Keskitettyihin hankinta- ja metadatapalveluihin tulijat ryhmiytyvät ja suunnittelevat

Ihan pieni sali ei riittänyt, kun vuonna 2010 toimintansa aloittavaan hankinta- ja metadatapalvelut -yksikköön tulijat kokoontuvat 22. syyskuuta. Ennen yhteisen toiminnan suunnittelutyön aloittamista oli tärkeää päästä tutustumaan ja nähdä koko upea yli 30 hengen porukka, jonka saaminen samaan ryhmäkuvaan vaati pienoista sovittelua.

Vaikka kaikki tulevat yksikköläiset ovat työskennelleet Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen piirissä tietoaineistojen hankintaan, luettelointiin ja käyttöön saattamiseen liittyvissä tehtävissä eri kirjastoissa, emme kaikki vielä entuudestaan tunteneet toisiamme.

Tutustumisen lisäksi päivän idea ja sisältö oli jakaa ajatuksia ja kokemuksia tilanteesta työpaikalla nyt sekä kerätä voimia ja ideoita alkaneen syksyn työskentelyä ja uutta työyhteisöä ajatellen. Tämän Kuuntelun paikka -teeman parissa päivän ohjelmaa johdatteli organisaatiokonsultti Anna-Maija Kajanoja Emma Palvelut Oy:stä.

Päivän yhteisen työskentelyn ensimmäistä vaihetta voi kuvata yhteisölliseksi ääneen ajatteluksi ja kokemusten jakamiseksi. Kerroimme toisillemme millaisia asioita olemme viime aikoina kohdanneet ja kokeneet työssämme nyt, muutoksen kynnyksellä ja keskellä ja miten ne kaikki askarruttavat meitä henkilökohtaisesti. Toimme esille omia kokemuksia, mielikuvia ja ajatuksia. Toisten puhetta kuunnellessa kuuntelimme samalla, mitä ajatuksia ja tuntemuksia ne meissä itsessämme virittivät. Oli arvokasta antaa omat ajatukset niihin liittyvät tunnot julki toisten kuultaviksi ja edelleen assosioitaviksi. Näin kokosimme henkilökohtaisiin kokemuksiin perustuvan näytteen sen hetkisestä todellisuudesta työyhteisöissä.

Päivän työskentely jatkui kuudessa 5-6 hengen pienryhmässä, joissa ryhmän jäsenten tehtävänä oli paitsi tutustua toisiinsa, myös tunnistaa isossa ryhmässä esille nousseesta materiaalista pienryhmän mielestä 1 – 3 keskeisintä teemaa ja kiteyttää valitut teemat kuvaksi ja/tai muutamaksi lauseeksi.

Esiin nostetuista teemoista keskusteltiin ensin yhteisesti isossa ryhmässä, sitten pienryhmissä. Monia askarrutti uhka töiden yksipuolistumisesta. Murhetta välittömän yhteyden katkeamisesta asiakkaaseen kannettiin niin ikään. Myös muutoksen tiukka aikataulu, ja siihen liittyen omat keskeneräiset työt, jotka jäisivät kampuskirjaston tehtäviksi, sekä tiedon ja osaamisen siirtäminen huolestuttivat.  Yhteisten tilojen puuttuminen välivuosina 2010-2012 koettiin myös vähän ongelmalliseksi. Miten voi orientoitua ja identifioitua uuteen työyhteisöön, kun työskentelee enimmäkseen siinä työyhteisössä, jolle oikeastaan pitäisi jo heittää hyvästejä?

Toisaalta mahdollisuuksina nähtiin esimerkiksi  tilaisuus erikoistua ja syventää omaa osaamistaan, mikä parhaimmillaan antaa mahdollisuuden entistä luovempaan työotteeseen ja usean osaajan toisiaan tukevaan yhdessä oppimiseen. Nähtiin myös mahdollisuus selkiyttää pirstaleista toimenkuvaa ja siten helpottaa työtä. Mahdollisuuksia on myös uuden oppimiseen. Esimerkiksi e-kirjojen maailma on moninainen ja jatkuvasti kasvava tarjoten mielenkiintoisia uusia näkymiä kirjastotyöhön.
Lopuksi ideoitiin ja koottiin toimenpiteitä hyvän muutosmatkan takaamista varten ja sovittiin miten ideoita kehitellään ja toteutetaan. Päivän aikana nousi esiin lukuisia kysymyksiä ja asioita, joihin täytyy etsiä vastauksia ja ratkaisuja.

Tilaisuudesta on runsas kuukausi. Toiminnan suunnittelu on jatkunut erilaisissa ryhmissä. Jokainen tuleva yksikköläinen osallistuu ainakin yhden suunnitteluryhmän toimintaan.

Seuraava yhteinen kokoontuminenkin on ihan pian. Tällöin katsotaan yhdessä mitä lokakuussa ahkerasti työskennelleet suunnitteluryhmät ovat saaneet aikaan ja kerätään uutta evästystä jatkotyöskentelylle.

Kirjoittajat:
Anneli Partanen
palvelupäällikkö
Kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
Eeva Peltonen
Kirjastonhoitaja
Kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
Kuvat:
Sirkku Liukkonen
Anna-Maija Kajanoja

Leave a Reply

Your email address will not be published.