Median valokeilassa – WDC-juhlavuoden kokemuksia kirjastossa

WDC-juhlavuosi 2012 on onnellisesti ohi, ja elämä Helsingin yliopiston kirjastossa on palannut arkisiin uomiinsa, vai onko? Osallistuminen muotoilun ”olympialaisiin” ja hyvä sijoitus kovassa seurassa ovat ravistelleet tomut kirjastoon liittyvistä mielikuvista. Samalla kirjastosta on tullut käyttäjälähtöisyyttä kohti ponnisteleva edelläkävijä, joka on saanut viitoittaa tietä koko yliopiston tukipalvelujen modernisoinnille. Tämä velvoittaa jatkossakin.

Maailman muotoiluvuosi tarjosi kirjastolle erinomaisen tilaisuuden laajentaa sidosryhmäverkostojaan ja parantaa tunnettuuttaan sekä tiedeyhteisössä että suuren yleisön keskuudessa. Tiivis yhteistyö yliopistoviestinnän ja WDC-säätiön kanssa tarjosi käyttöömme laajat viestintäverkostot ja mahdollisti ylenpalttisen medianäkyvyyden, johon emme olisi omin voimin yltäneet.

Vaikka mediaa ei voi ohjailla, herättivät arkkitehtuuriltaan palkittu pääkirjastorakennus ja palvelumuotoilun avulla kehitetty uudenlainen oppimisympäristö ennen näkemättömän kiinnostuksen. Media tarttui aiheeseen hanakasti, ja kirjasto nousi näyttävästi esiin 580 muotoiluvuoden projektin joukosta. Samalla Helsingin yliopiston kirjaston tunnettuus vahvistui neljä kampuskirjastoa ja yhteiset palvelut kattavana yhtenä kokonaisuutena. Ohessa on poimintoja juhlavuoden tapahtumista ja median reaktioista.

Tapahtumarikas vuosi

Juhlavuoden avauksena kirjasto esittäytyi yliopistoyhteisölle ja kaupunkilaisille Tiedekulmassa 26.3-13.4.2012 teemalla ”Tiedon lähde”. Kolmen viikon aikana Kaisa-talon uudet palvelut, palvelumuotoilu, e-kurssiaineistot, tutkijapalvelut ja Namibia-yhteistyö olivat esillä keskusteluissa, työpajoissa, esityksissä ja verkossa. Paljon kiinnostusta herätti myös tapahtumaa varten toteutettu pop-up-kirjasto. Tapahtumiin osallistui runsas 400 kävijää.

Ensimmäinen kansainvälinen Kaisa-talossa järjestetty tapahtuma oli IFLA-koferenssiin liittynyt arkkitehtuuriseminaari, Designin the Future Library. Se järjestettiin 13.8.2012 yhteistyössä Helsingin kaupunginkirjaston ja Kansalliskirjaston kanssa. Seminaarin 170 osallistujaa viideltä mantereelta pääsivät ihastelemaan vielä viimeistelyä vailla olevaa Kaisa-taloa ja kirjastoa.

Uusi pääkirjasto avattiin käyttäjille syyslukukauden alussa 3.9.2012 ja yleisömenestys oli valtaisa. Avajaisviikolla kävijämäärä oli 30 000 ja koko syyskauden ajan arkipäivisin keskimäärin 5000 henkilöä. Asiakkailta kerätty palaute uudesta kirjastosta oli myös pääosin positiivista ja opiskelijat ottivat tilat ja uudistetut palvelut heti omikseen.

Kirjaston toukka –performanssi riemastutti kutsuvieraita, asiakkaita ja kaupunkilaisia koko avajaisviikon ajan. Kirjasto oli kumppanina myös avajaispäivän iltana järjestetyssä World Student Capital –hankkeen Night at the Campus-tapahtumassa.

Uuden pääkirjaston juhlalliset kutsuvierasavajaiset järjestettiin Kaisa-talossa 10.9.2012 ja tilaisuuteen osallistui laajasti kirjaston ja yliopiston sidosryhmiä. Tilaisuutta isännöi rehtori yhdessä ylikirjastonhoitajan kanssa ja kaupungin tervehdyksen esitti ylipormestari Jussi Pajunen. Toimittaja Baba Lybeck juonsi ohjelman ja haastatteli muun muassa talon pääarkkitehtiä Vesa Oivaa sekä taideteoksen ”Pienet maailmat” taiteilijoita Jenni Ropea ja Terhi Ekebomia. Jukka Perko ja Streamline Jazztet viihdyttivät tilaisuuteen osallistunutta 700 vierasta. Pääosassa oli kuitenkin itse uusi kirjastorakennus, johon vieraat tutustuivat ja ihastuivat.

Kuninkaallista loistoa saatiin britannialaisten Glocesterin herttuan, prinssi Richardin, ja herttuatar Birgitten tutustuessa Kaisa-taloon rehtorin vieraina. Yliopiston sitoutuneelle lahjoittajayhteisölle, Kirahviklubille, järjestettiin oma avajaistilaisuus yhteistyössä rehtorin ja yliopistoviestinnän kanssa. Osallistujia oli 140, ja monet heistä muistivat kirjastoa tukemalla Lahjoita kurssikirja -kampanjaa.

WDC-juhlavuoden haikeat päättäjäiset järjestettiin 24.1.2013 Kaisa-talossa ja yliopiston juhlasalissa. Rehtorin isännöimään tilaisuuteen kutsuttiin hanketoimijoita ja yliopiston sidosryhmiä. Ilta huipentui Helsinki Design Weekin tuottamaan riemastuttavaan Pecha Guchaan.

Kaisa-talon maine WOW arkkitehtuurikohteena ja kaupunkilaisille avoimena julkisena tilana kiiri laajalle, ja kirjastossa kävi koti- ja ulkomaisia ryhmiä tutustumassa ruuhkaksi asti. Syyslukukauden aikana kirjastoa esiteltiin 80 tutorryhmälle, joissa oli 1000 opiskelijaa. Muita koti- tai ulkomaisia ryhmiä kävi 170, ja osallistujia niissä oli yhteensä 2800. Myös paljon yliopistolaisia, kaupunkilaisia ja turisteja kävi tutustumassa kirjastoon omatoimisesti. Kävijätulva ei osoita ehtymisen merkkejä, vaan vierailut jatkuvat vilkkaina kevätkaudellakin.

Palkittu rakennus

Median ja yleisön kiinnostusta yliopiston pääkirjastoa, Kaisa-taloa, kohtaan kasvattivat osaltaan monet palkinnot, jotka rakennus voitti niin arkkitehtonisista kuin rakennusteknisistä ansioistaan vuonna 2012.

Palkintotulvan avasi Suomen arvostelijoiden liiton Kritiikin kannukset, joka jaettiin ensimmäistä kertaa arkkitehtuurikohteelle. Ylen taloraati palkitsi Kaisa-talon merkittävänä nykyarkkitehtuurikohteena ja Uudenmaan taidetoimikunnan taidepalkinto jaettiin arkkitehdeille Vesa Oiva ja Selina Anttinen Kaisa-talon suunnittelusta.

Rakennusteknisiä ansioita edusti voitettu Vuoden Lasirakenne palkinto, joka on Suomen Arkkitehtiliiton ja Suomen Tasolasiyhdistyksen jakama palkinto. Vuoden rakennuttajapalkinto myönnettiin Kaisa-talon rakennuttajalle, Helsingin yliopiston tila- ja kiinteistökeskukselle. Palkinnon jakaa Asunto-, toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI. Helsingin rakennuslautakunnan tunnustuspalkinto, Rakentamisen ruusu, jaettiin kahdelle kohteelle, Kaisa-talolle ja WDC-Paviljongille.

Media

WDC-säätiön tekemän selvityksen mukaan muotoilumaailma kohtasi Helsingissä, jossa juhlavuoden aikana vieraili yli 2000 alan koti- ja kansainvälistä asiantuntijaa.  Muotoilusta tuli yhteiskunnallinen puheenaihe. Kotimaisissa lehdissä julkaistiin aiheesta 4800 artikkelia ja kansainvälisessä mediassa 7000 artikkelia lähes sadassa eri maassa. WDC-säätiön verkkosivuilla oli 30 000 seuraajaa.

Kirjaston oma Älyllistä designia –hanke ja Kaisa-talo saivat runsaasti näkyvyyttä  kaikissa kärkimedioissa. Kotimaisissa sanoma- ja aikakauslehdissä julkaistiin aiheesta yli 30 artikkelia. Helsingin Sanomat ja Hufvudstadsbladet olivat erityisen aktiivisia yli kymmenellä näyttävällä artikkelillaan.

Kaisa-taloa kuvailtiin otsikoissa keskustakampuksen jättiläiseksi, tiedon tavarataloksi ja yliopiston uudeksi olohuoneeksi. Lennokkaita otsikkojakin löytyi, kuten ”Pilvessä vai kirjastossa?”, ”Kaisa-talosta lääkettä Guggenheim-tuskaan”, ”Kaisa tog studenter med storm and stil” ja ”Elegant showcase of scholarship”.  Palvelumuotoilu nousi esiin otsikoissa ”Maailman muotoilijat”, ”Palvelukehitystä muotoilun keinoin” ja ”Muotoilu parantaa maailmaa”. Myös arkkitehtuurilehdet innostuivat aiheesta ja tuloksena oli näyttävät kuvadokumentit Arkkitehtilehdessä ja New European Architecturessa.

YLE radion Kultakuume-ohjelmassa Mikko Koivistoa haastateltiin kirjaston ”Punaisessa huoneessa”, missä keskustelun aiheena olivat kirjastoetiketti ja äänentasovyöhykkeet. Muissa radiohaastatteluissa esiintyivät muun muassa Kaisa Sinikara ja Maria Forsman.

YLE TV:n Kulttuuriuutisissa ja muissa ajankohtaisohjelmissa kirjasto ja Kaisa-talo olivat näyttävästi esillä. Silminnäkijäohjelmassa kirjaston allergiahuone oli kiinnostuksen kohteena ja Taloraati-ohjelmassa pisteytettiin viisi nykyarkkitehtuurikohdetta, joista voittajaksi selviytyi Kaisa-talo. Kaisa-talosta onkin muodostumassa uusi kansallismaisema, jota media halutaan käyttää tilana mitä moninaisimmissa yliopistoihin tai opiskelijoihin liittyvissä ohjelmissa.

Elämää verkossa

Googlesta löytyy valtavasti Kaisa-taloon liittyvää aineistoa. Monet blogit ja ammattikuvaajien kuvagalleriat ovat kiinnostavia. ”Kirjastorakkautta” aiheena Kaisa-talo on hauska blogi, jossa on käyty vilkasta keskustelua kuukausia. Toinen seuraamisen arvoinen bloggaaja on Arkkivahti. Hienoja Kaisa-kuvagallerioita löytyy muun muassa Mika Huismanin DECOPIKistä,  Tuomas Uusheimon Photographystä ja Voitto Niemelän LEUKUsta. Kirjaston ja yliopiston omat blogit ja facebook-sivut ovat osaltaan tarjonneet faktatietoja julkisuusmyllyyn.

Teksti

Inkeri Salonharju
projektipäällikkö
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Veikko Somerpuro ja Helena Hiltunen

Lisää aiheesta

WDC-juhlavuosi 2012 kirjastossa, Inkeri Salonharjun esitys 21.1.2013 Helsingin yliopiston kirjaston henkilökunnan tiedostus- ja keskustelutilaisuudessa Porthaniassa. Almassa kohdassa Liitetiedostoja

WDC-juhlavuoden 2012 kaikki tapahtumat Alman palvelumuotoiluikkunassa, sivulla Tapahtumat

WDC-juhlavuosi 2012 mediassa, artikkelit, muut julkaisut, radio ja tv, verkossa, Alman palvelumuotoiluikkunassa

Designpääkaupungin perintö, 2012

Palvelumuotoiluhankkeen tulokset kypsyvät

Onko palvelujen parantaminen parasta palvelujen markkinointia? Niukat resurssit kannattaa suunnata mieluummin palvelujen kehittämiseen kuin markkinointiin, uskovat palvelumuotoilun kannattajat.

Helsingin yliopiston kirjastokin ratkaisi markkinointiongelman käynnistämällä syksyllä 2010 oman palvelumuotoiluhankkeen, Älyllistä designia. Sen avulla haluttiin aluksi selvittää, miten kirjasto voisi paremmin palvella opiskelijoita, tukea oppimista ja toimia innostavana opiskeluympäristönä. Menetelmiksi valittiin palvelumuotoilu ja osallistaminen.

Kirjaston Älyllistä designia –hanke ja Kaisa-talo valittiin syksyllä 2011 osaksi yliopiston World Design Capital Helsinki 2012 ohjelmaa. Tämä mahdollisti taloudellisesti palvelumuotoiluhankkeen jatkon käyttäjätutkimuksen tulosten pohjalta uusien palveluideoiden innovointiin sekä parhaimpien konseptointiin ja toteutukseen yhteistyössä suunnittelutoimisto Taivaan kanssa.

Älyllistä designia –hanke on jatkunut kaksi vuotta ja päättyy vuoden 2012 lopussa. Sen jälkeen on aika arvioida tuloksia ja varmistaa, että intoa riittää palvelujen jatkuvaan kehittämiseen kirjaston omin voimin.

Käyttäjälähtöiseen palvelukulttuuri

Keskeistä kirjaston palvelumuotoiluhankkeessa on ollut tunnistaa uuden, käyttäjälähtöisen palvelukulttuurin tarve sekä kehittää, tuotteistaa ja yhdenmukaistaa palveluja ja palvelukonsepteja koko kirjastoa varten kaikilla kampuksilla.

Palvelukulttuuri kirjastoissa, kuten muissakin julkisissa organisaatioissa, on perinteisesti organisaatiolähtöistä, mikäli ei tietoisesti pyritä uudistuksiin. Helsingin yliopiston kirjastossa on hankkeen myötä tunnistettu asiakaslähtöisyyden tärkeys ja ajankohtaisuus, ja se on kirjattu seuraavan strategiakauden 2013–2016 tavoitteisiin.

Kirjaston käyttäjälähtöisyyttä edistävät kehittäjäyhteisö, saatu palvelumuotoilu- ja asiakaspalvelukoulutus sekä uusien suunnittelutyökalujen, kuten palvelupolkujen, käyttäjäprofiilien ja suunnitteluveturien käyttö. Yhdessä palvelujohtamisen kanssa ne mahdollistavat uuden toimintatavan ja jatkuvan kehittämisen osana kirjaston perustoimintaa.

Palvelujen tuotteistaminen ja palveluviestintä

Palvelujen tuotteistaminen on edellytyksenä koko kirjaston yhteisille standardoiduille ja yhdenmukaisille palveluille. Osana tuotteistusta palvelut on koottu palvelukategorioiksi, jotka on kuvattu yhdenmukaisella tavalla. Osana tuotteistusta ovat syntyneet myös palvelukategorioita kuvaavat visuaaliset symbolit, piktorgammit, jotka helpottavat palveluiden hyödyntämistä.

Palveluviestintä on keskeinen osa palvelumuotoilua. Kirjaston palveluista valtaosa on tarkoitettu asiakkaiden omatoimiseen käyttöön, jolloin on tärkeää viestinnän keinoin tehdä palvelut asiakkaille näkyviksi, kertoa mitä hyötyä niistä on ja opastaa niiden käytössä.

Pääkirjaston uusi palveluesite, joka noudattaa koko kirjaston uutta visuaalista ilmettä, kertoo asiakkaalle lyhyesti kirjaston palveluista ja opastaa kerroskarttojen avulla kirjastossa asiointia ja työskentelyä. Tuotekorttien avulla kerrotaan laajemmista palvelukategorioista. Kaikkien kampuskirjastojen esitteet ja tuotekortit julkaistaan sekä painettuina että verkossa. Henkilökunnan tunnistettavuutta parantavat uudet rintamerkit, jotka otetaan lähipäivinä käyttöön pääkirjastossa.

Uusia palveluja

Pääkirjaston uudessa palvelumaisemassa on rauhallinen ja leppoisa tunnelma. Kiireiset piipahtajat ja kokemattomat palveltavat hallitsevat 3-kerroksen asiointi- ja kurssikirja-alueita. Kirjaston työtilanaan käyttävät pesiytyjät ovat varanneet itselleen mansikkapaikat tieteenalakerroksista 2 tai 4-6, ja tutkimusintoiset penkojat ammentavat tietoa pohjakerrosten täydentävissä kokoelmissa.

Sohvaryhmissä ja virkistysalueilla käydään syvällisiä keskusteluja ja ryhmätyöhuoneissa opintopiirit jakavat vastuuta kurssikirjallisuuden kulutuksesta. Yhdessä oppimista ryydittävät opintopiiri-wiki ja opintopiirikortit.

Perinteisen hiljaisen lukemisen sijaan kirjaston tilat profiloituvat vähitellen erilaisiin käyttötarkoituksiin uuden kirjastoetiketin avulla, joka kertoo mm. millainen äänitaso milläkin alueella on sallittua ja toivottavaa. Kirjastoetikettiä viestitään tilaan asetetuilla uusilla standeilla ja opaskarttojen piktogrammeilla.

Ennen kirjastokäyntiä kiireiset opiskelijat ovat jo tarkistaneet mobiilipalvelun avulla kirjaston aukioloajat ja tarvitsemiensa kirjojen saatavuuden Helka-tietokannasta, sekä ladanneet kirjaston kerroskartat omaan puhelimeensa QR-koodin avulla.

Helka-haun karttapaikannus auttaa aineiston löytämistä laajoista kokoelmatiloista, ja e-kirjojen selailua tukee BookNavigator, jonka avulla on käytettävissä jo runsaasti lääketieteellistä aineistoa.

Paljon uusia palveluja on vielä kehitteillä, kuten asiakaspalaute, palvelueleet ja kirjaston tapahtumat. Palvelumuotoiluhanke on voinut ratkaista vasta pienen osan palvelujen kehittämiseen liittyvistä ongelmista, mutta se on luonut sellaista uutta osaamista, jonka avulla haasteisiin voidaan rohkeasti tarttua. Seuraavana tehtävänä on uusien palvelujen jalkauttaminen kaikkiin kampuskirjastoihin.

Osallistaminen

Kahdessa vuodessa Helsingin yliopiston kirjasto on tehnyt pitkän kehitysharppauksen ja ottanut paikkansa Suomen johtavana yliopistokirjastona. Organisaation tiivistyminen yhdeksi yhteiseksi kirjastoksi, Keskustakampuksen kirjaston muotoilu uudelleen ja suunta asiakaskeskeiseksi palvelujen tuottajaksi antavat kirjastolle erinomaiset edellytykset tukea yliopistoa matkalla maailman huipulle.

Älyllistä designia -hankkeella on ollut monta roolia, eikä ole helppoa hahmottaa, mikä osuus kirjaston kehittämisessä on ollut juuri palvelumuotoilun ansiota. Yhteistyötä on tehty moneen suuntaan, erityisesti Kaisa-talon suunnittelijoiden, yliopiston viestinnän ja WDC-säätiön kanssa. Kehittäjäyhteisön, työpajojen ja fokusryhmien kautta hankkeeseen on osallistettu suuri joukko ihmisiä.

Koko kirjaston henkilökunta on ollut omalla panoksellaan mukana kehittämässä palveluja tai luomassa niille edellytyksiä. Kaikilla on ollut mahdollisuus osallistua palvelumuotoilun perehdytykseen ja 40 henkilöä on saanut käytännönläheisen ”palvelumuotoilijakoulutuksen”.

Mitä saatiin aikaan?

Sekä asiakkaiden että henkilökunnan palaute uudesta pääkirjastosta on ollut innostunutta. Suuret kävijämäärät ovat samoin osoitus tyytyväisyydestä. Koko kaupunki mediaa myöten tuntuu olevan sekaisin Kaisasta, ja yliopistolaisten lisäksi suuret ja pienet organisaatiot vaeltavat Kaisa-talon kirjastokierroksille.

Kirjastotilojen arkkitehtonisuus ja valoisuus yhdessä tasokkaan design-kalustuksen kanssa ovat tehneet vaikutuksen. Myös kirjaston palvelut ovat nivoutuneet saumattomasti tähän positiiviseen asiakaskokemukseen, mikä olikin palvelumuotoiluhankkeen perimmäinen tavoite.

Teksti

Inkeri Salonharju
projektipäällikkö
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto

Kuvat

Veikko Somerpuro

Pääkirjoitus: Hokemat tulevat todeksi

Helsingin yliopiston WDC-avajaiset 12.1.2012

Ajattelu muotoilee yhteiskuntaa on Helsingin yliopiston World Design Capital 2012 -vuoden teema. Yliopiston omissa WDC-vuoden avajaisissa rehtori ylisti uutta yhteistä Kaisa-taloa ja sen komeaa kirjastoa. Yliopiston kirjaston oma teema ”Älyllistä Designia” tuleekin rakennuksessa näkyväksi. Kaiken kaikkiaan hienoa ja toimivaa muotoilua. Valoisat, avarat tilat ja asiakkaiden kanssa kehitellyt palvelut innostavat oppimaan.

Me muotoilemme yhteiskuntaa ajattelemalla (Designing Society by Thinking). Muotoilu  halutaan nähdä innostavan laajasti: nyt parannetaan jokapäiväistä elämää, tehdään uusia opiskelijaelämää helpottavia arjen ratkaisuja. Tapahtumilla ja teoilla kehitetään kulttuuria taloudellisesti ja ekologisesti.

Ajatuksia ei kannata pitää ominaan, ajatustenluku ei tuota yhteistä ymmärrystä. Ajatustenvaihto voi jo saada aikaan muutosta, toimintaa, keskustelua, väittelyä eli yhteistä todellisuutta.

Ääneen ajatteluakin kuulee ja se voi olla hedelmällistä tajunnanvirtaa. Joskus ajattelematonta tai jopa loukkaavaa. Sananvapauden nimissä taas saatetaan vihlaista syvästikin.  Harkinta onkin jo sivistystä ja älykkyyttä?

Toivotan viisaita ajatuksia uuteen vuoteen – hyviä hokemia.

 

P.S.

WDC-kampanja näkyy myös Fabianinkadun ja Aleksanterinkadun kulmassa,  jossa yliopiston Tiedekulma avautuu perjantaina 3.2. Luvassa on hauskoja näkökulmia tieteeseen, mielenkiintoisia vieraita ja yllättäviä esityksiä. Lisäksi paikka toimii koko vuoden kaupunkilaisten yhteisenä olohuoneena, jonne voi helposti kadulta poiketa. Yliopiston kirjastollakin on siellä omat viikot pääsiäisen molemmin puolin. Sinne voi tulla silloin vaikka lukemaan uutuuskirjoja hyllystä samalla kun nauttii ihanasta kahvista.

 

Teksti

Tiinakaisa Honkasalo
Viestintäsuunnittelija
Helsingin yliopiston kirjasto

Kirjoittaja on Verkkari-lehden päätoimittaja.