Projektets dataskyddsbeskrivning

FORSKNINGSPROJEKTETS DATASKYDDSBESKRIVNING

Introduktion och beskrivning av forskningsprojektet

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE) är ett forskningsprojekt vid Helsingfors universitet som genomförs för att granska valdeltagande och politiskt engagemang utanför riksgränserna. Kärnan i projektet utgörs av en enkätundersökning, där finska medborgare bosatta utomlands får svara på frågor om bland annat sitt röstningsbeteende och sina åsikter om utlandsfinländarnas ställning inom det finländska politiska systemet.

Denna dataskyddsbeskrivning gäller den kvantitativa undersökning som genomförs i samband med projektet. Personuppgifter används som material inom projektet. I det följande redogörs för hur personuppgifter behandlas i samband med forskningsprojektet.

Den grundläggande delen av forskningsmaterialet består av ett urval utlandsfinländare som är röstberättigade i riksdagsvalet våren 2019. Urvalet innehåller identifierare och beställs från Befolkningsregistercentralen. De som ingår i urvalet kommer att få ett brev med inbjudan att delta i undersökningen. I brevet uppmanas de att svara på enkäten via ett e-formulär.

Det är frivilligt att svara på enkäten. När deltagarna svarar på enkäten lämnar de samtidigt sitt samtycke till att delta i undersökningen. För hela forskningsmaterialet (urvalet från Befolkningsregistercentralen och det datamaterial som samlats in genom enkäten) gäller dock att grunden för behandlingen av personuppgifter utgörs av en uppgift av allmänt intresse (vetenskaplig forskning).

Alla som svarar på enkäten får en personlig uppföljningskod som de ska använda för att logga in på frågeformuläret. Koden behövs bland annat för att kontrollera en eventuell snedvridning av svarsmängden i förhållande till populationen (till exempel om breven med inbjudan returneras särskilt ofta från ett visst land med motiveringen att adressen är föråldrad). Det går inte att sluta sig till respondentens identitet direkt på basis uppföljningskoden, som alltså inte påminner om exempelvis en personbeteckning. Respondentens namn, personbeteckning och postadress kopplas inte ihop med det datamaterial som samlas in genom frågeformuläret.

De som svarar på enkäten tillfrågas om de vill ställa upp för en eventuell ytterligare undersökning som genomförs med kvalitativa metoder. De som är beredda att ställa upp ombeds uppge sin e-postadress på frågeformuläret för att de ska kunna kontaktas för en ytterligare undersökning. För dem som uppger sin e-postadress kommer materialet alltså att innehålla en direkt identifikationsuppgift. Dessa svar kopieras till en separat fil i väntan på en eventuell ytterligare undersökning. Efter det raderas e-postadresserna ur den primära fil som används i den del av forskningsprojektet som nu genomförs. Det innebär alltså att datamaterialet i den aktuella undersökningen behandlas utan direkta identifikationsuppgifter.

Vid behov kan dataskyddsbeskrivningen uppdateras under undersökningens gång.

1   Forskningsprojektets namn

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE)

2   Personuppgiftsansvarig

Helsingfors universitet
Adress: PB 4 (Universitetsgatan 3), 00014 Helsingfors universitet

3   Kontaktperson i forskningsrelaterade ärenden

Forskningsprojektets ledare Johanna Peltoniemi, johanna.peltoniemi@helsinki.fi,
tfn +358 29 412 4920

4   Dataskyddsombud

Helsingfors universitets dataskyddsombud Veera Löthman, tietosuoja@helsinki.fi,
tfn +358 2941 911 (växel)

5   Lagringstid för personuppgifter som ingår i forskningsmaterialet

Urvalet och datamaterialet från enkäten bevaras till utgången av FACE-projektets projektperiod, det vill säga till utgången av mars 2021. Urvalet utplånas när projektet avslutas. Enkätmaterialet anonymiseras och flyttas till Samhällsvetenskapliga dataarkivet.

För de respondenter som uppgett sin e-postadress för att kunna delta i en eventuell ytterligare undersökning gäller att uppgifterna bevaras till utgången av 2026. Efter det utplånas även den filen. Om en ytterligare undersökning genomförs kommer det att upprättas en separat dataskyddsbeskrivning för det intervjumaterial som då samlas in.

6   Ändamålet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för den samhällsvetenskapliga forskningsstudie som beskrivits närmare i det föregående. Resultaten rapporteras så att enskilda respondenter inte kan identifieras. Det datamaterial som samlats in genom enkäten arkiveras i anonymiserad form.

Personuppgifter behandlas på följande rättsliga grund enligt artikel 6.1 i den allmänna dataskyddsförordningen: en uppgift av allmänt intresse, vetenskaplig forskning (4 § 3 punkten i dataskyddslagen).

7   De som genomför undersökningen

Helsingfors universitet, Statsvetenskapliga fakulteten

 

8   Innehållet i forskningsmaterialet

Urvalet som plockas ur befolkningsregistret innehåller följande uppgifter:

  • namn
  • adress
  • personbeteckning
  • modersmål i befolkningsregistret (finska, svenska)
  • födelsehemkommun
  • folkbokföringskommun
  • flyttningsdagen (till utlandet)
  • uppföljningskod (ett löpande sexsiffrigt nummer).

 

Datamaterialet som samlas in genom enkäten innehåller följande uppgifter:

  • uppföljningskod
  • svar på frågorna i frågeformuläret (bland annat respondentens samhälleliga och politiska deltagande samt förhållande till Finland)
  • e-postadress för de respondenter som har uttryckt sin vilja att delta i en eventuell ytterligare undersökning.

 

Frågeformuläret innehåller frågor som rör så kallade känsliga personuppgifter (särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 i dataskyddsförordningen), till exempel uppgifter om politiska åsikter, övertygelse och medlemskap i fackförening.

Behandlingen av dessa känsliga personuppgifter baserar sig på artikel 9.2 j i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål) och på 6 § 1 mom. 7 punkten i dataskyddslagen (artikel 9.1 i dataskyddsförordningen tillämpas inte på behandling av uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning eller för statistikföring).

9   Regelmässiga informationskällor för personuppgifter

Urval: Befolkningsregistercentralen och enkätundersökningen: respondenterna själva.

10   Överföring och utlämnande av uppgifter, samt uppgifternas mottagare

Urvalets namn- och adressuppgifter samt uppföljningskoderna överförs till en extern tjänsteleverantör (Painotalo Plus Digital, FO-nummer 0706518-1), som ska posta breven med inbjudan till undersökningen. Tjänsteleverantören utplånar filen efter att breven har postats.

11   Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte och lämnas inte heller ut till länder utanför EU eller EES.

12   Principer för skydd av forskningsmaterialet

Personuppgifter behandlas så att endast de som behöver uppgifterna för forskningsprojektet har tillgång till dem. Uppgifterna i forskningsmaterialet är sekretessbelagda. Forskningsmaterialet behandlas i it-system, och i enlighet med administreringen av tillträde har det skyddats med användarnamn och lösenord. Användningsrätten är personlig.

13   Eventuell förekomst av automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i forskningsmaterialet ligger inte till grund för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

14   Rätt till tillgång

Den registrerade har rätt att få veta om Helsingfors universitet behandlar hens personuppgifter. Dessutom har den registrerade rätt att veta vilka personuppgifter om hen som behandlas. Den registrerade kan begära att få ett utdrag över de uppgifter som används om hen i samband med FACE-undersökningen. Den som efterlyser uppgifterna är skyldig att styrka sin identitet och därmed sin rätt att kontrollera uppgifterna.

15   Rätt till rättelse

Den registrerade har rätt att begära att få felaktiga personuppgifter som är under behandling rättade eller kompletterade.

16   Den registrerades övriga rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

  1. Den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger universitetet möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
  2. Behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning.
  3. Universitetet behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
  4. Den registrerade har gjort invändningar mot behandlingen (se nedan) i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

 

Den registrerade har rätt att göra invändningar mot att hens personuppgifter behandlas, om behandlingen grundar sig på ett allmänt intresse eller ett berättigat intresse. Universitetet får då inte längre behandla den registrerades personuppgifter, om inte universitetet kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Universitetet får fortsätta behandla den registrerades personuppgifter också när det behövs för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

I vissa enskilda fall kan undantag från de rättigheter som beskrivs i denna punkt tillämpas på de grunder som anges i dataskyddsförordningen och i Finlands dataskyddslag till den del rättigheterna gör det omöjligt eller mycket svårt att uppfylla vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Behovet att tillämpa undantag bedöms alltid från fall till fall.

17   Tillämpning av rättigheterna

Om behandlingen av personuppgifter i undersökningen inte kräver att den registrerade identifieras och om den personuppgiftsansvarige inte är i stånd att identifiera den registrerade, ska rätten att kontrollera uppgifterna, rätten till rättelse, rätten till radering, rätten till begränsning av behandling, anmälningsskyldigheten eller rätten till dataportabilitet inte gälla, om inte den registrerade tillhandahåller ytterligare information som gör identifieringen möjlig (artikel 11 i dataskyddsförordningen).

18   Den registrerades rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål om behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten. Klagomålen lämnas in till Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors. E-post: tietosuoja@om.fi.