Kokoelmien arviointi on kokoelmatyön ydintä

Käsityksemme kirjastosta ja kokoelmista ovat vähitellen muuttuneet. Kirjaston kokoelmia ei enää käytetä vain kirjastossa, vaan verkon kautta pääsy kokoelmiin on mahdollista myös muualta.

Uusia, erilaisia aineistomuotoja ilmestyy ja niitä hankitaan kirjastoon sekä käyttäjien aloitteesta että kirjaston asiantuntemukseen perustuen. Myös kirjastojen toimintaympäristön muuttuminen vaikuttaa kokoelmien muodostamiseen ja kehittämiseen.

Kokoelmien kehittämisessä on pohdittava kustannuksia ja hyötyjä. Millaiseen aineistoon kohdennetaan hankintamäärärahoja? Entä millaista on kokoelmien käyttö suhteessa niihin käytettyihin rahoihin? Mitkä ovat kirjaston kokoelmatilojen kustannukset?  Kokoelmia arvioitaessa voidaan löytää niiden vahvuudet ja heikkoudet, parhaat puolet ja kohennusta vaativat.

Viime vuosina on analysoitu mm. painettujen ja e-aineistojen suhdetta ja todettu e-aineistojen määrän lisääntyneen useilla tieteenaloilla. Samalla on pohdittu aineiston käyttöä ja sen ennakoitavissa olevaa käyttöä.

Kansainvälisessä kokoelmien arviointia koskevassa uusimmassa keskustelussa on näkynyt se, että nyt myös yliopistokirjastoissa pyrkimyksenä on selvittää tiedonhakijan tarpeita ja vastata niihin. Aiemmin usein yliopistokirjaston arvon mitta oli kokoelmien laajuus.

Kokoelmien arvioinnin avulla voidaan kehittää kokoelmia tavoitteellisesti. Voidaan löytää puutteita ja aukkoja samoin kuin sellaista aineistoa, joka on vanhentunut ja menettänyt merkitystä tutkimuksen ja opiskelun kannalta. Kokoelmien arviointi on väline paitsi hankinnassa myös karsinnassa ja siten hyvän kokoelman muodostamisessa.

Eri lähestymistavat, metodit, indikaattorit

Kokoelmia on arvioitu sekä kirjaston että käyttäjän näkökulmasta. On kokoelmalähtöinen, usein mittauksiin ja tilastoihin perustuva, ja käyttäjälähtöinen, kokoelmien käyttöön ja käyttäjien tiedontarpeisiin perustuva lähestymistapa.  Kolmantena mahdollisuutena on moniulotteinen, määrällistä ja laadullista tietoa yhdistelevä lähestymistapa, jossa käytetään erilaisia indikaattoreita ja sen pohjalta tarkastellaan kokoelmien kehityksen suuntaviivoja. (Borin & Yi, 2008)

Kokoelmien kartoituksessa käytetään usein hyväksi kirjastojen sisällönkuvailun tulosta: luokituksia ja asiasanoja. Näin on tehty mm. kokoelmakarttahankkeessa, johon Helsingin yliopiston kirjastossakin on osallistuttu. Sisällönkuvailun välineiden kehittäminen ja sisällönkuvailijoiden ammattitaidon ylläpitäminen ovat tärkeitä, ja ne heijastuvat kirjaston kokoelmiin ja aineiston löytymiseen.

Kokoelmien arvioinnissa on käytetty mm. haastatteluja, kyselyjä, havainnointia ja bibliometrisia menetelmiä. On tarkasteltu kokoelmien laajuutta, uuden aineiston hankintamääriä, vuotuisia kirjastoaineiston hankintakuluja ja verrattu tätä kaikkea henkilökunnan kokoon ja käyttömenoihin. Lisäksi on seurattu lainausta ja käyttötilastoja, tehty viittaus- ja lähdeanalyyseja sekä lokianalyyseja.

Kokoelmien arvioinnin indikaattoreita on hahmoteltu eri tutkimuksissa. Näitä ovat mm.

  • Kokoelmien laajuus, ikä ja kasvu kuvaavat kokoelmaa yleensä. Onko nykyinen kokoelma edelleen relevantti?
  • Tieteenalakohtaiset standardit. Onko kirjastossa käytettävissä yliopiston keskeisten tutkimusalojen ydinjulkaisut?
  • Tieteellinen julkaiseminen. Millaiset ovat kirjaston kokoelmat suhteessa tiedeyhteisön arvioimiin parhaiden julkaisujen listoihin? Puuttuuko jotain keskeistä?
  • Käyttö.  Miten kirjastoa käytetään, miten eri kokoelmia käytetään, miten käytetään saatua tietoa ja tietoaineistoja uuden tiedon tuottamisessa?
  • Käyttäjät. Käyttäjätutkimukset (haastattelut, keskusteluryhmät, kyselyt, havainnoinnit), verkon käytön analyysit (web log, e-lehtien käyttötilastot) kertovat paitsi kokoelmien käytöstä myös käyttäjistä ja heidän toimintakulttuuristaan.
  • Yhteiskunnan rakenteet ja ympäristötekijät. Miten otetaan kirjaston kokoelmien kehittämisessä huomioon kehysorganisaation toiminta ja tarpeet? Entä muiden vastaavien kirjastojen kokoelmat? Kuinka ennakoidaan tulevia uhkia ja mahdollisuuksia, jotka liittyvät kirjaston toimintaympäristöön? Mitä merkitsevät aineiston hankinnassa konsortiot?

Kirjaston kokoelmien arvioinnissa on hyvä ja järkevä yhdistää erilaisia menetelmiä ja tarkastella kokoelmaa eri näkökulmista sekä siten luoda niistä mahdollisimman todenmukaista kuvaa. Erilaisia – kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia – menetelmiä yhdistämällä voidaan saada sellaista tietoa, joka auttaa saamaan aikaan hyvät kokoelmat.

Tieteenalojen julkaisukulttuurit ovat erilaisia

Eri tieteenaloilla on erilaisia tutkimuskulttuureja ja tieteen tekemisen tapoja. Useilla aloilla tärkeintä käyttäjän kannalta ei ole aineiston muoto (painettu vs. elektroninen), vaan se, että hän saa tarvitsemansa tiedon mahdollisimman nopeasti ja helposti (esim. lääketiede).  Toisilla aloilla muodollakin voi olla merkityksensä (esim. viestinnän tutkimus tai kirjan historia).  Kokoelmien hallinta on yhä enemmän sisältöjen hallintaa, jolloin tieteenalojen ja tutkimuskulttuurien tuntemus korostuu.

Helsingin yliopiston kirjaston kampuskirjastojen keskeinen tehtävä on tieteenalapalvelut, joissa perustana ovat hyvät kokoelmat.  Ihanteellista olisikin, jos kokoelmien arviointia voitaisiin tehdä kampuskirjastoissa jatkuvasti ja säännöllisesti tieteenalojen erityispiirteet ja tarpeet huomioon ottaen. Tärkeää olisi ylläpitää keskusteluja tiedeyhteisön kanssa. Tämä työn ulottuvuus tulisi ottaa huomioon kokoelmatyötä tekevien toimenkuvissa ja työtehtävissä.

Erityisesti keskustakampuksella on tärkeää tehdä perusteellista kokoelmien arviointia ennen Kaisa-taloon muuttoa ja kokoelmien yhdistämistä. Se edellyttää voimavarojen kohdentamista siten, että kokoelmia jo tuntevat ja arviointimetodeja hallitsevat kirjastoasiantuntijat voisivat keskittyä riittävän pitkäksi ajaksi tähän tehtävään. Tällaisella voimavarojen kohdentamisella voitaisiin saada aikaan merkittäviä säästöjä tulevaisuudessa ja luoda kokoelmaa, joka on yliopiston tutkimuksen ja opetuksen kannalta tarkoituksenmukainen. Mutta onko siihen realistisia mahdollisuuksia?

Mukana kansallisessa ja kansainvälisessä kehityksessä

Kansainvälistä ja kansallista kehitystä on hyödyllistä seurata. Siltä pohjalta voidaan soveltaa parhaita tarjolla olevia arvioinnin tapoja ja välineitä. Helsingin yliopiston kirjasto on jo vuosia ollut mukana valtakunnallisessa kokoelmakarttahankkeessa. Yhtenä tavoitteena on saada ajantasaista tietoa ja vaihtaa kokemuksia kokoelmien arvioinnista ja kehittämisestä muiden kotimaisten kirjastojen kanssa.

Kokoelmakarttahankkeeseen liittyen Tampereen yliopiston kirjastossa toteutettiin laajamittainen kokoelmien kartoitus, joka on saanut arvostusta myös tiedeyhteisöltä ja lisännyt kirjaston ja yliopiston laitosten välistä yhteistyötä kokoelmien kehittämisessä (Hyödynmaa & Ahlholm-Kannisto & Nurminen 2010).

Kokoelmakarttayhteistyössä voidaan parhaassa tapauksessa saada kuvaa ”Suomen tieteellisen kirjaston” kokoelmasta. Nyt kuitenkin suuret muutokset ja henkilöstöön kohdistuvat säästöt pakottavat kirjastoväkeä miettimään asioiden priorisointia ja työajan käyttöä.

Kansainvälisissä konferensseissa välittyvät uusimmat ajatukset ja tiedot jo ennen, kuin ne päätyvät julkaisuiksi. Siksi niihin kannattaisi osallistua mahdollisuuksien mukaan. Kokoelmista vastaavien kirjastoasiantuntijoiden työssä tulisi olla mahdollisuus seurata aktiivisesti kansallista ja kansainvälistä keskustelua, osallistua siihen ja välittää siitä tietoa muille kirjastossa työskenteleville.

Kirjoittaja:

Maria Forsman
johtava tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kirjallisuutta:

Borin , Jacqueline & Yi, Hua (2008): Indicators for collection evaluation: a new dimensional framework. –  Collection Building Vol. 27 (4), pp.136–143

Hyödynmaa, Merja & Ahlholm-Kannisto, Aniita & Nurminen, Hannele (2010):  How to evaluate library collections: A case study of collection mapping. – Collection Building Vol. 29 (2), pp. 43-49

Johnson, Peggy (2009): Fundamentals of collection development and planning. Chicago