Datanhallinnan palveluita kirjastossa

Tutkimusdataan erikoistunut tiimi aloitti toimintansa HY:n kirjastossa vuoden 2015 alussa. Tiimi kuuluu kirjaston Tutkimuksen palvelut -yksikköön ja on osa myös laajempaa yliopiston eri toimijoiden muodostamaa verkostoa.

Tutkimusdatatiimin toimintasuunnitelman mukaan tavoitteena vuodelle 2015 on ollut palveluiden tuottaminen tutkimusdatan hallintaan. Taustalla on erityisesti viime helmikuussa julkistettu HY:n tutkimusdatapolitiikka ja sen toteuttamissuunnitelma, jossa kirjastolla on merkittävä rooli.  Tiimin tehtävänä on muun muassa järjestää asiaan liittyvää koulutusta ja neuvontaa sekä tiedottaa tutkimusdataan liittyvistä palveluista. Tiimin tehtäviin sisältyy myös verkostoihin ja koulutuksiin osallistumista sekä yhteistyötä eri toimijoiden kanssa.

Tärkeä tutkimusdatatiimiä koskettava yhteistyöhanke on kansallinen Tuuli-projekti, jossa toteutetaan aineistonhallintasuunnittelun työkalu kotimaisten tutkimusorganisaatioiden käyttöön. Projekti käynnistyi keväällä 2015 ja jatkuu vuoden 2017 kevääseen. Projektipäällikkönä toimii Mari Elisa Kuusniemi HY:n kirjastosta, lisäksi projektin työryhmissä on mukana useita henkilöitä kirjaston tutkimusdatatiimistä.

Datakoulutusta tutkijakoululaisille

Tutkimusdataan liittyvä koulutus on toistaiseksi suunnattu jatko-opiskelijoille. Kirjasto tarjoaa eri kampuksilla kursseja tutkijakouluille ja sisällyttää kursseihin myös tutkimusdataa käsittelevän osion. Esimerkiksi keskustakampuksella kurssin voi suorittaa itsenäisesti tutustumalla Moodlessa oleviin aineistoihin ja tekemällä pakollisen tehtävän. Kurssille ilmoittautuneet voivat myös osallistua luennolle, jossa aihepiiriin liittyvistä teemoista on mahdollisuus keskustella tarkemmin.

Neuvontapalvelu avustaa aineistonhallintasuunnitelmissa
Tutkimusdatatiimin neuvontapalveluun osallistuu tällä hetkellä neljä henkilöä. Neuvonnan osalta resursseja on suunnattu erityisesti tutkijoiden avustamiseen aineistohallintasuunnitelmien laadinnassa. Monet rahoittajat edellyttävät aineistonhallintasuunnitelman sisällyttämistä tutkimussuunnitelmaan.

Esimerkiksi Euroopan komission Horisontti 2020 -hakuun osallistuvilta edellytetään jo hakuvaiheessa alustavaa aineistonhallintasuunnitelmaa. Perusteellisempi suunnitelma vaaditaan rahoituksen saaneilta hankkeilta kuuden kuukauden kuluessa hankkeen alkamisesta. Suunnittelu on haastavaa, sillä H2020 -hankkeet ovat useiden eurooppalaisten yliopistojen yhteishankkeista ja usein monitieteisiä. Jo pelkästään tutkimusaineistojen käyttäminen ja jakaminen turvallisesti hankkeen aikana edellyttää suunnittelua, ja tarvittaessa esimerkiksi konsultointia teknisistä ratkaisuista ja vaihtoehdoista. Kun menettelytavoista on saatu riittävä selvyys, asiat kirjataan osaksi aineistonhallintasuunnitelmaa.  Keskeinen osa suunnitelmaa on myös kuvaus tutkimuksessa tuotettavien aineistojen arkistoinnista soveltuviin data-arkistoihin, jotka mahdollistavat aineistojen jatkokäytön.

Toistaiseksi kirjaston neuvontapalvelu on painottunut Horisontti 2020 -hakujen aineistonhallintasuunnitelmien kommentointiin. Tämä on usein tarkoittanut monivaiheista prosessia, johon on sisältynyt useita kommentointikierroksia. Prosessin kuluessa kirjaston tietoasiantuntija perehtyy tutkijan lähettämiin suunnitelman luonnoksiin ja kirjaa niihin omia kommenttejaan ja ehdotuksiaan. Tämän jälkeen tutkija tekee korjauksia suunnitelmaan ja lähettää halutessaan uuden luonnoksen kommentoitavaksi. Tarvittaessa voidaan sopia palaveri, jossa keskustellaan yksityiskohtaisemmin tutkimushankkeesta ja aineistonhallintasuunnitelmaan liittyvistä kysymyksistä.

Verkostomaista yhteistyötä eri toimijoiden kesken
Tärkeänä osana koko yliopiston tutkimusdatapolitiikan toteuttamista on eri toimijoiden muodostama Datatuki-verkosto. Tämä verkosto koostuu kirjaston, tietotekniikkakeskuksen, lakipalveluiden sekä tutkimushallinnon asiantuntijoista. Verkoston lähtökohtana on tutkijoiden avunsaamisen helpottaminen kaikissa aineistonhallintaan liittyvissä kysymyksissä. Tavoitteena on yhden luukun palvelumalli, jossa tutkijan ei tarvitse erikseen selvittää, kenen vastuulla on jokin aineistonhallintaan liittyvä erityiskysymys. Verkostomainen yhteistyö on jo osoittautunut hyödylliseksi. Sen avulla on voitu parantaa ja nopeuttaa tiedonvälittämistä ja avuntarjoamista tutkijoille. Lisäksi yhteistyön myötä verkostossa mukanaolevien tietämys eri yksiköiden ja henkilöiden asiantuntemuksesta on lisääntynyt.

Datatuki-verkoston toiminnan kehittämiseksi on järjestetty kaksi työpajaa. Ensimmäisessä työpajassa määriteltiin verkoston toiminnan tavoitteita, toisessa käytiin läpi muutamia neuvontatapauksia ja pohdittiin ryhmissä niihin liittyneitä aineistonhallinnan kysymyksiä. Toisessa työpajassa annettiin myös yksiköittäin palvelua koskevia lupauksia.
Verkoston yhteistyö on nyt saatu hyvin käyntiin ja työpajoja pyritään järjestämään säännöllisesti jatkossakin. Samalla aktiivinen työskentely yhden luukun palvelumallin toteuttamiseksi jatkuu.

Teksti

Mika Holopainen
tietoasiantuntija