IFLA NYT – vuorolistojen suunnittelua aamusta yöhön!

Verkkari kävi kysymässä elokuussa 2012 Helsingin messukeskuksessa järjestettävän IFLA:n World Library and Information Congressin (WLIC) projektisuunnittelija Tuula Ruhasen kuulumisia.

Halusimme tietää, mitä konferenssin suunnittelussa tapahtuu juuri nyt. Juttuhetki oli iloinen ja nauravainen, vaikka Tuulalla onkin monta rautaa tulessa.

 

Hei Tuula! Onko ollut kiireitä?

No on! Melkein paniikkitila on nyt käynnissä. Vuorolistat menivät uusiksi saksalaisen konferenssitoimisto KIT:in muutettua tuntisuunnitelmaa, ja niitä on nyt rukkailtu vapaaehtoisten koordinoijien voimin lähes vuorokauden ympäri.

Konferenssiin ilmoittautuneita on tällä hetkellä melkein tasan 3000, joista lähes 1000 on suomalaisia. Vapaaehtoistyöntekijöitä  on 271. Huomenna (15.6.) on kansallisen järjestelykomitean kokous, jossa puhutaan muun muassa avajaisjärjestelyistä ja käydään lävitse ennen kesälomia ratkaistavia muita asioita.

Onko suunnittelussa tullut eteen muitakin yllätyksiä?

Konferenssitoimisto KIT määrää yllättävän suuresta määrästä asioita ja kansallisella komitealla on vähemmän päätäntävaltaa kuin olisimme odottaneet ja toivoneet.

Olen kovin pettynyt siihen, että kaikki vapaaehtoiset eivät pääsekään automaattisesti osallistumaan Cultural Eveningiin yrityksistämme huolimatta. Mutta ei lannistuta: mehän pidämme Vanhalla ylioppilastalolla vapaaehtoisille omat bileet, jossa on tarjoilua ja ehkä kirjastolaisten bändien musiikkia. Ja Vanhallehan voi mennä vaikka joka ilta juhlimaan IFLA:n Night Spot –tapahtumaan!

Mitä haluaisit kertoa konferenssiin ilmoittautuneille vapaaehtoisille kirjastolaisille tämän hetken tilanteesta?

Moni on lähdössä näinä päivinä lomalle ja haluaisi tietää konferenssin aikaisen työvuorolistansa ennen lomaa. Teemme parhaamme ja tarvitsemme nyt työrauhaa.

Jokainen vapaaehtoinen saa yhteydenoton ennen juhannusta omalta ryhmäkoordinaattoriltaan. Vapaaehtoiset on jaettu ryhmiin ja jokaisella ryhmällä on siis oma koordinaattorinsa.

Ennen juhannusta on siis tulossa lisätietoa. Vuorolistoihin voi vaikuttaa sen jälkeen, kun ne on tehty. Ne eivät ole lopullisia.

Mikä konferenssiin osallistumisessa on parasta? Mitä 10 kertaa käyneenä konkarina suosittelisit ensikertalaisille?

Jokaisen ensikertalaisen kannattaa ehdottomasti osallistua juuri heille tarkoitettuun Newcomers  Session –tilaisuuteen, missä kerrotaan  ”kaikki tarpeellinen” IFLA:sta. Keynote ja plenary –puheet kannattaa ehdottomasti käydä kuulemassa, sillä ne ovat tärkeitä, konferenssiosallistumisen sydän.

Suosittelen rohkeutta: mene ja juttele vieruskavereiden ja muiden kanssa, ole jopa epäsuomalaisen suulas!

Kadun itse sitä, etten ottanut enemmän kontaktia alkuvuosina. Konferenssiin osallistuvilla on hyvä olla käyntikortit ja faktatietoa omasta kirjastostanne: kävijämäärät sekä kokoelmien laatu ja suuruus.

On syytä varautua kertomaan omasta työstään ja suomalaisista kirjastoista. Tietoa voi jopa vähän tyrkyttää.

On hyvä opiskella tai kerrata perustietoja kotimaisesta kirjastomaailmasta, vaikkapa yliopistokirjastojen yhteistyöstä ja yliopistokirjastojen neuvostosta.

Vapaaehtoisille on tulossa linkkilistat, joiden avulla he saavat tietoa tapahtumista ja keskeisistä alamme asioista. Heiltä kannattaa myös kysellä, jos omat tiedot eivät riitä.

Jos odottaa saavansa paljon uutta ammatillista tietoa, voi pettyä. IFLA ei ole kirjastoalan ammatillista koulutusta, vaan se on koulutusta kansainvälisyyteen, toimimiseen yhdessä globaalisti ja kansallisesti.

Myös Suomen kansallinen yhteistyö on vahvistunut konferenssin järjestämisen myötä: Kansallinen komitea yhdistää kirjastot ja kirjastoammattilaiset yli rajojen.

Mitä teet syksyllä, kun urakka on ohi?

Ensin teen raportin ja tyhjennän työnurkkani Minervassa. Sitten katoan jonnekin kauas. En ehkä tule edes Kaisa-talon avajaisiin. (Naurua.)

Kiitos Tuula! Verkkari toivottaa hyvää kesää sekä onnea ja menestystä konferenssin järjestelyihin!

Teksti ja kuva

Johanna Lahikainen
Tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Leave a Reply

Your email address will not be published.