Make a wish – solmutyöskentelyä kirjastossa

Keskustakampuksen kirjaston Solmu-hankkeessa harjoiteltiin vuosina 2009-2011 uudenlaista kumppanuutta tutkimusryhmien kanssa.  Hankkeen aikana pohdittiin voisiko yhteiskehittely olla sopiva tapa tehdä yhteistyötä tutkijoiden kanssa.  Nyt on aika kokeilla hankkeen aikana opittuja asioita ihan käytännössä.  Mutta minkälaista olisi solmutyöskentely osana kirjastotyön arkea?

Tämän kysymyksen innoittamina päätimme kutsua oikeustieteellisen tiedekunnan OMM-tutkijakoululaisia vierailulle kirjastoon. Emme suunnitelleet etukäteen tarkempaa ohjelmaa tapaamiselle. Halusimme vapaan keskustelun kautta yrittää hahmottaa tutkijoiden ja tutkijakoulun tarpeita ja toiveita kirjaston tarjoamista palveluista. Samalla saisimme ehkä kurkistaa myös tutkijakoululaisen arkeen.

Pikkujoulujen lähestyessä tutkijoita ja tutkijakoululaisia oli mukava ilahduttaa glögi-kauden avauksella. Päätimme tavata tutkijat Kaisa-talon seitsemännessä kerroksessa, joka on ensisijaisesti suunniteltu tutkijoille. Sieltä löytyvät mm. uusimmat lehdet, ryhmätyötila & Clever Board-taulu sekä iso terassi hienolla näköalalla.

Annoimme tutkijoille mahdollisuuden toivoa kirjastolta jotakin.  Make a wish papereihin sai kirjoittaa vapaasti ideoita mitä kirjasto voisi tutkijakoululle tulevaisuudessa tarjota. Toivomuksia tuli mm. hankintaehdotuslomakkeeseen, kokoelmiin, uutuusseurantaan, verkkosivuihin ja kirjaston tiloihin liittyen.

Olisiko hankintaehdotus mahdollista tehdä helpommin ja nopeammin? Voisiko asiakas laittaa suoran linkin verkkosivuille, josta kirjojen tiedot löytyvät? Pitkän lomakkeen täyttäminen koettiin hitaaksi ja työlääksi. Kokoelmien valintatyöstä oltiin myös kiinnostuneita. Kuinka kirjasto saa kokoelmat pysymään ajantasaisina?

Tiedekunnilta tulevat hankintaehdotuspyynnöt ovat tärkeitä kokoelmien laadun ylläpitämiseksi. Erityisesti tämän takia pyyntöjen tekemisen vaivattomuuteen olisi hyvä keksiä uusia ratkaisuja.

Ajatuksia synnytti myös se haluavatko tutkijat ja jatko-opiskelijat aineistot painettuna vai elektronisena.  Molemmat vaihtoehdot saivat kannatusta.  Paperiversion toivottiin säilyttävän asemansa, mutta myös elektronisia kirjoja toivottiin hankittavaksi enemmän. Verkkoaineistojen käytettävyyteen toivottiin myös kohennusta. Toimisiko esimerkiksi erilaisten lainattavien lukulaitteiden hankkiminen? Myös lehtien uutuusseurantaan tuli kirjastolle toivomuksia.

Kirjaston syyskuussa uudistuneet verkkosivut saivat samalla palautetta. Voisiko sivuja kehittääyksinkertaisimmiksi, jotta tarvittava tieto löytyisi nopeasti?  Kevääksi 2013 toivottiin tutkijakoululaisille räätälöityä tiedonhankinnan ja RefWorks-viiteidenhallintaohjelman opetusta.

Kirjaston uudet tilat herättivät myös vilkasta keskustelua. Mitä tarkoittaa se, että 7.krs on tutkijoiden käytössä? Rajautuuko käyttö vain ryhmätyötilaan vai voisiko koko kerrosta hyödyntää erilaisten tapaamisten ja tapahtumien järjestämiseen? Kaisa-talon työskentelytiloihin toivottiin lisää pöytiä ja tuoleja. Syksyn aikana kaikki paikat olivat olleet usein varattuja. Kirjaston käytännöt eivät ole vielä vakiintuneet näiden kysymysten suhteen ja siksi tällaiset keskustelut ovat erityisen arvokkaita käydä juuri nyt.

Tilaisuudessa oli erityisen positiivista huomata se, että kirjasto kiinnostaa tutkijakoulun väkeä. Mielenkiintoisia pohdintoja ja kysymyksiä heräsi keskustelun aikana. Keskustelu kirjaston ja sen erilaisten käyttäjäryhmien välillä on tärkeää, kun palveluja ollaan kehittämässä uuden Kaisa-talon myötä.

Solmutyöskentelyssä on kysymys yhteistyöstä erilaisten toimijoiden kanssa, mutta myös työssä oppimisesta.  Tämän vuoksi on hyvä reflektoida sitä, mitä opimme tutkijoiden ja tutkijakoulun tapaamisesta.  Tärkeää oli huomata, että vapaalle keskustelulle ja vuorovaikutukselle pitää antaa niin tilaa kuin aikaakin. Kirjaston pitää aktiivisesti kerätä palautetta toiminnastaan ja rohkaista myös käyttäjiään ideoimaan toimivampia palveluita. Tutkijat ja tutkijakoululaiset tulevat hyvin erilaisista lähtökohdista ja heillä on paljon kokemusta kirjaston palveluista paitsi Suomessa myös ulkomailla. Aktiiviset tutkijat ovat kirjastolle tärkeä voimavara. Kirjaston ja tutkijakoulun välisestä yhteistyöstä hyötyvät molemmat osapuolet.

Oikeustieteen tutkijoita ja tutkijakoululaisia

Kirjoittajat:

Kati Syvälahti
Informaatikko
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Petra Pentzin
Tietoasiantuntija
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Petra Pentzin

Helsingin yliopiston kirjaston solmuhanke IFLA:ssa

Kirjastokaistan videointi puheesta (jos upotus ei näy)

“Knotworking” ei ole sama asia kuin “not working”, vaikka samalta kuulostaakin, nauratti prof. Yrjö Engeström kuulijoitaan. Engeström kertoi Helsingin yliopiston solmutyöskentelyä kirjastossa -hankkeen prosessista ja tuloksista IFLA:N WLIC 2012 Helsinki -konferenssin plenary-puheessaan.

Hankkeessa on kehitetty kirjaston tutkijapalveluita yhteiskehittelemällä niitä tutkimusryhmien kanssa. Engeströmin tutkimusryhmä tarkkaili kirjastolaisten työskentelyä ja vuorovaikutusta tutkimusryhmien kanssa.

IFLA expressin juttu puheesta

Tutkijapalveluita kehittäneen Solmu-hankkeen loppuraportti ilmestynyt Verkkari 5 /2012

Solmuja Verkkari 8 /2011

QQML-konferenssissa Ateenassa 23.-27.5.2011

Keskustakampuksen Solmu-hankkeen raportti valmistunut  Verkkari 5 / 2011

Viikin pilotin raportti

LILAC – informaatiolukutaidon konferenssi Lontoossa  Verkkari 5 / 2011

Solmusta keihäänkärkiin – mitä opimme Tanskanmaalla Verkkari 7/ 2010

Teksti

Johanna Lahikainen
tietoasiantuntija
pääkirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuva

Ifla Express

Keskustakampuksen Solmu-hankkeen raportti valmistunut

Helsingin yliopiston kirjasto kehittää tutkijapalveluitaan yhdessä prof. Yrjö Engeströmin johtaman tutkimusryhmän kanssa. Kasvatustieteen alaan kuuluvan ryhmän kotipaikka on Toiminnan, kehityksen ja oppimisen tutkimusyksikkö CRADLE.

Viikin pilottihanke toteutettiin vuonna 2009. Keskustakampuksen hankkeen intensiivisin vaihe toteutettiin syksyllä 2010 ja hanke jatkuu yhä. Raportti keskustakampuksen prosessista on nyt ilmestynyt: Solmutyöskentely kirjastossa. Raportti Helsingin yliopiston keskustakampuksen kirjaston ja pilottitutkimusryhmien kehittämishankkeesta.

Myös Viikin pilotista on tehty raportti.

Hanketta tutkitaan kolmessa valmisteilla olevassa väitöskirjassa ja sitä on esitelty kansainvälisissä konferensseissa esitelmin ja posterein.

Find it, get it, Use it, Store it – lisää Lissabonin seminaarista

5th UNICA Schlolarly communication seminar

Osallistuin UNICAN seminaariin Lissabonissa 7.-9.11.10.
Oma osuuteni konferenssissa mielenkiintoisten esitysten seuraamisen ohella, oli esitellä Viikin kampuskirjaston ja kahden Viikin tutkimusryhmän yhdessä professori Engeströmin johdolla toteuttamaa Solmu-projektia posteri-session myötä.

Projekti on englanninkieliseltä nimeltään ”The Knot-project, preparing the way to a new partnership between research groups and the library”.

Solmu-projektissa on kyse tieteenalapalveluiden kehittämisen muutoslaboratoriosta. Hanke on kolmivuotinen ja se käynnistyi Viikissä pilottina keväällä 2009. Projektia jatketaan tällä hetkellä keskustakampuksella.

Työskentelytahti oli pilottiprojektissa tiivis, kirjastoryhmä ja tutkimusryhmät kokoontuivat yhteensä kuusi kertaa syys-lokakuun aikana. Projektiin osallistui kirjaston ohella kaksi Viikin kampuksen tutkimusryhmää, syanobakteerien tutkimusryhmä soveltavan kemian ja mikrobiologian laitokselta ja suoekologian tutkimusryhmä metsäekologian laitokselta.

Solmu-projekti kiinnosti laajalti konferenssin osallistujia, sillä vastaavanlaista yhteistyötä ovat kirjastot yrittäneet rakentaa laitosten kanssa jo useissa eurooppalaisissa kirjastoissa ja olivat vaikuttuneita HuLib:in päästyä projektissa jo näin pitkälle.

Kirjastojen tarjoama palvelupaketti oli suurin mielenkiinnon aihe, yksittäisistä tekniikoista eniten kiinnosti TUHAT ja kuinka se eroaa esim.Heldasta. Myös näiden kahden järjestelmän mahdollista yhteenliittämistä tiedusteltiin. Laitoksilta saamamme vastaanotto kiinnosti kovasti. Haluttiin myös tietää, mihin ja miksi juuri näihin tutkimusryhmiin kirjasto osallistui ja kuinka pystyimme palvelemaan juuri näitä ryhmiä ja toteuttamaan heidän toiveensa.

Toisen päivän ohjelmaan kuului myös vierailu juuri remontoituun Campus of Caparican kirjastoon.  Kierroksen aikana ja sen jälkeen esitin lukuisia kysymyksiä kirjaston vastaavalle henkilökunnalle, koskien mm. tulostusta. Asiakkailla on mahdollisuus tulostaa omilta kannettaviltaan kirjaston yhteistulostimeen. Tämä onnistuu paikallisen tietotekniikkapalvelun sekä kirjaston yhteistyönä. Kirjasto myy tulostusta varten erityisiä vouchereita, jotka ovat verrattavissa YO-painon kopiokortteihin ja jokaisella asiakkaalla on ajettu kannettavaan koneeseensa ohjelma, joka mahdollistaa tulostamisen voucherin avulla. Ajureita ei kannettaville tarvitse erikseen asentaa. Erittäin mielenkiintoinen tieto.

Kirjaston asiakaspalvelu pyöri paljolti samaan tapaan kuin meilläkin. Henkilöt, jotka tekivät kirjaston muita töitä, osallistuivat myös asiakaspalveluun.

Kaikkiaan kirjastossa on työssä n. 20 henkeä ja se tuntui juuri ja juuri riittävän suuren kirjaston pyörittämiseen.

Kirjastossa oli useita ryhmätyötiloja ja niiden varaus tapahtui online-järjestelmän kautta. Tilat varattiin kolmessa eri vuorossa.

Erityistä oli se, että asiakkaan ollessa esim. lainakiellossa, hän ei voinut myöskään varata ryhmätyötiloja. Kirjastojärjestelmä toimi siis suoraan yhteen varausjärjestelmän kanssa.

Kaikkiaan kyseinen kirjasto on malliesimerkki hyvällä maulla uudistetusta, modernista ja erittäin toimivasta kirjastokokonaisuudesta.

Kokonaisuudessaan konferenssi oli loistava foorumi esitellä tärkeää projektiamme ja saattaa se yleiseen tietoon Euroopankin tasolla sekä tutustua uusinta teknologiaa ja uusia ideoita (taidenäyttelyt, musiikkitapahtumat, nuorisotapahtumat) tarjoavan kirjaston toimintaan.

Lue Kaisa Sinikaran ajatuksia seminaanista

Kirjoittaja:

Mika Hirvonen
Kirjastoamanuenssi
Viikin kampuskirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat:

Kaisa Sinikara

Solmusta keihäänkärkiin – mitä opimme Tanskanmaalla

Kööpenhaminan yliopiston kirjastossa (CULIS) pidettiin kesäkuun alussa työpaja, jossa neljän pohjoismaan kirjastolaiset keskustelivat tutkimuksen tukipalveluista. Helsingistä matkaan lähtivät Raisa Iivonen Viikistä, jossa Solmu-hanke oli juuri päättynyt ja Kirsi Luukkanen keskustakampukselta, jossa Solmu-hanke oli juuri alkanut. Antimme yhteiseen työpajaan oli esitellä solmumainen toimintatapa kirjastojen ja tutkimusryhmien välille. Tuliaisiksi toivoimme näkökulmia kirjaston tutkijapalvelujen kehittämiseen.

Kokoustila
Workshop on Research Support Service 10.-11.6.2010 Copenhagen University Library and Information Service (CULIS)

Oslon, Tukholman, Kööpenhaminan ja Helsingin yliopistojen kirjastoissa haluttiin tukea yhteistä tutkimuksen tukipalvelun kehitystyötä, sillä toimintaympäristömme muistuttavat toisiaan ja tulevaisuuden visiot vaikuttavat samankaltaisilta. Oli antoisaa lähteä yhteiseltä tyhjältä pöydältä luomaan mallia, joita kaikki voisivat soveltaa omissa yliopistoissaan. Kaksi päivää vietettiin seminaarihuoneessa uudessa Mustassa Timantissa ja yksi ilta päivällisellä jatkoineen. Yhteispohjoismainen keskustelukieli oli englanti. Tanskalaiset ovat hyvin vieraanvaraisia isäntiä ja meille jäi käsitys, että tämä tieteen tekemisen palveleminen on CULIS-kirjastoille keskeinen tavoite ja sille halutaan luoda tukeva rakenne ja toimintatavat, jotka olisivat yhteensopivia kaikissa pohjoismaissa.

Mustatimantti
Tanskan kansalliskirjaston Musta timantti.

Pohjoismaista tapaamista taustoitti kirjastotyön ja kirjastojen muuttuminen. Kirjastoissa tehdään tuttua tietotyötä sekä perinteisessä sekä virtuaalisessa ympäristössä, mutta asiakkaamme helposti huomaavat vain perinteisen kirjaston. Tutkijat käyttävät e-kirjastoa omasta tutkijankammiostaan eivätkä edes ajattele astuvansa internetissä hyvin hoidettuun elektroniseen kirjastoon.  Meillä on kaksi kirjastomaailmaa vaalittavana, ja molemmissa tarvitaan tutkijoille suunnattuja palveluita. Koska painettujen kokoelmien käyttö muuttuu ja vähenee, meidän on syytä miettiä miten tuomme kirjastointeriöörin tarpeelliseksi tutkijoille, mitä kaikkea voisimme tehdä kirjaston tiloissa. Toisaalla verkossa kirjasto ei erotu muista tiedon tarjoajista ja hukkuu kätevän Google Scholarin taakse.


Det kgl bibliotek ja pyörät.

Keskustelun pohjaksi mietimme tutkijapalvelujen määritelmää ja loppukoosteeseen päädyimme melko yleiseen ja toisaalta yksiselitteiseen kuvaukseen: ”Tutkijapalvelut tukevat tutkijoiden työtä ja jättävät tutkijoille enemmän aikaa tehokkaaseen työskentelyyn ja toivottavasti laadukkaamman tutkimuksen tekoon.” Mutta mitä kaikkea kirjaston pitäisi tarjota? Esimerkkinä kuulimme Copenhagen Business Schoolin laajasta tutkijapalveluvalikoimasta, johon kuului mm. kongressijärjestäjän tehtäviä. Tovin tätä ihmeteltyämme, saimme kuulla, että he tarttuivat tilaisuuteen, kun huomasivat, ettei kukaan hoida näitä tehtäviä, mikä oli otollinen tilaisuus vankistaa kirjaston asemaa Business Schoolissa. CBS palveluvalikoima oli kattava ja perusteellinen erilaisista tutkimusrekistereistä ja julkaisutuesta bibliometrisiin analyyseihin. Kerrottakoon, että CBS:n Leif Hansen kertoi ylpeänä kuinka kirjasto haluaa ja saa hoitaa tutkijarekisterinsä (PURE) tallennustyöt, jotta tutkijoille jäisi aikaa omaan työhönsä ja koska kirjasto hallitsee tiedon tallentamisen salat parhaiten.

Vanha kirjasto
Kansalliskirjaston vanha julkisivu ja puutarha.

Yhdessä tuumin totesimme, ettei kirjaston täydy eikä se voi taipua kaikkeen. Tärkeintä palvelujen kehittämisessä olisi muistaa kirjaston perustehtävät ja -osaaminen: tunnemme tiedonhallinnan koukerot varmasti parhaiten koko yliopistossa, joten miksi emme kehittäisi sitä puolta ja astuisimme rohkeasti hieman vieraammalle maaperälle tutkimusdatan hallinnan mestareiksi. Tiedonhallinnan jättiläisinä meillä on kirjahyllyt ja -luettelot järjestyksessä, tiedämme mistä löytyy ja mitä, tiedämme miten tieto kannattaisi järjestää, jota sitä on helppo hallita myöhemminkin. Tämä kaikki perusosaaminen pitäisi vain pukea uusiin vaatteisiin ja uuteen muottiin. Astutaan rohkeasti askel ulos kirjastosta ja paljastetaan, että osaisimme neuvoa, kuinka tutkimusaineistoa kannattaisi hallita tai miten tutkijat saisivat parhaan mahdollisen hyödyn omista julkaisuistaan.

Raisa ja Kirsi maailmalla
Raisa ja Kirsi maailmalla.

Kotiläksynä saimme veistellä muutamia keihäänkärkiä eli tärkeimpiä tutkimuspalvelujen kehittämiskohteita. Meille Solmu-työskentely tutkijoiden kanssa avaa uusia näkymiä ja TUHATin kautta voimme lähestyä tutkijoita monesta uudestakin palveluajatuksesta, esim. bibliometrisissä analysoinneissa tai open access -julkaisemisessa. Toki myös fyysisesti kirjastot ovat myös solmuja, joissa eri alojen tutkijat ja tutkimusryhmät voisivat kokoontua vaihtamaan ajatuksia tutkijantyöstä ja meidän olisi syytä miettiä miten voisimme jatkossa olla mukana solmuissa, kohtaamassa tutkijoita. Kirjastolla on tietoa ja osaamista vaikkapa artikkeleiden julkaisemisessa tai niiden löytämisessä, entäpä painetut aarteet, jotka helposti jäävät kätevän sähköisten julkaisujen jalkoihin.

Kirjoittajat:

Kirsi Luukkanen
informaatikko
Keskustakampuksen kirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Raisa Iivonen
tietoasiantuntija
Viikin kampuskirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat:

Kirsi Luukkanen ja Raisa Iiivonen

Tulevaisuus on jo täällä – kesäinen konferenssimatka Århusiin

Euroopan tieteellisten kirjastojen verkoston, LIBERin, yleiskonferenssi järjestettiin tänä vuonna Tanskan Århusissa 29.6.-2.7.2010.

Konferenssin aiheena oli ”Re-inventing the Library: The challenges of the new information environment”. Luennoilla, ryhmätöissä ja postereissa pohdiskeltiin tieteellisten kirjastojen ja kirjastotyöntekijöiden tulevaisuuden rooleja uudessa informaatioympäristössä.

Tehtävänäni konferenssissa oli esitellä Viikin kampuskirjaston posteri, jossa kerrottiin Helsingin yliopiston kirjaston Solmu-hankkeesta. Sen pilotti toteutettiin syksyllä 2009 silloisessa Viikin tiedekirjastossa.

Konferenssiin osallistui kaiken kaikkiaan noin 350 henkeä, joista 11 oli suomalaisia. Kirjastostamme osallistuivat minun lisäkseni Kaisa Sinikara ja Veera Ristikartano. Kerron jutussani satunnaisen konferenssimatkaajan tunnelmia, sisällöllisestä annista saamme varmaan kuulla muissa yhteyksissä.

Århus –Aarhus

Århus on viehättävä, pienenoloinen, mutta kuitenkin Tanskan toiseksi suurin kaupunki. Se sijaitsee noin puolen tunnin lentomatkan päässä Kööpenhaminasta Jyllannin itärannikolla. Lentokenttä on pieni ja kaukana keskustasta – saimme nähdä Tanskan maaseutua lähes tunnin bussimatkan ajan! Kaupungissa järjestetään runsaasti kansainvälisiä tapahtumia. Hotellissa, jossa asuimme, tapasimme suomalaisia, jotka osallistuivat nuorten kuorolaulutapahtumaan läheisessä musiikkitalossa.

Konferenssipaikkana oli Århusin yliopisto ja kirjasto. Kampusalue on suuri, mutta vehreä laajoine nurmikkoalueineen ja isoine puineen. Harmillista kyllä, kampus on jakautunut kahteen osaan sitä halkovan vilkasliikenteisen tien vuoksi.

Aarhus
Konferenssin pääluentosali vehreän kampuspuiston ympäröimänä.

Opastusta olisi tarvittu enemmän, sillä luentosalien löytäminen ei varsinkaan aluksi ollut helppoa. Siirtyminen luennolta toiselle oman mielenkiinnon mukaan oli hankalaa, sillä luennot pidettiin usein aivan eri rakennuksissa. Esityksiä tuntui samanaikaisesti olevan aivan liikaa!

Vaihtelua konferenssin ohjelmaan saatiin heti alkajaisiksi mm. Master class –ryhmätöinä ja keskustelulla – tämä oli mielestäni oiva tapa tutustuttaa osallistujia toisiinsa.

Jälkiviisautta

Jotta esityksistä saisi suurimman mahdollisen hyödyn, ei kannattaisi pitää lomaa välittömästi ennen tai jälkeen konferenssin. LIBERin konferenssin ajankohta sijoittui keskelle kesälomaani. Suurin osa ennakkoaineistoista lähetettiin vasta viimeisellä viikolla ennen konferenssia. Koska joutui valitsemaan, mihin luentoihin ottaa osaa, olisi ollut hyvä ehtiä lukemaan esitysten kuvaukset etukäteen. Myös konferenssimatkan jälkeen olisi syytä olla töissä, jotta malttaisi kirjoittaa välittömästi muistiin matkan kokemukset ja syntyneet ideat.

Tunnelmia luennoilta…

Vaikutti siltä, että parhaiden luennoitsijoiden joukossa olivat kaupalliset toimijat, konferenssin sponsorit. He ovat tottuneet esiintymään ja pitämään luennot mielenkiintoisina. Heille olikin annettu mielestäni kohtuullisen suuri osuus konferenssin esitysajoista.

aula
Konferenssin pääluentosalin kirkkomaista arkkitehtuuria sisältä.

Konferenssin esitysten, ryhmätöiden ja postereiden aiheet olivat juuri niistä aiheista, joita täällä Suomessakin pohditaan kirjastomaailmassa. Kirjasto- ja tietopalveluiden tuottamat tutkijapalvelut ovat vahvasti esillä ja nyt mietitään erilaisia keinoja niiden kehittämiseksi.

Kaikkien pääluennoitsijoiden esitykset kuvattiin videolle ja ne ovat katsottavissa konferenssin kotisivulla. Mielestäni tämä on hyvää palvelua. Esityksiin voi palata ja niihin voi tutustua kuka tahansa, myös ne, jotka eivät päässeet tällä kertaa mukaan.

Posterioppia

Posterinäyttelyn tilat eivät olleet kovinkaan hyvät, sillä seinäkkeet oli sullottu liian pieneen tilaan, jossa lisäksi valaistus oli erittäin huono. Seinäkkeille olisi mahtunut paljon isompikokoinenkin posteri. Posteriin ei kannattaisi ahtaa liikaa tekstiä, sillä konferenssin pyörteissä harva ehtii pysähtyä lukemaan ja syventymään esiteltävään asiaan näin. Posterimme sisällöstä muille osallistujille kertominen tuntuikin luontevammalta kahvikupin ääressä tai cocktailtilaisuudessa kuin seisominen sen vieressä.

Posterit
Posterialue

Viikin Solmu-pilotin aikana sen dokumentointi valokuvin oikeastaan unohtui. Posterin kuvituksena jouduimme käyttämään yliopiston valokuvaajan Eero Roineen Viikkiin tekemän kuvauskierroksen tuloksena syntynyttä palaverikuvaa parin vuoden takaa.

Positiivisia muistijälkiä

Erityisesti mieleeni jäi tanskalaisten ystävällisyys ja vieraiden huomioon ottaminen koko konferenssin ajan. Järjestelyt oli tehty huolellisesti ja lounaat sujuivat nopeasti monine ruokailupisteineen. Parasta antia olikin istua buffetpöydässä ja keskustella eri maista saapuneiden kollegojen kanssa. Yksin matkustamisessa oli se hyöty, että oli niin sanotusti pakko mennä juttelemaan muiden osallistujien kanssa.

Kaiken kaikkiaan konferenssikokemus oli mielestäni mahtava. Uskoisin, että olen innostunut seuraamaan informaatioalalla tapahtuvia muutoksia yhä enemmän myös kansainvälisestä näkökulmasta.

Lopuksi sain pienen vinkin tanskalaiselta tutkimusinformaatikolta. Jos sanot Knot-working – se voi kuulostaa tältä: not working! Tämä henkilö tunsi hyvin professori Engeströmin tutkimukset ja hän oli vaikuttunut Solmu-menetelmästä.

Solmu-hankkeessa, joka nyt syksyllä 2010 jatkuu Keskustakampuksen kirjastossa, kirjastomme luo tutkijapalvelujen uutta toimintamallia ja tulevaisuuden informaatioympäristöä.

Solmu-projekti
The Knot-project –posteri LIBER-konferenssissa.
Tekijät:  Annikki Roos, Liisa Siipilehto, Raisa Iivonen ja Tuula Huuskonen.

Konferenssin kotisivu ja videoluennot:

http://www.statsbiblioteket.dk/liber2010

Posterit:

http://www.statsbiblioteket.dk/liber2010/list-of-posters

Århus Wikipediassa:

http://fi.wikipedia.org/wiki/%C3%85rhus

Solmusta Verkkarissa:

Katja Oksanen-Särelä: Solmutyöskentelyä Viikin tiedekirjastossa. Verkkari 8/2009

Kirjoittaja:

Liisa Siipilehto

tietoasiantuntija
Viikin kampuskirjasto
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat:

Jani Sassali

Postereiden pyörteissä

Esa Hakalan kokemuksia..

IFLAn posterisessio alkoi vauhdikkaasti, koska konferenssin ohjelmassa oli sillä kohtaa tauko ja osallistujat oli komennettu tutustumaan näyttelyyn. Yleisö rynnisti sisään.  Ensimmäisinä näyttelyyn ennättäneet saivat nauttia näytteillepanijoiden tuoreimmasta annista ja täysimmistä hyllystöistä. Posteriosastolla oli myös onnistuneen avajaisajankohdan vuoksi tungosta. Avajaiset päättyivät lounastarjoiluun. Kävijöitä riitti kyllä koko konferenssin ajan, mutta näyttelyn loppua kohden vähenevässä määrin.

Tila oli hyvin ahdas. Posterit oli ahdettu pari metriä leveiden pilttuiden vastakkaisille seinille. Niitä ei siis päässyt metriä kauempaa ihailemaan. Kokonaiskuvaa haittasi tietysti myös se, että yleisö ei päässyt posterin äärelle, jos sitä oli esittelemässä rehevän puoleinen henkilö (kuten voitte arvata). Tämä oli tilassa fyysisesti tiellä ja näköhavaintoa estämässä joka tapauksessa.  Seinäkerakennelman olisi onnistuakseen pitänyt olla neljä metriä korkea ja postereiden sijaita esittelijöiden ja yleisön päiden yläpuolella.

Mietin jopa, olisiko pitänyt poistua tieltä asiastani kiinnostuneiden kävijöiden ilmaantuessa paikalle. Ratkaisuna asiaan olivat posterin A4-kokoiset näköistulosteet, joiden saatoin sanoa sisältävän täsmälleen saman informaation kuin selkäni takana olleessa julisteessa. Sitä saattoi sitten katsella vaikka kotona tai hotellissa (tätä en tietysti sanonut ääneen, mutta tuntuivat kävijät sen tajuavan sanomattakin).

Posteri 1

Posterisession ideana oli osaltaan mainostaa Helsingin konferenssia, koska muuta mainostusta asiasta sai olla esillä vain rajoitetusti.  Helsingin markkinointi tapahtuu suurimittaisesti vasta Puerto Ricossa 2011, joten tänä vuonna esiteltiin joitakin osia Helsingin kokonaisuudesta. Oma, itse Indesignilla tehty, esitykseni ”Venäjän ja Itä-Euroopan tutkimuslaitokset Helsingissä” pyrki propagoimaan Suomen konferenssissa paremmin esille tulevaa kirjastotyön itäistä ulottuvuutta.

Paikalle poikenneet venäläiset ainakin vakuuttivat että Venäjältä Suomeen tulee 2012 suuri joukko osallistujia, koska tänne pääsy on venäläisille mutkatonta ja edullista.  Kanssani idäntutkimusta oli Göteborgissa esittelemässä Päivi Määttä Suomen Pankin Siirtymätalouksien tutkimuslaitoksesta BOFITista. Pankin esitetuotanto oli kouriintuntuvana lisänä jaettavan aineiston tarjonnassa. Yhteistä kokemusta messuesiintymisestä Aleksanteri-instituutilla ja BOFITilla on edellisiltä vuosilta Krimin kirjastokonferenssista.

Esitteet jouduttiin asettelemaan vähemmän houkuttelevasti kasseissa ja laatikoissa hallin lattialle, koska minkäänlaista muuta esitetelinettä ei näyttelyn järjestäjän puolesta ollut tarjolla eikä tullut töistäkään mukaan pikkupöytää. Ripustimme ensin esitteet kasseineen roikkumaan kekseliäästi itse posterista, jotta seinäkkeen melamiinipintaan ei jäisi jälkiä. Ajatus ei ollut oikea, sillä aineisto oli niin painavaa sisällöltään, että karhuntarrakaan ei pitänyt posteria kiinni seinäkkeessä.

Seuraavana päivänä viereinen lastenkirjastotoiminnan esittelijä oli tavattoman pahoillaan, että posterimme löytyi lattialta ja neuvoi ostamaan STAPLES-myymälästä lisää häftningskuddeja ts. samoja teippityynyjä joita suomalaiset sanovat jossain päin maata karhuntarroiksi.  Ottakaa siis, arvoisat posteristit, liimaa ja teippituotteita mukaan näyttelyssä esiintyäksenne. Joku huonekalukin on hyödyllinen, jos ei ympäristöstä saa puhuttua itselleen pöytää tai tuolia, kuten yliopiston OA-esitteljä Veera Ristikartano onnistui tekemään.

Viereiset posteristit esittelivät kiitettävän aktiivisesti omaa toimintaansa kohtalotovereillensa. Se korvasi postereiden esittelyssä kuluneen ajan, jota ei voinut käyttää muun konferenssiohjelman seuraamiseen. Posterin esittely on hauskaa ja helppoa. Se käy kuntoilusta: treenaa kasvojen ja alaraajojen lihaksia. Sen päälle voi hyvin omintunnoin nauttia virvokkeen messualueen kahvilassa.

Tuula Huuskonen jatkaa..

Posterikäytävillä oli niin ahdasta, että yleisön oli vaikea kulkea siellä ja keskittyä katselemaan postereita. Lisäksi postereita oli aika paljon, eivätkä ne olleet ryhmitelty mitenkään aiheen mukaan. Monet (ilmeisesti kokeneet konferenssikävijät) olivat niin fiksuja, että olivat etukäteen lukeneet konferenssivihkosesta postereiden aiheet ja merkanneet vihkoonsa ylös mielenkiintoisten postereiden numerot. Näin he löysivät suhteellisen vaivattomasti ne posterit, joihin halusivat tutustua ja kuulla aiheesta lisää.

Itse esittelin Viikin kampuskirjaston Solmu-projektia. Solmu-projektissa tutkijat ja kirjaston henkilökunta miettivät yhdessä professori Yrjö Engeströmin luotsaamassa muutoslaboratoriossa millaisia palveluja kirjasto voisi tarjota tutkijoille. Kirjaston tutkijapalvelut vaikuttaa olevan hyvin ajankohtainen aihe maailmalla, koska posterimme veti puoleensa yllättävän monia ihmisiä. Tietysti suurin osa posterimme luona vierailleista ihmisistä oli ruotsalaisia (oltiinhan Ruotsissa), mutta keskustelin myös mm. yhdysvaltalaisten ja saksalaisten kanssa aiheesta. Yllättävästi professori Yrjö Engeström tunnettiin Yhdysvalloissa saakka.

Posteri 2

Postereiden tekemiseen oli tullut IFLAlta jonkinlaiset ohjeet, joissa sanottiin, että ulkoasun pitää olla ammattimaisesti tehty. Useimmat posterit olivatkin aikalailla ohjeen mukaan tehtyjä, mutta löytyipä joukosta myös käsintehdystä paperista väsätty aika hauskan näköinen tekele ja eräälle posteripaikalle oli teipattu muutama A4-kokoa oleva paperilappunen posteriksi (ehkäpä oli tullut kiire).

Posterisession aluksi vähän pelkäsin, ettei kukaan tule katsomaan posteriamme ja kahden tunnin esittelyaika saattaa tuntua vähän liian pitkältä. Mutta ihmisiä kävi posterimme luona juttelemassa ihan kivasti ja väliaikoina saatoin jutella vierustovereitteni kanssa; toisella puolella esiteltiin suomalaisten ammattikorkeakoulujen Theseus-verkkokirjastoa ja toisella puolella Belgradin yliopiston kirjaston uusia palveluja. Oikeastaan tämä toisten kirjastoihmisten kanssa keskustelu posterisession aikana oli kaikista antoisinta koko konferenssissa.

Kirjoittajat:

Esa Hakala
informaatikko
Kumpulan kampuskirjasto

Tuula Huuskonen
tietoasiantuntija
Viikin kampuskirjasto

Kuvat:

Ifla-tiimi

Solmutyöskentelyä Viikin tiedekirjastossa

Viikin tiedekirjasto on syksyn aikana osallistunut tieteenalapalveluiden kehittämisen muutoslaboratorioon, ns. Solmu-projektiin. Kolmivuotinen hanke käynnistyi  keväällä 2009. Viikin tiedekirjastossa parhaillaan toteutettava hanke on pilottihanke, josta saatuja kokemuksia ja tuotoksia hyödynnetään hankkeen kuluessa. Solmutyöskentely aloitetaan Keskustakampuksen kirjastossa kevään 2010 aikana. Viikin tiedekirjasto (vuodenvaihteesta lähtien Viikin kampuskirjasto) on ollut kehittämisen keskiössä, mutta lopputuotteet on tarkoitus saattaa koko yliopistokirjaston saataville.

Solmuprojektissa testataan ja arvioidaan kirjastotyöntekijöiden ja tutkimusryhmien uudenlaisen kumppanuustoiminnan, ns. solmutyöskentelyn toteuttamistapoja ja vaatimuksia. Projektissa seurataan tutkimusryhmän tiedonhallintatarpeiden kehitystä ja toteutetaan tiiviitä yhteistyöjaksoja tutkimusryhmän kanssa konkreettisten tiedonhallintahaasteiden ratkaisemiseksi.

Solmutyöskentelyssä yhteistyösolmu muodostetaan tietyn haasteen tai ongelman ratkaisemiseksi, minkä jälkeen solmu puretaan ja muodostetaan toisenlaisia yhteistyösolmuja. Toimintamalleja ja palveluja kehitetään yhteiskehittelynä eri toimijoiden kesken, jolloin eri osapuolten tietämys saadaan parhaaseen mahdolliseen käyttöön. Pilottiprojektin vetäjänä toimi professori Yrjö Engeström Helsingin yliopiston käyttäytymistieteellisestä tiedekunnasta, toiminnan teorian ja kehittävän työntutkimuksen yksiköstä.  Projektiin osallistuu kaksi tutkimusryhmää Viikin kampukselta: syanobakteerien tutkimusryhmä soveltavan kemian ja mikrobiologian laitokselta ja suoekologian tutkimusryhmä metsäekologian laitokselta. Kirjaston sisältä projektissa on virallisesti kaksi kolmen hengen ryhmää, mutta käytännössä osallistujia on ollut hieman enemmän.

Työskentelytahti on ollut varsin tiivis. Kokoonnuimme projektin vetäjän, kirjastoryhmän ja tutkimusryhmien kanssa, hieman kokoonpanoja vaihdellen, yhteensä kuusi kertaa syys-lokakuun aikana. Kokoontumisten välillä työstimme kirjaston tarjouksia tutkimusryhmille ja pohdimme kirjaston resursseja niiden toteuttamiseen. Pääsimme myös heti käsiksi työhön, kun autoimme toista ryhmää Suomen Akatemialle osoitetun tutkimussuunnitelman tiedonhallintakysymyksissä.  Suomen Akatemia edellyttää tutkimusrahoitusta hakevilta tiedonhallintasuunnitelmaa, jossa ilmenee, miten hankkeen tutkimusaineistot hankitaan, miten niitä käytetään ja säilytetään ja miten mahdollistetaan niiden myöhempi käyttö. Kirjaston tehtävänä tässä oli auttaa ryhmää hahmottamaan aineistokokonaisuus ja miettimään mm. aineiston lyhyt- ja pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja sekä käyttölupa-asioita.

Viikin tiedekirjaston tuotetarjotin

Prosessin kuluessa on ilmennyt, että mukana olevien tutkimusryhmien tarpeet ja ratkaisuehdotukset ovat suurelta osin samankaltaisia.  Tutkijat kokevat ajanpuutetta ja haluavat keskittyä ydinalueeseensa, tutkimuksen tekemiseen, jolloin kirjaston tehtävänä on tarjota tähän sopivia työkaluja ja taitoja helposti omaksuttavassa muodossa. Tutkimusryhmät kaipaavat räätälöityä palvelua tiettyihin toimintakokonaisuuksiin, kuten tiedonhaun koulutukseen liittyen. Tämän rinnalle tutkijat haluavat lyhyitä ja yksinkertaisia tietopaketteja liittyen esimerkiksi verkon uutuusseurantapalveluihin tai rinnakkaisjulkaisemisen vaatimuksiin. Ratkaisut halutaan helposti, ”yhdellä napinpainalluksella” siten, että kirjasto tekee taustatyön. Tiedottamiskanavien suhteen oli hieman yllättävää, että paperimuodossa olevan tiedotteen nähtiin tavoittavan vastaanottaja paremmin kuin sähköpostiviesti, mikä johtuu sähköisen informaation tulvasta.

Muodostimme tutkimusryhmien kanssa käytyjen keskusteluiden pohjalta ns. tuotetarjottimen, jolta ryhmät voivat valita tarvitsemansa palvelut. Tarjottimella on neljä pääkokonaisuutta, jotka liittyvät tulevaan TUHAT-tutkimustietojärjestelmään, tutkimusaineistojen tiedonhallintaan ja tiedonhallintasuunnitelmaan, tutkimusryhmän näkyvyyden parantamiseen sekä koulutukseen, neuvontaan ja kaukopalveluun.

TUHAT-järjestelmään liittyen kirjasto opastaa kokotekstin tallentamisessa järjestelmään ja jakaa tietoa lehtien julkaisuarkistokäytännöistä. Tutkimusaineisto-kokonaisuudessa kirjasto tarjoaa tukea tutkimusaineistojen hallinnoimisessa, auttaa tiedonhallintasuunnitelman teossa ja tukee aineistojen löydettävyyttä tiedottamalla aineistoista sekä tuomalla niitä esille. Tutkimusryhmän näkyvyyden suhteen kirjasto neuvoo avoimeen julkaisemiseen liittyvissä asioissa erityisesti yliopiston julkaisuarkisto Heldan suhteen, selvittää, onko tutkimushanke TUHTI/TUHAT-järjestelmässä ja opastaa tarvittaessa hankkeiden kuvailussa. Koulutus-osiossa kirjasto tarjoaa räätälöityä koulutusta ja tietoiskuja tutkimusryhmille sekä tarjoaa tietoaineistojen hallinnan koulutusta, mahdollisesti maisterivaiheen tutkimusmenetelmäopintojen osaksi.

Räätälöityä palvelua ja massatuotantoa

Pilottihankkeessa kirjasto on tarjonnut räätälöityä palvelua läheisessä yhteistyössä tutkimusryhmien ja yksittäisten tutkijoiden kanssa. Henkilökohtaiset kontaktit ovat jatkossakin tärkeitä, jotta havaittaisiin tutkijoiden muuttuvat tarpeet.  Pyrkimyksenä tulee olemaan kuitenkin palvelujen tuotteistaminen, jolloin räätälöidystä palvelusta siirrytään kohti ”sarjatuotantomallia”.  Yksilöllistä palvelua tarjotaan siten vain tiettyyn palvelutarpeeseen, rajatun ajan, ja muista palveluista tehdään monistettavissa olevia tuotepaketteja.

Tuotteistamista tarvitaan resurssien riittämisen varmistamiseksi, koska tutkimusryhmiä yksin Viikin kampuksella on satoja.  Palveluiden tuotteistaminen on tarpeen myös toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi, jotta tieto ei olisi vain yhden henkilön takana.  Tuotteistaminen mahdollistaa myös palvelumallien tarjoamisen muille kirjastoille. Resursoinnissa on kuitenkin otettava huomioon ,  että tuotteetkin vaativat ylläpitoa ja kehittelyä, minkä lisäksi on oltava valmius kehittää uusia tuotteita muuttuvien tarpeiden myötä.

Kirjaston työskentelytavat murroksessa

Solmuprosessi haastoi kirjaston miettimään omia työskentelytapojaan. Tarjoamamme palvelut ja tuotteet ovat jatkuvasti muuttuvia, ja osa, kuten TUHAT-tutkimustietojärjestelmä, on vasta muotoutumassa. Siksi tulisi uskaltaa tarjota myös keskeneräisiä tuotteita, tarjoutuen samalla päivittämään omia tietojamme sitä mukaa kun muutoksia ilmenee. Samalla tulisi luopua asioiden täydellisen hallinnan vaateesta. Myös erikoistuminen on ollut tarpeellista ja välttämätöntäkin kirjaston sisällä. Esimerkiksi koulutuksessa on nähty tarpeelliseksi, että laajemmat koulutukset ovat opetettuihin asioihin erikoistuneiden kouluttajien vastuulla.  Kuitenkin tarjoamamme tuotepaketti on varsin moninainen, ja solmu-tyyppisessä yhteistyössä kaikkien tulisi tietää jotain kaikesta, vähintään perustasolla.

Yksi tapa muuntaa henkilökohtaista, usein ns. hiljaista tietoa yhteiseksi tietämykseksi on toimintamallien ja tuotteiden täsmällinen kuvaaminen ja tiedon jakaminen.  Tämä voi toteutua esimerkiksi kirjastotyöntekijöiden tuottamien sisäisten tietopakettien (verkossa tai paperimuodossa) ja muun virtuaalisen tiedonvaihdon kautta – kahvipöytäkeskusteluja unohtamatta. Solmutyöskentelyssä toimitaan tyypillisesti pienissä tutkimusryhmissä, jolloin myös mahdollisesti ylitetään olemassa olevia työtehtävärajoja. Tiedon jakaminen on siten tärkeää myös yhteistyön sujuvuuden kannalta.

Kirjaston näkökulmasta solmutyöskentely on ollut aikaa vievää ja haastavaakin, mutta samalla antoisaa.  Prosessi antoi kirjastolle kimmokkeen käydä läpi olemassa olevia palveluita käyttäjän näkökulmasta ja kehittää myös kokonaan uusia palveluita yhdessä tutkijoiden kanssa. Uusia palveluita, kuten tutkimusaineistojen tiedonhallinnan palveluita kehittäessämme olemme saaneet opetella uusia asioita ja myöntää, että emme tiedä vielä kaikkea, mutta otamme asioista selvää. Aktivoiduimme myös etsimään uusia ratkaisuja sisäisen tiedonkulun parantamiseksi. Solmutyöskentely vaikutti lisäksi kirjaston töiden organisointiin siten, että projektissa käyttöönotettua pienryhmämallia aiotaan soveltaa kirjaston työnjaoissa myös jatkossa.

Kuva: Liisa Siipilehto

Teksti:
Katja Oksanen-Särelä
Tietoasiantuntija
Viikin tiedekirjasto