Solmutyöskentelyä Viikin tiedekirjastossa

Viikin tiedekirjasto on syksyn aikana osallistunut tieteenalapalveluiden kehittämisen muutoslaboratorioon, ns. Solmu-projektiin. Kolmivuotinen hanke käynnistyi  keväällä 2009. Viikin tiedekirjastossa parhaillaan toteutettava hanke on pilottihanke, josta saatuja kokemuksia ja tuotoksia hyödynnetään hankkeen kuluessa. Solmutyöskentely aloitetaan Keskustakampuksen kirjastossa kevään 2010 aikana. Viikin tiedekirjasto (vuodenvaihteesta lähtien Viikin kampuskirjasto) on ollut kehittämisen keskiössä, mutta lopputuotteet on tarkoitus saattaa koko yliopistokirjaston saataville.

Solmuprojektissa testataan ja arvioidaan kirjastotyöntekijöiden ja tutkimusryhmien uudenlaisen kumppanuustoiminnan, ns. solmutyöskentelyn toteuttamistapoja ja vaatimuksia. Projektissa seurataan tutkimusryhmän tiedonhallintatarpeiden kehitystä ja toteutetaan tiiviitä yhteistyöjaksoja tutkimusryhmän kanssa konkreettisten tiedonhallintahaasteiden ratkaisemiseksi.

Solmutyöskentelyssä yhteistyösolmu muodostetaan tietyn haasteen tai ongelman ratkaisemiseksi, minkä jälkeen solmu puretaan ja muodostetaan toisenlaisia yhteistyösolmuja. Toimintamalleja ja palveluja kehitetään yhteiskehittelynä eri toimijoiden kesken, jolloin eri osapuolten tietämys saadaan parhaaseen mahdolliseen käyttöön. Pilottiprojektin vetäjänä toimi professori Yrjö Engeström Helsingin yliopiston käyttäytymistieteellisestä tiedekunnasta, toiminnan teorian ja kehittävän työntutkimuksen yksiköstä.  Projektiin osallistuu kaksi tutkimusryhmää Viikin kampukselta: syanobakteerien tutkimusryhmä soveltavan kemian ja mikrobiologian laitokselta ja suoekologian tutkimusryhmä metsäekologian laitokselta. Kirjaston sisältä projektissa on virallisesti kaksi kolmen hengen ryhmää, mutta käytännössä osallistujia on ollut hieman enemmän.

Työskentelytahti on ollut varsin tiivis. Kokoonnuimme projektin vetäjän, kirjastoryhmän ja tutkimusryhmien kanssa, hieman kokoonpanoja vaihdellen, yhteensä kuusi kertaa syys-lokakuun aikana. Kokoontumisten välillä työstimme kirjaston tarjouksia tutkimusryhmille ja pohdimme kirjaston resursseja niiden toteuttamiseen. Pääsimme myös heti käsiksi työhön, kun autoimme toista ryhmää Suomen Akatemialle osoitetun tutkimussuunnitelman tiedonhallintakysymyksissä.  Suomen Akatemia edellyttää tutkimusrahoitusta hakevilta tiedonhallintasuunnitelmaa, jossa ilmenee, miten hankkeen tutkimusaineistot hankitaan, miten niitä käytetään ja säilytetään ja miten mahdollistetaan niiden myöhempi käyttö. Kirjaston tehtävänä tässä oli auttaa ryhmää hahmottamaan aineistokokonaisuus ja miettimään mm. aineiston lyhyt- ja pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja sekä käyttölupa-asioita.

Viikin tiedekirjaston tuotetarjotin

Prosessin kuluessa on ilmennyt, että mukana olevien tutkimusryhmien tarpeet ja ratkaisuehdotukset ovat suurelta osin samankaltaisia.  Tutkijat kokevat ajanpuutetta ja haluavat keskittyä ydinalueeseensa, tutkimuksen tekemiseen, jolloin kirjaston tehtävänä on tarjota tähän sopivia työkaluja ja taitoja helposti omaksuttavassa muodossa. Tutkimusryhmät kaipaavat räätälöityä palvelua tiettyihin toimintakokonaisuuksiin, kuten tiedonhaun koulutukseen liittyen. Tämän rinnalle tutkijat haluavat lyhyitä ja yksinkertaisia tietopaketteja liittyen esimerkiksi verkon uutuusseurantapalveluihin tai rinnakkaisjulkaisemisen vaatimuksiin. Ratkaisut halutaan helposti, ”yhdellä napinpainalluksella” siten, että kirjasto tekee taustatyön. Tiedottamiskanavien suhteen oli hieman yllättävää, että paperimuodossa olevan tiedotteen nähtiin tavoittavan vastaanottaja paremmin kuin sähköpostiviesti, mikä johtuu sähköisen informaation tulvasta.

Muodostimme tutkimusryhmien kanssa käytyjen keskusteluiden pohjalta ns. tuotetarjottimen, jolta ryhmät voivat valita tarvitsemansa palvelut. Tarjottimella on neljä pääkokonaisuutta, jotka liittyvät tulevaan TUHAT-tutkimustietojärjestelmään, tutkimusaineistojen tiedonhallintaan ja tiedonhallintasuunnitelmaan, tutkimusryhmän näkyvyyden parantamiseen sekä koulutukseen, neuvontaan ja kaukopalveluun.

TUHAT-järjestelmään liittyen kirjasto opastaa kokotekstin tallentamisessa järjestelmään ja jakaa tietoa lehtien julkaisuarkistokäytännöistä. Tutkimusaineisto-kokonaisuudessa kirjasto tarjoaa tukea tutkimusaineistojen hallinnoimisessa, auttaa tiedonhallintasuunnitelman teossa ja tukee aineistojen löydettävyyttä tiedottamalla aineistoista sekä tuomalla niitä esille. Tutkimusryhmän näkyvyyden suhteen kirjasto neuvoo avoimeen julkaisemiseen liittyvissä asioissa erityisesti yliopiston julkaisuarkisto Heldan suhteen, selvittää, onko tutkimushanke TUHTI/TUHAT-järjestelmässä ja opastaa tarvittaessa hankkeiden kuvailussa. Koulutus-osiossa kirjasto tarjoaa räätälöityä koulutusta ja tietoiskuja tutkimusryhmille sekä tarjoaa tietoaineistojen hallinnan koulutusta, mahdollisesti maisterivaiheen tutkimusmenetelmäopintojen osaksi.

Räätälöityä palvelua ja massatuotantoa

Pilottihankkeessa kirjasto on tarjonnut räätälöityä palvelua läheisessä yhteistyössä tutkimusryhmien ja yksittäisten tutkijoiden kanssa. Henkilökohtaiset kontaktit ovat jatkossakin tärkeitä, jotta havaittaisiin tutkijoiden muuttuvat tarpeet.  Pyrkimyksenä tulee olemaan kuitenkin palvelujen tuotteistaminen, jolloin räätälöidystä palvelusta siirrytään kohti ”sarjatuotantomallia”.  Yksilöllistä palvelua tarjotaan siten vain tiettyyn palvelutarpeeseen, rajatun ajan, ja muista palveluista tehdään monistettavissa olevia tuotepaketteja.

Tuotteistamista tarvitaan resurssien riittämisen varmistamiseksi, koska tutkimusryhmiä yksin Viikin kampuksella on satoja.  Palveluiden tuotteistaminen on tarpeen myös toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi, jotta tieto ei olisi vain yhden henkilön takana.  Tuotteistaminen mahdollistaa myös palvelumallien tarjoamisen muille kirjastoille. Resursoinnissa on kuitenkin otettava huomioon ,  että tuotteetkin vaativat ylläpitoa ja kehittelyä, minkä lisäksi on oltava valmius kehittää uusia tuotteita muuttuvien tarpeiden myötä.

Kirjaston työskentelytavat murroksessa

Solmuprosessi haastoi kirjaston miettimään omia työskentelytapojaan. Tarjoamamme palvelut ja tuotteet ovat jatkuvasti muuttuvia, ja osa, kuten TUHAT-tutkimustietojärjestelmä, on vasta muotoutumassa. Siksi tulisi uskaltaa tarjota myös keskeneräisiä tuotteita, tarjoutuen samalla päivittämään omia tietojamme sitä mukaa kun muutoksia ilmenee. Samalla tulisi luopua asioiden täydellisen hallinnan vaateesta. Myös erikoistuminen on ollut tarpeellista ja välttämätöntäkin kirjaston sisällä. Esimerkiksi koulutuksessa on nähty tarpeelliseksi, että laajemmat koulutukset ovat opetettuihin asioihin erikoistuneiden kouluttajien vastuulla.  Kuitenkin tarjoamamme tuotepaketti on varsin moninainen, ja solmu-tyyppisessä yhteistyössä kaikkien tulisi tietää jotain kaikesta, vähintään perustasolla.

Yksi tapa muuntaa henkilökohtaista, usein ns. hiljaista tietoa yhteiseksi tietämykseksi on toimintamallien ja tuotteiden täsmällinen kuvaaminen ja tiedon jakaminen.  Tämä voi toteutua esimerkiksi kirjastotyöntekijöiden tuottamien sisäisten tietopakettien (verkossa tai paperimuodossa) ja muun virtuaalisen tiedonvaihdon kautta – kahvipöytäkeskusteluja unohtamatta. Solmutyöskentelyssä toimitaan tyypillisesti pienissä tutkimusryhmissä, jolloin myös mahdollisesti ylitetään olemassa olevia työtehtävärajoja. Tiedon jakaminen on siten tärkeää myös yhteistyön sujuvuuden kannalta.

Kirjaston näkökulmasta solmutyöskentely on ollut aikaa vievää ja haastavaakin, mutta samalla antoisaa.  Prosessi antoi kirjastolle kimmokkeen käydä läpi olemassa olevia palveluita käyttäjän näkökulmasta ja kehittää myös kokonaan uusia palveluita yhdessä tutkijoiden kanssa. Uusia palveluita, kuten tutkimusaineistojen tiedonhallinnan palveluita kehittäessämme olemme saaneet opetella uusia asioita ja myöntää, että emme tiedä vielä kaikkea, mutta otamme asioista selvää. Aktivoiduimme myös etsimään uusia ratkaisuja sisäisen tiedonkulun parantamiseksi. Solmutyöskentely vaikutti lisäksi kirjaston töiden organisointiin siten, että projektissa käyttöönotettua pienryhmämallia aiotaan soveltaa kirjaston työnjaoissa myös jatkossa.

Kuva: Liisa Siipilehto

Teksti:
Katja Oksanen-Särelä
Tietoasiantuntija
Viikin tiedekirjasto

One thought on “Solmutyöskentelyä Viikin tiedekirjastossa

  1. Pingback: Tulevaisuus on jo täällä – kesäinen konferenssimatka Århusiin – Verkkari

Leave a Reply

Your email address will not be published.