Erillislaitoskirjasto 2010 – Ajankohtaista uuden Helsingin yliopiston kirjaston valmistelutyöstä

Alkusyksyn aikana on viimeistely kirjaston johtosääntöluonnosta, ensimmäistä tavoiteohjelmaa ja budjettia.
Kansalliskirjaston kanssa on valmisteltu yhteistyökuvausta, joka liitetään molempien kirjastojen tavoiteneuvotteluaineistoihin.  Loppusyksyn aikana kootaan esitys kirjaston työjärjestykseksi sekä jatketaan keskitettyjen palvelujen  ja kampusten tieteenalapalvelujen suunnittelua.


Kirjaston johtosääntöluonnokseen muutamia tarkistuksia

Kirjaston johtosääntöluonnoksesta pyydettiin tiedekunnilta, erillisiltä laitoksilta, henkilöstöjärjestöiltä ja ylioppilaskunnalta kommentit syyskuussa.  Kommenttinsa toimittivat teologinen, oikeustieteellinen, matemaattis-luonnontieteellinen, farmasian ja valtiotieteellinen tiedekunta, Biotekniikan Instituutti, Kansalliskirjasto, Opiskelijakirjaston johtokunta, Ruralia, Svenska social- och kommunalhögskolan, Akavan yhteistyöryhmä, Helsingin yliopiston henkilökuntayhdistys HYHY ry ja Helsingin yliopiston ylioppilaskunta.

Yleisesti luonnosta pidettiin onnistuneena. Kommenteissa kiinnitettiin huomiota mm. siihen, että keskustakampuksen ja Viikin kampuksen tiedekuntien edustus johtokunnassa tulisi toteutua mahdollisimman tasapuolisesti. Jäsenten ja varajäsenten tulisi edustaa eri tiedekuntia.

Kirjaston johtokunnan ja ylikirjastonhoitajan tehtävien määrittelyjen pohjana ovat yliopistotason johtosäännössä luetellut erillisen laitoksen johtokunnan ja johtajan tehtävät. Yliopiston johtosääntö hyväksyttiin hallituksessa 8.10.2009.

Valmisteluryhmä kävi kokouksessaan 15.10. läpi tiedekunnilta ja erillislaitoksilta saadut kommentit ja on tehnyt niiden pohjalta muutamia tarkistuksia johtosääntöluonnokseen.

Seuraavaksi kirjaston  johtosääntöluonnos toimitetaan yliopiston normiryhmään. Yliopiston hallitus hyväksynee erillisten laitosten johtosäännöt marras-joulukuussa.

Kirjaston työjärjestyksessä määritellään mm. kirjastoneuvottelukunnat ja niiden tehtävät

Valmisteluryhmässä kootaan parhaillaan uuden kirjaston työjärjestystä ja siinä tullaan määrittelemään mm. ylikirjastonhoitajan varahenkilön, kampuskirjastojohtajan ja johtoryhmän tehtävät sekä kirjastoneuvottelukunnat ja niiden tehtävät. Tavoitteena on, että työjärjestysluonnos saadaan henkilökunnalle yt-käsittelyyn joulu- tammikuussa.

Valmisteluryhmän jäsenet ovat olleet sillä kannalla, että jokaisella kampuksella tarvitaan kirjastoneuvottelukunta ja sen lisäksi mahdollisesti yhteinen kirjaston opiskelijaneuvottelukunta. Myös johtosääntöön annetuissa kommenteissa korostetaan kampuksittaisten kirjastoneuvottelukuntien merkitystä. Kampusten kirjastoneuvottelukunnissa tulee olla erityisesti tutkimus- ja opetushenkilökunnan, erillisten laitosten ja yhteistyötahojen vahva edustus.

Lisäksi valmisteluryhmä on pitänyt tärkeänä, että kirjaston edustajat osallistuvat myös yliopisto-, kampus- ja  tiedekuntatasolla opetuksen ja tutkimuksen suunnittelun ja kehittämisen toimikuntiin ja erilaisiin yhteistyöryhmiin.

Kirjasto- ja tietopalvelukunta keskusteli johtosääntöluonnoksesta 23.10. ja totesi, että kullakin kampuksella tarvitaan oma kampusneuvottelukunta, jotta viesti toiminnan tasolta tulee johtokuntaan ja kirjaston johdolle. Neuvottelukunnilla itsellään olisi mahdollisuus organisoida toimintaansa esimerkiksi jaosto- ja työryhmätyöskentelyä hyödyntäen.

Yhden yhteisen opiskelijaneuvottelukunnan perustamista pidettiin tärkeänä ja sen tehtäväksi nähtiin mm. opiskelijoiden oppimateriaalipalvelut, koulutus- ja tila-asiat. Opiskelijaneuvottelukunta toimisi foorumina, joka valmistelisi opiskelijoita koskevia kirjastopalveluasioita johtokunnan käsittelyyn.  Kampusten kirjastoneuvottelukunnissa mukana olevat opiskelijaedustajat osallistuisivat myös opiskelijaneuvottelukunnan työhön.

Helsingin yliopiston kirjaston ja Kansalliskirjaston välinen yhteistyökuvaus

Helsingin yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen palvelusopimus päättyy vuoden lopussa. Sopimusta ei enää jatketa nykymuodossa, vaan yhteistyöstä laaditaan kuvaus, jonka tarkoituksena on selkiyttää Kansalliskirjaston ja Helsingin yliopiston kirjaston välistä työnjakoa ja edistää yhteistyötä kirjasto- ja tietopalvelujen kehittämisessä. Yhteistyökuvaus liitetään molempien kirjastojen tavoiteneuvotteluaineistoihin.

Kuvauksessa Kansalliskirjasto ja Helsingin yliopiston kirjasto sopivat:

  • Helka-tietokannan teknisen ylläpidon (systeemin hoitopalvelut ja paikallinen räätälöinti) siirtymisestä Kansalliskirjastosta Helsingin yliopiston kirjastoon, keskitettyihin palveluihin.
  • työnjaosta Helsingin yliopiston digitaalisten arkistopalvelujen ylläpidossa ja kehittämisessä. E-thesis-palvelun sisältöylläpidon siirtymisestä Helsingin yliopiston kirjastoon, keskitettyihin palveluihin sekä sopivat siirtymäkaudesta, jonka aikana palvelun tekninen ylläpito- ja kehitystyö siirtyvät Helsingin yliopiston kirjastoon.
  • Helsingin yliopiston siirtyessä käyttämään TUHAT-tutkimustietojärjestelmää, sen koordinoinnista kirjastojen osalta vastaa Helsingin yliopiston kirjasto. Kansalliskirjaston ylläpitämästä JULKI-tietokannasta luovutaan.
  • NELLI-tiedonhakuportaalin ylläpidosta
  • paikallis- ja tutkijapalveluista keskustakampuksella ja kehittämisyhteistyön periaatteista.

Yhteistyökuvaus on kolmivuotinen ja se tarkistetaan vuosittain seurantatapaamisten yhteydessä. Kuvaus allekirjoitetaan rehtorin tavoiteneuvotteluiden jälkeen.
Luonnos yhteistyökuvauksesta on luettavissa Alma-intranetissa.

Keskitettyjen palvelujen toimintojen suunnittelu etenee

Syksyn aikana ylikirjastonhoitaja, kampuskirjastonjohtajat ja hallintopäällikkö ovat kokoontuneet säännöllisesti käsittelemään yhteisiä asioita. Uuden kirjaston valmistelun tueksi on perustettu myös ryhmä, johon kuuluvat kampuskirjastojen johtajat, keskitettyjen palvelujen päälliköt sekä henkilöstön valitsema jäsen. Ryhmää johtaa ylikirjastonhoitaja ja se toimii käytännön valmistelun tukena vuoden 2009 loppuun, kunnes uuden erillislaitoskirjaston toimielimet aloittavat toimintansa. Henkilöstön edustajaksi työryhmään valittiin verkkoäänestyksellä kirjastoamanuenssi Elisa Hyytiäinen ja hänen varamiehekseen kirjastonhoitaja Antti Virrankoski. Työryhmän ensimmäisen kokouksen (2.11.) muistio on Almassa.

Keskitettyjen palvelujen verkkopalveluryhmä on pitänyt syksyn aikana kaksi kokopäivän suunnitteluseminaaria. Tuleviin työtovereihin tutustumisen ohella päivien aikana on käyty läpi ensi vuoden toimintaa ja toiminnan resurssointa henkilötasolla.

Hankinta- ja metadatapalvelut ovat kokoontuneet koko ryhmänä sekä kolmena pienempänä ryhmänä. Ryhmissä on kuvattu tulevia työprosesseja, arvioitu resurssitarpeita ja pohdittu hankinta- ja metadatapalvelujen organisoitumista. Tässä numerossa on Eeva Peltosen ja Anneli Partasen juttu Hankinta- ja metadatapalvelut –ryhmän ensimmäisestä suunnittelupäivästä.

Hallinto, suunnittelu- ja kehittämispalvelut on kokoontunut yhden kerran ja seuraava tapaaminen on 3.11. Ensimmäisessä tapaamisessa sovittiin suunnittelun jatkamisesta pienemmissä tiimeissä. Taloushallintotiimiä vetää Pirkko Tokat, henkilöstöhallintotiimiä Matti Hjerppe, yleishallintotiimiä Marja Kosonen, viestintätiimiä sekä suunnittelu ja kehittäminen -tiimiä Tiina Äärilä (viestintätiimiä tämän syksyn).

Syksyn aikana on tarkoitus määritellä palvelu- ja prosessikuvausten kautta keskitettyjen palvelujen ja kampuskirjastojen työnjakoa ja tehtäviä. Kun suunnittelu on edennyt, järjestetään yhteinen tapaaminen kampuskirjastojen hallinto- ja toimistohenkilöiden kanssa.

Koko kirjaston yhteinen keskustelu- ja tiedotustilaisuus ajankohtaisista asioista järjestetään marraskuussa. Tarkasta ajankohdasta ja ohjelmasta tiedotetaan myöhemmin.

Kirjasto on mukana yliopiston varainhankintakampanjassa

Helsingin yliopisto on uudessa strategiassaan linjannut, että yliopisto toteuttaa vuosien 2010–2012 aikana varainhankintakampanjan. Kampanjan tavoitteena on profiloida yliopistoa uudessa strategiassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti korostaen huippuyliopiston yhteiskuntavastuuta,tiedon johtajuutta ja tutkimuksen kansainvälistä kärkeä. Kampanjan teemat ovat: Hyvä elämä, Suomi maailmassa ja Globaali muutos.

Valtiovalta on sitoutunut yliopistojen peruspääoman keräämiseen tähtäävän varainhankinnan tukemiseen lupaamalla sijoittaa 2,5-kertaa peruspääomaksi saadun yksityisen lahjoituksen suuruisen summan. Ehtona on, että yliopiston keräämä yksityinen pääoma on vuoden 2010 loppuun mennessä vähintään miljoona euroa. Käytännössä tämä siis tarkoittaa sitä, että lahjoittajan 1 miljoonan euron lisäksi yliopisto saisi valtiolta 2,5 miljoonaa euroa lisää.

Kaisa-talon kirjasto, Tulevaisuuden kirjasto, on yksi yliopiston varainhankintakampanjan lahjoituskohde. Vuonna 2010 hankitut lahjoitukset menevät kaikki yliopiston pääomaan (Helsingin yliopiston tulevaisuusrahastoon). Yliopisto vastaa varainhankintakampanjan konseptoinnin ja yleisten markkinointimateriaalien kustannuksista, mutta hankkeiden vastuutahojen yksiköt investoivat pääsääntöisesti omien hankkeidensa varainhankinnasta aiheutuviin kustannuksiin.

Varainhankinnan avulla kirjasto vahvistaa sidosryhmäsuhteitaan, saa näkyvyyttä ja sen palvelujen ja asiantuntijuuden tunnettuus ja arvostus vahvistuu. Kampanjan toteuttaminen edellyttää panostusta markkinointiin ja viestintään. Kirjasto on tavoiteohjelmassaan esittänyt ensi vuoden perustoiminnan budjettiin erillistä lisäpanostusta varainhankintaan.

Kirjaston kampanjan suunnittelu on käynnistynyt yhdessä yliopiston Avara-varainhankintatiimin kanssa. Kampanjan vetovastuu on keskitetyillä palveluilla. Syksyn aika varmistuu kampanjan suunnittelun ja toteutuksen vastuuhenkilö.

Kirjoittaja
Marja Hirn
tietoasiantuntija
kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
marja.hirn[at]helsinki.fi
puh. 09 – 191 21777
Tiina Äärilä
suunnittelija
kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö
tiina.aarila[at]helsinki.fi
puh. 09- 191 21776