Uuden hallintopäällikön mietteitä

Aloitin Helsingin yliopiston kirjaston hallintopäällikkönä tämän vuoden alusta. Organisaatio ja tehtävä ovat uusia, joten haasteita riittää. Hyvää harjoitusta ja eväitä tehtävääni ovat antaneet ne seitsemän vuotta, joina työskentelin suunnittelijana hallintoviratossa kirjastopalvelujen koordinointiyksikössä. Yhdessä Hirnin Marjan kanssa loimme ensimmäisiä askeleita kohti kirjaston yhteisiä palveluita. Marjan työkenttä oli e-aineistojen hankinta ja minun yhteinen viestintä.

Vuoden 2002 Verkkarista löytyy meistä pieni nimitysuutinen: ”Uusia osaajia yhteisiin palveluihin” (Verkkari: http://www.helsinki.fi/kirjastot/verkkari/2002/08/uusia.htm ). Tuossa uutisessa oli toisn  pieni painovirhe: koulutukseltani olen Elintarviketieteiden maisteri (ETM), informaatikko, en MMM.

Käytännön opin kirjastotoimintaan olen saanut Viikistä: Maatalouskirjastosta ja Viikin tiedekirjastosta. Kiitos vasta eläkkeelle jääneen kirjastonjohtaja Heli Myllyksen, joka tarjosi mahdollisuuksia tehdä erilaisia työtehtäviä kirjastossa ja kannusti eteenpäin. Viikin vuosina tein lähes kaikkia kirjaston töitä aina kokoelmasiirroista toimistotehtäviin. Luettelointi taitaa olla ainut työ mitä en koskaan ole tehnyt, saapumisvalvontaa ja sisällönkuvailua kyllä.

Nyt kirjaston hallintopäällikkönä tehtäviini kuluu mm. vastata kirjaston hallinto- ja tukipalveluiden järjestämisestä ja kehittämisestä; tukea ylikirjastonhoitajaa  johtamisessa sekä toiminnan ja talouden suunnittelussa ja vastata johtokunnan ja johtajan päätösten valmistelusta, esittelystä ja toimeenpanosta.  Työtehtäviä on kieltämättä paljon, mutta selviytymisperiaatteenani on, että norsu on huomattavasti helpompi syödä paloina kun kokonaisena. Eli hoidetaan asia kerrallaan, jos vain mahdollista.

Tammikuussa keskitettyihin hallintopalveluihin siirtyi kampuskirjastoista viisi henkilöä aiemmin syksyllä viestintään ja laatuasioihin siirtyneiden kolmen lisäksi. Kuluneen neljän kuukauden aikana olemme käyneet läpi mm. kirjaston henkilöstö- ja taloushallinnon työtehtäviä ja työnjakoa. Jo nyt on käynyt ilmi, että edelleen on tarvetta selkiinnyttää työnjakoa ja työprosesseja kampuskirjastojen kanssa. Työtä tehdään mm. kahdessa ryhmässä: henkilöstö- ja taloushallinnon koordinointiryhmissä, joissa molemmissa on mukana kampuskirjastojen toimistohenkilöitä. Samoja teemoja ja linjauksia käsitellään kampuskirjastojohtajien kanssa. Työn tuloksena syntyy toimintaperiaatteita sekä aineistoa yhteiseen toimintakäsikirjaan, joka päivitetään vuoden loppuun mennessä. Käsikirjan päivityksen koordinointivastuu on hallinto- ja kehittämispalveluissa, koordinaattorina suunnittelija Päivi Lammi.

Palvelujen kolmas osapuoli on keskushallinto/ kampusten palvelukeskukset. Uuden käytännön mukaan yksiköt eivät enää solmi palvelusopimuksia keskushallinnon kanssa vaan palvelun toimivuutta käydään läpi erillisissä palveluseminaareissa. Palveluseminaari erillisille laitoksille on toukokuun alkupuolella ja sitä varten laitoksilta on pyydetty 19.4. mennessä palautetta palvelujen toimivuudesta ja kehittämistarpeista.

Kevään aikana uudistetaan kirjaston hinnasto. Sitä valmistelee erillinen työryhmä: Pirkko Tokat, Nicola Nykopp, Helene Javén, Pirjo Suokonautio ja allekirjoittanut. Tavoitteena on saada uusi hinnasto johtokunnan vahvistettavaksi 2.6. pidettävään kokoukseen. Johtokunnan asialistalla ovat kevään ja alkusyksyn aikana lisäksi mm. vuosikolmannesten raportit, henkilöstösuunnitelma ja tavoiteohjelman tarkenne. Lisäksi kirjaston viestintä ja markkinointi saavat omat tarkennetut toimintasuunnitelmat ja henkilöstön osaamisohjelma päivitetään.

Uuden kirjaston hallinto on askel askeleelta muotoutumassa. Johtokunta, johtoryhmä, kampuskirjastojen neuvottelukunnat ja opiskelijatoimikunta ovat vasta nimetty ja niiden toiminta on osittain vasta käynnistymässä. Nyt testataan paperille tehtyjä suunnitelmia käytännössä.  Uudet käytänteet ja muutokset vievät aikansa ja varmasti kaikki ei mene kuten ennakkoon suunniteltiin. Meidän on jatkuvasti arvioitava toimintaa ja oltava valmiit tarvittaessa myös muuttamaan sitä.

Itse katson luottavaisin ja innostunein  mielin tulevaisuuteen.
Tiina Äärilä
Manta, kolmevuotias Novascotiannoutaja, pitää huolen kotiintuloajoistani ja päivittäisestä ulkoilustani. Kuvan otti tyttäreni Anni.

Kirjoittaja:
Tiina Äärilä
Hallintopäällikkö
tiina.aarila[at]helsinki.fi
Kuva:
Anni Äärilä