Digigraduille uusi prosessi – tallennus, arvostelu ja arkistointi yhdessä putkessa

Gradujen sähköinen tallennus- ja arvosteluprosessi otettiin käyttöön viime syksynä neljässä Helsingin yliopiston tiedekunnassa. Uusia tiedekuntia on tulossa mukaan tämän vuoden aikana. Prosessin myötä sekä gradujen tallennus että arvostelu voidaan hoitaa samassa järjestelmässä. Mukana olevien tiedekuntien kaikki gradut saadaan myös digitaalisessa muodossa käyttöön joko avoimessa verkossa tai kirjaston opinnäytekioskeissa.

Kehittäkää järjestelmä, joka mahdollistaa tallennuksen ja verkkojulkaisemisen lisäksi myös gradujen tarkastus- ja arvosteluprosessin. Tällainen toive esitettiin vuonna 2012 käyttäytymistieteiden ja humanistisen tiedekunnan taholta kirjastolle. Tällainen järjestelmä mahdollistaisi siirtymisen kokonaan digitaaliseen gradujen käsittelyyn. Näin sekä tiedekunnat että kirjasto voisivat halutessaan luopua printtimuotoisten gradujen käsittelystä ja säilytyksestä – ja saada merkittäviä tila- ja kustannussäästöjä. Samalla gradujen arvostelukäytäntöjä olisi mahdollista yhtenäistää siten, että tarkastus- ja arvosteluprosessista tulisi hallinnollisesti sujuvampaa.

Tästä haasteesta otti kopin kirjaston tietojärjestelmäasiantuntija Joonas Kesäniemi. Sopivasti samana vuonna oli kirjaston ylläpitämään julkaisujärjestelmäohjelmistoon, DSpaceen, saatu versiopäivitys joka mahdollisti prosessien toteutuksen osana julkaisuarkiston toiminnallisuutta: vaiheittainen työnkulku ja prosessiin osallistuvien henkilöiden roolit oli mahdollista määritellä halutulla tavalla. Tästä sai alkunsa DSpaceen perustuvan E-thesis-järjestelmän kehittäminen putkeksi, jossa digitaalinen gradu etenee tallennuksen jälkeen arvosteluun, hyväksyttäväksi ja arkistoitavaksi. Lopuksi gradu voi päätyä myös julkaistavaksi yliopiston digitaalisessa arkistossa Heldassa, mikäli tekijä hyväksyy verkkojulkaisusopimuksen ehdot.

Suunnittelusta toteutukseen

Prosessia koskevat määrittelyt edellyttivät aluksi tiivistä yhteistyötä kirjaston ja mainittujen tiedekuntien edustajien kesken. Lukuisten palaverien ja teknisen suunnittelun tuloksena perinteinen paperigradujen tarkastus- ja arvosteluprosessi saatiin sovitettua digitaaliseen muotoon. Prosessiin määriteltiin työnkulku ja roolit eri vaiheisiin osallistuville henkilöille. Gradun tehneen opiskelijan lisäksi prosessiin osallistuu laitosten tai tiedekuntien hallintohenkilöstöä sekä kunkin gradun arvostelusta vastaavat henkilöt.

Vähitellen prosessin suunnitelma ja tekninen toteutus hioutuivat niin selkeäksi, että asiaa voitiin esitellä laajemmin eri tiedekuntien opintoasiainpäälliköille. Tässä vaiheessa oli jo selvää, että uuden prosessin käyttöönotto tulisi tapahtumaan vaiheittain, tiedekunta kerrallaan, koska esimerkiksi tallennuslomakkeille tulevat määrittelyt laitoksista ja oppiaineista oli tehtävä räätälöidysti kunkin tiedekunnan tarpeiden mukaan.

Vuoden 2014 syksyllä käyttäytymistieteiden tiedekunta sekä oikeustieteellinen, maa- ja metsätieteellinen ja teologinen tiedekunta ottivat uuden graduprosessin käyttöön. Samantyyppinen prosessi, jossa gradun jättö tarkastukseen tapahtuu digitaalisesti, oli jo aiemmin otettu käyttöön matemaattis-luonnontieteellisessä tiedekunnassa.

Tämänhetkisten suunnitelmien mukaan vuoden 2015 aikana mukaan ovat tulossa lääketieteellinen, valtiotieteellinen ja farmasian tiedekunta. Tuolloin mukana olisi jo kahdeksan tiedekuntaa ja noin kolme neljäsosaa kaikista Helsingin yliopiston graduista päätyisi E-thesis-järjestelmään. Tavoitteena on, että lähivuosina tallennus- ja tarkastusprosessi saataisiin keskitettyä samaan järjestelmään ja uusi prosessimalli otettaisiin käyttöön mahdollisimman kattavasti kaikissa yliopiston tiedekunnissa.

Gradujen lisäksi on käyttöön tulossa tekninen alusta myös kandidaatintöille, tosin hieman yksinkertaistettuna prosessina. Kandidaatintöitä koskeva tallennus- ja arvosteluprosessi otetaan käyttöön kuluvan vuoden aikana käyttäytymistieteiden tiedekunnassa sekä Svenska social- och kommunal högskolanissa. Jatkossa kanditöiden prosessia voidaan laajentaa myös yliopiston muihin tiedekuntiin.

Parannuksia ja kehittämistyötä luvassa jatkossakin

Tähän mennessä mukaantulleiden tiedekuntien osalta prosessin käyttöönotto on onnistunut hyvin. Järjestelmään on tehty jonkin verran muokkauksia käyttäjiltä saadun palautteen perusteella.

Kirjaston osalta tehtävät ovat toistaiseksi olleet tekniseen suunnitteluun ja ylläpitoon liittyviä. Jatkossa tavoitteena on muun muassa gradujen käyttöönsaaminen mahdollisimman helposti ja joustavasti, sillä kirjaston näkökulmasta digitaalisten gradujen merkitys korostuu ja paperisten vähenee. Tällä hetkellä noin puolet digitaalisista graduista julkaistaan avoimesti Heldassa, loput ovat käytettävissä paikallisesti kirjastojen opinnäytekioskeissa.

Oma lukunsa on digitaalisten gradujen pitkäaikaissäilytys, johon haetaan ratkaisua yhdessä yliopiston keskusarkiston kanssa. Kirjaston käyttämä DSpace-ohjelmisto ei täytä pitkän aikavälin arkistoinnin teknisiä vaatimuksia.

Kuluvan vuoden aikana Joonas Kesäniemeä työllistää muun muassa eri järjestelmissä olevien opinnäytteiden integrointi samaan E-thesis-järjestelmään. Lähiaikoina toteutuu myös tekninen parannus, jonka avulla gradu ohjautuu automaattisesti plagiaatintarkistuksen tekevään järjestelmään, Urkundiin. Plagiaatintarkistuksen raportin avaava linkki puolestaan ilmestyy automaattisesti arvosteluprosessin työnkulkuun. Näin Urkundiin liittyvät prosessin vaiheet etenevät jatkossa sujuvammin. Prosessin sujuvuutta ja läpinäkyvyyttä parantaa myös laajemman kokonaisnäkymän tarjoaminen työnkulusta kaikille prosessiin liittyville toimijoille.

Pioneerityötä kirjastossa

Gradujen digitaalisen tallennus- ja arvosteluprosessin toteutus yhdessä järjestelmässä DSpace-ohjelmistoa hyödyntäen, on ollut pioneerityötä. Toistaiseksi kotimaisista yliopistoista ja korkeakouluista vain Oulun yliopistossa on käytössä samankaltainen prosessi, mutta siinä toteutus perustuu eri ohjelmistoon.

Prosessin tekniseen toteutukseen on liittynyt monia vaiheita ja muun muassa linkitetyn datan hyödyntämistä tallennuslomakkeelle integroitujen ontologioiden (YSO, ALSO) muodossa. Ontologioiden avulla gradun tekijä voi helposti etsiä sopivia sisällönkuvailutermejä ja tallentaa ne työnsä kuvailutietoihin. Jatkossa tallennuslomakkeelle on tulossa tarpeen mukaan eri tieteenalojen ontologioita, kuten lääketieteen FinMeSH sekä maa-ja metsätalouden AFO. Kuvailutietoihin tallennettua linkitettyä dataa voidaan jatkossa myös analysoida ja hyödyntää tehokkaammin uusissa käyttöliittymissä.

Lisätietoja uudesta E-thesis-järjestelmästä voi kysyä Joonas Kesäniemeltä.

Teksti:

Mika Holopainen
Tietoasiantuntija

 

 

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.