Tavoiteohjelman valmistelu: Tulevaisuuden tavoitteisiin arjen toiminnalla


Ennustaminen on tunnetusti vaikeata, etenkin tulevaisuuden ennustaminen. Ennakointi eli tulevaisuudentutkimus tarjoaa apuvälineitä mennyttä, nykyisyyttä ja tulevaa koskevan tiedon hallintaan. Näitä apuvälineitä ovat mm. tulevaisuuden kuvaaminen, analysointijärjestelmien luominen, kehittäminen ja hyödyntäminen ja tulevaisuutta koskevan tiedon tuottaminen, hankinta, käsittely, muokkaus, analysointi ja raportointi.

Strateginen suunnittelu on ennakointia mitä suurimmassa määrin. Laadittaessa strategiaa joudutaan pohtimaan, miten tulevaisuuden uhkien ja haasteiden suhteen toimitaan. Samalla luodaan kuvaa siitä, missä haluamme olla, millaisia tuotteita tai palveluja tuottaa ja kenelle sekä millaisia resursseja onnistumisemme edellyttää.

Tavoiteohjelmasta toimintasuunnitelmaksi

Pitkin vuotta on kirjastossa valmisteltu tavoiteohjelmaa ja pyritty siten ennakoimaan tulevaa. Kirjaston tavoiteohjelma on toimitettu yliopiston rehtorille ja tavoiteneuvottelussa on sovittu tarkennuksista ja resursseista. Parhaillaan on käynnissä strategisten tavoitteiden pelkistyminen ja kiteytyminen toimintasuunnitelmaksi. Tämä puristus on kriittinen kohta, jossa tavoiteohjelman lauseet on konkretisoitava käytännön toimiksi.

Toimintasuunnitelman tekeminen ei ole mikään pikkujuttu, sillä ilman toteutusta tavoiteohjelmalla ei ole mitään virkaa. Lindroosin ja Lohiveden mukaan strategian toteutus onnistuu hyvin vain 1-3 tapauksessa kymmenestä. Mitään patenttilääkettä ei ole, vaan onnistuminen syntyy monen eri asian summana. Organisaation johdolla on keskeisin rooli strategian toteutumisessa, eikä tätä johtamista voi delegoida. Strategian toteutuksessa on kyse ihmisten ja asioiden johtamisesta. Toteutusvaihe on jatkuva ja koko strategiakauden kestävä prosessi, kun taas strategian suunnittelu on kestänyt vain tietyn valmisteluajan. Arjen toiminnaksi strategia muuttuu, kun se pystytään viemään yksilötasolle. Vuotuiset kehityskeskustelut ovat tässä yksi tärkeä etappi.

Lähde:

Jan-Erik Lindroos ja Kari Lohivesi: Onnistu strategiassa. 2004.

Teksti:

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina

Tavoiteohjelman valmistelu: Strategiakartta matkalle mukaan

Alkukesän auringossa ja lomakauden lähestyessä mielessä siintää Se Paras Loma. On aika kaivaa kartta esiin ja valita kiinnostavimmat lomakohteet. Melko pian kuitenkin huomaa, ettei aika riitä kaikkeen. On puntaroitava, aikataulutettava ja valittava ne, jotka takaavat onnistuneimman lopputuloksen.

Helsingin yliopiston kirjastossa on alkuvuosi uurastettu vuosien 2013-2016 strategian parissa. Suuriksi tavoitteiksi on kiteytynyt, että kirjasto tarjoaa osaavaa kumppanuutta tutkimuksen ja oppimisen parhaaksi ja tarjoaa yliopiston tutkimustulokset ja kirjaston osaamisen yhteiskunnan käyttöön. Lisäksi kirjasto haluaa olla innostava ja hyvinvoiva yhteisö ja rakentaa taloutensa kestävälle pohjalle. Päätähtäimenä on siivittää yliopistoa visionsa mukaisesti matkallaan huipulle ja yhteiskuntaan.

Kirjaston strategiakartalle on piirtynyt kymmenen kehittämiskohdetta, ”maakuntaa”, joita toteutetaan yhteensä 21 toimenpiteen, ”matkakohteen”, voimin. Kukin kehittämiskohde ja toimenpide on tässä vaiheessa tärkeä, kiinnostava ja moni ns. pakko tehdä. Vaan miten käy tavoitteiden ja todellisuuden yhteensovittaminen?

Lomasuunnitelmissakin on huomioitava, että aika, raha ja jaksaminen ovat rajallisia. On myös valintoihin liittyviä ulkopuolisia paineita, esim. sukulaisten vierailupyynnöt, jollei jopa vaatimukset. Kaikki olosuhteet huomioiden on toteutettavien asioiden valinta ja aikataulutus varsin monimutkainen palapeli niin kotioloissa kuin kirjaston strategiatyössä. Varsinkin jos ja kun on valittu mahdollisimman keskusteleva ja yhteisymmärrykseen perustuva toimintatapa despotian sijaan.

Taloustilanne ja toimintaympäristön jatkuva muutos pakottavat kirjaston tarkastelemaan strategiakarttaansa kriittisesti. Kaikkea ei ole mahdollista tehdä – tai ei ainakaan toivotulla tasolla. Yllättäviin muutoksiin on oltava valmis reagoimaan nopeasti ja muuttamaan suuntaa kohteesta toiseen. Aina ei käytössä oleva karttakaan ole ajan tasalla tai ajaudutaan muuten harhaan. Strategiakartan tulee ohjata takaisin päätielle, vaikka joku kohde katoaisikin tai osoittautuisi sellaiseksi, että sen kohdalla painetaan kaasua. Päätavoitteiden tulee olla kuitenkin selkeänä mielessä.

Kirjastossa strategiamatkan suunnittelu välietappeineen, taukopaikkoineen, kohdejärjestyksineen ja budjetointeineen jatkuu koko syksyn ajan. Hyvää matkaa meille!

Jutun inspiraationa on toiminut Eeva Laurilan lomauni ja kirjoittajan automatka Lofooteille kesällä 2009. Käytössä oli tiekartta vuodelta 1992, mikä toi matkaan yllättäviä ja antoisia muuttujia.

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina

Teksti

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Mitä puutarhanhoito opettaa meille strategisesta suunnittelusta?

Eräs puutarha ennen kehittämiskohteiden ja toimenpiteiden määrittelyä

Kirjaston tavoiteohjelman valmistelu ja strateginen suunnittelu lisää vauhtiaan kulkiessamme kohti kevättä. Pitenevät päivät herättelevät myös kotipuutarhurit talviuniltaan. Postin jakamia painotuoreita siemenkatalogeja selaillessa viriää innostus uudesta kasvukaudesta ja sen tuomista mahdollisuuksista. Puutarhanhoito ja luonnonkulun seuraaminen tarjoavat oppeja niin arkielämäämme kuin vaikkapa strategiseen suunnitteluun.

Unelmien puutarhan – tai mahtavan sadon – tavoittelussa on maltettava tehdä pohjatyöt huolella. Vanhassa puutarhassa olemassa oleva kasvillisuus tai kasvupaikan koko antaa raamit myös tulevaisuuden suunnittelulle. On katseltava ja kuulosteltava, miten aurinko osuu päivän mittaan kasvupaikalle, minne kertyvät sadevedet tai putoavat kattolumet. Varjostaako naapurin koivu tai onko maaperä tiukkaa savea.

Kun toimintaympäristö on analysoitu, voidaan siirtyä tulevaisuuden visiointiin. Ruutupaperilla tai piirrosohjelmalla luonnosteltu suunnitelma ohjaa kasvien, värien ja materiaalien valintaa. Pitkäntähtäimen suunnitelma tuo jatkuvuutta, eikä omenapuuta tarvitse joka vuosi siirtää eri kohtaan tonttia.

Valintoja tehdessä on syytä muistaa, että se mikä kukoistaa naapurilla ei välttämättä sovi omaan puutarhaan. On myös valtaisan tarjonnan edessä hillittävä itsensä ja istutettava vain sen verran kuin jaksaa hoitaa. Kukapa ei olisi joskus erehtynyt kylvämään pussillista kesäkurpitsan siemeniä ja tuskaillut loppukesällä valtaisan sadon keskellä. Mutta kokemuksesta oppii, ja seuraavana keväänä on helpompi mitoittaa voimavarat ja lannoitus oikein.

Yhtälailla on muistettava, että siementen itämisprosentti vaihtelee ja kasvuajat ovat erilaisia. Pionin kasvattaminen siemenestä kukkivaksi vie vuosia, kun taas kehäkukkaa ilahduttaa kukillaan jo samana kesänä. Esikasvatuksella voi nopeuttaa huippuvaiheen saavuttamista, mutta joskus eivät mitkään temput auta ja hyvästä hoidosta huolimatta kasvi menehtyy. Kannattaakin pääosin keskittyä viljelemään lajikkeita, joiden kasvatuksessa tietää olevansa hyvä. Siten saa onnistumisen ja työn iloa, ja sietää myös epäonniset kokeilut.

Jokainen pientä maapalasta hoitanut tietää, että puutarhanhoito ei ole vain uuden istuttamista. Myös vanhoja kasveja on hoidettava. On karsittava, katkottava, jaettava ja kitkettävä. Aikoinaan kukillaan ihastuttanut karhunköynnös osoittautuukin riesaksi, josta ei pääse eroon järeilläkään konsteilla. Juolavehnä valtaa perunamaan jos tarhuri laiskottelee. Pelkkä näkyvän osan leikkaaminen ei riitä, vaan kiusankappaleet on kitkettävä juurineen.

Järeän työn vastapainoksi on välillä istahdettava kahvikuppi kädessä katselemaan ympärilleen. Koettava värit, tuoksut ja äänet, ja tunnettava ylpeyttä omasta ahkeruudesta. Väärään paikkaan hätäisesti istutetun perennankin ehtii vielä siirtämään. Sitä paitsi mikään ei ole niin tärkeää kuin puutarhanhoito – eikä sekään ole kovin tärkeää.

 

Jutun inspiraationa on toiminut kirjoittajan omien puutarhakokemusten ohella artikkeli Hall, K. 2011, “Wisdom From the Garden”, The Journal for Quality and Participation, vol. 33, no. 4, pp. 7-10.

Teksti ja kuva

Päivi Lammi
Suunnittelija, hallinto- ja kehittämispalvelut

Pääsiäinen ja strateginen suunnittelu

Tipujen, pajunkissojen, saksien napsunnan ja kreppipaperimoskan keskellä havaitsin lapsistossa itävän strategisen suunnittelun versojen…

Kolmen vanhana virpoja oli vielä virpomistapahtumasta niin innoissaan, että virpomisreissulle lähdettäessä jo pari vinoa pisamaa naamaan takasi pään tärisevän kuin aggregaatti. Mutta vanhuus tuo viisautta; joku kyynikko varmaan sanoisi “välineellisyyttä tai laskelmointia”, mutta minusta pois se.

Keväällä vuonna 2011 huomasin ainakin seuraavanlaista pitkälle kehittynyttä prosessinhallinta-ajattelua:

  1. Pääsiäisen kulttuurihistoriasta kertoneen opettavaisen luennon jälkeen virpojat totesivat vain “kyllä on sekavaa!” ja jatkoivat pragmaattisempaa pohdintaa.
  2. Luontopääoman käyttöönottoon vaadittava ihmistyövoiman tuotantopanos oli onnistuneesti ulkoistettu vanhemmille. Ulkoistamiseen ei kulunut tuotantopääomaa, vaan se suoritettiin jakamalla symbolista tunnustusta vanhempien edellisvuosien sankarillisesta toiminnasta radanvarsien ojissa.
  3. Vitsastuotannossa otettiin huolella huomioon vitsojen saajien erilaiset esteettiset käsitykset, kuten minimalismi ja luonnonkauneus, postmoderni taide ja traditionalismi.
  4. Virpomispäivän tavoitteet oli määritelty selkeästi. Tästä johtuen palkkionkeräntään käytettävien korien määrään ja suuruuteen panostettiin. Visiona oli saada kasaan “Kallion suurin munavuori”.
  5. Markkinointisegmentoinnissa oli edetty edellisvuosista: kalliolaisen rappukäytävän ovenavausfrekvenssin riittämättömyys ajoi virpojakunnan suosimaan lapsiperhevoittoisempaa kaupunginosaa ja taloyhtiöitä. Lisäksi koko ovenavausfrekvenssiongelman ohittamista harkittiin keksimällä kokonaan uusia ansainta-tiloja, kuten julkiset kulkuneuvot tai puhelinvirvonta (nk. “vitsa sulle postissa, palkka mun tilille”). Onkohan ensi vuonna muksustolla jo mielessä virvontapalvelumuotoilu!

Mutta kun kahden viikon hektisestä suunnittelu-, juoninta- ja prosessointijaksosta oli päästy ja virpomispäivä tuli, oli mahtava nähdä kuinka elämänilo ei ollut hukkunut prosesseihin. Päivä oli aurinkoinen, köyhät virvottiin ilmaiseksi, spåra-kuskeja muistettiin hienoimmilla karahkoilla ja noidat säteilivät onnea ja iloa.

Toivottavasti juuri tätä elämäniloa ei koskaan unohdeta työpaikallakaan! Kaikille oikein hyvää pääsiäistä Verkkarin puolesta!

Kirjoittaja:

Jussi Omaheimo
Viestintäsuunnittelija

Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Jussi Omaheimo