Kokoelmat elävät – CASE Terkko

Meilahden kampuskirjasto Terkossa on kuluneina kuukausina tehty päivittäisten kokoelmatöiden lisäksi karsintaa kokoelmista tulevaa tilauudistusta varten. Tilojen muutoksia ennakoiden organisoitiin painettujen kausijulkaisujen kartoitukset ja poistot. Lehtien lainauksen ja käytön perusteellista analysointia toteutettiin bibliometrisin menetelmin ja tilastojen avulla. Tarkoitus on karsia kokoelmista ne lehdet, joiden käyttö on marginaalista. Ensisijaisesti päämääränä on ollut saada haltuun ydinkokoelma, joka palvelisi parhaalla mahdollisella tavalla Terkon asiakkaita; opiskelijoita, lääkäreitä ja tutkijoita.

Käytännön karsintatyössä on Helkasta poistettu lehtitietueita ja Varastokirjastoon on pakattu lehtiä, paperi- ja energiahyötylaatikoihin on päätyneet loput. Terkkoon jäävien lehtien hyllymetrit sekä vuosikartunnat on laskettu.

Kellarin kiinteät hyllyt on vaihdettu Viikistä saatuihin siirtohyllyihin. Kellarin muutosprosessi oli monivaiheinen; vanhojen hyllyjen purkamista, uusien hyllyjen pystytystä, kokoelmien hyllymetrien mittausta ja aineistojen siirtämistä.

Kokoelmatöiden osalta tilanne elää jatkuvasti. Lehtipoistojen rinnalla tehdään karsintaa muistakin aineistoista mm. kirjakokoelmasta. Kirjojen osalta aineisto on pääosin vähän käytettyä vanhaa aineistoa, kun prioriteetti lääketieteen kehittyvässä kontekstissa on nimenomaan uudessa aineistossa. Painettujen aineistojen edelleen vähentyessä Terkko Navigator toimii yhä vahvemmin kokoelmiemme lippulaivana.

Teksti ja kuvat:

Jussi Männistö
tietoasiantuntija

Eila Alestalo
kirjastosihteeri

Henna Sorvali
kirjastosihteeri

Kohtaavatko kirjaston kokoelmat, palvelut ja tutkijoiden julkaisukulttuuri?

Kirjaston palveluiden ja kokoelmien suunnittelussa on hyödyllistä tietää, millaisia lähteitä ja kokoelmia tutkijat kertovat lukevansa ja käyttävänsä? Miten he julkaisevat? Entä miten tutkijan tieteenala vaikuttaa?

Mitä kirjoitetaan?

Helsingin yliopiston tutkimuksen ja jatkokoulutuksen vuosia 2005-2010 koskevassa kansainvälisessä arvioinnissa (2012) saatiin arvokasta tietoa, joka luo monipuolista kuvaa julkaisutoiminnasta yliopistossamme. Koko yliopiston tasolla (N=67465) yleisin julkaisumuoto on vertaisarvioidut artikkelit tieteellisissä aikakauslehdissä, joita oli 38% kaikista julkaisuista. Toiseksi yleisimpiä ovat vertaisarvioidut artikkelit kirjoissa (17%) ja kolmantena lehdissä, kirjoissa tai konferenssiraporteissa julkaistut artikkelit, jotka eivät ole käyneet läpi tieteellistä referee-menettelyä (15%). Suurelle yleisölle tarkoitetut, yhteiskunnallisen vaikuttamisen alueelle kuuluvia julkaisuja on 13%.

Kun tarkastellaan julkaisemista tiedekunnittain, havaitaan että maa- ja metsätaloustieteissä, käyttäytymistieteissä, bio- ja ympäristötieteissä, lääketieteessä, farmasiassa, luonnontieteiden ja eläinlääketieteen alalla vertaisarvioidut artikkelit tieteellisissä aikakauslehdissä on selvästi yleisin – lääketieteessä ja farmasiassa jopa lähes 70% kaikista julkaisuista kuului tähän tyyppiin.

Humanististen tieteiden, oikeustieteen, teologian ja yhteiskuntatieteiden (valtiotieteet + Soc.o.kom) aloilla vertaisarvioidut artikkelit tieteellisissä monografioissa ovat ajanjaksona 2005-2010 yleisin julkaisumuoto. Viime vuosina yhteiskuntatieteiden osalta vertaisarvioidut lehtiartikkelit olivat kuitenkin vahvassa nousussa, ja vuonna 2008 niiden määrä ylitti jo vertaisarvioitujen kirja-artikkelien määrän.

Mitä luetaan?

FinELibin käyttäjäkyselyyn ”Tieto tutkijan työpöydälle!” (2012) vastasi 1494 Helsingin yliopiston ja yliopistollisen keskussairaalan tutkijaa. Kyselyn mukaan vertaisarvioituja suomalaisia tieteellisiä artikkeleita päivittäin lukevista 35% oli humanististen tieteiden ja kielitieteiden ja samoin 35% yhteiskunta- ja käyttäytymistieteiden tutkijoita, kun taas lääketieteen ja terveystieteiden tutkijoista 15% ja biotieteiden ja maataloustieteiden tutkijoista 28% ilmoitti, ettei lue koskaan näitä julkaisuja.

Vastaavasti vertaisarvioituja kansainvälisiä tieteellisiä artikkeleita päivittäin lukevista 28% oli lääketieteen ja terveystieteiden ja 25% biotieteiden ja maataloustieteiden tutkijoita, kun taas humanististen ja kielitieteiden tutkijoista 27% ja samoin yhteiskunta- ja käyttäytymistieteiden tutkijoista 27% kertoi, ettei lue koskaan kansainvälisiä lehtiartikkeleita.

Saman kyselyn mukaan vertaisarvioituja artikkeleita monografioissa päivittäin lukevista 48% on humanististen ja kielitieteiden ja 22% yhteiskunta- ja käyttäytymistieteiden edustajia. Niistä, jotka ilmoittivat, että eivät koskaan lue kirjojen artikkeleita, 40% on lääketieteen ja terveystieteiden ja 25% biotieteiden ja maataloustieteiden edustajia.

Tieteellisiä monografioita päivittäin lukevista 54% on humanististen ja kielitieteiden ja 26% yhteiskunta- ja käyttäytymistieteiden tutkijoita, kun taas kirjoja ei-koskaan-lukevista 46% on lääketieteen ja terveystieteiden ja 22% biotieteiden ja maataloustieteiden tutkijoita.

Luetaanko ruudulta vai paperilta?

Tieteellisiä lehtiartikkeleita lukee tietokoneelta 84% kaikista vastanneista, mobiililaitteelta 6%, painettuna tai kopioituna 39% ja tulostettuna 72%. Tieteenaloja verrattaessa näyttäisi siltä, että humanisteista suunnilleen yhtä moni lukee tietokoneelta (193) kuin painettuna (172) , kun taas lääketieteilijöistä selvä enemmistö käyttää tietokonetta (281) tai mobiililaitetta (24), ja vähemmistö lukee painettuna (92). Tässä kysymyksessä on voinut vastata useampaan kohtaan, samoin kuin seuraavassakin. Voidaan myös päätellä, että aika moni ruudulta lukeva myös tulostaa ainakin tärkeimpiä artikkeleita.

Tieteellisiä monografioita lukee tietokoneelta 31% vastanneista, mobiililaitteelta 3%, painettuna tai kopioituna 81% ja tulostettuna 13%. Humanististen alojen tutkijoista (N=245) monografioita lukee tietokoneelta 91, mobiililaitteelta 13, painettuna tai kopioituna 220 ja tulostettuna 36, kun taas lääketieteilijöistä (N=321) tietokoneelta lukee 79, mobiililaitteelta 7, painettuna tai kopioituna 218 ja tulostettuna 24. Tieteenalojen välillä ei tässä ollut suurempia eroja, mikä johtunee siitä, että e-kirjoja ja painettuja kirjoja on eri tieteenaloilla aika lailla samalla tavalla saatavilla.

Miten e-julkaisuja on saatavilla?

Kun tarkastellaan eri julkaisutyyppejä ja niiden saatavuutta elektronisessa muodossa, siinä näkyy eri tieteenalojen tutkijoiden vastauksissa eroja. Lääketieteen ja terveystieteiden edustajista 95% sanoo, että kaikki tai suurin osa tarvittavista julkaisuista on saatavilla elektronisessa muodossa ja bio- ja maataloustieteiden tutkijoista vastaavasti 93%. Humanististen alojen tutkijoista vastaava osuus on 30%. Tietojenkäsittelytieteilijöistä näin vastasivat kaikki, samoin taloustieteilijöistä. Muiden yhteiskuntatieteiden edustajista 62% sanoi, että kaikki tai suurin osa tarvittavista julkaisuista on saatavilla elektronisessa muodossa.

Humanististen alojen tutkijoista 39% ilmoitti, että heidän tarvitsemistaan julkaisuista merkittävä osa tai lähes kaikki on painettuna. Yhteiskuntatieteilijöillä vastaava osuus oli 13%, ja muilla tieteenaloilla se jäi alle 2%.

Tuoreita lehtiä ja iäkkäitä kirjoja

Julkaisujen ikää kysyttäessä alle vuoden vanhoja julkaisuja paljon käyttävistä 26% on lääke- ja terveystieteilijöitä ja 23% bio- ja maataloustieteilijöitä. Vain 1% kaikista vastanneista ei käytä lainkaan alle vuoden vanhoja julkaisuja. Yli 10 vuotta vanhoja julkaisuja käyttävistä 36% edustaa humanistisia ja kielitieteitä ja 19% biotieteitä ja maataloustieteitä. Niistä, jotka eivät koskaan käytä yli 10 vuotta vanhoja julkaisuja, 36% on lääke- ja terveystieteilijöitä. Yli 20 vuotta vanhoja käyttävistä 44% on humanisteja ja 19% yhteiskunta- ja käyttäytymistieteiden edustajia. 38% lääke- ja terveystieteilijöistä ja 16% yhteiskunta- ja käyttäytymistieteilijöistä ei käytä lainkaan näitä vanhimpia julkaisuja.

Mitä voisimme tästä oppia?

Tutkijoiden julkaisemista ja julkaisujen käyttöä kuvaavia tietoja voidaan käyttää hyväksi kokoelmien ja palveluiden suunnittelussa eri kampuksilla. Näiden kahden, suunnilleen samoihin aikoihin valmistuneiden selvitysten antamat tiedot kertovat siitä todellisuudesta, jossa tutkijat elävät ja joka ympäröi myös kirjastoamme. Keskustakampuksen tieteenaloilla tutkijat julkaisevat edelleen pääasiassa kirjoja, mutta yhä enemmän myös lehtiartikkeleita. He myös tarvitsevat lähelleen yhä kirjoja – myös niitä yli 20 vuotta sitten ilmestyneitä!

Luonnontieteellisillä kampuksilla julkaisukulttuuri on toisenlainen. Niiden tiedeyhteisö on usein kansainvälinen, ja tutkijat myös julkaisevat englannin kielellä kansainvälisissä tieteellisissä lehdissä vertaisarvioituja artikkeleita. Esimerkiksi lääketieteellinen tieto uudistuu nopeasti, ja uuden tiedon tulee levitä. Kukapa ei leikkauspöydällä maatessaan toivoisi, että kirurgilla olisi se kaikkein uusin tieto hallussaan. Kokonaisia kirjoja ei näillä aloilla juurikaan kirjoiteta, saati sitten lueta. Uusin tieto ilmestyy ja saavuttaa tiedontarvitsijoita nopeimmin e-lehdissä ja verkkotietona.

Luonnontieteellisen ja humanistis-yhteiskuntatieteellisen julkaisukulttuurin välissä näyttäisivät olevan taloustieteet, psykologia ja väestötiede. Niissä kansainvälisiin vertaisarvioituihin lehtiin kirjoittaminen ja näiden lehtien lukeminen on tärkeää.

Eri tieteenaloilla tutkimusongelmat ja –kohteet Helsingin yliopiston kaltaisessa monitieteisessä yliopistossa ovat erilaisia. Niiden lähdeaineistot ovat sen mukaisia, samoin tapa tuottaa uutta tietoa julkaisujen muodossa.

Nämä faktat ovat tärkeitä ottaa huomioon kokoelmatyössä, ja myös kirjaston uusien tutkimuksen tukipalveluiden kehittämisessä. Julkaisemisen tuki, open access-tietämys, bibliometrinen osaaminen ja tutkimusdataan liittyvä tietotaito – nämä edellyttävät hieman erilaista lähestymistapaa eri kampuksilla. Kaiken A ja O on kunkin kampuksen tieteenalojen ja tutkimuskulttuurien tuntemus, sen ylläpitäminen ja kasvattaminen.

Lähteitä:

International evaluation of research and doctoral training at the University of Helsinki 2005-2010. Eds. Seppo Saari & Antti Moilanen.  (University of Helsinki. Administrative publications 81. Evaluations. Helsinki 2012 (http://www.helsinki.fi/julkaisut/aineisto/hallinnon_julkaisuja_81_2012.pdf; 11.6.2012)

Tieto tutkijan työpöydälle! Kysely elektronisten julkaisujen käyttäjille. Yhteenvetoraportti: Helsingin yliopisto ja Helsingin yliopistollinen keskussairaala. Koonnut Päivi Lammi. 2012.

TUHAT-tutkimustietojärjestelmä. Helsingin yliopisto (Excel data loaded 12.4.2011)

Teksti

Maria Forsman
Johtava tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva

Maria Forsman

 

Kokoelmien arviointi on kokoelmatyön ydintä

Käsityksemme kirjastosta ja kokoelmista ovat vähitellen muuttuneet. Kirjaston kokoelmia ei enää käytetä vain kirjastossa, vaan verkon kautta pääsy kokoelmiin on mahdollista myös muualta.

Uusia, erilaisia aineistomuotoja ilmestyy ja niitä hankitaan kirjastoon sekä käyttäjien aloitteesta että kirjaston asiantuntemukseen perustuen. Myös kirjastojen toimintaympäristön muuttuminen vaikuttaa kokoelmien muodostamiseen ja kehittämiseen.

Kokoelmien kehittämisessä on pohdittava kustannuksia ja hyötyjä. Millaiseen aineistoon kohdennetaan hankintamäärärahoja? Entä millaista on kokoelmien käyttö suhteessa niihin käytettyihin rahoihin? Mitkä ovat kirjaston kokoelmatilojen kustannukset?  Kokoelmia arvioitaessa voidaan löytää niiden vahvuudet ja heikkoudet, parhaat puolet ja kohennusta vaativat.

Viime vuosina on analysoitu mm. painettujen ja e-aineistojen suhdetta ja todettu e-aineistojen määrän lisääntyneen useilla tieteenaloilla. Samalla on pohdittu aineiston käyttöä ja sen ennakoitavissa olevaa käyttöä.

Kansainvälisessä kokoelmien arviointia koskevassa uusimmassa keskustelussa on näkynyt se, että nyt myös yliopistokirjastoissa pyrkimyksenä on selvittää tiedonhakijan tarpeita ja vastata niihin. Aiemmin usein yliopistokirjaston arvon mitta oli kokoelmien laajuus.

Kokoelmien arvioinnin avulla voidaan kehittää kokoelmia tavoitteellisesti. Voidaan löytää puutteita ja aukkoja samoin kuin sellaista aineistoa, joka on vanhentunut ja menettänyt merkitystä tutkimuksen ja opiskelun kannalta. Kokoelmien arviointi on väline paitsi hankinnassa myös karsinnassa ja siten hyvän kokoelman muodostamisessa.

Eri lähestymistavat, metodit, indikaattorit

Kokoelmia on arvioitu sekä kirjaston että käyttäjän näkökulmasta. On kokoelmalähtöinen, usein mittauksiin ja tilastoihin perustuva, ja käyttäjälähtöinen, kokoelmien käyttöön ja käyttäjien tiedontarpeisiin perustuva lähestymistapa.  Kolmantena mahdollisuutena on moniulotteinen, määrällistä ja laadullista tietoa yhdistelevä lähestymistapa, jossa käytetään erilaisia indikaattoreita ja sen pohjalta tarkastellaan kokoelmien kehityksen suuntaviivoja. (Borin & Yi, 2008)

Kokoelmien kartoituksessa käytetään usein hyväksi kirjastojen sisällönkuvailun tulosta: luokituksia ja asiasanoja. Näin on tehty mm. kokoelmakarttahankkeessa, johon Helsingin yliopiston kirjastossakin on osallistuttu. Sisällönkuvailun välineiden kehittäminen ja sisällönkuvailijoiden ammattitaidon ylläpitäminen ovat tärkeitä, ja ne heijastuvat kirjaston kokoelmiin ja aineiston löytymiseen.

Kokoelmien arvioinnissa on käytetty mm. haastatteluja, kyselyjä, havainnointia ja bibliometrisia menetelmiä. On tarkasteltu kokoelmien laajuutta, uuden aineiston hankintamääriä, vuotuisia kirjastoaineiston hankintakuluja ja verrattu tätä kaikkea henkilökunnan kokoon ja käyttömenoihin. Lisäksi on seurattu lainausta ja käyttötilastoja, tehty viittaus- ja lähdeanalyyseja sekä lokianalyyseja.

Kokoelmien arvioinnin indikaattoreita on hahmoteltu eri tutkimuksissa. Näitä ovat mm.

  • Kokoelmien laajuus, ikä ja kasvu kuvaavat kokoelmaa yleensä. Onko nykyinen kokoelma edelleen relevantti?
  • Tieteenalakohtaiset standardit. Onko kirjastossa käytettävissä yliopiston keskeisten tutkimusalojen ydinjulkaisut?
  • Tieteellinen julkaiseminen. Millaiset ovat kirjaston kokoelmat suhteessa tiedeyhteisön arvioimiin parhaiden julkaisujen listoihin? Puuttuuko jotain keskeistä?
  • Käyttö.  Miten kirjastoa käytetään, miten eri kokoelmia käytetään, miten käytetään saatua tietoa ja tietoaineistoja uuden tiedon tuottamisessa?
  • Käyttäjät. Käyttäjätutkimukset (haastattelut, keskusteluryhmät, kyselyt, havainnoinnit), verkon käytön analyysit (web log, e-lehtien käyttötilastot) kertovat paitsi kokoelmien käytöstä myös käyttäjistä ja heidän toimintakulttuuristaan.
  • Yhteiskunnan rakenteet ja ympäristötekijät. Miten otetaan kirjaston kokoelmien kehittämisessä huomioon kehysorganisaation toiminta ja tarpeet? Entä muiden vastaavien kirjastojen kokoelmat? Kuinka ennakoidaan tulevia uhkia ja mahdollisuuksia, jotka liittyvät kirjaston toimintaympäristöön? Mitä merkitsevät aineiston hankinnassa konsortiot?

Kirjaston kokoelmien arvioinnissa on hyvä ja järkevä yhdistää erilaisia menetelmiä ja tarkastella kokoelmaa eri näkökulmista sekä siten luoda niistä mahdollisimman todenmukaista kuvaa. Erilaisia – kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia – menetelmiä yhdistämällä voidaan saada sellaista tietoa, joka auttaa saamaan aikaan hyvät kokoelmat.

Tieteenalojen julkaisukulttuurit ovat erilaisia

Eri tieteenaloilla on erilaisia tutkimuskulttuureja ja tieteen tekemisen tapoja. Useilla aloilla tärkeintä käyttäjän kannalta ei ole aineiston muoto (painettu vs. elektroninen), vaan se, että hän saa tarvitsemansa tiedon mahdollisimman nopeasti ja helposti (esim. lääketiede).  Toisilla aloilla muodollakin voi olla merkityksensä (esim. viestinnän tutkimus tai kirjan historia).  Kokoelmien hallinta on yhä enemmän sisältöjen hallintaa, jolloin tieteenalojen ja tutkimuskulttuurien tuntemus korostuu.

Helsingin yliopiston kirjaston kampuskirjastojen keskeinen tehtävä on tieteenalapalvelut, joissa perustana ovat hyvät kokoelmat.  Ihanteellista olisikin, jos kokoelmien arviointia voitaisiin tehdä kampuskirjastoissa jatkuvasti ja säännöllisesti tieteenalojen erityispiirteet ja tarpeet huomioon ottaen. Tärkeää olisi ylläpitää keskusteluja tiedeyhteisön kanssa. Tämä työn ulottuvuus tulisi ottaa huomioon kokoelmatyötä tekevien toimenkuvissa ja työtehtävissä.

Erityisesti keskustakampuksella on tärkeää tehdä perusteellista kokoelmien arviointia ennen Kaisa-taloon muuttoa ja kokoelmien yhdistämistä. Se edellyttää voimavarojen kohdentamista siten, että kokoelmia jo tuntevat ja arviointimetodeja hallitsevat kirjastoasiantuntijat voisivat keskittyä riittävän pitkäksi ajaksi tähän tehtävään. Tällaisella voimavarojen kohdentamisella voitaisiin saada aikaan merkittäviä säästöjä tulevaisuudessa ja luoda kokoelmaa, joka on yliopiston tutkimuksen ja opetuksen kannalta tarkoituksenmukainen. Mutta onko siihen realistisia mahdollisuuksia?

Mukana kansallisessa ja kansainvälisessä kehityksessä

Kansainvälistä ja kansallista kehitystä on hyödyllistä seurata. Siltä pohjalta voidaan soveltaa parhaita tarjolla olevia arvioinnin tapoja ja välineitä. Helsingin yliopiston kirjasto on jo vuosia ollut mukana valtakunnallisessa kokoelmakarttahankkeessa. Yhtenä tavoitteena on saada ajantasaista tietoa ja vaihtaa kokemuksia kokoelmien arvioinnista ja kehittämisestä muiden kotimaisten kirjastojen kanssa.

Kokoelmakarttahankkeeseen liittyen Tampereen yliopiston kirjastossa toteutettiin laajamittainen kokoelmien kartoitus, joka on saanut arvostusta myös tiedeyhteisöltä ja lisännyt kirjaston ja yliopiston laitosten välistä yhteistyötä kokoelmien kehittämisessä (Hyödynmaa & Ahlholm-Kannisto & Nurminen 2010).

Kokoelmakarttayhteistyössä voidaan parhaassa tapauksessa saada kuvaa ”Suomen tieteellisen kirjaston” kokoelmasta. Nyt kuitenkin suuret muutokset ja henkilöstöön kohdistuvat säästöt pakottavat kirjastoväkeä miettimään asioiden priorisointia ja työajan käyttöä.

Kansainvälisissä konferensseissa välittyvät uusimmat ajatukset ja tiedot jo ennen, kuin ne päätyvät julkaisuiksi. Siksi niihin kannattaisi osallistua mahdollisuuksien mukaan. Kokoelmista vastaavien kirjastoasiantuntijoiden työssä tulisi olla mahdollisuus seurata aktiivisesti kansallista ja kansainvälistä keskustelua, osallistua siihen ja välittää siitä tietoa muille kirjastossa työskenteleville.

Kirjoittaja:

Maria Forsman
johtava tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kirjallisuutta:

Borin , Jacqueline & Yi, Hua (2008): Indicators for collection evaluation: a new dimensional framework. –  Collection Building Vol. 27 (4), pp.136–143

Hyödynmaa, Merja & Ahlholm-Kannisto, Aniita & Nurminen, Hannele (2010):  How to evaluate library collections: A case study of collection mapping. – Collection Building Vol. 29 (2), pp. 43-49

Johnson, Peggy (2009): Fundamentals of collection development and planning. Chicago