Make a wish – solmutyöskentelyä kirjastossa

Keskustakampuksen kirjaston Solmu-hankkeessa harjoiteltiin vuosina 2009-2011 uudenlaista kumppanuutta tutkimusryhmien kanssa.  Hankkeen aikana pohdittiin voisiko yhteiskehittely olla sopiva tapa tehdä yhteistyötä tutkijoiden kanssa.  Nyt on aika kokeilla hankkeen aikana opittuja asioita ihan käytännössä.  Mutta minkälaista olisi solmutyöskentely osana kirjastotyön arkea?

Tämän kysymyksen innoittamina päätimme kutsua oikeustieteellisen tiedekunnan OMM-tutkijakoululaisia vierailulle kirjastoon. Emme suunnitelleet etukäteen tarkempaa ohjelmaa tapaamiselle. Halusimme vapaan keskustelun kautta yrittää hahmottaa tutkijoiden ja tutkijakoulun tarpeita ja toiveita kirjaston tarjoamista palveluista. Samalla saisimme ehkä kurkistaa myös tutkijakoululaisen arkeen.

Pikkujoulujen lähestyessä tutkijoita ja tutkijakoululaisia oli mukava ilahduttaa glögi-kauden avauksella. Päätimme tavata tutkijat Kaisa-talon seitsemännessä kerroksessa, joka on ensisijaisesti suunniteltu tutkijoille. Sieltä löytyvät mm. uusimmat lehdet, ryhmätyötila & Clever Board-taulu sekä iso terassi hienolla näköalalla.

Annoimme tutkijoille mahdollisuuden toivoa kirjastolta jotakin.  Make a wish papereihin sai kirjoittaa vapaasti ideoita mitä kirjasto voisi tutkijakoululle tulevaisuudessa tarjota. Toivomuksia tuli mm. hankintaehdotuslomakkeeseen, kokoelmiin, uutuusseurantaan, verkkosivuihin ja kirjaston tiloihin liittyen.

Olisiko hankintaehdotus mahdollista tehdä helpommin ja nopeammin? Voisiko asiakas laittaa suoran linkin verkkosivuille, josta kirjojen tiedot löytyvät? Pitkän lomakkeen täyttäminen koettiin hitaaksi ja työlääksi. Kokoelmien valintatyöstä oltiin myös kiinnostuneita. Kuinka kirjasto saa kokoelmat pysymään ajantasaisina?

Tiedekunnilta tulevat hankintaehdotuspyynnöt ovat tärkeitä kokoelmien laadun ylläpitämiseksi. Erityisesti tämän takia pyyntöjen tekemisen vaivattomuuteen olisi hyvä keksiä uusia ratkaisuja.

Ajatuksia synnytti myös se haluavatko tutkijat ja jatko-opiskelijat aineistot painettuna vai elektronisena.  Molemmat vaihtoehdot saivat kannatusta.  Paperiversion toivottiin säilyttävän asemansa, mutta myös elektronisia kirjoja toivottiin hankittavaksi enemmän. Verkkoaineistojen käytettävyyteen toivottiin myös kohennusta. Toimisiko esimerkiksi erilaisten lainattavien lukulaitteiden hankkiminen? Myös lehtien uutuusseurantaan tuli kirjastolle toivomuksia.

Kirjaston syyskuussa uudistuneet verkkosivut saivat samalla palautetta. Voisiko sivuja kehittääyksinkertaisimmiksi, jotta tarvittava tieto löytyisi nopeasti?  Kevääksi 2013 toivottiin tutkijakoululaisille räätälöityä tiedonhankinnan ja RefWorks-viiteidenhallintaohjelman opetusta.

Kirjaston uudet tilat herättivät myös vilkasta keskustelua. Mitä tarkoittaa se, että 7.krs on tutkijoiden käytössä? Rajautuuko käyttö vain ryhmätyötilaan vai voisiko koko kerrosta hyödyntää erilaisten tapaamisten ja tapahtumien järjestämiseen? Kaisa-talon työskentelytiloihin toivottiin lisää pöytiä ja tuoleja. Syksyn aikana kaikki paikat olivat olleet usein varattuja. Kirjaston käytännöt eivät ole vielä vakiintuneet näiden kysymysten suhteen ja siksi tällaiset keskustelut ovat erityisen arvokkaita käydä juuri nyt.

Tilaisuudessa oli erityisen positiivista huomata se, että kirjasto kiinnostaa tutkijakoulun väkeä. Mielenkiintoisia pohdintoja ja kysymyksiä heräsi keskustelun aikana. Keskustelu kirjaston ja sen erilaisten käyttäjäryhmien välillä on tärkeää, kun palveluja ollaan kehittämässä uuden Kaisa-talon myötä.

Solmutyöskentelyssä on kysymys yhteistyöstä erilaisten toimijoiden kanssa, mutta myös työssä oppimisesta.  Tämän vuoksi on hyvä reflektoida sitä, mitä opimme tutkijoiden ja tutkijakoulun tapaamisesta.  Tärkeää oli huomata, että vapaalle keskustelulle ja vuorovaikutukselle pitää antaa niin tilaa kuin aikaakin. Kirjaston pitää aktiivisesti kerätä palautetta toiminnastaan ja rohkaista myös käyttäjiään ideoimaan toimivampia palveluita. Tutkijat ja tutkijakoululaiset tulevat hyvin erilaisista lähtökohdista ja heillä on paljon kokemusta kirjaston palveluista paitsi Suomessa myös ulkomailla. Aktiiviset tutkijat ovat kirjastolle tärkeä voimavara. Kirjaston ja tutkijakoulun välisestä yhteistyöstä hyötyvät molemmat osapuolet.

Oikeustieteen tutkijoita ja tutkijakoululaisia

Kirjoittajat:

Kati Syvälahti
Informaatikko
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Petra Pentzin
Tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Petra Pentzin

Asiantuntemusta ja palvelua

Verkkarin tämänkertaisessa numerossa puhutaan paljon kirjaston palveluista. Kirjastoissa korostetaan usein niiden roolia asiantuntijaorganisaatioina. Toisaalta yliopiston palveluiden kentässä kirjastojen katsotaan kuuluvan palveluntuottajien joukkoon. Tästä syntyy näkökulmasta riippuen joko hedelmällinen haaste tai jonkinmoinen ristiriita. Kirjastot tasapainoilevat resurssien kohdentamisessa siinä, paljonko paukkuja laitetaan palveluun ja paljonko asiantuntijatyöhön? Onko tässä todellinen ristiriita vai onko kirjasto aidosti asiantuntijuuteen perustava palveluorganisaatio?

Millaisia palveluita kirjaston tulisi tulevaisuudessa tuottaa? Perinteisesti kirjastot ovat lähestyneet aihetta omista lähtökohdistaan. Olemme alalla syystäkin ylpeitä siitä, että meillä on pitkä historia ja osaaminen kirjastopalveluiden järjestämisessä. Maailma ympärillämme kehittyy kuitenkin huimaa vauhtia, joten pidämmekö ehkä turhaakin kiinni joistain oletuksista, jotka eivät enää vastaa nykyhetken tarpeisiin?

Helsingin yliopistossa tartuimme palvelukehityksen haasteeseen kahdella eri keinolla. Halusimme jo uuden Kaisa-talon kirjaston suunnitteluvaiheessa selvittää tutkijoiden kirjastotarpeita professori Yrjö Engeströmin yhteiskehittelyä edistävässä tutkimushankkeessa, jotta osaisimme ennakoida tämän käyttäjäryhmän kirjastonkäyttötapoja. Solmu-hanketta on jo esitelty Verkkarin aiemmissa numeroissa. Toinen lähestymistapa palveluiden kehittämiseen oli palvelumuotoiluhanke, tuttavallisesti PAMU. Tämän hankkeen kohderyhmänä olivat perustutkintovaiheen opiskelijoiden palvelut. Palvelumuotoilusta kirjoittaa tässä numerossa hankkeen projektipäällikkö Inkeri Salonharju.

Hankkeiden myötä olemme päätyneet puhumaan palveluistamme uudella, hieman laajemmalla, näkökulmalla. Opiskelijoiden ja tutkijoiden palvelut tulisikin ajatella opiskelun ja tutkimuksen palveluina. Laajempien kokonaisuuksien ja samalla asiakastyyppien sekä niistä johdettujen palvelukonseptien kautta tavoitamme toivottavasti jatkossa asiakkaamme oikea-aikaisesti oikeassa paikassa, sekä tilassa että verkossa.

Palveluiden kehittäminen vaatii erityistä asiantuntemusta. Olemme molemmissa hankkeissa oppineet, että joskus on hyvä myös katsoa hieman oman alan ja yliopiston ulkopuolelle sekä opetella katsomaan kirjastoa asiakkaan silmin. On myös tärkeää kuunnella asiakkaan meille lähettämiä vahvoja ja ehkäpä hieman heikompiakin signaaleja tarjoamistamme palveluista. Silloin saamme ajoissa ja ennakoiden vauhtia palvelutoimintojen kehittämiseen. Hankkeiden jatkona oma kehittäminen kirjastossa on lähtenyt mukavasta käynnistymään mm. yhdessä Aalto-yliopiston kanssa järjestetyn asiakaspalvelukoulutuksen myötä.

Kirjastomme eri kampukset kehittävät palveluita kunkin kampuksen tieteenalojen tarpeisiin. Kehitystyö on eri vaiheessa eri kampuksilla, varhaisemmassa kehitysvaiheessa on Keskustakampuksen kirjasto uuden organisaation ja tilan myötä. Palvelukehitys siirtyy peruspalvelun toimintojen käynnistämisen jälkeen erikoispalveluihin ja ensi syksynä olemme taas muutaman askeleen pidemmällä palvelutarjonnassamme.

Kirjaston palvelutoiminnan kehitys ja menestyminen pohjautuu vahvaan kirjasto- ja informaatioalan osaamiseen sekä osaavan, ammattitaitoisen ja palvelumyönteisen henkilökunnan intoon kehittyä vahvaksi osaajaksi palvelun kaikilla osa-alueilla. Onneksemme tätä halua ja intoa sekä tekemisen ja oppimisen iloa henkilökunnastamme löytyy.

Ilokseni olen päässyt mukaan myös keskusteluihin yliopiston hallinnon palvelujen kehittämisestä palvelumuotoilun avulla. Yliopistollamme on yliopiston tutkimushallinnon toimesta käynnistymässä tutkimuksen elinkaari –kehitysprojekti vuonna 2013. Sen tuloksia ja etenemistä seuraamme kiinnostuksella myös kirjastossa.

Mukavaa marraskuuta ja valonpilkahduksia kaikille Verkkarin lukijoille!

Teksti

Pälvi Kaiponen
kampuskirjastonjohtaja
Keskustakampuksenkirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Tutkijapalveluita kehittäneen Solmu-hankkeen loppuraportti ilmestynyt

Helsingin yliopiston kirjasto on kehittänyt tutkijapalveluitaan vuosina 2009-2011 yhdessä prof. Yrjö Engeströmin johtaman tutkimusryhmän kanssa. Kasvatustieteen alaan kuuluvan ryhmän kotipaikka on Toiminnan, kehityksen ja oppimisen tutkimusyksikkö CRADLE.

Viikin pilottihanke toteutettiin vuonna 2009 ja Keskustakampuksen kirjastossa “solmuiltiin” 2010-2011. Hankkeen loppuraportti on nyt ilmestynyt ja luettavissa kirjaston verkkosivuilla: Solmutyöskentely kirjastossa.

Tällä hetkellä pohditaan hankkeen mahdollista jatkoa. Tutkijat julkaisevat hankkeesta artikkeleita ja tekeillä on kaksi väitöskirjaa, joissa kirjasto on yksi tutkimuskohteista. Tutkijat ja kirjastolaiset ovat esitelleet hanketta posterein ja esitelmin useissa kansainvälisissä konferensseissa.

 

Solmuja Verkkari 8 /2011

QQML-konferenssissa Ateenassa 23.-27.5.2011

Keskustakampuksen Solmu-hankkeen raportti valmistunut  Verkkari 5 / 2011

Viikin pilotin raportti

LILAC – informaatiolukutaidon konferenssi Lontoossa  Verkkari 5 / 2011

Solmusta keihäänkärkiin – mitä opimme Tanskanmaalla Verkkari 7/ 2010

 

Solmuja

Solmu-hanke on kirjaston tutkimus- ja kehittämishanke, joka on ollut käynnissä vuosina 2009–2011 professori Engeströmin johtamana käyttäytymistieteellisen tiedekunnan CRADLE-tutkimusyksikön jatkokoulutettavista kootun ryhmän avulla ja kirjastokonsultin tukemana. Viisihenkisen tutkimusryhmän lisäksi hanketta luotsaa ohjausryhmä sekä molemmissa piloteissa oma projektiryhmänsä. Kaiken kaikkiaan lukuisat kirjastoammattilaiset ja tutkimusryhmien jäsenet ovat osallistuneet hankkeeseen sen eri vaiheissa. Projektin rahoitus on saatu tila- ja kiinteistökeskuksen Kaisa-talon rakennusbudjetista. Hankkeessa solmumallin idea on hienosti sisäistetty: eri yksiköt tuovat asiantuntemuksensa yhteiseen käyttöön, jotta löydettäisiin uusia ratkaisuja käytännön haasteisiin.

Solmu-hankkeen tarkoituksena on kehittää uudenlaisia palveluita tutkimusryhmille tilanteessa, jossa tutkijat kohtaavat paineita selviytyä digitalisoitumisen, avoimuuden, tekijänoikeusasioiden, tietosuojauksen, tutkimusryhmän näkyvyyden ja tiedonhallinnan kysymyksissä. Kirjastolla puolestaan on ratkaistavana toiminnan kehittäminen kirjaston uuteen organisaatioon kohdistuvien odotusten ristiaallokossa. Solmu-hankkeelta odotetaan myös ratkaisuja uuden rakennuksen tilojen suunnittelua varten sekä Keskustakampuksen kirjaston sisäisen toiminnan kehittämiseksi.

Solmu-hanketta esiteltiin kahdessa tieteellisessä konferenssissa tänä kesänä: Ateenan konferenssissa ”The 3rd Qualitative and Quantitative Methods in Libraries International Conference”, johon osallistuivat Heli Kaatrakoski ja Juhana Rantavuori aiheenaan ”Towards Knotworking in Academic Libraries”. Kaatrakoski ja Rantavuori keskittyivät esittelemään miten tutkimusaineistoa tullaan analysoimaan keskittyen oppimisen minisykleihin sekä tutkimusryhmäkäsitteen avaamiseen. Liberin konferenssissa 28.6.-2.7.2011 Barcelonassa esiintyivät Anne Laitinen ja Heli Myllys aiheenaan “Knotworking in Academic Libraries: Two Case Studies from the University of Helsinki”. Laitisen ja Myllyksen esitys oli kokoava koko Solmu-projektin kannalta ja siinä esiteltiin kaksi tapaustutkimusta Viikin pilottihankkeesta ja Keskustakampukselta.

Hankkeen pääsaavutuksena voidaan pitää keskustakampuksen muutoslaboratoriossa kehiteltyä uutta ajattelua kirjaston tutkijaryhmän palveluista: ulos kirjastosta kohtaamaan tutkija hänen omalla maaperällään. Toinen keskeinen tulos on palvelutarjotin: tutkimusryhmä voi valita vaikkapa Viikissä kehitellyn sivuston avuksi tiedonhallintasuunnitelman tekemiseen tai Keskustakampuksella yhdessä kognitiotieteen tutkimusryhmän kanssa kehitellyn huoneentaulun avuksi tutkimusaineiston dokumentoimiseen.  Keskustakampuksen kirjastossa on myös omaksuttu solmumallin mukainen ajatus kirjaston
organisoitumisesta ja lähdetty rakentamaan uutta kirjastoa sen pohjalta.

Hankkeen saavutuksiksi voidaan listata myös se, että kirjaston henkilökunta on oppinut tutkijan työstä ja saanut mahdollisuuden solmia henkilökohtaisia suhteita ja verkostoja tutkijoihin. Kirjasto on myös oppinut analysoimaan omaa työtään ja sen kautta paremmin sietämään keskeneräisyyttä uudistuksissa ja rohkeammin kertomaan nykytilan mukaisesti uusista keskeneräisistä välineistä. Pilottitutkimusryhmät ovat puolestaan oppineet työskentelemään kirjaston henkilökunnan kanssa uudella tavalla. Tila- ja kiinteistökeskus on saanut tietoa tutkijoiden tilantarpeista ja CRADLE-ryhmä on tutustunut kirjasto-organisaatioon.

Loppuraportti suosituksineen saadaan tänä syksynä tutkimusryhmältä. Siitä saadaan vastauksia mm. kysymykseen ”Miten kirjasto voi vastata siihen tutkijapalveluiden kysyntään, jota projektin kautta on kampuksille luotu?”. Vaikka tutkimusryhmä asiakkaana ajankäytöllisesti onkin eri asia kuin tutkija yksilönä, eivät kirjaston resurssit ole pohjattomat. Loppuraportti esittää myös suosituksia siitä, miten tutkijat voisivat tuntea uuden kirjaston omakseen ja saisivat apua uuden tekniikan käytössä, jotta voisivat kommunikoida kansainvälisissä tutkijayhteisöissä tosiaikaisesti. Olisiko ratkaisu tutkijoiden oma tukikerros?

Teksti

Anne Laitinen
Tohtorikoulutettava, CRADLE
anne.laitinen[at]helsinki.fi

Heli Myllys
Emerita kirjastonjohtaja