Virpi Huhtalan muotokuva –

– hänen jäädessään eläkkeelle 1.10.2013 kirjastonhoitajan tehtävistä. Virpin kirjastoura on kulkenut Helsingin kaupunginkirjastosta Helsingin yliopiston taidehistorian laitoksen kirjastoon, joka sittemmin tuli osaksi humanistisen tiedekunnan kirjastoa ja Helsingin yliopiston kirjaston Keskustakampuksen kirjastoa.

Muotokuvan hymyilevä ja rennosti läsnä oleva hahmo viestii elämää, kokemuksia, tietoa, viisautta ja sydämellisyyttä. Maalaus on suurikokoinen ekspressionistinen, levein ja voimakkain siveltimenvedoin tehty öljyvärityö. Väreinä hehkuvat erilaiset lämpimät punaisen sävyt, oljenvaalea, lämmin harmahtava ja ripaus turkoosia. Maalauksessa on paljon valoa ja sen tunnelma on vapautuneen iloinen. Jossain taustalla häämöttää vanha arvoituksellinen seinätekstiili…

Näin kuvaisin keskustelun, jonka kävin Virpi Huhtalan kanssa hänen viimeisenä työpäivänään. Puhuimme opinnoista, työn parissa kuluneista vuosista, museoalasta, yliopistosta, kiinnostuksesta kuvataiteeseen, kirjastotyöstä, rakkaudesta asiakaspalveluun, kokoelmanhoidosta, hiljaisesta tiedosta, tieteenalaosaamisesta ja taiteen merkityksestä ihmiselle. Monesta asiasta olisin halunnut kuulla enemmän. Virpin tutkimat koptilaiset tekstiilit, egyptiläiset hautalöydöt, veivät puheenaiheemme yli tuhat vuotta taaksepäin.

Ikään kuin emme olisikaan olleet Helsingin yliopiston pääkirjastossa, Kaisa-talon viidennen kerroksen taiteiden tutkimuksen kokoelmien tuntumassa, Virpin pienessä työhuoneessa. Olimme keskellä ihmiskunnan henkistä perintöä, jota on talletettuna erilaisiin muistiorganisaatiohin, nykyaikaisesti asian ilmaisten. Tunsin suurta arvostusta kaikkia niitä ihmisiä kohtaan, jotka mm. opettajina, museoissa ja kirjastoissa omalla asiantuntemuksellaan eri tavoin avaavat eteemme kiehtovia maailmoja.

”Palvelu on ihmisyyden toteuttamista”

Virpi tuli museotyöstä kirjastoon vuonna 1981, ensin Helsingin kaupunginkirjastoon ja kymmenen vuotta myöhemmin Helsingin yliopistoon. Taidehistorian laitoksella hän otti osaa myös opetukseen. Pienessä taidehistorian kirjastossa kuului tehtäviin kaikki, mitä eteen tuli. Virpi toimi myös Suomen Tieteellisen Kirjastoseuran (STKS) taidekirjastotyöryhmässä ja sen puheenjohtajana. Kaupunginkirjastossa koetun ja opitun perusteella hän halusi uudistaa palvelukulttuuria.  Aikaa myöten kirjastotyöstä tuli Virpille kutsumusammatti: palvelu on ihmisyyden toteuttamista, Virpi totesi.

Entisen taidehistorian kirjaston omissa tiloissa, Helsingin yliopiston päärakennuksen ”vanhan puolen” ylimmässä kerroksessa, oli mahdollista olla mukana asiakkaiden prosesseissa ja syventyä kirjastossa asioivien kysymyksiin intensiivisesti. Monitieteisessä ja taidehistorian kirjastoon verrattuna mittasuhteiltaan valtavassa Kaisa-talon kirjastossa kosketus oman tieteenalan asiakkaisiin on ohentunut. Täällä Virpi on keskittynyt kokoelmanhoitoon.

”Näppituntuma myös kokoelmaan tarvitaan edelleen”

Syvällä oman tieteenalan, taidehistorian kokoelman maaperässä ovat juuret, joista työ on aina lähtenyt liikkeelle. Näin Virpi kuvasi painettujen kirjojen merkitystä vanhemman sukupolven asiantuntemuksen perustana. Muuta ei vielä esimerkiksi 1980-luvulla ollut.

Nyt toimitaan toisin. Uuden sukupolven lähtökohtana ovat tietokannat, joista Virpin mukaan ei kuitenkaan saa kaikkea irti. Tarvitaan näppituntuma kokoelmaankin.

Työtään jatkaville ja tuleville yliopiston kirjastolaisille Virpin sanoma on: pitäkää yllä laadukkaat tieteenalapalvelut ja huolehtikaa kirjastossa tieteenalojen osaamisesta! Vaikka tietokannat olisivatkin palvelun perustana, jo ensimmäisen vuoden opiskelijat kannattaisi tutustuttaa myös oman alan kokoelmaan.

Hiljainen tieto ja sukupolvien kuilu

Pohdimme eläkkeelle jäävien hiljaisen tiedon merkitystä, jolla Virpi ei juurikaan nähnyt painoarvoa. Hänen mielestään kirjastossa työskentelevien eri-ikäisten välissä on sukupolvien kuilu. Kulttuurit ovat erilaiset. Sähköiset ym. työvälineet ovat kehittyneet hurjaa vauhtia. Työtehtävät ovat isossa kirjastossa melkoisen eriytyneitä verrattuna siihen, mistä edellä oli jo puhe: pienessä kirjastossa saa tehdä kaikkea ja palvelun luonnetta määrittelee läheinen kontakti asiakkaisiin. Palvelun kokonaisuuden voi tuolloin hahmottaa selkeästi.

Tulevaisuus

Elämässä on muutakin kuin kirjasto, sanoi Virpi. Mutta ei hän kuitenkaan voi oikein käsittää, että on jäämässä eläkkeelle. Jäätkö kaipaamaan mitään, kysyin. Vastauksena oli:  ”Vain asiakastyötä”, itse asiassa sieltä taidehistorian kirjastosta.

Entä nyt, viimeisen työpäivän ja kymmenien työtoverien kanssa vietettävien kakkukahvien jälkeen? Tiedossa on maalauskurssi ja erilaisten tekniikoiden kokeilua ja oppimista, myös grafiikkaa. Piirtäminen ja maalaaminen ovat aina olleet Virpille läheistä. Vapaa-aikaan kuuluu myös liikuntaa ja taidenäyttelyitä.

Taiteen merkityksestä Virpi sanoi näin:

”Taide onnellistuttaa ihmistä ja tekee mielelle hyvää.”

Tähän on hyvä päättää keskustelu. Kiitos Virpi. Hyviä ja onnellisia eläkevuosia sinulle!

Teksti:

Eeva-Liisa Viitala
Tiedottaja
Hallintopalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat:

Eeva-Liisa Viitala

Helsingin yliopiston tärkein yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen yksikkö?

Helsingin yliopiston tärkein yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen yksikkö on kirjasto! – Tähän päädyttiin Helsingin yliopiston Yhteiskuntaan-luentosarjan viimeistä luentoa seuranneessa keskustelussa kuluvan vuoden huhtikuun 12. päivänä. Otsikon mukaisen merkittävän roolin kirjastolle määritteli yleisön joukossa luentoa kuunnellut Helsingin yliopiston organisaatioviestinnän professori Leif Åberg. Tilaisuuden aiheena oli Yliopisto tietämisen edelläkävijänä – olemmeko ajan tasalla? ja puhujana Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen tutkimusprofessori Pirjo Ståhle.

Pirjo Ståhlen esitys oli mielenkiintoisimpia ja ajankohtaisimpia tulevaisuuteen suuntautuneita kokonaiskatsauksia mitä työympäristööni ja –tehtäviini liittyen olen viime vuosina mistään lukenut tai kuullut. Aihe osui suoraan tämänkin lehden palstoilta näkyneiden kiinnostusteni kohteiden ytimeen: yliopiston ja sen kirjaston toimintaan organisaationa ja organisaatioiden toiminnan kehittämiseen systeemisestä näkökulmasta. Ominta alaani ovat myös tiedon olemuksen ja sen välittämisen pohtiminen, viestintä ja vuorovaikutus.

Helsingin yliopiston ja sen kirjaston suunnatessa huipulle ja yhteiskuntaan ajan tasalla oleminen ei riitä, on oltava edelläkävijä. Mitä tietämisen edelläkävijyys merkitsee? Siitä luennon kuulijat saivat rautaisannoksen vahvuisen käsityksen – ja samalla viitteitä siihen, miten yliopiston ja kirjastomme Huipulle ja yhteiskuntaan –vision haasteeseen vastaaminen saisi taakseen innostusta ja energiaa.

”Maailma on virtojen tila”

Ståhle kävi läpi 1900-luvun jälkipuoliskon kehitysvaiheet, joiden myötä länsimaisten yhteiskuntien toiminnan logiikka sekä tekemisen ja tietämisen haasteet ovat muuttuneet. Tietopääoman merkitys on kasvanut ja samalla tarve tietojohtamiseen ja osaamisen johtamiseen.

Tietämisen ja tekemisen muuttuminen liittyy maailmankuvamme muutokseen. Ståhle siteerasi Manuel Castellsia: Maailma on virtojen tila. Se, miten koko maailma on tällä hetkellä verkostoitunut, liittyy tekniikkaan (internet), mutta teknologia on mahdollistanut myös sosiaalisia muutoksia. Maailma virtojen tilana on systeeminen ilmiö, jota voidaan tarkastella monella eri tasolla. Yhteiskunnallisen kehityksen vaiheet 1970-lukua edeltäneeltä ajalta 2000-luvulle käytiin läpi Ståhlen esittelemän, Pentti Malaskan mukaan laaditun kuvion avulla, jossa toisiaan seurasivat teollinen yhteiskunta, informaatioyhteiskunta ja verkostoyhteiskunta.

Yhteiskunnan edellä mainitut vaiheet sinänsä ovat tuttuja, mutta luennolla hahmoteltu kehityskulku materiaali-intensiivisestä aikakaudesta merkitysintensiiviseen sai ainakin minut uudella tavalla oivaltamaan ja hahmottamaan oman aikamme ja varmasti lähitulevaisuutemmekin ilmiöitä. Merkitysintensiivisessä verkostoyhteiskunnassa tuotteen arvo syntyy siitä, mitä sillä voi tehdä – ei enää esimerkiksi arvokkaasta valmistusmateriaalista. Osaaminen, kyvykkyys, houkuttelevien tuotteiden ja palvelujen tuottaminen, design ja mielikuvat ovat nousseet keskipisteeseen. Niiden merkitys on jo ohittanut tehokkuuden ja laadun, jotka olivat ensisijaisia tavoitteita vielä jokin aika sitten. Ståhle korosti, että tehokkuus ja laatu ovat edelleen tärkeitä, mutta kilpailuetuja ne eivät enää ole.

Verkostojen solmukohtia ennen ja nyt

Oma identiteettini, elämäni ja työni verkostoyhteiskunnassa hahmottuu todellakin entisestä poikkeavalla tavalla. Kuitenkin tulin ajatelleeksi, että isossa mittakaavassa tarkasteltuna kaikki toistuu, ilmiasut ja muodot vain muuttuvat. Ennen rautateitä vesiteiden verkostot yhdistivät harvaanasutun maamme asukkaat, kirkonmäellä tavattiin sunnuntaisin, markkinoilla tavara vaihtoi omistajaa. Noin 150 vuotta sitten rautatieverkosto alkoi mahdollistaa uudenlaisen liikkumisen, uudet kohtaamiset ja vaikutteet; sanomalehdet, kansakoulu, auto- ja lentoliikenne, televisio laajensivat maailmaamme edelleen… Eristäytyminen ei ole koskaan tuottanut edistystä, totesi luennoitsija ja viittasi Yrjö Engeströmiin, jonka mukaan verkostojen solmukohta on kaikkein todennäköisin innovaatioiden syntykohta.

Mutta – mietin – jos tiedon ymmärretään syntyvän vasta vuorovaikutuksen ja kommunikaation tuloksena, jos vasta tulkitsemamme, ymmärtämämme ja ehkä käytäntöön soveltamamme on tietoa – onko aivan viime kädessä eroa sillä, onko tieto esimerkiksi taitona kirvesmiehen kourissa, it-osaajan aivoissa ja sormenpäissä tai väitöskirjan sisältönä?

Oppimista ja osaamisen kehittämistä käsitelleissä aiemmissa Verkkari-kirjoituksissani (8/2011, 1/2012, 3/2012) paneuduin henkilöstölähtöiseen organisaation osaamiseen kehittymiseen käyttäen lähteenä Maija Vähämäen tutkimusta pienessä suomalaisessa graafisen alan yrityksessä. Kirjoitusteni lähtökohtana oli Vähämäen väitöskirjan Dialogi organisaation oppimisessa, itseohjautuvan muutoksen mahdollisuus tuotantotyössä (Turun kauppakorkeakoulu 2008) mukainen sosiaalinen oppimiskäsitys: tieto ei ole missään ”valmiina”, vaan se syntyy vasta sitten kun se tulkitaan ja ymmärretään.

Verkostojen risteyksissä ja solmukohdissa kuulumiset, kokemukset, näkemykset ja mielipiteet vaihtuvat, mikä puolestaan muokkaa itse kunkin omia ajatuksia ja mielipiteitä ja samalla osaaminenkin karttuu. Voi syntyä uusiakin ideoita, innovaatioita ja aloitteita. Olemme ihan huomaamatta tiedon syntymisen virrassa. Tietäminen ei olekaan mikään erillinen asia, joka välttämättä vaatii ”koulunpenkillä” istumista ja pänttäämistä. Kaikki varteenotettavaTieto isolla T:llä ei tulekaan enää jostain yläpuoleltamme, meitä viisaammilta.

Tietämisen kokonaisuus

Saman asian, mistä olin lukenut ja kirjoittanut, Pirjo Ståhle kiteytti näin: ”Tieto ei ole yksilöissä, vaan koko organisaatiossa”. Tieto on hiljaista, kokemuksellista (engl. ’tacit’) kuten käden taitojen haltijalla ja käytännön työn tekijällä. Tai se on eksplisiittistä, kirjallisiksi esityksiksi dokumentoitua. Verkkari-kirjoituksessani (8/2012) Kirjaston arjessa luodaan ja prosessoidaan tietoa kuvasin tiedon synnyn ja luomisen prosesseja ja vaiheita japanilaisten organisaatiotutkijoiden Nonakan ja Takeuchin mukaan. Tieteellinen tieto, esimerkiksi väitöskirjaa varten, on tieteen menetelmien mukaan hankittua ja tieteellisessä julkaisussa asiaan kuuluvien käytäntöjen mukaisesti dokumentoitu ja julkaistu.

Edellä kuvatun tietokäsityksen kannalta tiedon syntymisen edellytykset, kommunikaatio ja vuorovaikutus ovat mitä tärkeimpiä huomioon otettavia tekijöitä. Pirjo Ståhlen mukaan yliopistot eivät ole juurikaan olleet kiinnostuneita keskustelemaan tiedon tuottamisen vaiheista. On keskitytty lopputulokseen, tiedon totuuteen ja luotettavuuteen. Tieto nähdään objektina, ihmisen itsensä ulkopuolella olevana ja ihminen tarkkailijana. Ståhle kiinnitti myös huomiota siihen, että yliopistoa ei oikeastaan ole ymmärretty eikä tutkittu organisaationa, ei myöskään tietojohtamisen näkökulmasta.

Pirjo Ståhlen luento toi minulle uuden lisän tiedon lajeihin hiljaisen tacit-tiedon ja eksplisiittisen tiedon lisäksi: potentiaalisen tiedon (Potential knowledge). Tämä tarkoittaa heikkoja signaaleja, joista Ståhlen mukaan yliopisto perinteisesti ei ole ollut kiinnostunut. Dokumentoitu tieto on luonnollisesti edelleen pääosassa, mutta myös heikkoihin signaaleihin kannattaisi nykyään Ståhlen mukaan kiinnittää huomiota. Kiinnostus merkitsee signaalille vahvistusta, jonka seurauksena sillä on mahdollisuus muuttua tiedoksi.

Tietojohtamisesta. Kolme sukupolvea

Pirjo Ståhle esitti tietojohtamisen fokuksen muutokset kolmena sukupolvena. Ensimmäisen sukupolven keskiössä olivat eksplisiittinen tieto, informaation jakaminen tietotekniikan avulla, tiedon paikantaminen ja hankkiminen sekä informaatiojärjestelmät. Tietojohtamisen toinen sukupolvi ”löysi” hiljaisen tiedon, sen sosiaalisen syntymisen, jakamisen ja kehittymisen vaiheet eksplisiittiseksi tiedoksi (Nonaka) sekä tiedon yhteisen jakamisen ja sen välittämisen merkityksen. Informaatiojärjestelmien rinnalla sosiaalista oppimista hyödynnettiin esimerkiksi organisaatioiden käytäntöyhteisöissä.

Tietojohtamisen kolmas sukupolvi kannustaa kiinnittämään huomion potentiaaliseen tietoon, heikkoihin signaaleihin. Edellisten sukupolvien tietotekniikkaan painottuvan tiedon jakamisen ja sosiaalisen tiedon luomisen rinnalla johdetaan nyt kumppanuuksia, business-ekosysteemejä ja itseorganisoitumista, jossa ihmiset ottavat itse vastuun kehittämisestä. Toisen sukupolven tiedon jakamista ja välittämistä tärkeämpinä näyttäytyvät  uuden tiedon luominen ja innovaatiot. Sosiaalisen oppimisen johtamisen rinnalle on tullut kaaoksen, epävarmuuden ja riskien hallinta.

Hyvään tietojohtamiseen kuuluu Ståhlen mukaan se, että tiedetään, mitä organisaation ”pinnan alla” tapahtuu. Ilmiöiden mittaamisella ajatellaan hankittavan puolueetonta tietoa, mutta tässä meitä ohjaa juuri äsken kyseenalaistettu käsitys tiedosta itsemme ulkopuolella olevana objektina. Toiminnan mittareita ja mittausta ilman muuta tarvitaan, mutta oman käsitykseni mukaan ihmisenä organisaatiossa ja työyhteisössä toimiminen sisältää myös paljon aivan muilla keinoilla ja meidän itse kunkin läsnäolon välityksellä koettavaa, havaittavaa ja ymmärrettävää.

Kehittämiskohde valkokankaalla – kirjastoko?

Ståhlen mukaan yliopisto on yhteiskuntamme tärkein tietoon ja tietämiseen erikoistunut organisaatio. Kuten tiedämme, sen kolme päätehtävää ovat tutkimus, opetus ja yhteiskunnallinen vuorovaikutus. Tämän kolmannen tehtävän yhteydessä luin Ståhlen esityksestä valkokankaalta sanat: ”Nyt pitäisi kehittää sellaisia institutionaalisia mekanismeja, joiden avulla tieteellistä tietoa voidaan siirtää, vaihtaa, kehittää, organisoida ja levittää laajalti ympäröivään yhteiskuntaan. Yliopistojen tulee edistää kansakunnan kilpailukykyä sekä taloudellisilla että inhimilliseen pääomaan liittyvillä mittareilla.”

Uskoisin, että edellä olevan lainauksen ensimmäisestä lauseesta jokainen tieteellisessä kirjastossa työskentelevä tunnistaa nykyisten kirjastopalvelujen kuvausten sisältämiä tehtäviä. Kävi kuitenkin ilmi, että luennoitsijan lähdeaineistoissa kirjastopalvelut, ainakin tälllä nimellä, olivat tuntemattomat. Tunsin luentoyleisön joukossa todella olevani verkostojen solmukohdassa, jossa syntyi oivallus ja uusi ajatuksellinen yhteys. Ainakin yksi ”institutionaalinen mekanismi” tiedon organisointiin ym. edellä tarvittaviin tehtäviin on jo olemassa – se ei vain vielä ole tarpeeksi tunnettu ja näkyvä!

Toimintalogiikat ja kolmas tehtävä

Ståhle tarkasteli organisaatiota systeeminä, joka toimintalogiikaltaan voi olla mekaaninen, orgaaninen tai dynaaminen. Toimintalogiikalla tarkoitetaan niitä periaatteita, järjestelmiä ja johtamisrakenteita, jotka suoraan tai epäsuorasti ohjaavat työntekijöiden toimintaa. Toiminnan logiikalla on vaikutuksensa toiminnan tuloksiin. Se vaikuttaa myös organisaation uudistumismahdollisuuksiin.

Erilaiset toiminnan logiikat soveltuvat erilaisiin tavoitteisiin, tilanteisiin ja tehtäviin ja ne vaativat erilaista johtamista. Orgaaninen logiikka on itseään uudistava, sisältä päin uudistuva järjestelmä. Se tuottaa tasaista kehitystä ja itseohjautuvaa oppimista. Prosessit ovat hitaita ja maltillisuus tärkeää. Tämä toiminnan logiikka soveltuu esimerkiksi opetukseen. Mekaanisen logiikan mukaisesti toimittaessa ei sisäistä uudistumista tapahdu. Se tuottaa pysyvyyttä ja tehoa ja soveltuu esimerkiksi palkanlaskentaan tai opiskelijarekisterin ylläpitoon. Dynaaminen toimintalogiikka sisältää paljon kaaosta, se tuottaa innovatiivisuutta ja vetovoimaa.

Stählen mukaan dynaaminen toimintalogiikka ja ylopiston kolmas tehtävä liittyvät yhteen. Ja yliopiston yhteiskunnalliseen eli kolmanteen tehtävään sisältyi juuri tuo äsken mainittu kirjastollekin kuuluva tehtävä: tiedon  siirtäminen, vaihtaminen, kehittäminen, organisointi ja levittäminen ympäröivään yhteiskuntaan.

Onnistumisen logiikka

Miten meidän on mahdollista onnistua ja päästä tavoitteisiin merkitysintensiivisessä verkostoyhteiskunnassa? Mennyt aika ja edeltävät yhteiskuntavaiheet elävät vielä vahvasti sen rinnalla, ilman muuta myös virikkeitä ja haasteita luoden. Pirjo Ståhle kuvasi miten tietämisen ja tekemisen tavat ja vaatimukset ovat peruuttamattomasti muuttumassa. Ihanteet ja tavoitteet liittyvät verkostoitumisen maailmaan, mutta ”vanha maailma” tuntuu järkevämmältä ja hallittavammalta. Näihin ilmiöihin olen viitannut edellä mm. verkostojen solmukohdista kirjoittaessani, samoin kuin kohdissa Tietämisen kokonaisuus ja Tietojohtamisesta.

On selvää, että jo nyt kaikki kehittäminen tapahtuu tehokkaimmin verkostoissa ja yhdessä tekeminen kasvattaa tietopääomaa. Yhdessä tekeminen sisältää rajattoman osaamispotentiaalin, luottamuspääoman ja innostusta. Ryhmässä ja verkostoissa oppiminen edellyttää kuitenkin erilaista osaamista kuin yksin oppiminen. Myös luottamuksen syntyminen on tärkeää, sillä se mahdollistaa rikkaan vuorovaikutuksen, mikä puolestaan aktivoi, sytyttää ja synnyttää energiaa. Verkostoyhteiskunnassa uudenlainen asennoituminen on tarpeen. Se herättää myös kysymyksen siitä, millaisia ovat ne toivottavaan dynaamiseen toimintalogiikkaan liittyvät johtamisen käytännöt, joiden tuella onnistumisia, huippujakin, tavoitellaan.

Luentosalin XIII ba

Japanilaisten organisaatiotutkijoiden Nonakan ja Takeuchin ajatus ba´sta, tiedon kehittymisen jaetusta tilasta ja ajasta toteutui kohdallani Helsingin yliopiston päärakennuksen luentosalissa XIII, jossa Pirjo Ståhle luennoi. Mustat vanhat penkkirivit, kova ja epämukava istuin, salin edessä ikiaikaiseen opetustyyliin tietoa jakava luennoitsija tai ”kalvosulkeiset” eivät jättäneet kylmäksi. Yksi luennon pääviesteistä, Ståhlen sanoin: ”tunne ja tunteet ovat läheisessä yhteydessä tietämiseen” välittyi ympäristöstä huolimatta voimakkaasti, ainakin minulle. Ståhlen esityksen ja sen jälkeen käydyn yhteisen lyhyen keskustelun perusteella voin eläytyä tulevaisuuden innostavaan yliopistoon ja sen uudistuneeseen toimintakulttuuriin.

Lämmin kiitos järjestäjälle, Helsingin yliopiston koulutus- ja kehittämisyksikölle, Yhteiskuntaan-luentosarjasta, professori Pirjo Ståhlelle innostavasta luennosta ja professori Leif Åbergille lahjasta, jonka voin näin Verkkarin välityksellä antaa eteenpäin kaikille kollegoilleni Helsingin yliopiston kirjastossa: työskentelemme tärkeimmässä yliopiston yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen yksikössä! Viesti on meille ilon aihe, tunnustus ja miettimisen arvoinen huipulle vievän edelläkävijyyden luomisessa, etenkin nykyisten ja tulevien tutkijapalvelujen – ja kaikkien palvelujen – kehittämistä silmälläpitäen.

Linkit:

Eeva-Liisa Viitala: 

Kirjaston arjessa luodaan ja prosessoidaan tietoa. Verkkari 8/2011
Näkymätöntä värähtelyä? – Työyhteisön oppimisen prosessit odottavat löytymistään. Verkkari 1/2012
Puutarhaunelmia – Dialogin hyödyllisyydestä. Verkkari 3/2012

Maija Vähämäki: Dialogi organisaation oppimisessa. Itseohjautuvan muutoksen mahdollisuus tuotantotyössä. Sarja/Series A-2:2008. Turun kauppakorkeakoulu.

Kirjasuositus: Innostava yliopisto: kohti uudistavaa yliopistojohtamista / toimittaneet Pirjo Ståhle & Antti Ainamo. Helka-tietokannassa.

Teksti

Eeva-Liisa Viitala
Tiedottaja
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Helena Hiltunen
Jussi Omaheimo

Puutarhaunelmia – Dialogin hyödyllisyydestä

Verkkarin numerossa 1/2012 kirjoitin organisaation oppimisesta Maija Vähämäen vuonna 2008 ilmestyneen iiiketaloustieteen ja johtamisen alaan kuuluvan väitöskirjan (Turun kauppakorkeakoulu)  pohjalta. Sen otsikkona on Dialogi organisaation oppimisessa, itseohjautuvan muutoksen mahdollisuus tuotantotyössä. Vähämäki on tutkinut sitä, miten uusi tieto ja oppiminen rakentuvat työyhteisössä. Hän on kysynyt: ”Mitä organisaation oppiminen vaatii sitä tuottavalta yhteisöltä? Onko yksilön tiedon jakaminen muille riittävä kuva organisaation oppimisesta?”

Tutkimuksen keskeisintä antia minulle olivat näkymä organisaatiossa tapahtuvan oppimisen ytimeen ja vuorovaikutuksen merkityksen painottuminen olennaisesti  oppimiseen kuuluvana.  Tuohon ytimeen sisältyvät tiedon syntymisen tavat, ympäristö ja vaikutukset, niiden analyysi ja seurausten pohdinta . Merkittävää oli myös se, että Vähämäen tutkimuksessa yrityksen johdon katsotaan toimivan henkilöstön kanssa samassa vuorovaikutuksen ja oppimisen tilassa. Organisaation oppimista ei tarkastella johdon näkökulmasta, mihin esimerkiksi puhe osaamisen kehittämisestä voidaan liittää.

Väitän, että Vähämäen tutkimukseen perehtymisen tuloksena on mahdollista todella ymmärtää, mitä dialogi organisaation oppimisen kannalta tarkoittaa. Ymmärtäminen ei välttämättä ole helppoa enkä tiedä, missä määrin olen pystynyt  välittämään tutkimuksen minussa herättämiä ajatuksia lukijoille. Edellinen kirjoitukseni  tuotti jo syntyessään vaatimuksen jatko-osasta, sillä tuolloin jätin pois väitöskirjan sisältämän tärkeän pohdinnan ja määritelmät dialogin olemuksesta: mitä dialogilla oikeastaan tarkoitetaan, mitä se on ja mitä se ei ole?

Sosiaalinen oppimiskäsitys ja tiedon synty

Vähämäen tutkimuksen perustana olevan sosiaalisen oppimiskäsityksen mukaan tieto ei ole missään ”valmiina”, vaan se syntyy vasta sitten kun se tulkitaan ja ymmärretään. Organisaatiossa tapahtuvaa oppimista ajatellen huomio kiinnittyy tällöin siihen, miten  tiedon yhteinen tulkitseminen ja ymmärtäminen tapahtuu. Onhan tarkoituksenmukaista, että tavoitteellisessa toiminnassa yhteisö, esimerkiksi yrityksen tai muun organisaation jäsenet, ymmärtää toimintaansa koskevat asiat jotakuinkin saman suuntaisesti ja että organisaation tavoitteista on yhteinen käsitys.

Organisaation tehtäviä, tavoitteita ym. sen toimintaa koskevaa informaatiota on paljon, mutta sen olemus voidaan käsittää eri tavoin. Voidaan ajatella, että se on luotu ja hyväksytty ”valmiiksi” siirtymään eteenpäin ja omaksuttavaksi organisaation sisällä. Oletus (hiukan kärjistetysti) on, että näin tapahtuu, kun kaikki ovat lukeneet oikeaa tietoa sisältävän tekstin. Vaihtoehtoisesti voidaan ajatella – sosiaalisen oppimiskäsityksen mukaisesti – että kirjoitusmerkkeinä, luettuina tai kuultuina sanoina ja jollain tavalla ymmärrettyinä ja tulkittuina yksilöiden pään sisällä, se ei vielä ole yhteistä tietoa sanan varsinaisessa merkityksessä. On tietenkin paljolti kyse niistä merkityksistä, joita sanalle ’tieto’ annetaan. Mutta kuten äsken kirjoitin, sosiaalisen oppimiskäsityksen mukaan tieto varsinaisesti on olemassa vasta kun se on ymmärretty ja tulkittu.

 Hljaiset prosessit

Informaation yhteinen jakaminen edellyttää tietynlaisia olosuhteita. Nykyhetken kiireisessä ja kiivaasti muuttuvassa arjessa me tehokkaasti  ”kehitämme osaamista”, ”teemme näkyväksi” esimerkiksi jotain käytännön toimintaa tai ”olemme vuorovaikutuksessa” monin tavoin. Näiden aktiivisten toimien takana ja taustalla eri yksilöiden hiljaiset, näkymättömät  ja ehkä hitaat prosessit elävät omaa elämäänsä oppimisena, tuntemisena, tahtomisena, havainnointina, ajatteluna. Ne ovat omaehtoisia enkä usko, että niitä sinänsä voi ulkopuolelta käskeä tai pakottaa. Otollisia olosuhteita näille prosesseille voidaan kyllä luoda.

Päivi Lammi on kuvannut asiaa hauskasti Verkkarin numerossa 1/2012 kirjoituksessaan Mitä puutarhanhoito opettaa meille strategisesta suunnittelusta? Puutarhanhoidossa kasveille luodaan hyviä olosuhteita maaperän laatu ym. ympäristötekijät huomioon ottaen. Kaikki puutarhan hoitajan odottama ja hänet palkitseva kasvu  rinnastuu mielessäni ihmismielen ja –toiminnan hiljaisiin prosesseihin, joiden alkuidut ja yksityisyys ovat näkymättömissä mullan kätköissä. Ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa rakentuneen yhteisen todellisuuden, yhteisyyden, näen puutarhan maanpäällisenä vihreytenä, lehtevyytenä ja kukkaloistona, sen värikkäänä kokonaisuutena.

Kasvamisen mahdollistaja

Oikeaan puutarhaan verrattuna ihmisyhteisö on itse oma puutarhurinsa. Mitään määrätietoista kättä ei ole ohjaamassa sitä. Sen on itse luotava omat olosuhteensa annetussa ympäristössä ja se luo niitä joka hetki, kaiken aikaa. Noita omia olosuhteita voidaan kutsua vaikkapa työyhteisön ilmapiiriksi. Kun puhutaan organisaation oppimisesta sosiaalisen oppimisen viitekehyksessä, niitä kutsutaan dialogiseksi oppimisen tilaksi.

Informaation yhteinen ymmärtäminen ja yhteiset tulkinnat syntyvät vurovaikutuksessa, jonka aivan erityinen muoto on dialogi. Juuri dialogi on tiedon syntymisen avainkohta. Vähämäki huomauttaa, että organisaation oppimiseen liittyvässä keskustelussa vuorovaikutuksen ja dialogin käsitteitä ei läheskään aina avata, minkä seurauksena syntyy erilaisia tulkintoja, joilla on omat seurauksensa. Vähämäen mukaan dialogiin liittyy olennaisesti vertaisuus, tasa-arvoisuus. Tällä puolestaan on omat yhteytensä avoimuuden kysymykseen ja kaikkien oikeutukseen osallistua dialogiin.

Vähämäki valaisee dialogin käsitettä hahmottelemalla mitä se ei ole. Kyseessä ei ole mielipiteiden  vaihto, väittely tai neuvottelu, jossa etsitään kompromissia.  Vähämäki kirjoittaa: ”Keskustelusta sen [dialogin] erottaa syvällisempi tarkoitus  ymmärtää ajatusten taustalla olevia perusteluja, ei pelkästään tunnistaa näkyviä mielipiteitä ja reaktioita. Se ei ole mielipiteiden vaan ajatusten vaihtoa ja uusien ajatusten etsimistä.” Ja edelleen: ”Dialogissa pyritään luomaan uutta ymmärrystä ja uskotaan siihen olevan parempi mahdollisuus ryhmässä kuin yhden yksilön pohdintana. Tässä lienee pääasiallinen perustelu sille, miksi dialoginen toiminta on omaksuttu esimerkiksi työyhteisöjen kehittämiseen.  Niissä etsitään yhdessä monipuolisia näkemyksiä ja usein myös parempia ratkaisuja tiettyyn aiheeseen, ja otetaan huomioon erilaiset perustelut eriäville näkemyksille.”

”Dialogi on kasvokkain käytävä, ryhmässä tapahtuva,  monenvälinen pohdinta puheen välityksellä”

Vähämäki määrittelee dialogin näin: ”Dialogi on kasvokkain käytävä, ryhmässä tapahtuva,  monenvälinen pohdinta puheen välityksellä”. Hän kuvaa dialogin ominaisuuksia,merkitystä ja ulottuvuuksia useisiin tutkijoihin ja ajattelijoihin viitaten. Jotta dialogin eettinen tavoitetila, tasa-arvo, toteutuisi, sitä varten on kehitetty sääntöjä, dialoginen menetelmä. Dialogissa pyritään yhteisten merkitysten tilaan tietyin säännöin, jotka dialogia käyvän ryhmän jäsenet hyväksyvät. Menetelmään kuuluu sääntöjen lisäksi  fasilitaattori eli ohjaaja, joka auttaa dialogin kulkua.

Yleinen, määrittelemätön puhe vuorovaikutuksesta ja dialogista mm. työyhteisön kehittämisessä on johtanut epätietoisuuteen dialogin tavoitteista. Vähämäen mukaan ”dialogin pyrkimys vaikeasti määtiteltävään yhtenäiseen ajatteluun ilman että osallistujilta vaaditaan samanmielisyyttä, on haasteellinen käsite kuvata lyhyesti, puhumattakaan sen käytännön toteuttamisesta yrityksissä, joissa kiirehditään nopeisiin tuloksiin”. Dialogia on kritisoitu yhteen totuuteen pyrkimisestä, mutta kuten toivottavasti edeltävistä sitaateista kävi ilmi, se ei ole dialogin tarkoitus. Dialogisissa prosesseissa ei pyritä poistamaan erilaisuutta, vaan hyväksymään ja kunnioittamaan sitä.

Tärkeänä osana dialogista menetelmää on vielä mainittava pyrkimys ymmärtää vuorovaikutusta itseään:  omaa osuutta dialogiin osallistujana, oman puheen aiheuttamia reaktioita toisissa ja päinvastoin sekä yksilötason lisäksi ryhmän dialogin kehittymistä. Mitä dialogin tavoitteisiin tulee, Vähämäki päätyy siihen, että yrityksissä toteutettavilla dialogeilla tulee olla selkeä tavoite. Dialogisten menetelmien perusteluina voidaan nähdä demokratiaa lisäävän keskustelun luominen tai moniäänisyyden tavoittelu innovatiivisuuden saavuttamiseksi.

Monimuotoinen tila  – ja puutarha

Miksi puhutaan dialogisen oppimisen tilasta?  Edellä käytin sen metaforana kukoistavaa puutarhaa. Ymmärrän asian niin, että mielikuva tilasta auttaa  hahmottamaan, että dialogissa me itse kukin olemme ikään kuin yhteisessä fyysisessä tilassa, johon me tuomme jotain mukanamme. Emme varmaankaan halua tällaisen tilan muuttuvan itselle ja muille epämiellyttäväksi (millä en tarkoita, että dialogissa ei voisi käsitellä negatiivisia asioita). Tekemisemme mitoittuvat fyysisten reunaehtojen mukaan yleensä luontevasti ja järkevästi: emme esimerkiksi pidä ikkunaa pakkasella auki tuntikausia tai aja autolla sisään asuinhuoneistoon.

Keskinäisessä kanssakäymisessämme, jonka vaikutukset ovat näkymättömiä, saatamme käyttäytyä kuin ”norsu posliinikaupassa”. Koska fyysisiä seurauksia esimerkiksi  rikkoutuneina esineinä ei ole, emme huomaa omaa vaikutustamme vuorovaikutuksen näkymättömässä tilassa. Dialogissa tulemme tietoisiksi vuorovaikutuksen ominaisuuksista ja kiinnitämme huomion siihen, miten sanomme asioita, opettelemme kuuntelemaan, miettimään kuultua  ja jatkamaan ajatuksiamme kuullun pohjalta. Dialogi tapahtuu tässä ja nyt, olemme siinä omana itsenämme läsnä. Dialogisen oppimisen tilassa kasvatamme omaa puutarhaamme – me olemme puutarha.

Uurastus näkymättömän puutarhan töissä kannattaa

Työpaikalla ajattelemme usein, että annetuissa olosuhteissa emme kykene tekemään jotain monista eri syistä tai toimimme joillain tietyillä tavoilla erilaisista ulkopuolellamme olevista syistä johtuen.  Ehkä organisaatiomme johto ei mielestämme mahdollista jotain, minkä näkisimme tarpeelliseksi. Toinen ääripää on muistutus, että työpaikan ilmapiiri riippuu jokaisesta meistä. Näiden käsitysten väliin ja tavallaan ratkaisijaksi rakentuvat dialogin mahdollisuudet.

Organisaation johto luo olosuhteita oman johtamis- tieto-, oppimis- ja ihmiskäsityksensä varassa. Johdon käsityksistä riippuu, miten paljon dialogiin ja sen merkitykseen luotetaan, missä määrin sen tärkeys ymmärretään ja miten paljon sitä tuetaan. On myös kyse siitä, miten dialogi ymmärretään. Jos dialogi ei saa mahdollisuuksia eikä tilaa sille tietoisesti rakenneta, organisaatiopuutarha voi villiintyä. Vaikka kuinka lujasti painotettaisiin yksittäisten ihmisten merkitystä ilmapiiriin vaikuttavana,  olosuhteista voi muodostua keskinäisen kamppailun taistelukenttä. Tällaisen kehityksen ääri-ilmiö on työpaikkakiusaaminen. Toisaalta samat olosuhteet voivat  masentaa ja johtaa välinpitämättömyyteen. Villiintynyt ja hoitamaton puutarha, joka  ei enää ole kaunis, rinnastuu mielessäni  ilottomaan ja tehottomaan työpaikkaan.

Organisaation toimijat luovat aina omat olosuhteensa ja heille ominaisen ilmapiirin, mutta se tapahtuu joko sen enempää ajattelematta – toimitaan niin kuin on tapana, liikoja miettimättä – ehkä periaatteena se, että ei tehdä asioita liian vaikeiksi. Onhan työyhteisön hyvinvoinnin edistämiseksi  olemassa paljon toimenpidevaihtoehtoja, joita toteutetaan ja joista tietenkin on hyötyä.

Dialogiin ja siihen sisältyvään vertaisuuden  periaatteeseen uskaltautuminen ei ole toimenpide. Siinä olemme ihan oikeasti itse kukin luomassa oman yhteisömme todellisuutta ja vaikuttamassa siihen. Luomme omaa itseämme suhteessa toisiin ja organisaatiomme tavoitteisiin, emme mitään ulkopuolellamme olevaa.

Linkit:

Maija Vähämäki: Dialogi organisaation oppimisessa. Itseohjautuvan muutoksen mahdollisuus tuotantotyössä. Sarja/Series A-2:2008. Turun kauppakorkeakoulu.

Päivi Lammi: Mitä puutarhanhoito opettaa meille strategisesta suunnittelusta? Verkkari 1/2012

Eeva-Liisa Viitala: Kirjaston arjessa luodaan ja prosessoidaan tietoa. Verkkari 8/2011

Eeva-Liisa Viitala: Näkymätöntä värähtelyä? Työyhteisön oppimisen prosessit odottavat löytymistään. Verkkari 1/2012

Teksti

Eeva-Liisa Viitala
Tiedottaja
Hallinto- ja kehittämispalvelut

Kuvan muokkaus

Helena Hiltunen

Näkymätöntä värähtelyä? – Työyhteisön oppimisen prosessit odottavat löytymistään

Kirjaston käytännön työ on täynnä vaihtuvia tilanteita ja osaamishaasteita. Työssä mukana olevat myös oppivat jatkuvasti ollessaan toistensa kanssa tekemisissä. Kun näin väitetään, oppimista tarkastellaan sosiaalisena toimintana. Näkökulma eroaa merkittävästi perinteisemmistä käsityksistä, joissa oppiminen ymmärretään yksilökeskeisesti.

Hiljainen tieto näkyväksi Nonakan ja Takeuchin mukaan

Edellisessä organisaation oppimiseen liittyvässä kirjoituksessani (Kirjaston arjessa luodaan ja prosessoidaan tietoa, Verkkari 8/2011) esittelin japanilaisten tutkijoiden Nonakan ja Takeuchin ns. SECI-mallin. Se kuvaa  yhteisöllisen tiedon luomisen ja oppimisen prosesseja ja tiloja, jossa on neljä vaihetta, socialization (sosiaalisaatio), externalization (ulkoistaminen), combination (yhdistäminen) ja internalization (sisäistäminen). Niitä vastaavat Ikujiro Nonakan myöhemmän täydennyksen mukaisesti tiedon kehittymisen jaetun tilan ja ajan ,ba´n, kategoriat.  Ne ovat alkuunpaneva, keskusteleva, järjestävä ja toteuttava ba.

SECI-mallin spiraalin muotoisesti etenevät prosessit ulkoistavat  työyhteisön jäsenten niin sanotusti ”sormenpäissä” olevat  käytännön tiedot ja taidot, hiljaisen ja usein dokumentoimattoman osaamisen koko organisaation käyttöön. Hiljainen tieto muuttuu prosessissa eksplisiittiseksi tiedoksi.

Kaavamaisesta mallista elävään työelämään: Dialogi organisaation oppimisessa

Liiketaloustieteen ja johtamisen alaan kuuluvassa väitöskirjassaan Dialogi organisaation oppimisessa, itseohjautuvan muutoksen mahdollisuus tuotantotyössä (Turun kauppakorkeakoulu, 2008) Maija Vähämäki kysyy: kertooko Nonakan malli mitään siitä,  miten uusi tieto ja oppiminen tarkalleen ottaen rakentuu työyhteisössä? Hän kysyy: ”Mitä organisaation oppiminen vaatii sitä tuottavalta yhteisöltä? Onko yksilön tiedon jakaminen muille riittävä kuva organisaation oppimisesta?”

  • Sosiaalinen oppimiskäsitys ja tiedon synty

Oppimisen määritelmiä on paljon, mutta yleensä niihin sisältyy se, että oppimisen seurauksena tapahtuu jokin muutos. Puhutaan myös oppimaan oppimisesta. Vähämäen tutkimus on aarre nimenomaan organisaation oppimisesta ja oppivasta organisaatiosta kiinnostuneelle. Tutkija on raivannut aihepiirin teoriasuuntauksiin ja käsitteiden ryteikköön  polkuja, jotka ovat oivallisia kulkureittejä työyhteisön monitahoiseen ja monimuotoiseen vuorovaikutukseen, sen merkitykseen ja merkityksiin. Minulle ne  lisäksi jäsensivät  jo luettujen ja lukemista odottavien tutkimusten ja kirjoitusten teoreettista paikantamista.

Vähämäki muotoilee tutkimuskysymyksensä näin: ”Miten organisaation oppiminen ja osallistava johtaminen rakentuvat henkilöstön ja johdon vuorovaikutuksessa?”

Antoisaa Vähämäen tutkimuksessa on, että siinä pienen varsinaissuomalaisen kirjapainon henkilökunta, kirjatyöntekijät, on pääroolissa. Tutkija katsoo oppimisen prosesseja sosiaalisesta näkökulmasta, jonka mukaan tieto syntyy ihmisten välisissä suhteissa. Nonakan mallin tyyppinen ajattelu on näin vielä tunnistettavissa. Kun oppimista ajatellaan eri tavalla, teknisenä prosessina, oppimistapahtuma hahmottuu yksilön ja yhteisön tiedon käsittelynä.  Tästä teoreettisten lähtökohtien merkittävästä erosta johtuu, että  on välttämättä otettava kantaa tiedon olemukseen.

  • Tieto syntyy vasta kun se tulkitaan ja ymmärretään?

Onko tieto jossain olemassa ennen oppimisessa tapahtuvaa siirtymistään oppijoihin? Jos näin ajatellaan, huomio kiintyy tiedon tallentamiseen ja jakamiseen oikeassa muodossa. Teknisestä lähtökohdasta tiedon tai osaamisen voidaan ajatella myös olevan organisaation pääomaa, joka on konkreettista ja mitattavaa.

Kun katsotaan  tiedon syntyvän sosiaalisessa vuorovaikutuksessa, tarkoitetaan, että tieto syntyy vasta kun se tulkitaan ja ymmärretään. Vähämäki kirjoittaa: ”Tekninen näkökulma problematisoi olemassa olevan tiedon hallitsemisen, ja sosiaalisen oppimisen näkökulmassa problematisoidaan sekä tiedon olemus että sen syntymisen prosessi kontekstissaan.”

Oppimisen  tila – dialogisen vuorovaikutuksen tila

Kuten äsken mainitsin, Nonakan malliin sisältyy ajatus hiljaisen tiedon saattamisesta eksplisiittiseksi eli tavallaan eteen- ja ulospäin siirrettäväksi, edelleen jaettavaksi. Vähämäki kiinnittää huomionsa tiedon syntymisen tapaan, ympäristöön ja vaikutuksiin. Hän puhuukin oppimisen tilasta, jonka hän toteaa tulevan lähelle Nonakan ba-käsitettä. Työyhteisö tai organisaatio todellakin nähdään tilana, joka elää ja muuttuu, jossa vuorovaikutetaan ja opitaan – kaikki yhdessä.

Vähämäen kirjan teoriakatsauksesta  saa hyvän yleiskuvan siitä, että organisaation oppimiseen ja osaamisen kehittämiseen liittyvää tutkimusta on tehty paljon johdon näkökulmasta. Pyritään myös osaamisen johtamiseen. Kohteena on henkilöstö. Vähämäen tutkimuksessa myös yrityksen johdon katsotaan toimivan henkilöstön kanssa samassa vuorovaikutuksen ja oppimisen tilassa.

  • Oppimisen tilanteet

Oppimisen tila merkitsee mitä suurimmassa määrin tilanteita. Vähämäki toteaa, että organisaation oppimista käsittelevässä  kirjallisuudessa on enimmäkseen keskitytty sellaisiin työyhteisöihin, joissa kirjallinen kommunikointi on osa työtä ja osaamiseen kuuluvaa. Työympäristöjä, joissa kirjallinen kommunikointi – lukeminen ja kirjoittaminen – ei ole keskeistä tai sitä ei juurikaan tarvita, kutsutaan ei-kirjallisiksi ympäristöiksi (non-writing-communities). Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei käytännön työ edellyttäisi oppimiskykyä tai että käytännön työn ympäristöissä ei olisi monenlaisia, vaativiakin oppimis- ja innovointitarpeita tai -pyrkimyksiä.

  • Tilanneoppiminen ja käytäntöyhteisöt

Tutkimus kirjapainon ei-kirjallisessa ympäristössä on johdattanut tutkijan keskelle tilanneoppimista, mikä onkin tutkimuksen olennainen käsite. ”Työssä tarvittava tieto on tilannesidonnaista, ja se on osa sitä toimintaa, kontekstia ja kulttuuria, jossa se syntyy ja jossa sitä käytetään. Toiminta, jossa tietoa syntyy ja sitä sovelletaan, ei ole erotettavissa oppimisesta ja ajattelusta, vaan se on olennainen osa oppimista”, kirjoittaa Vähämäki.

Tilanneoppimiseen liittyy tiiviisti käsite käytäntöyhteisöt (communities of practice). Ne ovat työpaikoilla muodostuvia, usein luonteeltaan epävirallisia tai tilapäisiä ryhmittymiä ja yhteisöjä, joissa luodaan yhteisiä merkityksiä ja käytäntöjä. Esimerkkinä käytäntöyhteisöistä mainitaan projektitiimit.

  • Työtehtävillä on oma luonteensa – tiedon hankinnan ja käytön tapoja eri tilanteissa

Vaikka en tässä yhteydessä halua piirtää yhtäläisyysmerkkejä kirjapainoyrityksessä tehtävän työn ja kirjastotyön  väliin, en Vähämäen tutkimusta lukiessani voinut välttää ajattelemasta ”kantapään kautta” tuntemaani kirjaston asiakaspalvelutyötä. Kirjaston käytännön työn ehkä olettaisi olevan mitä ”kirjallisinta” tietotyötä, mutta esimerkiksi  välittömästi asiakasrajapinnassa toimivilla on kuitenkin omanlaisensa haasteet.

Tunnistin Vähämäen kuvaamista kirjapainoammattilaisten käytännöistä monia: kirjaston asiakaspalvelun vaihtelevissa ja yllättävissäkin tilanteissa kysytään mieluummin neuvoa työkavereilta kuin käännytään dokumentoitujen ohjeiden puoleen.

  • Onko dokumentoimalla näkyväksi tehty tieto ainoa oikea?

Vähämäen havaintojen mukaan kirjapainossa ”työn luonne ei ole sellainen, että olisi tapana käydä kirjoista, mapeista tai sähköisistä tiedostoista katsomassa, miten tämän akuutin tilanteen hoitaisin. Ja voidaanko olettaa, että juuri tiettyyn pulmatilanteeseen olisi löydettävissä ratkaisu persoonattomassa, kirjallisessa muodossa? Ongelmatilanteet on totuttu ratkaisemaan työn ohessa  toisilta neuvoa kysyen, ei dokumentteihin turvautuen.”

Korostan tässä yhteydessä, että kirjapainon graafisen alan ammattilaiset osoittautuivat erittäin tarkoiksi työnsä laadusta ja toiminnan sujuvuudesta. Dokumentteihin turvautumattomuus ei tarkoittanut välinpitämättömyyttä tai huolimattomuutta, pikemminkin päin vastoin. En myöskään ota kantaa siihen, pitäisikö kaiken kirjastotyön muuttua mahdollisimman ”kirjalliseksi” ja näin ehkä entistä ammattimaisemmaksi tietotyöksi.

Haluan tuoda esiin, että kirjastossakin on monia eri luonteisia työtehtäviä palautuneiden kirjojen hyllyttämisestä johtamiseen, erilaisia käytäntöyhteisöjä – Helsingin yliopiston kirjastossa myös paikalliset toimipisteet eri puolilla kaupunkia – ja kaikkien näiden yhdessä voidaan ajatella muodostavan myös yhteisen vuorovaikutuksen ja oppimisen tilan.

Kirjasto toimipisteineen yhteisenä oppimisen tilana?

Vähämäen tutkimuksen suuntaisesti voidaan todeta, että vuoden 2010 alusta yhtenä yhteisenä organisaationa toimineelle Helsingin yliopiston kirjastollekin on luotu yhteinen vuorovaikutuksen ja oppimisen tilan rakenteellinen kehys. Uskon, että  tämän kahden vuoden ikäisen organisaation tarkastelu totunnaisen osaamisen kehittämisen viitekehyksestä poikkeavasti olisi mielenkiintoista ja kannattavaa.

Koko kirjastotyöyhteisön vuorovaikutuksessa syntyvän tiedon ja osaamisen hyödyt  olisi epäilemättä mahdollista ottaa tehokkaasti käyttöön. Tosin tällaisella pyrkimyksellä olisi Vähämäen tutkimuksesta ilmenevät reunaehtonsa:  työpaikkaa oppimisympäristöksi kehitettäessä olosuhteiden on oltava otolliset avoimelle vuorovaikutukselle ja dialogille, jotka mahdollistavat oppimisen sosiaalisena prosessina.

Osallistuminen avoimeen vuorovaikutukseen ja dialogiin on tärkeää, sillä tässä käsitellyn oppimiskäsityksen mukaan oppiminen on osallistumista sosiaalisiin prosesseihin arkipäivän tilanteissa. Oppimisen tila on dialogisen vuoropuhelun tila. Muita reunaehtoja ovat  luottamus, joka on avoimen vuorovaikutuksen edellytys sekä dialogin tasavertaisuus siihen osallistuvien välillä. Organisaation johtamisfilosofian tulee tukea dialogisuutta.

  • Voimaa muutoksiin sisältä päin

Miksi oppiminen on niin tärkeää? Vaikka Vähämäen tutkimuskohteena oli pieni kirjapainoalan yritys, en voi tältäkään kannalta olla jossain määrin rinnastamatta graafisen alan läpikäymää perustavan laatuista toiminnan ja työmenetelmien muutosvaihetta ja toisaalta kirjastoalan perinteisten toimintatapojen meneillään olevaa myllerrystä ja uuden aikakauden kynnykselle saapumista.

Myös kirjastoissa henkilö- ja aikaresurssit ovat niukat, muutos- ja oppimispaineet suuret. Tässä tilanteessa kannattaisi käyttää hyödyksi sitä, mitä on jo olemassa ja saada kirjastotyöyhteisön arjen hljainen tieto – otsikossa luonnehdin sitä ”näkymättömäksi värähtelyksi” – organisaatiota energisoivaksi voimavaraksi.

Vähämäen vuosiin 1999-2003 ajoittuva tutkimus oli pitkäkestoinen ja kaksivaiheinen, toimintatutkimuksen menetelmiä noudattava. Yrityksen osaamisprojektin kuluessa toteutettiin osaamiskartoitus-interventio, jonka tulosten analyysista tutkijan mieleen nousi uusia tutkimuskysymyksiä, jotka puolestaan johtivat syvälle työyhteisön oppimisen problematiikkaan.

Harvinaisen tinkimätön ja perusteellinen tutkimus on mukaansatempaavaa ja innostavaa luettavaa. Erityisen ihailtavaa on, miten Vähämäki on pitänyt hallussaan tutkimusaiheen ja sen ajattelua eri suuntiin johtavat langat tuottaen monipuolisen kuvauksen ja painokkaita tuloksia uskoakseni melko vähän käytetystä näkökulmasta.

Tutkimusprojekti: Osaamisen kehittymisen seurauksia ja tuloksia

Kirjapainon osaamisprojektissa henkilöstö oli  kehittämässä omaa osaamistaan.  Tästä avautui  vähitellen näkymä edellä kuvaamaani  oppimisen ja dialogisen vuoropuhelun tilaan, jollaiseksi organisaatio on mahdollista ymmärtää ja josta puolestaan seurasi tiimityöhön, työyhteisön valtaistamiseen (empowerment), vastuun ottamiseen, valta-käsitteeseen ja neuvottelevaan työtapaan liittyvien mahdollisuuksien oivaltamista. Käytäntöyhteisöjen erilaisten puhetapojen ja toisistaan poikkeavien kielellisten ilmaisujen tulkinnat ja ymmärrettävyys toivat prosesseihin omat haasteensa.

  • Yksilö

Mitä yksilötasolla tapahtui? Vähämäki kirjoittaa: ”Osaamisen kehittäminen ei ole kertaluontoinen tapahtuma, vaan jatkumo , johon kaikki organisaation jäsenet ovat osallisia. Se etenee ja muotoutuu arkipäivän tilanteissa. Osaamiseksi yksilötasolla ymmärrettiin tässä tutkimuksessa ammatilliset valmiudet, jotka kehittyvät sekä muodollisessa koulutuksessa että erityisesti työn ohessa sosiaalisessa vuorovaikutuksessa  muiden työyhteisön jäsenten kanssa. Huomion kiinnittäminen työssä oppimisen tilanteisiin vahvisti osallistujien arvostusta työssäoppimista kohtaan, ja toi esille oppimisen vuorovaikutteisuuden kirjatyöntekijöiden työssä ja mahdollisuuden näiden tilanteiden parempaan hyödyntämiseen.”

  • Organisaatio

Tutkija jatkaa organisaation oppimistuloksista: “Organisaatiotason oppimisena  puolestaan ymmärrettiin organisaation oppima neuvotteleva tapa toimia, joka sisältää kyvykkyyden dialogiin ja siinä tapahtuvaan itsereflektioon. Neuvotteleva toimintatapa oli osa itseohjautuvuuden oppimista.”

Tutkimuksen käytännön merkitys oli, että organisaation osaamista kokonaisuutena parantanut interventio ja oppimistulokset lisäsivät organisaation kyvykkyyttä hallita muutostilanteita.

Loppupäätelmiä

  • “Alkulientä” kannattaa jalostaa

Näkymättömän värähtelyn visualisointi kirjoitukseni alussa on mielikuvani työn arjessa tapahtuvista kohtaamisista ja vuorovaikutuksista. Ne eivät välttämättä ole hallittuja, säännönmukaisia ja järjestäytyneitä, vaan erilaisia tilanteita ja tapahtumia kihisevä ”alkuliemi”. Vähämäen tutkimus osoitti, että työyhteisön ja sen jäsenten jo olemassa olevat vahvuudet, niiden huomaaminen, arvostus ja ymmärrys sekä eri käytäntöyhteisöjen työn luonteen ymmärtäminen kehityksen ytimenä tuottaa tulosta.

Mahdollista on, että organisaation valmius oppia ja kyvykkyys muutoksissa selviämiseksi ja muutostilanteiden hallitsemiseksi ovat rajattomat. Edellä oleva lause on omaa tulkintaani – ehkä toiveajattelua?

Vaikka Vähämäen tutkimus ja kirjoitukseni keskittyivät organisaation sisäiseen voimaan, sen esille saamiseen ja hyödyntämiseen, muistutan vielä tässä , että tarkoitukseni ei ole luoda kuvaa työyhteisöstä omassa liemessään porisevana, sisään päin kääntyneenä – ja oman työpaikkani tapauksessa -kirjastokeskeisyyteen sulkeutuneena omaa erinomaisuuttaan vaalivana piirinä.

Oletan itsestään selvästi, että kirjasto työyhteisönä on ajan tasalla asiakkaitaan varten olemassa. Henkilöstö on monenlaisten ulkoapäin tulevien vaikutteiden ja kehityssuuntausten ristipaineessa ja niistä mitä tietoisin. Mielestäni edellä kuvattu näkemys työyhteisön oppimisesta olisi tämän hetken tilanteessa voimaannuttava ja voisi vahvistaa yhteistä käsitystä tavoitteellisena organisaationa toimimisesta.

  • Dialogisuus – osallistamisesta osallistumiseen?

Vierastan nykyään paljon käytettyä sanaa ’osallistaminen’, vaikka sillä varmasti tarkoitetaan asennetta ja menetelmiä, joilla henkilöstö pyritään saamaan mukaan organisaation ja vaikkapa sen tulevaisuuden suunnitteluun. Edellä esittelemästäni tutkimuksesta käy ilmi, miten voitaisiin luoda otollisia olosuhteita kaikkien työyhteisön jäsenten osallistumiselle työn arjen dialogiin ja mitä seurauksia tällä voisi olla.

”Hiljainen tieto” saataisiin näkyviin, kuuluviin ja hyödynnettäväksi. Onnistuminen merkitsisi vaikutuksia mm. organisaation oppimiseen ja selviytymiskykyyn muutostilanteissa. Arvelisin, että henkilöstön omakseen kokemilla osallistumisen ja vaikuttamisen mahdollisuuksilla olisi myös positiiviset vaikutuksensa työhyvinvointiin.

Työpaikallani Helsingin yliopiston kirjastossa on dialogisuuttta etsitty ainakin käyttöön otetuissa kehityskeskustelumenetelmissä ja meneillään olevassa tavoiteohjelmatyön dialogiseksi nimetyssä prosessissa. Vähämäen väitöskirjaan ja sen esiin tuomiin ajattelumalleihin soisin mahdollisimman monien tutustuvan. Tässä vaiheessa minusta tuntuu siltä, että  esittelemääni tutkimukseen sisältyvä analyysi dialogisuudesta on jo  saamassa muotoaan seuraavaksi  Verkkari-kirjoituksekseni.

Linkit:

Maija Vähämäki: Dialogi organisaation oppimisessa. Itseohjautuvan muutoksen mahdollisuus tuotantotyössä. Sarja/Series A-2:2008. Turun kauppakorkeakoulu.

http://info.tse.fi/julkaisut/vk/Ae2_2008.pdf

Eeva-Liisa Viitala: Kirjaston arjessa luodaan ja prosessoidaan tietoa. Verkkari 8/2011

https://blogs.helsinki.fi/verkkari-lehti/kirjaston-arjessa-luodaan-ja-prosessoidaan-tietoa

 

Teksti

Eeva-Liisa Viitala
Tiedottaja
Helsingin yliopiston kirjasto
eeva-liisa.viitala[at]helsinki.fi

Kirjoittaja toimii Helsingin yliopiston kirjaston johtoryhmässä henkilöstön edustajana.

Kirjaston arjessa luodaan ja prosessoidaan tietoa

Es ist nicht genug zu wissen – man muss auch anwenden.
Es ist nicht genug zu wollen – man muss auch tun. – Johann Wolfgang von Goethe

Nykyaikainen kirjasto on tiedon asiantuntemuksen tyyssija. Tieto on työmme kohteena ja perustana. Se on laaja käsite, mutta kirjoitukseni yhteydessä ovat tärkeitä:

  • eksplisiittinen tieto, joka on käsitteellistä ja jota voidaan prosessoida, viestiä, tallentaa ja jakaa sekä
  • hiljainen tieto, joka tarkoittaa henkilökohtaista tietoa, jota on vaikea jakaa. Se on kokemuksen ja kehon tietoa ja sisältää usein jonkin taidon. Myös: implisiittinen tieto.

Oppimisen määritelmät ovat moninaiset, mutta perustavaa laatua on se, että oppimisen seurauksena ihmisessä tai hänen käyttäytymisessään tapahtuu muutos.  Osaaminen syntyy siitä, että tieto johtaa toimintaan. Työelämäkontekstissa osaamisen on määritelty tarkoittavan työn vaatimien tietojen ja taitojen hallintaa ja niiden soveltamista käytännön työtehtävissä. Osaamisen johtamisessa on kyse siitä, että osaamista ylläpidetään siten, että organisaation tavoitteet voidaan saavuttaa.

Näkökulma osaamisen kehittämiseen

Kuten laajalti nykyään, myös omassa työpaikassani Helsingin yliopiston kirjastossa panostetaan voimakkaasti osaamisen kehittämiseen. Tuo sanapari on yleinen erityisesti hallintokielessä. Sen sisällöksi voisi ajatella esimerkiksi työtekijöiden opiskelun ja kouluttautumisen tukemisen. Helsingin yliopiston Henkilöstöpoliittisen ohjelman tätä aihetta käsittelevässä luvussa painotetaan perehdyttämistä ja osaamisen turvaaminen on otsikon Henkilöstön kehittäminen alla. ”Henkilöstön kehittäminen on laaja kokonaisuus, johon kuuluu jatkuva opiskelu ja oppiminen työssä, lisäkoulutuksen hankkiminen sekä omassa organisaatiossa että sen ulkopuolella ja myös esimerkiksi mentoroinnin ja työnohjauksen käyttäminen” (Helsingin yliopiston Henkilöstöpoliittinen ohjelma 2010-2012, s. 14).

Tässä kirjoituksessa pyrin irti osaamisen kehittämisen hokemasta. Tutkin tiedon, oppimisen, osaamisen paikkoja kirjastossa lähtökohtanani Ikujiro Nonakan ja HirotakaTakeuchin kehittämä organisaation tiedon luomisen prosessimalli. Nonaka ja Takeuchi julkaisivat teoksen The knowledge-creating company – How Japanese companies create the dynamics of innovation vuonna 1995.

Tiedon luominen organisaatiossa

Puhe osaamisen kehittämisestä viestii ainakin minulle siitä, että osaamista lisätään jollain yksilön tai yhteisön ulkopuolelta hankittavalla tavalla. Tämä pitääkin paikkansa siinä mielessä, että osaamisen johtamisen tehtävänä on suunnata oppiminen organisaation strategisten tavoitteiden suuntaan. Mielestäni osaamisen kehittäminen – tai kehittyminen – on kuitenkin näin nähtynä kovin kapea-alaista. Siksi haluan nostaa esiin organisaatiossa, myös kirjaston henkilökunnan toiminnassa syntyvän tiedon ja tiedon luomisen prosessin.

Nonakan ja Takeuchin mallissa on neljä vaihetta: sosiaalisaatio, ulkoistaminen, yhdistäminen ja sisäistäminen. Mallin nimi tulee englanninkielisistä termeistä ja kirjainten järjestys nimessä keskellä olevan tiedon spiraalin suunnasta, joka alkaa sosiaalisaatiosta edeten ulkoistamisen ja yhdistämisen kautta sisäistämiseen. Tiedon määrä kasvaa spiraalin kierrosten lukumäärän mukaan.

 

Tiedon kehittymisen jaettu tila ja aika – ba

Ikujiro Nonaka täydensi SECI-malliaan käsitteellä ba, jonka esitteli alun perin japanilainen filosofi Kitaro Nishida. Ba on tila, joka voi olla fyysinen, virtuaalinen, henkinen tai mikä tahansa niiden yhdistelmä.

Ba’n kategoriat vastaavat SECI-mallin neljää askelta.

  • Alkuunpaneva ba edustaa sosiaalisaatio-vaihetta. Siinä tiedon muodostumisen edellytykset syntyvät ja rakennetaan luottamus. Tämä ba on kasvokkaisen viestinnän ympäristö. Se voisi olla uuden työntekijän perehdyttämisjakso tai kaikkien yhteinen kahvitauko. Alkuunpaneva ba vastaa SECI-mallin sosiaalisaation vaihetta.
  • Keskusteleva ba on henkilökohtaisen ja hiljaisen tiedon jakamisen aika tai tila. Voisin kuvitella tämän olevan käytännön kirjastotyön tekijöiden viikoittainen palaveri, jossa keskustellaan esimerkiksi kirjaston tiloissa sijaitsevien kopiokoneiden huollon ja ylläpidon kysymyksistä. Vaihdetaan ajatuksia, miten itse kukin menettelee ongelmatilanteissa, asiakkaiden kysyessä neuvoa, paperin tai musteen loppuessa jne. Keskusteleva ba vastaa SECI-mallin ulkoistamisen vaihetta.
  • Järjestävä ba on tiedon yhdistelyä. Riippumattomuus ajasta ja paikasta mahdollistaa virtuaalisen toiminnan. Esimerkiksi wikit, työpaikan sosiaalinen media, vaikkapa Yammer tai sähköposti voivat olla järjestävän ba’n paikkoja. Edelliseen esimerkkiin liittyen järjestävä ba voisi ilmetä asiakaspalveluhenkilökunnalle suunnattujen ohjeiden laatimisena, jossa olisi myös kopiokoneisiin liittyviä ongelmatilanteita käsittelevä kohta.
  • Toteuttava ba on tilanne, jossa eksplisiittinen, näkyvä tieto muuntuu hiljaiseksi tiedoksi. Tieto sisäistyy. Esimerkiksi asiakaspalveluhenkilökunta omaksuu laaditut ohjeet ja niiden avulla heidän taitonsa – esim. kopiokoneiden käytön ongelmien ilmetessä – ovat parantuneet.

Tiedon, oppimisen ja osaamisen hyödyntäminen

SECI-malli ja ba-käsite valaisevat työyhteisön ulkopuolelta hankitun eksplisiittisen tiedon vastapainoksi mielenkiintoista ja vähän huomiota osakseen saavaa tiedon luomisen ja prosessoinnin maailmaa. Siinä ovat keskenään vuorovaikutuksessa eksplisiittinen tieto ja hiljainen käytännön tieto ja osaaminen. Hiljainen tieto ei helposti muovaudu sanoiksi, muistioiksi tai raporteiksi. Ehkä suuri osa siitä ei nimensä mukaisesti koskaan jätä jälkiä tiedostoihin tai arkistoihin. Silti se on organisaation arvokasta inhimillistä pääomaa.

Hiljainen tieto näkyy ja tuntuu

Kirjaston perustehtävä on asiakaspalvelu eri muodoissaan. Asiakaspalvelu puolestaan on mitä suurimmassa määrin ammatillista käytännön työtä, jonka osaajien toiminnan voi hyvin nähdä tiedon, oppimisen ja osaamisen SECI-mallin vaiheina ja ba-aikoina, -tiloina ja –tilanteina. Oma toivomukseni on, että kaikki tämä osattaisiin entistä paremmin ottaa huomioon kirjaston toimintaa kehitettäessä. Mielestäni tämän tyyppisten ilmiöiden havaitsemiseen ja jäsentämiseen Nonakan ja Takeuchin mallit sopivat erinomaisesti. Mallit eivät rajoitu pelkästään organisaation sisäiseen toimintaan. Mallien kuvaamat vaiheet ovat tunnistettavissa esimerkiksi eri asiakasryhmiin kuuluvien kirjaston käyttäjien toiminnassa sekä asiakkaiden ja henkilökunnan vuorovaikutuksessa.

Palvelumuotoilu-ba verkossa

Koko Helsingin yliopiston kirjastoa koskevalla palvelumuotoiluhankkeella on nyt valtit käsissään! Hankkeen kärkenä on uusi, vuonna 2012 valmistuva Kaisa-talo ja siihen sijoittuva Keskustakampuksen kirjasto. Tätä laajemmin kyseessä on koko kirjaston palvelukonseptin uudistaminen, joka on aloitettu kuluvana vuonna. Hankkeen myötä verkkoon perustettu kirjaston kehittäjäyhteisö Idis on keskustelua palveluista, joita kirjaston asiakkaat kaipaavat. Se on avoin verkosto, johon voivat liittyä kaikki aiheesta kiinnostuneet. Idis on ba.

Suuri osa kirjaston asiakkaista kohtaa, kokee ja tuntee palvelun laadun henkilökohtaisesti henkilökunnan toiminnan, kirjaston tilojen ja verkon välityksellä. Uskon, että asiakaspalvelun kehittäminen on kirjastoille ensisijainen strateginen haaste ja tavoite, jota ei saavuteta ainoastaan organisaation ulkopuolelta hankitulla osaamisen kehittämisellä. Osaamisen kehittäminen on parhaimmillaan kaikkien organisaatiossa toimivien ja sen asiakkaiden yhteistyön tulos, jossa kokemusperäiset taidot ja tiedot eivät saa jäädä unohduksiin.

Lähteitä

Helsingin yliopiston Henkilöstöpoliittinen ohjelma 2010-2012 verkossa:
http://www.helsinki.fi/strategia/henkpol2010.html

Mitä tieto on?
http://www.info.uta.fi/kurssit/verkkokurssit/perusteet/mitatiet.php

Hiljainen ja eksplisiittinen tieto
http://fi.wikipedia.org/wiki/Hiljainen_tieto

Implisiittinen tieto
http://fi.wikipedia.org/wiki/Implisiittinen

Oppiminen
http://fi.wikipedia.org/wiki/Oppiminen

Osaaminen ja osaamisen johtaminen, mm.:
http://www.valtiokonttori.fi/Public/default.aspx?nodeid=16585

SECI-malli
http://fi.wikipedia.org/wiki/SECI-malli

Ba
http://fi.wikipedia.org/wiki/Ba_%28tieto%29

Helsingin yliopiston kirjaston palvelumuotoiluhanke
http://wdchelsinki2012.fi/ohjelma/2011-10-20/alyllista-designia-%E2%80%93-helsingin-yliopiston-uuden-kaisa-talon-kirjaston-palvelumuot

Kirjaston kehittäjäyhteisö Idis
http://helsinginyliopisto.ning.com/

 

Teksti

Eeva-Liisa Viitala
Tiedottaja
Helsingin yliopiston kirjasto
eeva-liisa.viitala[at]helsinki.fi

Kirjoittaja toimii Helsingin yliopiston kirjaston johtoryhmässä henkilöstön edustajana.