Elämässä e-kirjojen kanssa riittää erikoistapauksia – ja kehittämishaasteita

E-kirjoja meillä on ollut kokoelmissamme jo jonkin aikaa, vaikka käytetyimmän kirjallisuuden osalta voimakkain kasvukausi onkin ajoittunut viime vuosiin. HELKAan luetteloitujen e-kirjojen määrä on jo kymmeniä tuhansia. E-kirjojakokoelmiemme nimekemäärä lasketaan kuitenkin jo sadoissa tuhansissa, mikäli otetaan huomioon ne e-kirjatietokannat ja portaalit, hankitut (1) ja vapaat, jotka ovat tarjolla tietokantavalikoimassamme mutta joihin sisältyviä teoksia ei ole luetteloitu HELKAan.

Kaikesta edellä sanotusta huolimatta voi väittää, että e-kirjat eivät ole vielä tulleet luontevaksi osaksi kirjastoarkeamme. Tämä ilmenee muun muassa siinä, että puhuessamme e-kirjoista kollegojen kesken keskitymme usein ongelmatapauksiin tai päivittelemme, miten paljon huolta, työtä ja vaivaa niiden kanssa elämiseen liittyy ja miten hankalia käyttää ne ovat myös asiakkaillemme.

E-kirjojen kanssa elämiseen liittyviä ongelmallisuuksia esiteltiin aika monipuolisesti myös 10.12.2012 järjestetyn Tiedä enemmän aineistohausta ja e-kirjoista -tilaisuudessa (2). Pidetyissä puheenvuoroissa keskityttiin lähinnä e-kirjojen hankintaan, valintaan ja kuvailuun liittyviin prosesseihin.

Seuraavassa lähestyn e-kirjoihin liittyviä kysymyksiä ja ongelmia vähän asiakaspalvelulähtöisemmästä näkökulmasta kuin mitä mainitun tilaisuuden esityksissä.  E-kirjastopalautevastaajana olen myös asiakaspalveluvirkailija, joka  joutuu aika paljon tekemisiin e-kirjojen käytettävyyttä  ja löytyvyyttä koskevien kysymysten kanssa. Näitä tulee sitten miettineeksi vähän yleisemminkin.

Hankalimmat e-kirjatapaukset vaativat ohjeistuksia ja opastusta

Hankkimiemme e-kirjojen käyttö ei ole aina asiakkaillemme ihan ongelmatonta. Tiettyjä sisältöjä on valitettavasti  joskus tarjolla vain tietyn, ehkä vähemmän käyttäjäystävällisen palvelun kautta. Ylivoimaisesti eniten kysymyksiä niin asiakaspalautteissa kuin suoraan asiakaspalveluvirkailijoillekin tulee ellibs– ja Dawsonera-palvelujen kautta hankituista e-kirjoista. Tämä selittyy osaksi sillä, että näissä on runsaasti paljon käytettyjä kurssikirjoja.

ellibs-kirjat, toisin kuin muut e-kirjamme, lainataan HELKA-kortilla eli niitä on rajattu määrä kappaleita, mitä asiakkaidemme on joskus vaikeaa ymmärtää (”Miten e-kirja voi loppua?”). ellibs-kurssikirjan onnistunut lataaminen edellyttää, että kyseisellä koneella on valmiiksi asennettuna Adobe Digital Editions –ohjelma. Ohjelman lataamisessa on omat kommervenkkinsa, ei vähiten silloin, kun ladattava kone on kirjaston tai Aleksandrian asiakaskone. Erilalisia ellibs-kirjojen käyttöä koskevia ohjeita löytyy niin kirjaston (perusohjeUKK-ohje) kuin ellibsinkin sivuilta. Mutta jaksavatko asiakkaat niitä lukea, ainakaan etukäteen? Ja löytyvätkö ohjeet juuri silloin, kun hätä on suurin?

Dawsonera-kirjojen käyttöongelmat liittyvät nekin usein kirjojen lataamiseen omalle tietokoneelle (1-3 päiväksi) tai paremminkin siihen, miten lataamansa kirjan saa esiin. Ohjeistusta on tarjolla mm. kirjaston sivuilla olevassa e-kirjaohjeessa. Mainittakoon tässä yhteydessä , että Dawsonera-kirjojen lataaminen kirjaston asiakaskoneille ei onnistu ainakaan keskustakampuksen kirjastoissa, mutta online-lukeminen sujuu kyllä.

Enemmistö kirjaston hankkimista e-kirjoista on sellaisia, että niiden lukeminen sujuu parhaiten online. Aika moni asiakkaistamme tuntuisi kuitenkin haluavan ladata e-kirjoja omalle  iPadille tai muulle pikku lemmikkilaitteelleen, mikä joissain tapauksissa onnistuukin. Latausmahdollisuuksista kuulemma kysytään palvelupisteissä ja ohjeita kaivattaisiin. E-kirjaohjeessamme kerrotaan ellibs-kirjojen latausmahdollisuuksista eri laitteille,  mutta muiden pakettien kirjoista ei.

Muiden yliopistokirjastojen sivuilta löytyy taulukkomuotoisia  ohjeita e-kirjojen käytettävyydestä eri laitteilla (Tampereen yliopiston ohje; Jyväskylän yliopiston kirjaston ohje). Kirjastossamme on kyllä jonkin verran testailtu hankkimiemme e-kirjojen käytettävyyttä muutamilla laitteilla, mutta tietoa testauksen tuloksista  taida olla  kootusti missään. E-kirjoja on meille hankittu parinkymmenen eri palvelun kautta, joten meillä riittäisi urakkaa  ohjeistusten aikaansaamisessan ja ajan tasalla pitämisessä, monet palveluista kun ovat  myös tässä suhteessa kovasti muuttuvaisia.  Selkeiden ohjeiden aikaansaamista vaikeuttaa myös se, että tietyssä palvelussa sekä DRM-suojattuja että suojaamattomia e-kirjoja.  Mainitut hankaluudet eivät kuitenkaan saa estää meitä yrittämästä koota eri kampuskirjastojen e-kirjakokemuksia  ja mahdollisia -ohjeistuksia jonnekin. Kukahan tai mikähän taho tähän ryhtyisi?

Kokonaisten kirjojen tulostamiselle ja lataamiselle on usein asetettu rajoituksia käyttöehdoissa, jotka on määritelty kirjaston kyseisten kustantajien tai välittäjän kanssa tekemissä lisenssisopimuksissa. Kirjastossa laaditussa yleisohjeessa e-kirjojen käyttöehdoista todetaan, että kirjoista saa tulostaa ja tallentaa vain osia. Joissakin palveluissa e-kirjoja  voikin ladata vain luku kerrallaan. Toisaalta on e-kirjajapalveluja, joiden sivuilla on tarjottu mahdollisuuksia koko kirjan  lataamiseen, usein kuitenkin vain määräajaksi. Kokonaisten e-kirjojen (varsinkin useampien) lataamiseen omalle laitteelle  vaikkapa luku luvulta kustantajat ja välittäjät saattavat edelleenkin puuttua – siitä meillä on ihan viimeaikaistakin kokemusta. E-kirjojen käyttöehtoja koskevaan yleisohjeeseemme sisältyvä varoitus on siis syytä huomioida.

Yksi mahdollisuus kehittää erityisesti e-kurssikirjapalveluja voisi olla esimerkiksi tietyn kurssivaiheen e-kirjojen ostaminen asiakkaille lainattaville iPadeille. Terkossa on jo kokeiltu tällaista palvelua, TerkkoPadia. Suunnitelmia tämäntyyppisen toiminnan jatkamisesta ja laajentamisesta on kuulemma vireillä.

E-kirjojen löytyvyyden edistäminen on työllistävää mutta kehittävää

Käytetyimmät e-kirjamme on luetteloitu HELKAan, joten ne ovat löytyneet periaatteessa samalla tavoin kuin painetutkin kirjat. HELKAn asiakasliittymässä haun kohdistaminen nimenomaan e-kirjoihin on vaatinut yhdistelmähaun tekemistä, koska liittymässä periaatteessa tarjolla ollut rajausmahdollisuus e-aineistoihin ei toiminut.  Operaatio on sen verran monivaiheinen (katsokaa vaikka e-kirjaohjeestamme) , että verkkosivujen aineistohaku, jossa on tarjolla mahdollisuus suodataa hakutuloksista esiin vain verkosta löytyvät aineistot on varmaankin ollut e-kirjoista kiinnostuneille asiakkaille tervetullut uutuus.

E-kirjojen (painettuja kirjoja huonommasta?) löytyvyydestä on oltu kirjastossa huolissaan osaksi sen vuoksi, että tuhansien nimekkeiden pakettiostoina hankittuja e-kirjaeriä ei ole ollut mahdollista sisällönkuvailla yksittäin. Niisä MARC-tietueissa, joita yleensä saamme palvelujen tuottajilta  pakettihankintojemme yhteydessä, on kuitenkin varsin usein joitain sisällönkuvailuja, NLM-, LCC- tai Dewey-luokituksia ja englanninkielisiä asiasanoja (esim. LCSH- tai Mesh).  Verkkopalvelujaan innovatiivisesti kehittävä Meilahden kampuskirjasto Terkko on kehittänyt e-kirjoille aiheenmukaisen selausmahdollisuuden, BookNavigator-palvelun käyttämällä hyväksi e-kirjojatietueissa olevia luokituksia suhteuttaen niitä vakiintuneeseen lääketieteen (ala)jaotteluun.   Viikin ja Kumpulan kampuskirjastot ovat seuranneet esimerkkiä ja Keskustakampuksen kirjastossakin tutkitaan mahdollisuuksia lähteä tälle tielle.

E-kirjakokoelmiemme karttuessa muutamiinkin BookNavigator-palvelun alaluokkiin saattaa kertyä niin paljon e-kirjoja, etteivät asiakkaat jaksa niitä oikein selailla. Palvelussa on kuitenkin tarjolla myös hakumahdollisuus ja Terkko on vielä tuottanut hakijoille avuksi asiasanapilven, jossa näkyy saamiimme e-kirjatietueisiin sisältyviä asiasanoituksia, jotka ovat monien sisällönkuvailijoidemme mukaan ”niin kovin karkeita” mutta näyttäisivät toimivat pilvessä aika mukavasti.

BookNavigatorin rakentaminen ja ylläpitäminen on aika työllistävää, osa e-kirjapaketeistamme kun  täydentyviä.  Kenties jossain vaiheessa ylläpito saadaan sentään automaattiseksi ja.  Voi ennakoida Keskustakampuksen kirjastossa selauksessa toimivan jaottelun haeskelussa riittää tekemistä, kun aloja niin paljon ja niiden väliset rajat ja hierarkiat niin vaikeasti määriteltävissä.  Toivon mukaan tähän työhön löytyy kuitenkin henkilöresursseja. Tämänkaltainen luokitusten (ja ehkä asiasanoitustenkin) tutkailu ja  muokkaus osana aiheenmukaista tiedon-/lähteidenhakua tukevan palvelun rakentamista lienee omiaan kehittämään juuri sentyyppistä  sisällönkuvailullista orientaatiota, jollaisella olisi kysyntää.  Sitä paitsi kehitellyille  luokitteluille/kategorisoinneille saattaisi löytyä muutakin käyttöä (3).

E-kirjakokoelmiemme vs. painettujen kirjakokoelmiemme löytyvyys?

Mikäli BookNavigator- palvelu laajenee kattamaan kaikkien kampuskirjastojen tieteenalat, olemmeko itse asiassa ennen pitkää tilanteessa,  jossa e-kirjakokoelmamme  ovat asiakkaillemme paremmin hahmoteltavissa ja etsittävissä aiheenmukaisesti kuin erityisesti keskustakampuksella varsin mittavat painetut kokoelmamme, joita on asiasanoitettu useampiinkin erikoissanastoihin tukeutuen?  Miten hyvin tai huonosti asiakkaamme ovat osanneet arvailla sisällönkuvailujamme?   Asiasanastojen äärelle ei Google-hakuihin tottuneita asiakkaita välttämättä enää saa paimennettua.

Älykkäät tiedonhakupalvelut saattavat tarjota mahdollisuuksia helpottaa asiakkaiden aiheenmukaista tiedonhakua ja auttaa heitä saamaan enemmän hyötyä kirjastossa vuosien saatossa tehdystä sisällönkuvailutyöstä. Näiden mahdollisuuksien realisointia edistäisi se, että kyseiset sanastot olisi ontologisoitu (4).  Melkoinen osa HELKAssa käytetyistä asiasanastoista löytyy jo ONKI-palvelusta, mutta aivan kaikki eivät.

Miten erilaiset asiasanoitukset, painettuihin ja e-kirjoihin liitetyt,  toimivat  yhden yliopistokirjaston KDK-asiakasliittymässä, finnassa, tätä on nyt mahdollista tutkailla esimerkiksi käväisemällä Jyväskylän yliopiston kirjaston finnassa, joka on jo ihmeteltävänä beta-versiona. Rinnalle voi ehkä  ottaa perinteisen Jykdok -kokoelmatietokannan, jonka kautta voi tutkia  sisällönkuvailuja MARC-tietueista.   Omien alustavien havaintojeni mukaan e-kirjatietueiden” karkeat”  asiasanat ovat hyötykäytössä mm. kirjojen selauksessa (Selaa luetteloa -> Aihe->Aakkosjärjestyksessä).

Jos olemmekin nyt välillä helisemässä e-kirjojen kanssa, paljon hyvää ja ”siunauksellistakin” niiden kanssa elämisestä saattaa koitua. Paine pistää aiempia, painettujen kirjojen kanssa omaksuttuja toimintatapoja ja käytäntöjä uusiksi ei välttämättä ole pahitteeksi.  Painetut ja elektroniset kirjakokoelmamme ovat toisiaan täydentäviä.  Miten parantaa näiden hybridikokoelmiemme löytyvyyttä ja näkyvyyttä – tätä kokonaisuutta kai tässä pitäisi miettiä.


Lisätietoa

(1) Laajimmat hankitut kirjapaketit, joiden sisältämiä kirjoja ei ole luetteloitu HELKAan  ovat  ECCO – Eighteenth Century Collections  Online (noin 200 000 nimekettä) ja EEBO – Early English Books Online (125 000 dokumenttia).

(2) Tiedoksi Helsingin yliopiston kirjaston piirissä toimiville lukijoille: Tiedä lisää aineistohausta ja e-kirjoista –tilaisuuden aineistot löytyvät yhteiseltä verkkolevyltämme ( Group (P:) – h985 – yhteinen – Koulutus – Koulutus esityksiä).

(3) BookNavigatorin kategorsointi voisi sopia aiheenmukaiseksi jaotteluksi esimerkiksi RSS-syötepohjaiseen uutuusluetteloon, jollaisen tuottaminen olisi ollut teknisesti mahdollista jo vuosia. Voisi harkita, että uutuusluetteloon, jossa olisi aihejaottelu,  sisällytettäisiin sekä e-kirjat että painetut kirjat, mikä tietysti edellyttäisi, että myös painettujen kirjojen tietueisiin pitäisi lisätä luokitus. E-kirjat eivät sisälly nykyiseen HELKAn uutuusluetteloon, jossa kirjauutuuksia voi selailla kampuskirjastosijainnittain, koska niillä ei ole kirjastosijaintia ja koska niiden tietueita voi ryöpsähdellä HELKAan joskus muutama tuhatkin viikossa.

(4) Asiasanastojen ontologisoinnista löytyy kiinnostuneille  netistä useampiakin tekstejä ja esityksiä.

Teksti

Eeva Peltonen
(e-)kirjastonhoitaja
Hankinta- ja metadatapalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva

Helena Hiltunen
Alkuperäinen kuva

 

Gallica, Ranskan kansalliskirjaston elektroninen kirjasto – Kokemuksia sivustolta ja paikan päältä


Ranskan kansalliskirjasto (Bibliotheque nationale de France, BnF) on yksi Euroopan suurimmista kirjastoista. Sen kokoelmat kattavat vuoden 2009 inventaarion mukaan yli 14 miljoonaa kirjaa tai muuta painotuotetta.

Aikakauslehtien nimekkeiden määrä kohoaa noin 360 tuhanteen ja käsikirjoituksia – useat korvaamattoman arvokkaita – on noin 250 tuhatta. Graafisia lehtiä, valokuvia ja julisteita on kokoelmissa noin 12 miljoonaa, karttoja noin 800 tuhatta. Nuotteja on noin 2 miljoonaa ja erilaisia äänitteitä noin miljoonan dokumentin verran.

Gallica, Ranskan kansalliskirjaston kaikille käyttäjille avoin ja maksuttomasti käytössä oleva digitaalinen kokoelma, perustettiin vuonna 1997. Digitointiprojekti perustuu huolelliseen ja tarkasti dokumentoivaan työhön, ja se etenee luonnollisesti hitaammin kuin esimerkiksi Googlen ahneet digitointihankkeet, joissa työn laadussa ja bibliografisen datan esittämisessä ei ole aina kehumista. Gallicaan kaiken kaikkiaan digitoitujen dokumenttien määrä on äskettäin ylittänyt 2 miljoonan rajan. (Kuriositeetin vuoksi: toinen miljoonas digitoitu dokumentti on Jules Massenet’n omakätisesti kirjoittama Manon-oopperan käsikirjoitus. Ooppera esitettiin Pariisin Opéra-Comiquessa 19. tammikuuta 1884.) Kirjoja on saatavilla lähes 415 tuhatta, käsikirjoituksia reilusti yli 30 tuhatta ja erilaisia kuvia runsaasti yli puoli miljoonaa. Digitoiduista dokumenteista lähes puolet on lehtiä, joiden luku on jo ylittänyt miljoonan rajan. Nuottijulkaisuja on saatavilla yli 10 tuhatta kappaletta ja äänitteitä noin 2500.

Uutena piirteenä Gallican luetteloinnissa on yhteistyö kaupallisten e-kirjojen julkaisijoiden kanssa. Yli 100 tuhatta Gallican tietueista on peräisin näiltä julkaisijoilta; ne tarjoavat mahdollisuuden hankkia maksullista ja osin myös maksutonta e-aineistoa. (Näiden linkit eivät kokemukseni mukaan tosin toimi aina niin kuin pitäisi.) On myös syytä huomata, että yli 140 tuhatta dokumenttia on saatu digitointia varten muista kirjastoista, jotka ovat etupäässä ranskalaisia. Nämä partnerit ovat Gallicalle ensiarvoisen tärkeitä digitointihankkeiden toteuttamisessa; kaikki arvokas ei ole löytänyt tietään Pariisiin. Tämä oli siis tilanne vuoden 2012 päättyessä; Gallica kasvaa koko ajan vauhdilla.

Marraskuussa tapasin yhden Gallican strategiasta vastaavista työntekijöistä. Cecile de Becdelievren erikoisalaa ovat vanhat kartat, mutta hän on työskennellyt monien projektien, kuluneena vuonna esimerkiksi Jean-Jacques Rousseaun (1712-1778) teosten ja hänen biografiaansa liittyvän aineiston parissa. Cecile kertoo minulle Gallican viimeaikaisista hankkeista ja niiden toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista. Aktiivisenakin Gallican käyttäjänä huomaan, että minulla on vielä paljon opittavaa ja oivallettavaa.

Kun kysyn tarkemmin Gallican digitointipolitiikasta, Cecile sanoo, että vastaus ei ole yksinkertainen. Ei ole olemassa yksittäistä säännöstöä, johon nojaten jokin projekti aloitetaan ja toinen hylätään. Selvää kuitenkin on, että Gallicaan ei digitoida aineistoja yksittäisten professorien ja tutkijoiden tarpeiden tai ehdotusten pohjalta. Ulkopuolelta tarjotuilta hankkeilta vaaditaan usein selvä lähteiden digitointiin suunnattu rahoitus. Edelleen on selvää, että Gallicassa ei lähdetä toteuttamaan hankkeita, joiden toteuttamiskelpoisuudesta ja hyödyllisyydestä ei ole selviä takeita. Digitoitavaa aineistoa ei saa olla liikaa eikä sen tule olla liian vaikeasti saatavilla. Viime kädessä hankkeiden hyväksymisestä päättää kirjaston johto, ja strategit tekevät työtä heidän päätöstensä mukaan.

Periaatteellisiin valintoihin liittyvät aina myös työn konkreettiset haasteet. Projektin tulee toteutua yksityiskohtia myöten mahdollisimman täydellisesti ja kattavasti; aiheen tulee alusta muotoutua tämän tavoitteen mukaiseksi. Kaikki pitää selvittää huolellisesti, ennen kaikkea aineiston konkreettinen digitoitavuus (sivujen kestävyys, sidonnan vaikutus kuvien laatuun…) sekä vapaaseen levittämiseen liittyvät oikeudelliset kysymykset. Usein joudutaan tekemään kompromisseja: digitoiduksi ei saadakaan jonkin teoksen komeinta editiota vaan kelvollisimmin kuvattavissa oleva versio. Eikä kova työ ole digitoinnin jälkeenkään ohitse: vanhojen dokumenttien luettelointi ei ole rutiinihommaa, vaan vaatii tarkkuuden lisäksi kulloisenkin alan asiantuntemusta. Juuri tässä työssä Gallican väki tarjoaa apuaan partnereilleen muualla Ranskassa.

Ranskan kansalliskirjasto on osallistunut ja osallistuu myös useisiin yhteiseurooppalaisiin digitointihankkeisiin. Hienona esimerkkinä tällaisesta on Europeana Regia, vuosina 2010-12 toteutettu hanke, jossa Ranskan kansalliskirjasto oli suurimpana aineistontuottajana. Hankkeessa digitoitiin yli tuhannen käsikirjoituksen kokoelma keski- ja renessanssiaikaisia kuninkaallisia käsikirjoituksia: Bibliotheca Carolina (426 käsikirjoitusta; Ranskan kansalliskirjaston osuus), Kaarle V:n ja hänen sukunsa kokoelma (163 käsikirjoitusta) sekä Napolia renessanssiaikana hallinneiden aragonialaisten kuninkaiden kokoelma (282 käsikirjoitusta, koottu 1400-luvulla). Kokonaiset käsikirjoitukset ovat esillä kunkin hankkeeseen osallistuneen digitaalisen kirjaston omilla sivuilla.

Meneillään olevista projekteista oikeustieteeseen liittyvien historiallisten lähteiden ja kirjallisuuden digitoinnissa on Gallicassa päästy pitkälle. Käytettävissä on nyt runsaasti yli 10 tuhatta dokumenttia. Suurin osa näistä, yli 8000, on peräisin 1800-luvulta.

Erinomainen esimerkki Gallican viimeaikaisista digitoiduista kokoelmista on toisen maailmansodan aikana julkaistujen maanalaisten lehtien kokonaisuus, joka on mahdollisimman täydellinen, huolimatta lehtien kokoamiseen, digitoimiseen (paperin laatu ja painojälki olivat erityisenä haasteena) sekä luetteloimiseen liittyvistä ongelmista. Aiheeseen pääsee hyvin käsiksi Gallicassa julkaistusta blogista, josta on myös linkit koko aineistoon.

Teksti

Matti Myllykoski
Johtava tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva

Matti Myllykoski

Yhä useampi gradu tallennetaan digitaalisena E-thesikseen

Kirjaston verkkopalveluissa ylläpidettävä E-thesis-palvelu on tarjonnut Helsingin yliopiston opinnäytteitä avoimesti saataville ja vapaasti luettavaksi jo reippaat kymmenen vuotta. Väitöskirjoista on useiden vuosien ajan saatu E-thesikseen julkaistavaksi suurin osa, mutta gradujen tallentaminen ja julkaiseminen on Helsingin yliopistossa edennyt hitaammin kuin monissa muissa suomalaisissa yliopistoissa. Gradujen julkaiseminen E-thesiksessä oli pitkään täysin vapaaehtoista ja useat tiedekunnat olivat määrittäneet julkaistaville graduille arvosanarajan. Gradut ovat kuitenkin olleet koko E-thesis-palvelun olemassaolon ajan hyvin suosittua aineistoa tiedostonlatauksia kartoittavien tilastojen valossa.

Muutaman viime vuoden aikana Helsingin yliopiston gradujen digitaalisten versioiden tallentaminen ja julkaiseminen on edistynyt merkittävästi. Valtiotieteellinen tiedekunta, Viikin tiedekunnat ja lääketieteellinen tiedekunta ovat jo joidenkin vuosien ajan tukeneet gradujen ja tutkielmien tallentamista yhteistyössä kirjaston kanssa. Syyslukukaudesta 2012 alkaen matemaattis-luonnontieteellisessä, oikeustieteellisessä ja valtiotieteellisessä tiedekunnassa on ollut pakollista tallentaa pro gradu -työ E-thesikseen opinnäytteen tarkastettavaksi jättämisen yhteydessä. Tiedekuntien aktiivisuuden myötä E-thesiksen tallennettujen gradujen määrä on kasvanut huomattavasti.

Digitaalisten gradujen kattavan tallentamisen leviäminen kaikkiin yliopiston tiedekuntiin on myös näköpiirissä. Lisävauhtia uusien käytäntöjen leviämiselle tulee todennäköisesti antamaan plagiaatintunnistusohjelmiston tuleva käyttöönotto yliopistossa. Kun opiskelijoiden on annettava gradunsa ohjelmiston analysoitavaksi, on luontevaa, että samalla tarjotaan mahdollisuus opinnäytteen tallentamiseen E-thesikseen.

Teknisiä uudistuksia E-thesis-palvelussa

Gradujen tallennusta varten kirjaston verkkopalveluissa on laadittu tiedekuntakohtaisia tallennuslomakkeita. Lomakkeen avulla opiskelijalle annetaan mahdollisuus joko gradun julkaisemiseen internetissä tai pelkkään gradun tallentamiseen. Ne gradut, joille tekijä ei myönnä julkaisulupaa, päätyvät E-thesiksen suljettuun opinnäytearkistoon. Suljetussa arkistossa olevat opinnäytteet eivät ole vapaasti luettavissa tai hakukoneiden haettavissa. Tarvittaessa nämä opinnäytteet ovat kuitenkin tiedekunnan opintohallinnon saavutettavissa. Keskustakampuksen Kaisa-talon kirjastossa on neljä työasemaa, niin sanottua opinnäytekioskia, joilla asiakkaat voivat lukea suljettuun arkistoon tallennettuja opinnäytteitä. Näillä työasemilla tiedostojen kopioiminen ja tallentaminen on tekijänoikeussyiden vuoksi estetty.

E-thesis-palvelua on tarkoitus kehittää edelleen niin, että se palvelee aikaisempaa paremmin opinnäytteiden tallentajia ja julkaisijoita. Ensimmäisessä vaiheessa päivitetään E-thesiksen verkkosivujen ulkoasua, tallennuslomakkeita sekä opinnäytteiden suljettua arkistoa. Teknistä uudistustyötä ovat toteuttaneet kirjaston verkkopalveluissa tietotekniikkasuunnittelija Antti Rantala ja tietojärjestelmäasiantuntija Joonas Kesäniemi. Uudistetut E-thesiksen verkkosivut ja tallennuslomakkeet otetaan käyttöön kevättalven aikana.

Teksti

Jussi Piipponen
tietotekniikkasuunnittelija
Verkkopalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva

Helena Hiltunen

Yhteistyö on antanut enemmän kuin ottanut – Namibia-hankkeelle toivotaan jatkorahoitusta

Ulkoministeriön HEI ICI -rahoituksella toiminut Namibian, Helsingin ja Tampereen yliopistokirjastojen yhteistyöprojekti Human Research Development Project at the University of Namibia Library päättyi 31.12.2012. Osa meistä huokaisi haikeana, osa helpottuneena.

Puolentoista vuoden aikana saavutettiin tuloksia juuri niillä alueilla, joihin toivottiin parannusta.
Yhtenä konkreettisena tuloksena projektista syntyi kirja Empowering People – Collaboration between Finnish and Namibian University Libraries. Projektin tavoitteena oli tuoda vahvistusta ja rohkaisua akateemiseen kirjoittamiseen ja julkaisemiseen. Artikkeleissa tarkastellaan kirjastotyön keskeisiä kysymyksiä ja yhteistyön, osaamisen jakamisen ja motivoituneen henkilöstön merkitystä. Kaikki artikkelit koskevat siis niitä kirjastotyön keskeisiä tehtäviä, joita projektissa oli tarkoitus kehittää.

Artikkelit on kirjoitettu kolmen kirjaston asiantuntijoiden yhteistyönä.

Ulkopuoliset asiantuntijat arvioivat artikkelit ennen kuin ne hyväksyttiin kirjaan.  Kirjan toimittajia ovat Mirja Iivonen ja Outi Sisättö Tampereen yliopiston kirjastosta, Päivi Helminen Helsingin yliopiston kirjastosta sekä Joseph Ndinoshiho Namibian yliopiston kirjastosta. Kustantaja on Tampere University Press.

Kirja ilmestyi joulukuussa, sitä on jaettu kaikkiin Suomen yliopistokirjastoihin. Se on annettu myös projektin rahoittajille ulkoasiainministeriöön ja CIMO:oon, sekä projektista kiinnostuneille ja sitä tukeneille.

Kirjaa on saatavilla verkkokirjakauppa Granumista tai tilaamalla: tup@uta.fi.

Marraskuussa jätimme CIMO:oon uuden projektihakemuksen Capacity Building of Research Services in UNAM Library, päätös ulkoasiainministeriöltä pitäisi tulla helmikuun lopussa. Kehitysyhteistyön pitää perustua sekä Suomen kehityspoliittisiin linjauksiin että kohdemaan omiin kehityssuunnitelmiin. Namibian kansallisissa kehityssuunnitelmissa on erityisesti kaksi kohtaa, joihin yliopistokirjastojen yhteistyö vastaa: to build capacity for graduate studies ja to improve the effectiveness and productivity of academic staff. On erittäin tärkeää, että myös kumppaniyliopistot tukevat yhteistyötä ja että uusi hakemus on linjassa kunkin yliopiston omien strategisten tavoitteiden kanssa.

Namibian yliopiston (UNAM) pyrkimys on profiloitua tutkimusyliopistoksi; nyt vielä se on perusopetusta antava oppilaitos. UNAMiin on perustettu The School of Postgraduate Studies koordinoimaan jatkokoulutusta.  UNAMin lääketieteelliseen tiedekuntaan kehitetään erillistä jatkokoulutusohjelmaa yhdessä Oulun yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan kanssa.  Lääketieteellisten tiedekuntien jatkohankehakemuksessa on mainittu myös kirjastojen jatkohakemus.


Lääketieteellisen tiedekunnan uusia rakennuksia

Jotta profiloituminen onnistuisi, on kirjastojen palveluja kehitettävä yhdessä tutkijoiden ja jatko-opiskelijoiden kanssa. Mukaan hankkeeseen Namibian yliopiston kirjaston lisäksi on tulossa The School of Postgraduate Studies Dr Cornelia Shimwooshili Shaimemanyan johdolla. Opetuspuolesta vastaavat Helsingin ja Tampereen yliopiston kirjastot, Helsingin yliopiston valtiotieteellinen tiedekunta dekaani Liisa Laakson ja professori Jussi Pakkasvirran johdolla sekä professori Yrjö Engeström ryhmineen ja Tampereen yliopiston tutkijakoulu ja sen johtaja professori Pirjo Nikander.

Mitä hyötyä tulevasta hankkeesta on? Sen tuloksena UNAMin kirjasto pystyy tarjoamaan kohdennettuja palveluita ja erilaisia työkaluja jatko-opiskelijoille ja tutkijoille, sellaisia kuin IL-opetus, e-aineistojen käytön opetus, Open Access-aineistojen löytyvyys, bibliometriset analyysit, tiedonhallinnan apuvälineet, kuten viitteidenhallinnan työkalut (Zotero, RefWorks, Mendeley), kirjaston ja tutkijoiden yhteistyömalli (Solmu-työskentely).  Lopullisena tarkoituksena on, että UNAMin tutkijoilla ja jatko-opiskelijoilla on paremmat mahdollisuudet keskittyä tutkimukseen kansainvälisessä ja muuttuvassa julkaisuympäristössä. Namibian kansallisen tavoitteen olla maailman kehittyneiden maiden joukossa vuoteen 2030 mennessä saavuttamiseksi tarvitaan kansainvälisen tason tutkimusta.

Hankkeen aktiviteetteja ovat jälleen yhteiset seminaarit Windhoekissa, mutta myös kyselytutkimukset, esim. lähtötilanteen selvitys ja vuosittaiset tarkistukset, tieteenala-asiantuntijoiden ja IL-opettajien opettaminen, e-aineistojen hallinnoinnin opastus, tietotekniikassa avustaminen, kurssit ja seminaarit tutkijoille ja jatko-opiskelijoille, Solmu-ryhmien perustaminen.

Tarkoitus on pitää isohko avajaisseminaari Windhoekissa. Sekä opettajakunnasta että kirjastoista asiantuntijat vierailevat eripituisia aikoja Namibiassa. Tarvetta on tutkijoiden ja kirjaston yhteistyön kehittäjillä, IL-opetusta antavilla ja esimerkiksi e-aineistojen ja tietotekniikan osaajilla. E-aineistot, varsinkin Open Access tulevat olemaan ensisijaisen tärkeitä tasa-arvoisen tiedon saannin kannalta yliopistossa, jossa kampusten väli pisimmillään on 1500 kilometriä.


Yhteistyö on haastavaa. Haastavinta on ajan löytäminen seminaarien ym valmisteluun. Erittäin haastavaa on ulkoministeriön monimutkainen taloushallinto ja toisaalta kahden yliopiston täysin erilainen budjetointisysteemi. Olemme törmänneet myös erilaiseen työkulttuuriin; Namibiassa on hierarkkisempaa ja muodollisempaa, esimerkiksi työtoverit eivät kutsu toisiaan etunimellä.


Yhteistyö opettaa kaikille osapuolille. On opittu esityksistä, ryhmätöistä ja vapaasta keskustelusta, ulkoministeriön toiminnasta, kehitysyhteistyöstä. Namibialaisten loistava esiintymiskyky ja halu esiintyä tuntuvat suomalaisesta kadehdittavilta.


Yhteistyö on hauskaa. Valtava innostuneisuus ja ilo toimia yhdessä tarttuvat.

Päättyneestä projektista päällimmäisenä on mielessä yllätys, miten suuri muutos on saatu aikaan niin lyhyessä ajassa. Yhteistyö on antanut enemmän kuin ottanut. Olen onnellinen, että olen saanut olla mukana ”toisen kotimaani” kehittämisprojektissa. Toivottavasti saamme jatkorahoitusta.

Teksti

Elise Pirttiniemi
kokoelmapäällikkö
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat:

Elise Pirttiniemi ja Ari Muhonen

Valo pääsi irti

Itse valotaiteilja Ainu Palmu kapusi Kaisa-talon ikkunalaudalle katsomaan yleisön reaktioita.

Alvar Aalto on sanonut, että talon pitäisi saada nukkua öisin. Onpa kiinnostavaa ajatella minkälaisia unia tämä kirjasto näkee tänä yönä, kun on koko illan ollut vaaleanpunaisena, haaveili valosuunnittelija.


Ainu Palmu ikkunalaudalla


Pinkki kirjoittaja

Helsingin kaupunkitapahtuma Valo on irti Lux Helsinki järjestettiin tammikuun ensimmäisellä viikolla. Pink Caravan -teoksen ideana on se, että se nähtiin

viidessä eri kohteessa viiden päivän aikana. Teoksen kohteet paljastuivat yleisölle yksitellen ja vasta tapahtuman edellisenä iltana tieto levisi facebookin kautta. Kaisa-kirjastossa teos nähtiin loppiaissunnuntaina 6.1.  Valotaiteen lisäksi ulkosalle kuului teokseen  tilattu analoginen musiikki, Aake Otsalan säveltämä Pinkki Kohina (Pink Noice.)

Teksti

Tiinakaisa Honkasalo
Viestintäpäällikkö
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Tiinakaisa Honkasalo

Voi aikoja – se on ollut elämää

Eletään kevättä 1973: Ahti Karjalainen kehottaa puolueita pikaisesti sopimaan Kekkosen presidenttikauden jatkosta ja USA pommittaa Pohjois-Vietnamia. Luxemburgin Anne-Marie David voittaa euroviisut kappaleella “Tu te reconnaîtrasaan”, jonka Katri-Helena levyttää suomeksi.

Nuoruus on seikkailu suunnaton” hyräilee myös vastavalmistunut luonnontieteilijä Sirkku Liukkonen, ja pääsee yliopistoon kesätöihin hoitelemaan oman tutun tiedekunnan opiskelijavalintoja. Kesä vaihtuu syksyksi ja työsuhde jatkuu opintosihteerinä matemaattis-luonnontieteellisen osaston opintotoimistossa. Siellä kolmen nuoren tiimi hoitelee biologien, farmaseuttien, matemaatikkojen ja muiden luonnontieteilijöiden opintoasioita.

Lähes kymmenen vuoden kuluttua Sirkku siirtyy keskushallintoon opintoasiaintoimistoon tutkimusassistentiksi.

– Silloin hoidin samaan aikaan työmarkkina-asioita ja olin vammaistenopintojen avustaja. Tuolta ajalta on mieleen jäänyt tenttikysymysten ja parin tutkintotodistuksen kirjoittaminen pistekirjoituksella näkövammaisille opiskelijoille. Kirjoittamiseen oli tavallisilla näppäimillä varustettu kone, joka tuotti pistekirjoituksen ja saivat he toki myös tavallisen todistuksen.

Tuohon aikaan yliopistossa ruvettiin kiinnittämään huomiota tasa-arvoasioihin ja Sirkku sai perehtyä tähän aihepiiriin myös henkilöstökoulutuksessa. Myöhemmin vuonna 1990 hän toimi ensimmäisen tasa-arvotyötä yliopistossa valmistelleen työryhmän sihteerinä.  ”Sen työryhmän loppuratista tuli toinen graduni”, nauraa Sirkku.

Puhetyöläinen

Puhuminen ei ole koskaan ollut Sirkulle vaikeaa. Hyvää supliikkia tarvittiinkin, kun hän siirtyi rehtorinvirastoon henkilöstökoulutukseen vuonna 1982.

Henkilöstökoulutuksen määrärahat kasvoivat hiljalleen ja tarjonta monipuolistui. Olihan yleensäkin vasta 1970-luvulla herätty työelämässä siihen, että ennen työhön tuloa hankittu osaaminen ei riitä koko elämäksi. Elinikäisen oppimisen tarve hyväksyttiin.

– Kymmenisen vuoden kuluttua saimme kolmannen työkaverin Ritva Matikaisen tiimiimme. Nykyään yksikökkö on kasvanut ja moni muu yliopiston yksikö tarjoaa henkilökunnalle työssä selviämisessä tarvittavaa koulutusta ja muuta tukea.

Henkilökohtaisia tietokoneita, kuten niitä siihen aikaan kutsuttiin, alkoi tulla yhä useamman pöydälle 1980-luvun loppupuolella. Tietotekniikkakoulutuksen lisäksi ruvettiin jo puhumaan yliopiston johtajien kouluttamisen tarpeellisuudesta. Ensimmäinen laajempi johdon seminaari pidettiin rehtori Päiviö Tommilan aikana.

Samoihin aikoihin tehtiin paljon yhteistä koulutusta Helsingin seudun muiden korkeakoulujen kanssa. Siitä Sirkku on iloinnut erityisesti, että sen tiimoilta syntynyt yliopistojen sihteerien yhdistys toimii vielä edelleen.

– Henkilöstökoulutuksen vinkkelistä sain laajan ja monipuolisen kuvan yliopistosta ja sen toiminnasta ja solmin arvokkaita kontakteja sekä ylipistosta että muualta yhteiskunnasta.  Toimin aktiivisesti esimerkiksi julkishallinnon kouluttajat ry:ssä ja työn kautta sain olla mukana pohjoismaisten yliopistojen hallintoyhteistyöverkoston NUASin toiminnassa. Hyviä muistoja on myös kahdesta Suomessa järjestämästäni seminaarista.

Sukellus kirjastomaailmaan

Ensimmäinen syvällisempi kosketus kirjastomaailmaan tapahtui 1990-luvun alussa, kun Sirkku järjesti Katri Tuorin (ja monen muun kirjastoasiantuntijan) kanssa yliopiston kirjastosihteerikoulutuksen. Siihen osallistui kirjastossa pitkään työssä olleita, joilla ei ollut alan koulutusta. Rehtorin päätös ”virallisti” tutkinnon niin, että se oli yhtä pätevä kuin muualla suoritettu vastaava tutkinto yliopistossa virkoja täytettäessä.

Kokonaan kirjastoon siirtyminen alkoi vähitellen. Kaisa Sinikara aloitti kirjaston koordinoivana johtaja vuonna 2002. Silloin Sirkku tuli mukaan ensi pienellä osuudella. Aluksi hän järjesti tietotekniikan koulutusta kirjastolaisille.

– Silloin alkoi tiivis yhteistyö Heli Myllyksen kanssa, joka oli ensimmäisiä Valtiokonttorin Kaiku-hankkeen kouluttamia kaikukoordinaattoreja. Kaiku (=kaikki kunnossa) –työhyvinvointiohjelma  rahoitti koko 2010-luvun monia kirjastojemme yhteisiä hankkeita.

Yhteistyö kirjastoväen kanssa jatkui monenlaisina kursseina ja opetuspaketteina niin, että kun kirjasto- ja tietopalvelujen kehittämisyksikkö vakinaistettiin vuonna 2005, Sirkku siirtyi palvelussuhteineen kokonaan kirjastolaiseksi.

– Työssä oppimista joudutti kovasti se, että kuulin ”kirjastoa” puhuttavan avokonttorissa, jollaisessa työskentelin ensimmäistä kertaa työurani aikana. Olin niinä vuosina täysillä mukana kirjaston kehittämistyössä ja siinä  rinnalla järjestin koulutusta. Tein jotain myös koko yliopiston henkilöstökoulukseen esim. uusien työntekijöiden ”Tervetuloa yliopistoon” -tilaisuudet.

Uusien työntekijöiden perehdyttämisen hyvä hoitaminen on aina ollut Sirkun sydäntä lähellä. Nykyään kouluttaja Päivi Kupiaksen kanssa aloitettua perehdyttäjien kouluttamista jatkavat uudet innokkaat osaajat henkilöstön kehittämisyksikössä.

Voimaannuttavat vertaisryhmät

Sen Sirkku on huomannut, että koskaan ei ole olemassa vain yhtä tapaa toimia, vaan kaiken voi tehdä monella tavalla. Toki hallinnossa on säännöt, joita pitää noudattaa, mutta hän toteaa, että henkilöstökoulutuksessa pakollisia on vähän ja luovuutta on täytynytkin soveltaa jatkuvasti. Henkilöstökoulutukseen pätee yleinen viestinnän sääntö, että osallistujille tilaisuuden oltava ymmärrettävä ja hyödyllinen. Tilaisuutta ei kannata pitää samanlaisena erilaisille kuulijoille. Hyvä tilaisuus synnyttää halun oppia.

– Koulutuksesta pitää olla ihan oikeasti hyötyä! Kirjastolaiset ovat siinä mielessä lahjomattomia, että jos kurssin sisältö on höttöä, niin kuulijat häipyvät tärkeämpiin töihin.

Koulutuksen piilotavoitteena on saada  osallistujat tutustumaan toisiinsa ja muodostamaan vertaisverkostoja,  joihin voi tukeutua myöhemminkin. Yhteyksien solmiminen onnistuu parhaiten epämuodollisissa keskusteluissa. Siksi kurssien tauot eivät ole vain turhaa tyhjää kahvin tai lounaan ääressä voi syntyä arvokkaita kontakteja, joista on apua myöhemmin jotain työongelmaa pohtiessa.

Vaihtoehtoihminen

”Toiset on näin, näin, näin” (naputtaa etusormellaan pöytää) – ”ja minä taas näin” (liihottelee kädet levällään). Näin melko tyhjentävästi Sirkku luonnehtii itseään. ”Suurpiirteinen, yltiösosiaalinen toimeen tarttuja” voisi joku meistä muotoilla samaa asiaa. Liki neljänkymmenen työvuoden jälkeen Sirkun elämässä alkaa uusi vaihe: nyt katsotaan minkälainen seikkailu eläkkeellä olosta kehkeytyy.

– Kaikenlaista kivaa aion harrastaa ja ystäviä tapailla, mutta liian aikataulutettua elämää en enää halua. Jokainen päivä alkaa rauhallisesti sanomalehteä lukien ja jos sää sattuu olemaan huono, voin vaikka lukea koko päivän lukemattomia lukemattomia kirjoja joita kirjastot ovat täynnä.

Sirkku haluaa muistuttaa meitä vielä muutamasta asiasta:

• Olkaa rohkeita!

• Kauniit sanat eivät maksa mitään mutta hyvä palaute työtoverilta on kullan arvoista. Jos joskus on vaikeaa keksiä mitään positiivista palautetta, niin silloin voi jättää sen negatiivisen sanomatta!

• Yhdessä olemme vahvempia  ja parempia – kukaan ei voi tehdä kaikkea tätä yksin.

• Pitää uskaltaa kysyä. Kysyvä ei tieltä eksy

• Epäonnistua voi ja saa, muista: ” Älä pahoittele, vaikka kompastuisit – muista, että vain mato ei voi kaatua”, kuten Ralph Waldo Trine noin vuonna 1900 asian ilmaisi.

Teksti

Toimituskunta

Kuvat

Helena Hiltunen

Vuoden 2013 alkaessa

Monivaiheinen, haastava ja onnistunut vuosi 2012 on takanapäin.  Rakensimme yhdessä uutta, näimme vaivaa, onnistuimme ja saimme tunnustusta. Uuden pääkirjaston lisäksi palvelujen muotoilu tuotti tulosta, olimme suurella joukolla mukana IFLA-konferenssin onnistumisessa. Käyttäjämme saivat kaiken keskellä hyvää palvelua.  Nelivuotinen tavoiteohjelma valmisteltiin yhdessä kirjaston asiantuntijoiden kanssa ja laajan keskustelun tuloksena.

Uusi nelivuotinen tavoiteohjelma on käynnissä. Kuluvan vuoden toimintasuunnitelma on valmistumassa. Maailman ja Suomen talouden reunaehdot näkyvät myös kirjastossa, ja rahoitus on tiukempi kuin edellisvuosina. Joudumme entistä tarkemmin miettimään kirjaston tehtäviä, työnjakoa ja tulevaisuutta. Onneksi lähtötilanteemme on hyvä.  Neuvokkuutta ja yhteishenkeä tarvitaan.

Kirjaston johtoryhmässä on keskusteltu perustehtävien ja kehittämishankkeiden painotuksista. Perustehtävien hyvä hoitaminen on kuin suuren laivaliikenteen luotettavuutta, turvallisuutta ja sujuvuutta.  Kehittämishankkeiden avulla ennakoidaan ja kartoitetaan mahdollisia reittimuutoksia ja palveluvalikoiman osuvuutta. Suuri laiva kääntyy hitaasti.  Kirjastossa on paljon osaamista ja halua oppia uutta. Niinpä me pystymme kyllä kulkemaan myös uusia reittejä, kun sitä tarvitaan.

Kirja-aineistojen hankintamäärärahan niukkuus on ongelma kirjaston käyttäjille, erityisesti keskustakampuksella. E-hankintojen ja kausijulkaisujen jatkuvat hintojen nousut kurittavat kaikkia yliopistokirjastoja. Tähän pitäisikin löytyä uusia ratkaisuja. Kirjaston johtoryhmässä on sovittu, että kaikki kampuskirjastot käyvät läpi nykyisten tilausten välttämättömyyden kampuksellaan. Viikissä on jo voitu lakkauttaa osa tilauksista 2012 tehdyn käyttäjäselvityksen pohjalta. Sama koskee kaikkia muitakin kampuksia tämän vuoden aikana.

Aineistohankinnan määrä vaikuttaa useisiin työtehtäviin valinnassa, hankinnassa, luetteloinnissa, kokoelmatyössä ja lainauksessakin. Käytetään tämä aika hyvin hyödyksi. Paneudutaan e-lehtien ja e-kirjojen mahdollisuuksiin, jotta voimme kouluttaa myös käyttäjiä. Hankitaan uutta osaamista. Tehdään työtä yli yksikkörajojen, otetaan paljon irti siitä vahvuudesta, joka meillä Helsingin yliopiston kirjastossa on. Arvostetaan toisiamme, toistemme työtä ja mahdollisuutta oppia toisiltamme ja asiakkailtamme.

Pitkähkö työkokemus antaa jonkinlaista rauhallisuutta.  Olen ollut yliopistossa kohta 40 vuotta erilaisissa tehtävissä. Tänä aikana on ollut useita talouden aaltoliikkeitä ja monenlaisia muutoksia. Mikään kasvu ei ole ikuinen eikä mikään talouden laskukaan ole ikuinen. Talous ja elämä ovat aaltoliikettä. Aallon jälkeen tulee aina uusi aalto.

Kaisa Sinikara
ylikirjastonhoitaja
Helsingin yliopiston kirjasto

Median valokeilassa – WDC-juhlavuoden kokemuksia kirjastossa

WDC-juhlavuosi 2012 on onnellisesti ohi, ja elämä Helsingin yliopiston kirjastossa on palannut arkisiin uomiinsa, vai onko? Osallistuminen muotoilun ”olympialaisiin” ja hyvä sijoitus kovassa seurassa ovat ravistelleet tomut kirjastoon liittyvistä mielikuvista. Samalla kirjastosta on tullut käyttäjälähtöisyyttä kohti ponnisteleva edelläkävijä, joka on saanut viitoittaa tietä koko yliopiston tukipalvelujen modernisoinnille. Tämä velvoittaa jatkossakin.

Maailman muotoiluvuosi tarjosi kirjastolle erinomaisen tilaisuuden laajentaa sidosryhmäverkostojaan ja parantaa tunnettuuttaan sekä tiedeyhteisössä että suuren yleisön keskuudessa. Tiivis yhteistyö yliopistoviestinnän ja WDC-säätiön kanssa tarjosi käyttöömme laajat viestintäverkostot ja mahdollisti ylenpalttisen medianäkyvyyden, johon emme olisi omin voimin yltäneet.

Vaikka mediaa ei voi ohjailla, herättivät arkkitehtuuriltaan palkittu pääkirjastorakennus ja palvelumuotoilun avulla kehitetty uudenlainen oppimisympäristö ennen näkemättömän kiinnostuksen. Media tarttui aiheeseen hanakasti, ja kirjasto nousi näyttävästi esiin 580 muotoiluvuoden projektin joukosta. Samalla Helsingin yliopiston kirjaston tunnettuus vahvistui neljä kampuskirjastoa ja yhteiset palvelut kattavana yhtenä kokonaisuutena. Ohessa on poimintoja juhlavuoden tapahtumista ja median reaktioista.

Tapahtumarikas vuosi

Juhlavuoden avauksena kirjasto esittäytyi yliopistoyhteisölle ja kaupunkilaisille Tiedekulmassa 26.3-13.4.2012 teemalla ”Tiedon lähde”. Kolmen viikon aikana Kaisa-talon uudet palvelut, palvelumuotoilu, e-kurssiaineistot, tutkijapalvelut ja Namibia-yhteistyö olivat esillä keskusteluissa, työpajoissa, esityksissä ja verkossa. Paljon kiinnostusta herätti myös tapahtumaa varten toteutettu pop-up-kirjasto. Tapahtumiin osallistui runsas 400 kävijää.

Ensimmäinen kansainvälinen Kaisa-talossa järjestetty tapahtuma oli IFLA-koferenssiin liittynyt arkkitehtuuriseminaari, Designin the Future Library. Se järjestettiin 13.8.2012 yhteistyössä Helsingin kaupunginkirjaston ja Kansalliskirjaston kanssa. Seminaarin 170 osallistujaa viideltä mantereelta pääsivät ihastelemaan vielä viimeistelyä vailla olevaa Kaisa-taloa ja kirjastoa.

Uusi pääkirjasto avattiin käyttäjille syyslukukauden alussa 3.9.2012 ja yleisömenestys oli valtaisa. Avajaisviikolla kävijämäärä oli 30 000 ja koko syyskauden ajan arkipäivisin keskimäärin 5000 henkilöä. Asiakkailta kerätty palaute uudesta kirjastosta oli myös pääosin positiivista ja opiskelijat ottivat tilat ja uudistetut palvelut heti omikseen.

Kirjaston toukka –performanssi riemastutti kutsuvieraita, asiakkaita ja kaupunkilaisia koko avajaisviikon ajan. Kirjasto oli kumppanina myös avajaispäivän iltana järjestetyssä World Student Capital –hankkeen Night at the Campus-tapahtumassa.

Uuden pääkirjaston juhlalliset kutsuvierasavajaiset järjestettiin Kaisa-talossa 10.9.2012 ja tilaisuuteen osallistui laajasti kirjaston ja yliopiston sidosryhmiä. Tilaisuutta isännöi rehtori yhdessä ylikirjastonhoitajan kanssa ja kaupungin tervehdyksen esitti ylipormestari Jussi Pajunen. Toimittaja Baba Lybeck juonsi ohjelman ja haastatteli muun muassa talon pääarkkitehtiä Vesa Oivaa sekä taideteoksen ”Pienet maailmat” taiteilijoita Jenni Ropea ja Terhi Ekebomia. Jukka Perko ja Streamline Jazztet viihdyttivät tilaisuuteen osallistunutta 700 vierasta. Pääosassa oli kuitenkin itse uusi kirjastorakennus, johon vieraat tutustuivat ja ihastuivat.

Kuninkaallista loistoa saatiin britannialaisten Glocesterin herttuan, prinssi Richardin, ja herttuatar Birgitten tutustuessa Kaisa-taloon rehtorin vieraina. Yliopiston sitoutuneelle lahjoittajayhteisölle, Kirahviklubille, järjestettiin oma avajaistilaisuus yhteistyössä rehtorin ja yliopistoviestinnän kanssa. Osallistujia oli 140, ja monet heistä muistivat kirjastoa tukemalla Lahjoita kurssikirja -kampanjaa.

WDC-juhlavuoden haikeat päättäjäiset järjestettiin 24.1.2013 Kaisa-talossa ja yliopiston juhlasalissa. Rehtorin isännöimään tilaisuuteen kutsuttiin hanketoimijoita ja yliopiston sidosryhmiä. Ilta huipentui Helsinki Design Weekin tuottamaan riemastuttavaan Pecha Guchaan.

Kaisa-talon maine WOW arkkitehtuurikohteena ja kaupunkilaisille avoimena julkisena tilana kiiri laajalle, ja kirjastossa kävi koti- ja ulkomaisia ryhmiä tutustumassa ruuhkaksi asti. Syyslukukauden aikana kirjastoa esiteltiin 80 tutorryhmälle, joissa oli 1000 opiskelijaa. Muita koti- tai ulkomaisia ryhmiä kävi 170, ja osallistujia niissä oli yhteensä 2800. Myös paljon yliopistolaisia, kaupunkilaisia ja turisteja kävi tutustumassa kirjastoon omatoimisesti. Kävijätulva ei osoita ehtymisen merkkejä, vaan vierailut jatkuvat vilkkaina kevätkaudellakin.

Palkittu rakennus

Median ja yleisön kiinnostusta yliopiston pääkirjastoa, Kaisa-taloa, kohtaan kasvattivat osaltaan monet palkinnot, jotka rakennus voitti niin arkkitehtonisista kuin rakennusteknisistä ansioistaan vuonna 2012.

Palkintotulvan avasi Suomen arvostelijoiden liiton Kritiikin kannukset, joka jaettiin ensimmäistä kertaa arkkitehtuurikohteelle. Ylen taloraati palkitsi Kaisa-talon merkittävänä nykyarkkitehtuurikohteena ja Uudenmaan taidetoimikunnan taidepalkinto jaettiin arkkitehdeille Vesa Oiva ja Selina Anttinen Kaisa-talon suunnittelusta.

Rakennusteknisiä ansioita edusti voitettu Vuoden Lasirakenne palkinto, joka on Suomen Arkkitehtiliiton ja Suomen Tasolasiyhdistyksen jakama palkinto. Vuoden rakennuttajapalkinto myönnettiin Kaisa-talon rakennuttajalle, Helsingin yliopiston tila- ja kiinteistökeskukselle. Palkinnon jakaa Asunto-, toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI. Helsingin rakennuslautakunnan tunnustuspalkinto, Rakentamisen ruusu, jaettiin kahdelle kohteelle, Kaisa-talolle ja WDC-Paviljongille.

Media

WDC-säätiön tekemän selvityksen mukaan muotoilumaailma kohtasi Helsingissä, jossa juhlavuoden aikana vieraili yli 2000 alan koti- ja kansainvälistä asiantuntijaa.  Muotoilusta tuli yhteiskunnallinen puheenaihe. Kotimaisissa lehdissä julkaistiin aiheesta 4800 artikkelia ja kansainvälisessä mediassa 7000 artikkelia lähes sadassa eri maassa. WDC-säätiön verkkosivuilla oli 30 000 seuraajaa.

Kirjaston oma Älyllistä designia –hanke ja Kaisa-talo saivat runsaasti näkyvyyttä  kaikissa kärkimedioissa. Kotimaisissa sanoma- ja aikakauslehdissä julkaistiin aiheesta yli 30 artikkelia. Helsingin Sanomat ja Hufvudstadsbladet olivat erityisen aktiivisia yli kymmenellä näyttävällä artikkelillaan.

Kaisa-taloa kuvailtiin otsikoissa keskustakampuksen jättiläiseksi, tiedon tavarataloksi ja yliopiston uudeksi olohuoneeksi. Lennokkaita otsikkojakin löytyi, kuten ”Pilvessä vai kirjastossa?”, ”Kaisa-talosta lääkettä Guggenheim-tuskaan”, ”Kaisa tog studenter med storm and stil” ja ”Elegant showcase of scholarship”.  Palvelumuotoilu nousi esiin otsikoissa ”Maailman muotoilijat”, ”Palvelukehitystä muotoilun keinoin” ja ”Muotoilu parantaa maailmaa”. Myös arkkitehtuurilehdet innostuivat aiheesta ja tuloksena oli näyttävät kuvadokumentit Arkkitehtilehdessä ja New European Architecturessa.

YLE radion Kultakuume-ohjelmassa Mikko Koivistoa haastateltiin kirjaston ”Punaisessa huoneessa”, missä keskustelun aiheena olivat kirjastoetiketti ja äänentasovyöhykkeet. Muissa radiohaastatteluissa esiintyivät muun muassa Kaisa Sinikara ja Maria Forsman.

YLE TV:n Kulttuuriuutisissa ja muissa ajankohtaisohjelmissa kirjasto ja Kaisa-talo olivat näyttävästi esillä. Silminnäkijäohjelmassa kirjaston allergiahuone oli kiinnostuksen kohteena ja Taloraati-ohjelmassa pisteytettiin viisi nykyarkkitehtuurikohdetta, joista voittajaksi selviytyi Kaisa-talo. Kaisa-talosta onkin muodostumassa uusi kansallismaisema, jota media halutaan käyttää tilana mitä moninaisimmissa yliopistoihin tai opiskelijoihin liittyvissä ohjelmissa.

Elämää verkossa

Googlesta löytyy valtavasti Kaisa-taloon liittyvää aineistoa. Monet blogit ja ammattikuvaajien kuvagalleriat ovat kiinnostavia. ”Kirjastorakkautta” aiheena Kaisa-talo on hauska blogi, jossa on käyty vilkasta keskustelua kuukausia. Toinen seuraamisen arvoinen bloggaaja on Arkkivahti. Hienoja Kaisa-kuvagallerioita löytyy muun muassa Mika Huismanin DECOPIKistä,  Tuomas Uusheimon Photographystä ja Voitto Niemelän LEUKUsta. Kirjaston ja yliopiston omat blogit ja facebook-sivut ovat osaltaan tarjonneet faktatietoja julkisuusmyllyyn.

Teksti

Inkeri Salonharju
projektipäällikkö
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Veikko Somerpuro ja Helena Hiltunen

Lisää aiheesta

WDC-juhlavuosi 2012 kirjastossa, Inkeri Salonharjun esitys 21.1.2013 Helsingin yliopiston kirjaston henkilökunnan tiedostus- ja keskustelutilaisuudessa Porthaniassa. Almassa kohdassa Liitetiedostoja

WDC-juhlavuoden 2012 kaikki tapahtumat Alman palvelumuotoiluikkunassa, sivulla Tapahtumat

WDC-juhlavuosi 2012 mediassa, artikkelit, muut julkaisut, radio ja tv, verkossa, Alman palvelumuotoiluikkunassa

Designpääkaupungin perintö, 2012

Asiakaspalvelun ammattilaiseksi

Helsingin yliopiston kirjaston ja Aalto-yliopiston kirjaston yhteinen asiakaspalvelukoulutus käynnistyi tammikuussa jo kolmannen kerran. Tavoitteena on, että kaikki kirjastolaiset, jotka kohtaavat työssään asiakkaita kävisivät 4-osaisen kurssin.

Käytännössähän koulutus voisi koskea lähes kaikkia, sillä teemme työtä asiakkaille ja asiakkaiden kanssa. Toki asiayhteys ja palvelu vaikuttavat kirjastolaisen asiantuntemukseen: toiset tuntevat lainauksen ja kirjaston fyysiset ulottuvuudet kuin omat taskut, toiset ovat hakoja verkkomaailmassa, tiedonhankinnan koulutuksessa ja e-aineistojen parissa.

Koulutuspaketissa on pyritty huomioimaan taidot ja tiedot, joita tarvitaan arkipäivässä: vuorovaikutustaidot, tiedonhaku, tietosuoja ja tekijänoikeudet asiakaspalvelussa sekä asiakaspalaute ja viestintä asiakkaan kanssa. Kurssin tiedoilla pääsee alkuun ja kirjastoon saadaan yhteinen ymmärrys mitä vähintään kaikkien olisi hyvä osata päivittäisessä asiakaspalvelussa.  Jokaisen oma ammattitaito ja asiantuntemus syvenevät ja kasvavat arjessa omassa työssä ja yhdessä kollegoiden kanssa oppien.

Kevätlukukauteen startattiin asiakaspalvelun teemapäivällä. Aamupäivän aikana asiakaspalvelu Matti Raatikainen kertoi millaisia uusia palveluja Aalto-yliopiston kirjastossa on otettu käyttöön. Keskustelua ja kysymyksiä herätti erityisesti Aalto-suora, joka on nimeään myöten tuotteistettu palvelu, jossa yliopiston henkilökunta saa tarvitsemansa tietoaineiston omalle työpöydälleen, jos se suinkin on mahdollista. Uteliaisuus kasvoi Helsingin yliopiston kirjastolaisten piirissä: olisiko mahdollista meilläkin? Mitä se tarkoittaisi käytännössä? Asiaa täytyy selvittää tarkemmin.

Asiakaspalvelun kultainen sääntö on, että asiakas lähtee tyytyväisenä pois kirjastossa. Jos hän ei saanut tarvitsemaansa aineistoa tai palvelua juuri sillä hetkellä, hänellä on ainakin tieto siitä, mitä tehdä seuraavaksi. Helsingin yliopiston kirjaston Anne Kakkonen, Marja Moisio ja Antti Virrankoski (Terkosta, Viikistä ja Kumpulasta) houkuttelivat kirjastolaisia heittäytymään asiakaspalvelutilanteisiin ja syventymään yhdessä asiakkaan kanssa visaisiinkin tiedonhakukysymyksiin tai kadonneiden aineistojen mysteereihin. Pitkät jonot joskus saattavat hermostuttaa eikä asiakasta oikein ennätetä kuunnella, mutta harjoitellaan keskittymistä yhteen asiakkaaseen ja palvelutilanteeseen kerrallaan eli heittäydytään hetkeen.

Myös Kelassa ollaan kiinnostuneita tyytyväisestä asiakkaasta ja palvelua on kehitetty jo vuosia asiakasystävällisempään suuntaan. Asiakaskunta on laaja ja palvelut kytköksissä mm. poliittisiin päätöksiin. Kelan suunnittelupäällikkö Soile Orre valaisi miten monikanavaista ja suurta palveluorganisaatiota on saatu uudistettua askel askeleelta. Kelan asiakaspalvelun kehittämisessä panostetaan hyvään asiakaskohtaamiseen sekä asiointiprosessin laadun parantamiseen.

Kela on kaikille suomalaisille tuttu paikka ja kaikki me lähestymme sitä erilaisista tarpeista ja meillä on monta erilaista kokemusta ja mielipidettä. Vaikka kirjasto ja Kela eroavat, siinä millaisia palveluja asiakkaalle tarjotaan ja miten palvelut ja asiointiprosessi vaikuttavat asiakkaan arkeen, kuulimme mielenkiintoisia vinkkejä palvelun kehittämiseen.

Kelassa on monenlaisia työnimikkeitä, mutta työntekijöillä on aina tehtävästä tai päivästä riippuen palveluun liittyvä rooli. He ovat joko palveluneuvojan tai etuuskäsittelijän roolissa. Tätä on helppo verrata kirjaston erilaisiin rooleihin. Meillä on monenlaisia kirjastotyön asiantuntijoita, jotka osallistuessaan asiakaspalveluun ovat palveluneuvojan roolissa. Kokoelmatöissä ollaan kokoelmanhoitajan roolissa, koulutuksessa IL-opettajan roolissa, hyllytyksessä hyllyttäjän roolissa jne. Kaikki roolit ovat yhtä tärkeitä, koska jos jostain muodostuu heikoin lenkki tai epätoivotuin rooli, koko asiointiprosessi kärsii eikä asiakas saa sitä palvelua tai aineistoa, jota varta vasten tuli kirjastoon hakemaan.

Palvelumuotoiluprojektissa mm. kirjasimme ylös asiakkaan palvelupolun sekä päätimme kehittää asiakasviestintää koko Helsingin yliopiston kirjastoa yhdistäväksi tekijäksi. Tie on alussa, ja mukava huomata, että samaa kehitystyötä on tehty myös Kelassa.

Kevään asiakaspalvelukoulutus osallistuu 30 kirjastolaista Aalto-yliopiston kirjastosta, Helsingin yliopiston kirjastosta sekä Kansalliskirjastosta. Toukokuussa on jo sitten noin 100 kurssin käynyttä asiakaspalveluun uppoutunutta kirjastolaista.

Teksti

Kirsi Luukkanen
palvelupäällikkö
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Kirsi Luukkanen

Kolumni: O tempora!

Asioin lukiolaisena usein Virtain silloisessa kunnankirjastossa. Siinä kirjastossa ei puhuttu ääneen, siitä piti huolen viimeisen päälle kirjastonhoitajan näköinen kirjastonhoitaja (nuttura ja kaikki). Välillä melkein arastelin kävelläkin, sillä vanhan puutalon lattialaudat narahtelivat askelten alla.

Silloisessa kirjastossa ei tullut mieleenikään syödä roskaruokaa (ei sitä kyllä ollutkaan), juoda viittä tölkkiä energiajuomaa (ei sitäkään ollut, sitruunasooda oli kovinta kamaa), puhua kännykkään (mitään kännyköitä ollu) tai lojua sohvalla (kun ei ollut sohvaakaan). Tyttöjen vikittelyyn kirjaston ilmapiiri sen sijaan oli hyveellisyydessään mitä sopivin – syntiset aikeethan on hyvä panna alulle hyveellisessä ympäristössä.

Kun katselee nykyisiä kirjastoja, ei aina arvaa, että ne edustavat samaa instituutiota kuin muinoinen Virtain kunnankirjasto. Nykyään halutaan, että kirjasto on käyttäjilleen kuin olohuone, ja juuri sitä funktiota on tavoiteltukin.

Toisinaan tosin tulee kumminkin mieleen, olisiko kannattanut miettiä, mitä kaikkea olohuoneessa tehdään. Olohuoneessa kun syödään, juodaan, seurustellaan, puhutaan puhelimeen, kuunnellaan radiota, katsellaan televisiota, silitetään kissaa, rapsutetaan koiraa, makoillaan sohvalla, otetaan nokoset ja toisinaan sekstaillaankin.

Taidan olla kirjastolaisena vanhan liiton miehiä. Minä luen aina joko työhuoneessa, makuuhuoneessa tai keittiön pöydän ääressä – en koskaan olohuoneessa.  Siksi kirjaston olohuonemaisuus vähän ihmetyttää minua. Mutta jos nykytenavat lukevat mielellään olohuoneen oloihin leiriytyneinä eväineen ja muine tykötarpeineen, niin mikäs siinä sitten.

Teksti

Lasse Koskela
tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva

Helena Hiltunen
Urheilumuseo.fi