Tavoiteohjelman valmistelu: Strategiakartta matkalle mukaan

Alkukesän auringossa ja lomakauden lähestyessä mielessä siintää Se Paras Loma. On aika kaivaa kartta esiin ja valita kiinnostavimmat lomakohteet. Melko pian kuitenkin huomaa, ettei aika riitä kaikkeen. On puntaroitava, aikataulutettava ja valittava ne, jotka takaavat onnistuneimman lopputuloksen.

Helsingin yliopiston kirjastossa on alkuvuosi uurastettu vuosien 2013-2016 strategian parissa. Suuriksi tavoitteiksi on kiteytynyt, että kirjasto tarjoaa osaavaa kumppanuutta tutkimuksen ja oppimisen parhaaksi ja tarjoaa yliopiston tutkimustulokset ja kirjaston osaamisen yhteiskunnan käyttöön. Lisäksi kirjasto haluaa olla innostava ja hyvinvoiva yhteisö ja rakentaa taloutensa kestävälle pohjalle. Päätähtäimenä on siivittää yliopistoa visionsa mukaisesti matkallaan huipulle ja yhteiskuntaan.

Kirjaston strategiakartalle on piirtynyt kymmenen kehittämiskohdetta, ”maakuntaa”, joita toteutetaan yhteensä 21 toimenpiteen, ”matkakohteen”, voimin. Kukin kehittämiskohde ja toimenpide on tässä vaiheessa tärkeä, kiinnostava ja moni ns. pakko tehdä. Vaan miten käy tavoitteiden ja todellisuuden yhteensovittaminen?

Lomasuunnitelmissakin on huomioitava, että aika, raha ja jaksaminen ovat rajallisia. On myös valintoihin liittyviä ulkopuolisia paineita, esim. sukulaisten vierailupyynnöt, jollei jopa vaatimukset. Kaikki olosuhteet huomioiden on toteutettavien asioiden valinta ja aikataulutus varsin monimutkainen palapeli niin kotioloissa kuin kirjaston strategiatyössä. Varsinkin jos ja kun on valittu mahdollisimman keskusteleva ja yhteisymmärrykseen perustuva toimintatapa despotian sijaan.

Taloustilanne ja toimintaympäristön jatkuva muutos pakottavat kirjaston tarkastelemaan strategiakarttaansa kriittisesti. Kaikkea ei ole mahdollista tehdä – tai ei ainakaan toivotulla tasolla. Yllättäviin muutoksiin on oltava valmis reagoimaan nopeasti ja muuttamaan suuntaa kohteesta toiseen. Aina ei käytössä oleva karttakaan ole ajan tasalla tai ajaudutaan muuten harhaan. Strategiakartan tulee ohjata takaisin päätielle, vaikka joku kohde katoaisikin tai osoittautuisi sellaiseksi, että sen kohdalla painetaan kaasua. Päätavoitteiden tulee olla kuitenkin selkeänä mielessä.

Kirjastossa strategiamatkan suunnittelu välietappeineen, taukopaikkoineen, kohdejärjestyksineen ja budjetointeineen jatkuu koko syksyn ajan. Hyvää matkaa meille!

Jutun inspiraationa on toiminut Eeva Laurilan lomauni ja kirjoittajan automatka Lofooteille kesällä 2009. Käytössä oli tiekartta vuodelta 1992, mikä toi matkaan yllättäviä ja antoisia muuttujia.

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina

Teksti

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Tavoiteohjelman valmistelu: Elävää strategiatyötä yhdessä tehden

Osa3

Perinteinen malli strategiatyölle on ollut se, että organisaation johto on lähes yksin vastannut strategian tuottamisesta. Valmis strategia on esitelty työntekijöille ylhäältä annettuna. Strategian ”jalkauttamiseen” on kulunut resursseja, mutta kuilu johdon tulevaisuussuunnitelmien ja henkilöstön arkipäivän välillä ei ole kaventunut. Strategia ei ole ohjannut organisaation työtä muutoin kuin paperilla. Visiolle on kahvipöydissä vain naureskeltu.

Onneksi ajat ovat muuttuneet. Nykyään strategian laatiminen on vain osa strategiatyötä, joka laajasti nähtynä kattaa strategiasuunnittelun, strategian toteutuksen ja strategisenjohtamisen. Strategiatyö on näin ollen osa organisaation työtä. Organisaation henkilöiden ja ryhmien roolit ovat erilaisia strategiatyön eri vaiheissa, mutta kaikkien tulisi olla tavalla tai toisella mukana eri vaiheissa – niin henkilöstön kuin johdon. Parhaimmillaan strategiatyö on elävä, jatkuva prosessi, jossa tapahtuu oppimista yksilön, tiimin ja organisaation tasolla.

Esteitä elävän strategiatyön polulla

Suomen Strategisen Johtamisen Seuran julkaiseman tutkimuksen Strategiabarometri 2010 mukaan strategian toteutuksen pääongelmat ovat

  • strategian ja prioriteettien epäselvyys
  • päivittäisen työn hallitsevuus
  • toimintaympäristön muutokset
  • omien yksiköiden etujen ajo
  • puutteelliset johtajuustaidot

Samat ongelmat ovat toistuneet koko tutkimuksen neljän vuoden tarkasteluajanjakson ajan.

Kirsti Kehusmaa on kuvannut kymmenen tutkimustensa mukaan merkittävintä strategiatyön onnistumisen estettä. Näitä ovat

  • strategiatyön irrallisuus
  • strategiatyöhön osallistuu vain pieni joukko
  • todellisia strategiavalintoja ei tehdä
  • strategia on huonosti viestittävissä
  • johtamismalli ei tue strategiaa
  • johto arvioi organisaation väärin
  • konkreettista toteutusta ei suunnitella
  • toteutus ei onnistu käytännössä
  • strategiaa ei seurata ja arvioida jatkuvasti
  • strategiaa ei päivitetä

Strategiatyön irrallisuus tarkoittaa tyypillisesti sitä, että kyseessä on erillinen projekti, jonka tavoitteena on vain saada aikaan strategiapaperi. Yhteys vuosittaisiin toimintasuunnitelmiin ja esim. kehityskeskusteluihin on vähäinen. Strategia ja päivittäisen työn välistä yhteyttä ei tällöin nähdä tai haluta nähdä. Irrallisuuteen liittyy usein myös todellisten valintojen puutteellisuus ja sisällön ylimalkaisuus tai monimutkaisuus.

Koska strategian toteuttamiseen tarvitaan koko organisaatio, tarvitaan myös sen laatimiseen koko organisaation osaamista. Suurin osa strategiatyötä on kuitenkin strategian toteuttaminen, seuranta sekä arviointi, jotka edellyttävät koko organisaation panosta. Elävässä strategiatyössä jokaisella organisaation toiminnolla, ryhmällä ja henkilöllä on oma tiedostettu roolinsa. Kaikki eivät osallistu kaikkiin vaiheisiin, mutta jokaisella on merkityksellinen tehtävänsä strategiantyön jossain vaiheessa tai vaiheissa.

Yhdessä tehden ja oppien

Helsingin yliopiston kirjaston tavoiteohjelmatyötä (=strategiatyötä) on pyritty ja pyritään tekemään dialogisesti eli yhdessä keskustellen ja kaikkien asiantuntemusta hyödyntäen. Tavoitteena on elävä, kirjaston pulssin tunteva tavoiteohjelmaprosessi.

Tavoiteohjelman suunnittelussa on koko organisaation osaaminen pyritty ottamaan käyttöön mm. avoimien työpajojen ja meneillään olevan monitasoisen kommentointikierroksen avulla. Keskusteluun kirjaston tulevaisuudesta on kannustettu myös ns. epävirallisemmilla foorumeilla. Yhtenä pääajatuksena on, että yhdessä tehty ja ymmärrettävä tavoiteohjelma on helpompi sisäistää oman työn ohjenuoraksi.

Helsingin yliopisto on tarjonnut uudella strategisen suunnittelun mallillaan hyvät puitteet kirjaston tavoiteohjelmatyölle. Ensimmäistä kertaa kirjastossa tässä muodossa ja tässä organisaatiossa alkanut prosessi on samalla myös oppimisprosessi uuteen toimintamalliin. Uudenlainen toimintakulttuuri ei synny hetkessä ja osallistumisinto prosessissa kasvanee ajan myötä. Avoimella ja kunkin kohderyhmän huomioivalla viestinnällä siivitetään uudenlaisen kulttuurin syntymistä. Näin saadaan strategia ja visio nostattamaan näppylöiden sijaan innostusta.

Painetut lähteet:

Kirsti Kehusmaa: Strategiatyö – organisaation voimanlähde. 2010

Saku Mantere, Kimmo Suominen ja Eero Vaara (toim.): Toisinajattelua strategisesta johtamisesta. 2011

Lauri Tuomi ja Tuula Sumkin: Strategia arjessa – oivalluksia organisaation uudistajalle. 2009

 

Kirjoittaja

Päivi Lammi

Suunnittelija

Hallinto- ja kehittämispalvelut

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina

Tavoiteohjelman valmistelu: Arvot pohjana valinnoille

Arvot ohjaavat tapaamme toimia. Osana strategista suunnittelua ne kertovat periaatteet, joihin toimintamme pohjautuu. Ne myös vastaavat kysymykseen: “Miksi teemme tätä työtä?”. Jokaisessa organisaatiossa on arvot ja jokaisella ihmisellä on omat arvonsa, puhuttiinpa arvoista tai ei. Yhdessä pelisääntöjen kanssa arvot muodostavat organisaatiokulttuurin.

Helsingin yliopisto on määritellyt arvoikseen kriittisyyden, luovuuden ja pyrkimyksen tietoon ja totuuteen. Voimassaolevassa tavoiteohjelmassaan vuosille 2010-2012 kirjaston arvoina mainitaan näiden yliopiston arvojen ohella “kirjastoalan yhteiset palvelun arvot”. Varsinaisesti ei kuitenkaan ole avattu mitä viimeksi mainituilla tarkoitetaan.

Syksyllä 2010 työhyvinvointibarometrin yhteydessä henkilöstöllä oli mahdollisuus kertoa, mitkä heidän mieltään ovat Helsingin yliopiston kirjaston toiminnan arvot. Tämän materiaalin pohjalta on osana kirjaston palvelumuotoiluprojektia suunnittelutoimisto Taivas kiteyttänyt kirjaston arvoiksi asiantunteva, tasa-arvoinen ja ennakkoluuloton. Keskustelua näistä arvoista on käyty, mutta koko organisaation kattavasti.

Tarvitaan arvokeskustelua!

Arvojen luominen ja pohdinta ovat kiinteä osa strategiaprosessia, jossa luodaan kuvaa halutusta ja tavoittelemisen arvoisesta tulevaisuudesta. Arvot eivät saisi olla vain esim. strategiatyöpajassa syntynyt sanalista yleispäteviä sanoja, vaan niiden tulisi ohjata käytännön työssä tehtäviä päätöksiä ja valintoja. Muutoin strategian ja käytännön arvojen välinen ristiriita näkyy nopeasti päivittäisessä johtamisessa.

Kauppakamarin Yrityskulttuuri 2009 -tutkimusaineistosta ilmenee, että henkilöstö arvioi kautta linjan yrityskulttuurin eri osa-alueiden toteutuvan paremmin niissä yrityksissä, joissa arvot on määritelty. Yritysjohdon näkemykset ovat samansuuntaiset.

Tärkeiden toimintaa ohjaavien arvojen tunnistamisen jälkeen tulisi käydä organisaation eri tasoilla keskustelua siitä, miten arvot näkyvät työskentelytavassa, käyttäytymisessä ja suhtautumisessa muihin. Siten jokaisella työntekijällä olisi selkeä käsitys siitä, mitä esim. tasa-arvoisuus hänen työssään tarkoittaa ja mitä se koko organisaation arvona merkitsee. Kun arvoiksi listattujen sanojen merkitykset on perattu perinpohjaisesti voidaan päästä tilanteeseen, jossa arvot ovat tietoisesti tai tiedostamatta mukana jokaisessa keskustelussa. Silloin kysymme itseltämme niin uusia palveluja kehittäessä, hankintapäätöksiä tehdessä kuin kahvipöytäkeskusteluissakin “onko tämä arvojemme mukaista toimintaa”.

Helsingin yliopiston kirjaston osalta arvokeskustelua jatketaan osana uuden tavoiteohjelman laatimista vuosille 2013-2016. Keskustelun voi aloittaa jo tänään pohtimalla esim. mitä pyrkimys tietoon ja totuuteen merkitsee oman työn kannalta.

Teksti

Päivi Lammi
Suunnittelija, kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattori
Hallinto- ja kehittämispalvelut

Kuva

Aino-Leena Juutinen
Verkkotoimittaja

Kirjaston tavoiteohjelman valmistelu vauhtiin

Tässä juttusarjassa seurataan eri näkökulmista kirjaston tavoiteohjelman valmistelua vuosille 2013-2016.

Kirjaston tavoiteohjelman valmisteluun otettiin vauhtia 16.1.2012 pidetyssä visio- ja startegiakarttatyöpajassa, johon osallistui n. 45 kirjaston henkilökunnan ja sidosryhmien edustajaa. Tavoitteena oli luoda yhteinen näkemys kirjaston visiosta ja linjata strategiset tavoitteet yliopiston strategisten tavoitteiden mukaisesti. Näin muodostuisi kirjaston tavoiteohjelmakartta (=strategiakartta) jatkotyöstettäväksi helmi-maaliskuussa koko henkilöstölle avoimissa työpajoissa. Strategian tiivistäminen keskeisimmät elementit sisältäväksi kartaksi on osa Helsingin yliopiston uutta strategialähtöisen toiminnan suunnittelun ja johtamisen mallia.

”Ei mitä eilen, vaan huomenna”

Visiokeskustelun tavoitteena oli aloittaa pohdinta siitä, mitä yliopiston visio huipulle ja yhteiskuntaan tarkoittaa toimintamme suuntana. Työpajan tulokset ovat pohjana jatkokeskustelulle, jota käydään pitkin kevättä osana tavoiteohjelman valmistelua. Visiomääritelmissä toistuivat mm. sanat aktiivisuus, palvelut ja vuorovaikutus.

Kirjaston kehittämiskohteita ja niihin liittyviä toimenpiteitä ynnä muita näkökulmia koottiin ryhmätöinä. Näkökulmat olivat yliopiston strategisten tavoitteiden mukaisesti TOP 50 (tutkimuksen ja opetuksen näkökulma), yhteiskunnallinen vaikuttaja (yhteiskuntasuhteiden näkökulma), innostava ja hyvinvoiva yhteisö (henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien näkökulma) ja kestävä talous (talouden ja resurssien näkökulma). Materiaalia kertyi runsaasti kevään jatkotyöpajojen pohjaksi.

Dialoginen strategiatyö

Kirjaston tavoitteena on dialoginen strategiatyö, joka mahdollistaa kaikkien halukkaiden osallistumisen keskusteluun kirjaston ja sen eri osien tavoitteista. Henkilöstöllä ja sidosryhmillä (johtokunnan ja neuvottelukuntien jäsenillä) on mahdollisuus osallistua tavoiteohjelman valmisteluun työpajoissa, kommentoimalla ja keskustelemalla wikissä tai lähettämällä (halutessasi nimettömästi) palautetta e-lomakkeella. Strategiaa tehdään myös puhumalla kirjaston toiminnasta ja tavoitteista kahvihuoneissa ja käytävillä työkavereiden kanssa.

 

Teksti

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallinto- ja kehittämispalvelut

 

Kuva

Talouselämä / Pomo ja Väisänen

Mitä puutarhanhoito opettaa meille strategisesta suunnittelusta?

Eräs puutarha ennen kehittämiskohteiden ja toimenpiteiden määrittelyä

Kirjaston tavoiteohjelman valmistelu ja strateginen suunnittelu lisää vauhtiaan kulkiessamme kohti kevättä. Pitenevät päivät herättelevät myös kotipuutarhurit talviuniltaan. Postin jakamia painotuoreita siemenkatalogeja selaillessa viriää innostus uudesta kasvukaudesta ja sen tuomista mahdollisuuksista. Puutarhanhoito ja luonnonkulun seuraaminen tarjoavat oppeja niin arkielämäämme kuin vaikkapa strategiseen suunnitteluun.

Unelmien puutarhan – tai mahtavan sadon – tavoittelussa on maltettava tehdä pohjatyöt huolella. Vanhassa puutarhassa olemassa oleva kasvillisuus tai kasvupaikan koko antaa raamit myös tulevaisuuden suunnittelulle. On katseltava ja kuulosteltava, miten aurinko osuu päivän mittaan kasvupaikalle, minne kertyvät sadevedet tai putoavat kattolumet. Varjostaako naapurin koivu tai onko maaperä tiukkaa savea.

Kun toimintaympäristö on analysoitu, voidaan siirtyä tulevaisuuden visiointiin. Ruutupaperilla tai piirrosohjelmalla luonnosteltu suunnitelma ohjaa kasvien, värien ja materiaalien valintaa. Pitkäntähtäimen suunnitelma tuo jatkuvuutta, eikä omenapuuta tarvitse joka vuosi siirtää eri kohtaan tonttia.

Valintoja tehdessä on syytä muistaa, että se mikä kukoistaa naapurilla ei välttämättä sovi omaan puutarhaan. On myös valtaisan tarjonnan edessä hillittävä itsensä ja istutettava vain sen verran kuin jaksaa hoitaa. Kukapa ei olisi joskus erehtynyt kylvämään pussillista kesäkurpitsan siemeniä ja tuskaillut loppukesällä valtaisan sadon keskellä. Mutta kokemuksesta oppii, ja seuraavana keväänä on helpompi mitoittaa voimavarat ja lannoitus oikein.

Yhtälailla on muistettava, että siementen itämisprosentti vaihtelee ja kasvuajat ovat erilaisia. Pionin kasvattaminen siemenestä kukkivaksi vie vuosia, kun taas kehäkukkaa ilahduttaa kukillaan jo samana kesänä. Esikasvatuksella voi nopeuttaa huippuvaiheen saavuttamista, mutta joskus eivät mitkään temput auta ja hyvästä hoidosta huolimatta kasvi menehtyy. Kannattaakin pääosin keskittyä viljelemään lajikkeita, joiden kasvatuksessa tietää olevansa hyvä. Siten saa onnistumisen ja työn iloa, ja sietää myös epäonniset kokeilut.

Jokainen pientä maapalasta hoitanut tietää, että puutarhanhoito ei ole vain uuden istuttamista. Myös vanhoja kasveja on hoidettava. On karsittava, katkottava, jaettava ja kitkettävä. Aikoinaan kukillaan ihastuttanut karhunköynnös osoittautuukin riesaksi, josta ei pääse eroon järeilläkään konsteilla. Juolavehnä valtaa perunamaan jos tarhuri laiskottelee. Pelkkä näkyvän osan leikkaaminen ei riitä, vaan kiusankappaleet on kitkettävä juurineen.

Järeän työn vastapainoksi on välillä istahdettava kahvikuppi kädessä katselemaan ympärilleen. Koettava värit, tuoksut ja äänet, ja tunnettava ylpeyttä omasta ahkeruudesta. Väärään paikkaan hätäisesti istutetun perennankin ehtii vielä siirtämään. Sitä paitsi mikään ei ole niin tärkeää kuin puutarhanhoito – eikä sekään ole kovin tärkeää.

 

Jutun inspiraationa on toiminut kirjoittajan omien puutarhakokemusten ohella artikkeli Hall, K. 2011, “Wisdom From the Garden”, The Journal for Quality and Participation, vol. 33, no. 4, pp. 7-10.

Teksti ja kuva

Päivi Lammi
Suunnittelija, hallinto- ja kehittämispalvelut