Forskningsprojektets dataskyddsbeskrivning (kvalitativt material)

Introduktion och beskrivning av forskningsprojektet

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE) är ett forskningsprojekt vid Helsingfors universitet som genomförs för att granska valdeltagande och politiskt engagemang utanför landsgränserna. Kärnan i projektet utgörs av en enkätundersökning, där finska medborgare bosatta utomlands fick svara på frågor om bland annat sitt röstningsbeteende och sina åsikter om utlandsfinländarnas ställning inom det finländska politiska systemet. Materialet för enkätundersökningen samlades in under maj–oktober 2019. För att komplettera enkätmaterialet samlar man under maj–december 2020 in kvalitativt forskningsmaterial i olika former ljud- eller videointervjuer, e-postsvar, andra skriftliga svar). Denna dataskyddsbeskrivning gäller den kvalitativa forskningen som genomförs inom ramen för projektet. (Dataskyddsbeskrivningen för den kvantitativa enkätundersökningen finns här: https://blogs.helsinki.fi/votingabroad/tutkimuksesta/tutkimushankkeen-tietosuojaseloste/.)

Forskningsmaterialet omfattar deltagarnas personuppgifter. I det följande redogörs för hur personuppgifter behandlas i samband med forskningsprojektet.

Röstberättigade finska medborgare som är bosatta utomlands inbjuds att delta i projektet FACE genom att anmäla sig till votingabroad@helsinki.fi. Inbjudan delas med hjälp av Finland-Samfundet (t.ex. tidskriften Suomen Silta) samt i sociala medier. I materialinsamlingen används även uppgifterna om de deltagare som lämnat sina kontaktuppgifter för detta ändamål i samband med enkätundersökningsdelen (se ovan). Potentiella deltagare ges information om undersökningens syfte och deltagarnas rättigheter när de har kontaktat forskningsgruppen (nya deltagare) eller när forskaren tar kontakt med personer som tidigare lämnat sina kontaktuppgifter (personer som svarat på enkätundersökningen).

Det är frivilligt att delta i forskningsstudien. Deltagarna ger sitt samtycke till det innan intervjun eller en annan typ av lagring av uppgifter påbörjas. Eftersom deltagarna ska berätta fritt om sina upplevelser och tankar i muntliga intervjuer, e-postmeddelanden och andra former av texter, innehåller materialet oundvikligen direkta identifieringsuppgifter. Materialet med identifierare får endast behandlas av medlemmarna i forskningsgruppen och eventuellt ett företag som specialiserar sig på transkribering och som fungerar som personuppgiftsbiträde genom ett separat avtal om behandling av personuppgifter. Avtalet förbinder företaget bland annat till att hålla materialet konfidentiellt. Forskningsresultaten rapporteras alltid så att deltagarna inte kan identifieras.

Grunden för behandlingen av personuppgifter är en uppgift av allmänt intresse (vetenskaplig forskning).

Vid behov kan dataskyddsbeskrivningen uppdateras under undersökningens gång.

1   Forskningsprojektets namn

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE).

2   Personuppgiftsansvarig

Helsingfors universitet
Adress: PB 4 (Universitetsgatan 3), 00014 Helsingfors universitet

3   Kontaktperson i forskningsrelaterade ärenden

Forskningsprojektets ledare Johanna Peltoniemi, johanna.peltoniemi@helsinki.fi,
tfn +358 29 412 4920

4   Dataskyddsombud

Helsingfors universitets dataskyddsombud Lotta Ylä-Sulkava, tietosuoja@helsinki.fi,
tfn +358 2941 911 (växel)

5   Lagringstid för personuppgifter som ingår i forskningsmaterialet

Materialet lagras till och med slutet av projektperioden för FACE, dvs. till slutet av maj 2021. Originalmaterialet förstörs när projektet avslutas. Om materialet har kunnat transkriberas under projektet, lagras de transkriberade intervjuerna anonymt i Samhällsvetenskapliga dataarkivet.

6   Ändamålet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för den samhällsvetenskapliga forskningsstudie som beskrivits närmare ovan. Resultaten rapporteras så att enskilda respondenter inte kan identifieras. Det datamaterial som samlats in genom enkäten arkiveras i anonymiserad form.

Personuppgifter behandlas på följande rättsliga grund enligt artikel 6.1 i den allmänna dataskyddsförordningen: en uppgift av allmänt intresse, vetenskaplig forskning (4 § 3 punkten i dataskyddslagen).

7   De som genomför undersökningen

Helsingfors universitet, Statsvetenskapliga fakulteten

8   Innehållet i forskningsmaterialet

  • Deltagarens namn
  • Landet och orten där deltagaren är bosatt
  • Deltagarens e-postadress och/eller andra kontaktuppgifter
  • Svaren på frågorna om forskningens tema, bl.a.
    • deltagarens erfarenheter eller tankar om brevröstning och hur den kan utvecklas
    • samhälleligt och politiskt deltagande
    • förhållandet till Finland.

Materialinsamlingen innehåller frågor som rör så kallade känsliga personuppgifter (särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 i dataskyddsförordningen), till exempel uppgifter om politiska åsikter, övertygelse och medlemskap i fackförening.

Behandlingen av dessa känsliga personuppgifter baserar sig på artikel 9.2 j i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål) och på 6 § 1 mom. 7 punkten i dataskyddslagen (artikel 9.1 i dataskyddsförordningen tillämpas inte på behandling av uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning eller för statistikföring).

9   Regelmässiga informationskällor för personuppgifter

Deltagarna själva.

10   Överföring och utlämnande av uppgifter samt mottagare som ska ta del av uppgifterna

Materialet får överföras för transkribering till ett företag som specialiserar sig på detta och som fungerar som personuppgiftsbiträde genom ett separat avtal om behandling av personuppgifter. Avtalet förbinder företaget bland annat till att hålla materialet konfidentiellt och förstöra originalmaterialet efter transkribering.

11   Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte och lämnas inte heller ut till länder utanför EU eller EES.

12   Principer för skydd av forskningsmaterialet

Personuppgifter behandlas så att endast de som behöver uppgifterna för forskningsprojektet har tillgång till dem. Uppgifterna i forskningsmaterialet är sekretessbelagda. Forskningsmaterialet behandlas i it-system, och det har skyddats i enlighet med metoder för åtkomsthantering, med användarnamn och lösenord. Behörigheten är personlig.

13   Eventuell förekomst av automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i forskningsmaterialet ligger inte till grund för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

14   Rätt till tillgång

Den registrerade har rätt att få veta om Helsingfors universitet behandlar hens personuppgifter. Dessutom har den registrerade rätt att få veta vilka personuppgifter om hen som behandlas. Den registrerade kan begära att få ett utdrag över de uppgifter som används om hen i samband med FACE-undersökningen. Den som begär ut uppgifterna är skyldig att styrka sin identitet och därmed sin rätt att kontrollera uppgifterna.

15   Rätt till rättelse

Den registrerade har rätt att få felaktiga personuppgifter som är under behandling rättade eller kompletterade.

16   Den registrerades övriga rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

  1. Den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger universitetet möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
  2. Behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning.
  3. Universitetet behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
  4. Den registrerade har invänt mot behandlingen (se nedan) i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

Den registrerade har rätt att göra invändningar mot behandlingen av sina personuppgifter, om behandlingen grundar sig på allmänt eller berättigat intresse. Universitetet får då inte behandla den registrerades personuppgifter, förutom om det kan visa att det finns ett tvingande och motiverat skäl som väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Universitetet kan dessutom fortsätta behandla personuppgifterna när behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

I vissa enskilda fall kan undantag från de rättigheter som beskrivs i denna punkt göras på de grunder som anges i dataskyddsförordningen och i Finlands dataskyddslag till den del rättigheterna gör det omöjligt eller mycket svårt att uppfylla vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Behovet att göra undantag från rättigheterna bedöms alltid från fall till fall.

17   Tillämpning av rättigheterna

Om behandlingen av personuppgifter i forskningsstudien inte kräver att den registrerade identifieras och om den personuppgiftsansvarige inte är i stånd att identifiera den registrerade, ska rätten att kontrollera uppgifterna, rätten till rättelse, rätten till radering, rätten till begränsning av behandling, anmälningsskyldigheten och rätten till dataportabilitet inte tillämpas, om inte den registrerade tillhandahåller ytterligare information som gör identifieringen möjlig (artikel 11 i dataskyddsförordningen).

18   Den registrerades rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att inge klagomål om behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten. Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors. E-post: tietosuoja@om.fi

 

9.6.2020