Tavoiteohjelman valmistelu: Tulevaisuuden tavoitteisiin arjen toiminnalla


Ennustaminen on tunnetusti vaikeata, etenkin tulevaisuuden ennustaminen. Ennakointi eli tulevaisuudentutkimus tarjoaa apuvälineitä mennyttä, nykyisyyttä ja tulevaa koskevan tiedon hallintaan. Näitä apuvälineitä ovat mm. tulevaisuuden kuvaaminen, analysointijärjestelmien luominen, kehittäminen ja hyödyntäminen ja tulevaisuutta koskevan tiedon tuottaminen, hankinta, käsittely, muokkaus, analysointi ja raportointi.

Strateginen suunnittelu on ennakointia mitä suurimmassa määrin. Laadittaessa strategiaa joudutaan pohtimaan, miten tulevaisuuden uhkien ja haasteiden suhteen toimitaan. Samalla luodaan kuvaa siitä, missä haluamme olla, millaisia tuotteita tai palveluja tuottaa ja kenelle sekä millaisia resursseja onnistumisemme edellyttää.

Tavoiteohjelmasta toimintasuunnitelmaksi

Pitkin vuotta on kirjastossa valmisteltu tavoiteohjelmaa ja pyritty siten ennakoimaan tulevaa. Kirjaston tavoiteohjelma on toimitettu yliopiston rehtorille ja tavoiteneuvottelussa on sovittu tarkennuksista ja resursseista. Parhaillaan on käynnissä strategisten tavoitteiden pelkistyminen ja kiteytyminen toimintasuunnitelmaksi. Tämä puristus on kriittinen kohta, jossa tavoiteohjelman lauseet on konkretisoitava käytännön toimiksi.

Toimintasuunnitelman tekeminen ei ole mikään pikkujuttu, sillä ilman toteutusta tavoiteohjelmalla ei ole mitään virkaa. Lindroosin ja Lohiveden mukaan strategian toteutus onnistuu hyvin vain 1-3 tapauksessa kymmenestä. Mitään patenttilääkettä ei ole, vaan onnistuminen syntyy monen eri asian summana. Organisaation johdolla on keskeisin rooli strategian toteutumisessa, eikä tätä johtamista voi delegoida. Strategian toteutuksessa on kyse ihmisten ja asioiden johtamisesta. Toteutusvaihe on jatkuva ja koko strategiakauden kestävä prosessi, kun taas strategian suunnittelu on kestänyt vain tietyn valmisteluajan. Arjen toiminnaksi strategia muuttuu, kun se pystytään viemään yksilötasolle. Vuotuiset kehityskeskustelut ovat tässä yksi tärkeä etappi.

Lähde:

Jan-Erik Lindroos ja Kari Lohivesi: Onnistu strategiassa. 2004.

Teksti:

Päivi Lammi
Suunnittelija
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kirjoittaja toimii kirjaston tavoiteohjelmatyön koordinaattorina