“Kaukopalvelu on kuollut, eläköön kokoelmien jakaminen?” Valtakunnalliset kaukopalvelupäivät Turussa 11.-12.5.2011

Kaukopalvelupäivät pidettiin tällä kerralla Suomen vanhimmassa kaupungissa, Turussa.

Otsikossa mainittu kaukopalvelun kuolema osoittautui taas perättömäksi huhuksi.  Huhulta leikattiin siivet Turun yliopistoon liitetyn Kauppakorkeakoulun tiloissa.  Kaunopuheisimmin kaukopalvelun nykytilaa kuvasi  tietopalvelupäällikkö Elisa Paavilainen Suomen ympäristökeskuksesta (SYKE).  Hänen mukaansa ”kaukopalvelu ei ole kuollut, vaan päinvastoin se on voimissaan. Se ei enää ole yhtä mittavaa ja rannatonta kuin joskus kulta-aikoina, mutta sen vahva ydin on löytynyt.”

Paavilainen puhui tilaisuudessa erikoiskirjastojen ryhmän edustajana ja hänen esityksensä varsinainen aihe oli Katsaus SYKEn kaukopalveluun ja kokoelmien jakamiseen. Tilausten määrä on  vähentynyt selvästi  heilläkin johtuen uusista sähköisistä työvälineistä.  Kaukopalvelulle jäävät ne haasteellisimmat tapaukset,  joita asiakkaat eivät itse löydä sähköisistä aineistoista. Kaukopalvelua pidetään kuitenkin edelleen tärkeänä lippulaivapalveluna, joka on saanut paljon myönteistä palautetta.

Kokoelmien tai resurssien jakamisesta on ryhdytty Suomessakin puhumaan yhä enemmän kaukopalvelun rinnalla. Asian merkityksestä muistutti mm. tilaisuuden alussa esiintynyt kaukopalvelutyöryhmän puheenjohtaja Markku Räisänen Varastokirjastosta. Tiivistyvä yhteistyö kokoelmien kehittämisessä onkin asiakaspalvelun kannalta myönteinen asia. Kirjastot hankkivat itselleen sellaista aineistoa, jota asiakkaat eniten tarvitsevat ja vähemmän käytetty materiaali voidaan tilata käyttöön muualta.

Toinen Markku Räisäsen mainitsema asia oli paljon yllättävämpi. Varastokirjasto on näet sopinut ainakin eräiden yliopistokirjastojen kanssa siitä, että näiden asiakkaat voivat  tilata artikkeleita suoraan Varastokirjaston kokoelmista. Artikkelit saa joko omaan sähköpostisoitteeseen tai ne voi noutaa palvelimelta. Luulin, että palvelu olisi loppunut jo vuonna 2006 kun Tekijänoikeusneuvosto antoi lausunnon, jonka perusteella käytäntö rikkoisi tekijänoikeuslakia. Ongelmia ei kuulemma kuitenkaan ole ollut ja palvelu on saanut jatkua rauhassa.  Meillä tällaiselle palvelulle ei ole ollut kysyntää.

Relais-kaukopalveluohjelmasta kerrottiin, että siinä olevat virheet ja puutteet vaaditaan korjattavaksi toukokuun loppuun mennessä.  Muuten ohjelmaa ei hankita. Päätökset asiassa tehdään syksyllä. Samassa yhteydessä  Hannu Markkanen Jyväskylän yliopiston kirjastosta piti tilannekatsauksen Kansallisesta digitaalisesta kirjastosta (KDK). Sen asiakasliittymä avaa pääsyn kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisiin aineistohin ja palveluihin. Palvelun pitäisi tulla käyttöön tänä vuonna.

Edellä kerrotut asiat on poimittu tilaisuuden ensimmäisen päivän ohjelmasta. Päivän päätteeksi oli järjestetty vielä iltapippalot, joihin en osallistunut. Virallisen ohjelman lisäksi ehdin pistäytyä  Turun tuomiokirkossa. Sinne on haudattu mm. Kaarina Maununtytär, joka ehti olla Ruotsin kuningattarena kolmen kuukauden ajan vuonna 1568.  Tuomiokirkon tornin  kuuluisa kello oli harvinaista kyllä pysähtynyt. Lyönnit sentään kuuluivat.

Toisellekin päivälle riitti mielenkiintoisia ohjelmanumeroita. Sellainen oli esim. Iina Peltosen esitys E-aineistojen kaukolainauksesta ja FinElibin lisensointiperiaatteista. Peltonen työskentelee tietoasiantuntijana Kansalliskirjastossa. FinElibin eli kansallisen elektronisen kirjaston yhtenä lisensointiperiaatteena on, että lehtiaineistoa tulee saada käyttää kaukopalveluun ei-kaupallisille tahoille sähköisessä muodossa. Sähköpostilähetys onkin sallittu 2/3 sopimuksista. Muissakin sopimuksissa kaukopalvelu on sallittua, mutta  muilla lähetystavoilla: postitse, faxilla tai Ariel-ohjelmaa käyttäen. Aineiston käyttö on  luvallista vain opiskelu- ja tutkimustarkoituksiin. Loppukäyttäjä saa artikkeleista aina vain paperitulosteen. Myös e-kirjojen kaukolainaus on sallittua,  Knovel-palvelua lukuun ottamatta.  Erikseen mainittiin vielä, että hakuteoksista annettavan kaukopalvelun sallivat muut kustantajat  paitsi Oxford University Press. Koko teosta ei saa koskaan lähettää kaukolainaan.

Tutkijakin sai välillä puheenvuoron. Marke Hongisto Ilmatieteen laitokselta kertoi siitä, miten kirjaston lakkauttaminen voi vaikuttaa tutkijan työhön. Ilmatieteen laitoksen kirjasto suljettiin toukokuussa 2009 laitoksen muutettua Kumpulan kampukselle. Osa kokoelmista on siirretty Kumpulan kampuskirjastoon, osa on lähetetty Varastokirjastoon, Kuopioon.  Hongiston esityksen perusteella suuri osa henkilökunnasta olisi kuitenkin halunut säilyttää  oman kirjastonsa ja sen kokoelmat. Tiedonhankintaan kuluu nyt entistä enemmän aikaa ja siitä on tullut hankalampaa.  Elektronisten aineistojen yhteiskäyttökään ei onnistu, sillä Ilmatieteen laitoksella on erilaiset lisenssiehdot kuin Helsingin yliopistolla.

Ylikirjastonhoitaja Ari Muhonen (Aalto-yliopistosta) pohdiskeli mitä seurauksia Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston mahdollisesta yhdistämisestä voisi olla. Varastokirjastosta voisi yhdistämisen kautta tulla entistä tärkeämpi kansallinen tekijä. Pienestä yksiköstä tulisi osa isoa kokonaisuutta. Uhkakuvana olisi kuitenkin näivettyminen ison laitoksen periferiaosastona. Kokoelmien omistajuudesta voisi myös tulla ongelma. Antaisivatko kirjastot aineistonsa Kansalliskirjaston omaisuudeksi?  Varastokirjasto voisi myös kärsiä Kansalliskirjaston keskittymisestä digitaaliseen tulevaisuuteen. Kansalliskirjastosta voisi puolestaan yhdistymisen myötä tulla kansallinen tekijä myös kaukopalvelussa. Toisaalta uhkana olisi mahdollinen lisäsäästövelvoite.

Kaukopalvelupäivien viimeisenä esiintyjänä oli kehityspäällikkö Kimmo Koskinen Helsingin yliopiston kirjastosta. Kimmon aiheena oli Open Access -julkaiseminen, polku kohti tiedejulkaisujen avointa saatavuutta. Open access –lehtien etuihin kuuluu se, että niiden käyttö on maksutonta ja vapaata useimmista tekijänoikeusmaksuista ja lisensointirajoituksista. Ne helpottavat  tutkimustiedon saatavuutta ja lisäävät sen näkyvyyttä.   Ne myös demokratisoivat tiedon saatavuutta sekä kansallisesti että globaalisti. Rahoittajatkin saavat niiden kautta rahoittamalleen tutkimukselle mahdollisimman laajan näkyvyyden.

Artikkelien rinnakkaistallennuksesta yhteistyössä kustantajien kanssa on tullut yhä tärkeämpää. Helsingin yliopistossa rinnakkaistallennus tapahtuu Tuhat-tutkimustietojärjestelmän kautta.  Kimmo kertoi myös tutkimuksesta, jossa selvitettiin Helsingin yliopiston tutkimusartikkelien näkyvyyttä verkossa. Tulos oli, että avoimesti saatavilla oleva kokotekstiversio löytyi 49,1%:ssa otoksen artikkeleista. Parhaiten artikkeleita löytyi Google ja Google Scholar –hakukoneilla. Suositeltavaa on kuitenkin käyttää myös avointen julkaisuarkistojen metatietoja haravoivia hakukoneita (OpenDOAR, Scientific Commons).

Kirjoittaja

Raimo Pekkanen
Kirjastoamanuenssi
Viikin kampuskirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

9th Nordic ILL conference 4.-6.10.2010

Nordic Resource Sharing, Reference & Collection Development Conference –  9th Nordic ILL conference 4.-6.10. 2010 Hanasaari, Espoo

Pohjoismaiset kaukopalvelukonferenssit eivät ole enää entisellään.   Kolmipäiväisen tapahtuman viimeinen päivä on nykyään omistettu kokonaan kokoelma-asioille.  Osittain tästä syystä osallistuin tapahtumaan vain yhtenä päivänä (5.10.). Se oli sisällöltään mielenkiintoisin oman kaukopalvelumme kannalta.  Seuraavassa poimintoja tärkeimpinä pitämistäni esityksistä.

Päivän pääpuhujana oli Mike McGrath, joka on Interlending & Document Supply – lehden päätoimittaja. Hän työskenteli aikaisemmin British Libraryssa, mutta jäi sieltä eläkkeelle vuonna 2001. Esityksen otsikkona oli Weathering the storm – document supply in a time of change. Hän uskoo kaukopalvelun tulevaisuuteen.

Aina tarvitaan ihmisiä aineistojen järjestämiseen ja niiden hankkimiseen asiakkaiden käyttöön.  Kaukopalvelun asiantuntijat palvelevat loppukäyttäjiä portinvartijoina jatkuvasti monimutkaistuvassa ympäristössä, joka sisältää sekä elektronisia että painettuja aineistoja. Osa aineistoista on maksullisia ja osa maksuttomia.

Kaukopalvelutilausten määrä on vähentynyt suurimmassa osassa maailmaa vuoden 2001 jälkeen.  Esim. British Libraryssa tilaukset ovat vähentyneet 60 % vuoden 2000 jälkeen.  Poikkeuksiakin kuitenkin löytyy. USA:ssa tilausmäärät kasvoivat aina vuoteen 2008 asti. McGrath uskoo, että tilausten väheneminen tasaantuu vähitellen ja luvut voivat jonkin verran kasvaakin mm. elektronisten lehtien jatkuvasti nousevien hintojen takia.

Kustantajien myymät laajat elektronisten lehtien paketit ovat tärkein syy tilausten vähenemiseen. Monissa tutkimuksissa on kuitenkin huomattu, että suuri osa lehdistä on vähän käytettyjä. Esim. Cambridgen yliopistossa vuonna 2009 tehty tutkimus osoitti, että 97 % käytöstä kohdistui 50 %:iin lehdistä. Vain 3 % käytöstä kohdistui siten loppuihin 50 %:iin lehdistä.

Yksittäisten artikkelien käyttö voi olla vielä vähäisempää.  Joskus sanotaankin, että useimpia artikkeleita eivät lue muut kuin tekijä ja tämän äiti. Voisi olettaa, että rahoitustilanteen tiukentuminen saisi kirjastot jatkossa karsimaan tilauksista ne lehdet, joilla on vain satunnaista käyttöä. Niiden artikkelit voitaisiin silloin hankkia kaukopalvelun kautta.

Mary A. Holleric Lewisin yliopistosta (Illinoisista) esitteli IFLAn kaukopalvelujaoston (The Document Delivery and Resource Sharing Section) toimintaa.  Jaostossa on 16 jäsentä eri puolilta maailmaa.  Se edistää sekä kansallisia että kansainvälisiä yhteistyöhankkeita kirjastojen ja muiden palveluntarjoajien välillä.

Se jakaa myös kaukopalvelutietoutta omien julkaisujensa kautta sekä osallistuu kahden vuoden välein pidettävien kansainvälisten kaukopalvelukonferenssien järjestämiseen.  Viimeksi konferenssi on pidetty Hannoverissa lokakuussa 2009. Seuraava on ensi vuoden lokakuussa Chicagossa. Kaukopalveluasioita käsitellään myös IFLAn omissa konferensseissa.

Poul Erlandsen Kööpenhaminan Kuninkaallisesta kirjastosta, toivoo kirjastoilta uusia lähestymistapoja kokoelmien yhteiskäytön suhteen (Rethinking Resource Sharing Initiative).  Hänen mukaansa vain yksi prosentti tiedontarvitsijoista aloittaa etsinnän kirjastojen kotisivuilta tai kokoelmatietokannoista. 84 % käyttää mieluummin Googlen tai Yahoon tapaista hakukonetta. Kirjastojen kokoelmatietojen löytyvyyttä pitää parantaa.  Hakutulokset on saatava näkyviin esim. Googlessa.

Hakutuloksista pitäisi lisäksi olla saumaton pääsy aineiston tilaamiseen.  Asiakkaan tulee saada lainat ja artikkelit käsiinsä mahdollisimman helposti.  Kirjaston asiakkaaksi rekisteröitymisen tulisi olla yhtä vaivatonta kuin kaupallisiin palveluihin rekisteröityminenkin. Palveluja pitäisi tarjota enemmän suoraan loppukäyttäjille. Kokoelmien yhteiskäytön tulevaisuutta pitäisi pohtia mahdollisimman laajalla rintamalla. Ideoita tarvitaan niin kirjastojen henkilökunnalta, asiakkailta kuin tiedontuottajiltakin.

Muista pohjoismaisista esityksistä kiinnostava oli Suomea koskeva katsaus, jonka olivat laatineet Ari Muhonen Aalto-yliopistosta ja Pentti Vattulainen Varastokirjastosta. Siinä kerrottiin mm. miten tuskallisen hitaasti kaukopalveluohjelman hankinta on Suomessa edennyt.  Prosessi käynnistyi jo vuonna 2001 ja tällä hetkellä ohjelma (Relais) on vasta koekäytössä neljässä suomalaisessa kirjastossa. Kokeilun piti alkaa viime kesänä, mutta ainakin Aalto-yliopistossa tekniset ongelmat siirsivät koekäytön alkua tähän syksyyn.

Tilausmäärät ovat jatkaneet putoamistaan. Muhosen esittämästä kaaviosta näkee, että saatujen tilausten määrä putosi viime vuonna jo noin 9000:een. 1980-luvun lopussa ja 1990-luvun alkuvuosina lukema vaihteli noin 26 000:sta 29 000:een.  Varastokirjasto ilmaispalveluineen ja kasvavine kokoelmineen on pitänyt kuitenkin hyvin pintansa. Viime vuonna jo 43 % kotimaisista kaukopalvelutilauksista meni Varastokirjastoon.

Päivän viimeisenä esityksenä kuultiin  Andy Appleyardia, joka toimii kaukopalvelusta (document supply) ja muusta asiakaspalvelusta vastaavana johtajana British Libraryssa. Hän on aiemmin työskennellyt autoteollisuuden palveluksessa.  Tämän tietäen esityksen otsikko ei ole niin yllättävä: What do Toyota and the British Library have in common?

British Library haluaa uusia omia toimintatapojaan ja mallia on otettu myös autoteollisuudesta.  Palvelukonseptia ollaan uudistamassa haasteellisessa tilanteessa: määrärahat ovat pienenemässä talouskriisin ja budjettileikkausten seurauksena. Lisäksi esim. kustantajien vaatimat lisenssirajoitukset vaikeuttavat kausijulkaisuista annettavaa palvelua.

British Librarylla on toisaalta paljon vahvuuksia, joiden pohjalta uudistustyö on voinut edetä. Käytössä on esim. paljon uutta tekniikkaa ja kirjastolla on hyvä brändi. British Library haluaa olla julkisen sektorin toimija, jolla on yksityisen sektorin asenne.  Työprosesseja kehitetään jatkuvasti ja ne halutaan standardisoida.  Johtamisen pitää olla osallistuvaa ja ongelmia ratkotaan moniammatillisten tiimien avulla. Ennen kuunneltiin paljon ulkopuolisia konsultteja. Nyt kuunnellaan mieluummin asiakkaita ja omaa henkilökuntaa.

Vertikaalisesta (siilomaisesta) näkökulmasta on siirrytty horisontaaliseen näkökulmaan.  Toisaalta kehitystyö on johtanut siihen, että henkilökuntaa on voitu vähentää eräistä tehtävistä.  Budjettileikkaukset olisivat ilmeisesti joka tapauksessa pakottaneet tähän.

Appleyardin esitykseen liittyy myös video.

Lisätietoja kolmipäiväisen konferenssin ohjelmasta.

Kirjoittaja:

Raimo Pekkanen

kirjastoamanuenssi
Viikin kampuskirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto