Johtaminen ei ole helppoa – Helsingin yliopiston kirjastoa rakennetaan yhteisin voimin

Hyvä johtajuus on oleellista organisaation menestykselle. Unohtakaa hyvät tyypit, ylimaalliset osaajat ja mensan superaivot. Johtaminen luonnistuu maalaisjärjellä, kuuntelutaidolla ja sydämellä.

Hyvään johtamiseen kuuluvat ainakin sellaiset sanat kuin rohkeus, itsetuntemus, rehellisyys, reiluus ja luottamus. Näitä määreitä toivoisi jokaisen johtajan seuraavan.

Helsingin yliopiston kirjaston ylikirjastonhoitaja Kaisa Sinikara, kampuskirjastonjohtaja Pälvi Kaiponen ja tietojärjestelmäpäällikkö Pauli Assinen ovat kaikki kirjastomaailman johtajia, joiden päämäärä on rakentaa uudesta Helsingin yliopiston kirjastosta yksi maamme kirjastojen kruunujalokivistä, erinomaisin lajissaan. Jokainen heistä kokee kasvaneensa johtamistehtävään vähitellen erilaisten vastuiden kautta.

Ja yksi asia johtamisesta tehtiin selväksi: se ei ole helppoa.

Pitkiä uria, oppimista ja tahtoa

Rallikuskin urasta lapsena unelmoinut Pauli Assinen ei ajatellut päätyvänsä Helsingin yliopiston kirjaston verkkopalveluiden tietojärjestelmäpäälliköksi.

– Helsingin yliopiston kirjastossa työskenteleminen on minulle arvo. Kun havahduin että todellakin työskentelen kirjastossa, se tuntui hyvälle.

Niin ammatillinen kuin henkilökohtainen kiinnostus motivoi Assista tekemään parhaansa kirjaston eteen.


Pauli Assinen, Anni Träff ja Elisa Hyytiäinen tutkivat yhdessä e-lukulaitetta Elojuhlissa elokuussa 2010.

Pälvi Kaiponen ei kuvitellut nousevansa keskustakampuksen kirjaston johtoon. Hän kokee keränneensä rohkeutta pikkuhiljaa, erilaisten hyvin menneiden projektien kautta.

– Hyvin suoritettujen esimiestehtävien tuoman itseluottamuksen kannustamana aloin miettimään; tämähän voisi olla työtä, jota oikeasti voisin tehdä. Valinta on tehtävä jossain vaiheessa, jatkaako eteenpäin valitulla tiellä, Pälvi Kaiponen miettii.

Kaisa Sinikaran tie ylikirjastonhoitajaksi ei myöskään ollut kiviin kirjoitettu haave lapsuudesta.

Kun Sinikaraa pyydettiin Opiskelijakirjaston silloisen osastonjohtajan sijaiseksi vuonna 1989, häntä pyyntö huvitti suuresti.

– Ajattelin, että enhän minä ole mikään johtaja. Olin ylpeä ja kiinnostunut asiantuntijatehtävästäni.

Sinikaran mielestä johtamiseen ei kuulu mitään erityistä glooriaa. Se on eräs työyhteisön tehtävistä.

– Jokaisessa organisaatiossa kunkin on otettavan roolinsa. Johtaminen on työnjakokysymys. Jonkun täytyy vastata organisaation toimivuudesta ja voimavaroista. Samoin on tehtävä päätöksiä.

Roomaakaan ei rakennettu päivässä

Helsingin yliopiston kirjaston muutosprosessi on kestänyt noin 15 vuotta. Mitään ei ole päätetty tässä ja nyt. Uusi yhteinen kirjastomalli on pitkäjänteisen neuvottelun, suunnittelun ja yhteistyön tulos.

– Oli tärkeätä, että kirjastot pääsivät osaksi koko yliopiston kehittämistä, muuten olisimme jääneet sivuun mm. kampusten rakennussuunnittelusta, Kaisa Sinikara kertoo. Tämä taas olisi merkinnyt, ettei meillä olisi nykyisen kaltaisia tasokkaita kampuskirjastoja tiloineen ja henkilöstöineen, puhumattakaan palvelujen keskittämisestä.


Kaisa Sinikara ja Hans Geleijnse (LIBERin presidentti 2010/6 saakka). Geleijnse vaikutti kirjaston kehittämiseen kansainvälisten arviointipaneelien jäsenenä.

Tulos on vaatinut sekä yliopiston ja tiedekuntien johdon tukea että kirjastojen valmiutta uudistaa toimintojaan ympäristön muuttuessa.

Uusi Helsingin yliopiston kirjasto aloitti toimintansa tammikuussa 2010. Fuusio ei ole ollut helppo. Kirjasto on tehnyt vuosittain työilmapiirikartoituksen, jotta henkilöstön kokemukset saadaan johtamisen tueksi. Vaikka tulokset ovat muutoksista huolimatta parempia kuin esim. valtiolla keskimäärin, myös kritiikin aiheita löytyy. Tehtävien organisointi keskitettyjen ja kampustehtävien kesken koetaan keskeneräiseksi, lähijohtamista arvostetaan enemmän kuin koko organisaation johtamista ja tiedonkulussa on puutteita. Kirjasto elää edelleen muutosvaihetta. Toiminnot ovat osaksi hajallaan kunnes uusi Kaisa-talon kirjasto keskustassa valmistuu 2012.

Hyvä johtaja on..

Pauli Assinen on aina pyrkinyt esimiestehtävissä perustelemaan miksi asioista tehdään. Hän kokee asiantuntijaorganisaation johtamisen mielenkiintoiseksi, sillä päätöksiä ei niellä purematta.

– Porukka haastaa sinut, kyseenalaistaa, ei päästä helpolla. Silloin ollaan oikealla keskustelun tasolla. Asiantuntijalla on velvollisuus kyseenalaistaa itseään koskevia ratkaisuja.

Pälvi Kaiposen luotsaaman keskustakampuksen kirjastoryppään henkilöstö on kuulopuheiden perusteella kirjaston tyytyväisimpiä. Muutoksista huolimatta.

– Jos asioista sovitaan, niissä myös johdonmukaisesti edetään. Jos toiminta on johdonmukaista, se silloin on myös oikeudenmukaista, Kaiponen analysoi. Jos jotain sanon, se pidetään. Jos tulee mutkia, kuten muutostilanteissa yleensä tulee, se todetaan yhdessä ja jatketaan siitä taas eteenpäin.

Johdonmukaisuus, oikeudenmukaisuus, tasapuolisuus ja avoin tiedottaminen ovat asioita joiden varaan on hyvä rakentaa henkilöstöpolitiikkaa. Avoimuus myös yhteistyökumppaneita ja sidosryhmiä kohtaan on ensiarvoisen tärkeää.

– Olen käyttänyt paljon aikaa akateemisten johtajien perehdyttämiseen kirjaston asioihin. Kun he ymmärtävät, miten ja miksi kirjasto kehittää toimintaansa, heidän on myös helpompi viedä asioita eteenpäin ja puolustaa esimerkiksi yhteistä hankettamme, Sinikara avaa.

Yliopistomaailmassa kilpailu resurssien riittävyydestä on jatkuvaa. Kirjasto joutuu kilpailemaan olemassa olonsa oikeutuksesta muiden laitosten lailla. Tarpeiden ja resurssien välillä tasapainotteleminen on myös haastavaa.

Kiitos työtovereille

Pälvi Kaiponen kertoo muutamaan otteeseen saaneensa rankkaakin palautetta kokeneilta esimieskollegoiltaan.


Kampuskirjastojohtaja Pälvi Kaiponen kokee johdon ja henkilöstön välisen avoimen dialogin välttämättömäksi johtamistyössä.

–  Se pistää kummasti prosessoimaan ja miettimään, kun kollega tulee sanomaan ”ei millään pahalla, mutta…”.

Pauli Assinen kokee oman johtamisensa hyvänä puolena sen, ettei hän ei ole ollut alaisiaan parempi asiantuntija. Häntä palkattu siksi, että olisi kovanluokan kirjastoasiantuntija.

– Kun sukelletaan kirjastomaailman syövereihin, olen asiantuntijoitteni varassa. He kertovat vaihtoehdot ja minä asetan tiedot isompaan viitekehykseen.

Kaikki haastateltavat korostavat yhteistyön tärkeyttä. Jokaisen on osallistuttava työhön, jossa rakennetaan kirjaston perustaa, sen kulmakiviä.

Vaikka johtajat ovat vastuussa organisaation kehityksestä, vastuussa ovat myös työntekijät. Hyvän hengen ja vapaan keskustelun ilmapiirin luominen työyhteisöön on erittäin tärkeä elementti työpaikkaviihtyvyyden ja yhteistyön kannalta.

– Otin tavoitteekseni järjestää yhteisiä tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia, johon jokainen keskustakampuksen henkilökuntaan kuuluva on tervetullut. Sellaiset henkilöstötilaisuudet, joissa vallitsee totaalinen hiljaisuus, eivät palvele kenenkään etua. Avoin dialogi on parasta ja toivottavaa, Pälvi Kaiponen kertoo.

Johtajan täytyy omata kykyä toimia erilaisten ihmisten kanssa. On pystyttävä hyväksymään ja arvostamaan erilaisuutta, niin mielipiteissä kuin toimintatavoissa. Oman idean kapeakatseinen eteenpäin vieminen on myös kaukana yhteistyön ideaalista.

– Erilaisten kykyjen, taitojen ja yhteistyön arvostaminen koskettaa niin ulkopuolisia kumppaneita kuin kirjaston henkilökuntaa. Työtoverit kun ovat kumppaneita johtajalle. Ei johtaja voi yksin tehdä juuri mitään, Kaisa Sinikara summaa.

– Mitään ei tehdä yksin, me rakennamme yhdessä tätä kirjastoa, kaikki haastateltavat toteavat kuin yhdestä suusta.

Juttu julkaistu myös Signum-lehdessä (6/2010)

Kirjoittaja

Helena Hiltunen
Verkkotoimittaja
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Helena Hiltunen, Jussi Omaheimo ja Veikko Somerpuro