viikin ja Kumpulan tiedekirjaston tilat ja palvelut, mutta myös keskustakampuksen kirjastoja hän on käyttänyt, jos jonkin tarvitsemansa teoksen on saanut niissä poikkeamalla käsiinsä nopeammin.

Biologian opinnoissa oppimateriaalin kirjavaltaisuus on kiinni pääaineesta, kertoi Anniina palkintoaan noutaessaan. Myös monistemateriaalia perustutkintovaiheessa käytetään paljon. Esimerkkinä Anniina mainitsi Biotieteiden perusteet -kurssikokonaisuuden, jossa luentomateriaalia käytettiin monisteina. Kaikenkaikkiaan opintoihin kuuluu paljon kurssien oheislukemistoja ja tentittävää kirjallisuutta on paljon, ja käytännössä lähes kaikki tentittävät teokset ovat kansainvälisten kustantajien englanninkielisiä kirjoja.

Vaikka valtaosa Anniinan tenttikirjallisuudesta onkin julkaistu jo e-kirjoinakin, on digitaalisesta oppimateriaalista artikkeliaineisto hänelle tutumpaa. Ruudulta lukeminen ei ole kynnyskysymys; artikkeleita ei läheskään aina printata vaan ne luetaan ruudulta. Paksun tenttikirjan lukemisen lappärin ruudulta Anniina kokee edelleen hankalaksi. Erityistä e-kirjan lukulaitetta tai tablettitietokonetta ei Anniinalla opiskeluvarusteissaan vielä ole, vaikka niitä näkee jo opiskelijoilla Viikinkin kampuksella.

Vaihto-opiskelijana Skotlannissa St. Andrewsin yliopistossa ollessaan Anniina kiinnitti huomiota lukulaitteiden ja tablettitietokoneiden yleisyyteen kampuksella. Toisaalta siinä missä suomalaisten korkeakoulujen opiskelijat pääsääntöisesti lainaavat kurssikirjallisuutensa kirjastosta, skotlantilaisopiskelijat vastaavat kurssikirjojensa hankinnasta itse, jolloin lukulaite ja siihen ladattavat teostiedostot ovat hyvin kilpailukykyinen vaihtoehto sekä hinnaltaan että helppokäyttöisyydeltään painettuna monta kiloa painavan ja kalliin kurssikirjapinon rinnalla.

Anniina

Skotlantilaisessa yliopistokirjastossa Anniinaa ilahdutti erityisesti siellä vastikään tehty uudistus, jonka jälkeen kirjaston tiettyihin kerroksiin sai tuoda omat eväät sekä tee- tai kahvikupin mukanaan ja pesiytyä opiskelemaan vaikka koko päiväksi. Samantyyppistä mahdollisuutta Anniina arvostaisi myös kotiyliopistonsa kampuksilla.

Viikin infokeskus on Anniinalle tärkeä ja mieluinen opiskeluympäristö. Lukupaikkojen vähyys ja erityisesti ryhmätyötilojen puute kuitenkin harmittavat. Spontaani yhdessä oppiminen esimerkiksi kurssikaverien kesken on hankalaa, koska ryhmätyöskentelyyn soveltuvia tiloja on tarjolla vain vähän, ne ovat hyvin kysyttyjä ja varaukset täytyy tehdä erillisen tilojenvarausjärjestelmän kautta.

Kaiken kaikkiaan Anniina on kuitenkin hyvin tyytyväinen kirjaston palveluihin. Tarkkanäköisesti hän huomauttaakin, että opiskelija ei välttämättä ollenkaan aina huomaa käyttävänsä kirjaston palveluja, kun yliopiston verkossa työskennellessä melkein kaikki tarpeellinen elektroninen materiaali kuten artikkelit ja e-kirjat ovat tarjolla näennäisen ilmaiseksi, vain käyttäjän muutaman klikkauksen päässä.

Voittamaansa iPodia Anniina voisi hyvinkin ajatella käyttävänsä myös opinnoissaan. Soittimeen ladattavat äänitiedostot ovat erinomainen oppimistapa esimerkiksi sellaiselle henkilölle, joka ei tykkää lukea liikkuvassa kulkuneuvossa työ- ja opiskelumatkoillaan.

 

 

Teksti

Veera Ristikartano

Kuvat ja grafiikka

Aino-Leena Juutinen

 

Pääkirjoitus: Asiakas on jatkuvasti oikeassa

Asiakaslähtöisyys on ollut kuluneen vuosikymmenen kärkisloganeita myös kirjastomaailmassa. Palvelujen kehittämisen keskiöön on haluttu asettaa asiakas tarpeineen, ja oikeinhan se onkin.

Asiakastarpeiden tarkka hahmottaminen on kuitenkin haaste mille tahansa palvelulaitokselle. Meillä kaikilla on kokemusta esimerkiksi palautelomakkeesta, jota käytetään lähinnä palvelupyynnöillä lähestymiseen (“Voisitteko ystävällisesti uusia lainani?”) sekä erilaisista asiakaskyselyistä, joiden otanta on jäänyt toteuttamistavasta riippumatta ohueksi.

Parhaimmillaan organisaation koko palveluvalikoimaa voi yrittää tarkastella asiakkaan tarpeista ja käyttäytymisestä kumpuavan toimintaketjun näkökulmasta. Kun asiakkaan ja palveluorganisaation kohtaamisia ryhdytään systemaattisesti havainnollistamaan, lähestytään palvelumuotoilun ideaa.

Palvelumuotoilulla (palveludesign, service design) tarkoitetaan organisaation toimintaympäristön kompleksisten haasteiden, tulevaisuustiedon, skenaarioiden, ideoiden, konseptien ja prosessien havainnollistamista. Keskiössä ovat ideat. Ideat hyvästä, entistä paremmasta palvelusta. Ideat siitä, kuinka toimia toisin. Joustavammin, asiakkaan aikaa ja vaivaa säästäen. Lisäarvoa käyttäjälle tuottaen.

Palvelumuotoilu voi kattaa uuden palvelun, tuotteen, ideoinnin ohella monia muitakin asioita, joita käyttäjä palvelua tuottavaan organisaatioon yhteyttä ottaessaan kohtaa. Palvelumuotoilun avulla voidaan esimerkiksi uudistaa palveluympäristöä, sekä sitä fyysistä että abstraktimpaa tilaa, jonka asiakas kohtaa, ja jossa hänen – organisaation tavoitteista riipuen – halutaan joko viihtyvän mahdollisimman pitkään tai suoriutuvan ripeästi ulos. Palvelumotoilu kattaa myös asiakkaan kohtaaman palvelun taustalla pyörivät organsaation omat prosessit: usein uusi, virtaviivaisempi palvelu edellyttää myös toimitaprosessien selkeyttämistä jossakin, jonne asiakas ei lainkaan näe.

Palvelumuotoilun piiriin kuuluvatkin siis tuotteiden, tilojen tai toimintatapojen ideoinnin ohella myös monet organisaation johtamiseen liittyvät tehtävät; palvelun kehittämiseen liittyvä ennakointityö, erilaiset tutkimukset ja asiakaskyselyt. Palvelun jatkuva kehittäminen voi vaatia myös strategiatason työtä. Palvelun kehittäminen haluttuun suuntaan vaatii usein myös selkeää ohjeistusta ja organisaation koko henkilöstön koulutusta tai valmennusta.

Helsingin yliopiston kirjasto on kehittänyt yhteistyössä Suunnittelutoimisto Taivaan kanssa palvelumuotoilun avulla uuden kirjaston palvelukonseptia; erityisesti tieteellisen kirjastotoiminnan digitalisoitumisen tuottamaa murrosta ja Kaisaniemeen nousevaa, keväällä 2012 valmistuvaa uutta kirjastorakennusta silmällä pitäen. Palvelumuotoiluhankkeen keskiössä on ollut asiakas, Helsingin yliopiston perustutkinto-opiskelija.

Sekä opiskelijat että yliopistolle tärkeisiin sidosryhmiin lukeutuvat asiantuntijat ovat saaneet tilaisuuden osallistua kirjastopalvelujen ideointiin.  Ideointityöpajojen annista hankkeen kuluessa jalostuu kourallinen uuden kirjaston palveluideoita, joiden jatkojalostamiseen kirjasto on organisaatioina sitoutunut. Kirjaston henkilökunta on osallistunut palvelumuotoilukoulutuksiin vuoden 2010 lopulta alkaen, ja myös henkilökunnalle on organisoitu oma ideointimahdollisuutensa. Jatkuvaan ajatustenvaihtoon ja ideoiden edelleen kehittelyyn kirjaston asiakkaat ja henkilökunta voivat yhdessä käyttää Helsingin yliopiston kirjaston kehittäjäyhteisöä Idistä.

Onnistunut, tavoitteensa saavuttanut palvelumuotoiluhanke tuottaa lukuisien kehityskelpoisten ideoiden ohella kirjasto-organisaatioon prosessin, jolla asiakkaiden ideoita voidaan jatkuvasti ottaa vastaan, käsitellä ja jatkojalostaa joko nykyisten palvelujen paremmiksi versioiksi tai kokonaan uusiksi toimintatavoiksi.

Jatkuvasti asiakkaiden kokemuksesta kiinnostunut ja palveluaan sen perusteella muokkaava kirjasto tuottaa lisäarvoa käyttäjilleen. Sellainen kirjasto voi hyvin, elää ja hengittää.

 

Veera Ristikartano

vt. viestintäsuunnittelija ja Verkkarin päätoimittaja

Helsingin yliopiston kirjasto