Laadullisen aineiston tietosuojaseloste

Johdanto ja kuvaus tutkimushankkeesta

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE) on Helsingin yliopiston tutkimushanke, jossa tarkastellaan ylirajaista vaaliosallistumista ja poliittista osallisuutta. Hankkeen keskeisin osa on kyselytutkimus, jossa ulkomailla asuvilta Suomen kansalaisilta kysyttiin mm. heidän äänestyskäyttäytymisestään ja näkemyksistään ulkosuomalaisten asemasta Suomen poliittisessa järjestelmässä. Kyselytutkimuksen aineistonkeruu toteutettiin touko–lokakuussa 2019. Kyselyaineistoa täydentämään kerätään touko-joulukuussa 2020 laadullista tutkimusaineistoa eri muodoissa (ääni- tai videohaastattelu, sähköpostivastaus, muu kirjallinen vastaus). Tämä tietosuojaseloste koskee hankkeessa toteutettavaa laadullista tutkimusta. (Kvantitatiivisen kyselytutkimuksen tietosuojaseloste löytyy täältä: https://blogs.helsinki.fi/votingabroad/tutkimuksesta/tutkimushankkeen-tietosuojaseloste/.)

Tutkimusaineistoihin sisältyy osallistujien henkilötietoja. Tässä selosteessa kuvataan, kuinka henkilötietoja käsitellään tutkimushankkeessa.

Ulkomailla asuvia, Suomessa äänioikeutettuja kansalaisia kutsutaan osallistumaan FACE-hankkeeseen ilmoittautumalla sähköpostiosoitteeseen votingabroad@helsinki.fi. Kutsua jaetaan Suomi-Seuran avustuksella (esim. Suomen Silta -lehti) sekä sosiaalisessa mediassa. Lisäksi aineiston keruussa hyödynnetään kyselytutkimusosan yhteydessä (ks. yllä) yhteystietonsa tätä tarkoitusta varten jättäneiden osallistujien tietoja. Mahdolliselle osallistujalle annetaan tietoa tutkimuksen tarkoituksesta ja osallistujan oikeuksista tämän otettua yhteyttä tutkimusryhmään (uudet osallistujat) tai tutkijan lähestyessä aiemmin yhteystietonsa ilmoittanutta henkilöä (kyselytutkimukseen vastanneet).

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Osallistujat antavat siihen suostumuksensa ennen haastattelun tai muunlaisen tietojen tallentamisen aloittamista. Koska osallistujat kertovat suullisissa haastatteluissa, sähköposteissa ja muun muotoisissa kirjoituksissaan vapaamuotoisesti omista kokemuksistaan ja ajatuksistaan, aineisto väistämättä sisältää suoria tunnistetietoja. Tunnisteellisena aineistoa pääsevät käsittelemään vain tutkimusryhmän jäsenet sekä mahdollisesti litteraattien laatimiseen erikoistunut yritys, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä ja jonka kanssa tehdään erillinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Sopimuksella yritys sitoutetaan mm. aineiston salassapitoon. Tutkimuksen tulokset raportoidaan aina niin, ettei osallistujaa voi tunnistaa.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on yleistä etua koskeva tehtävä (tieteellinen tutkimus).

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarpeen mukaan päivittää tutkimuksen aikana.

1   Tutkimushankkeen nimi

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE).

2   Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto
Osoite: PL 4 (Yliopistonkatu 3), 00014 Helsingin yliopisto

3   Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa

Tutkimushankkeen johtaja Johanna Peltoniemi, johanna.peltoniemi@helsinki.fi,
puh. +358 29 412 4920.

4   Tietosuojavastaava

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava Lotta Ylä-Sulkava, tietosuoja@helsinki.fi,
puh. +358 2941 911 (vaihde).

5   Tutkimusaineiston sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Aineisto säilytetään FACE-hankkeen hankekauden eli toukokuun 2021 loppuun. Hankkeen päättyessä alkuperäisaineisto tuhotaan. Mikäli hankkeen aikana aineisto on pystytty litteroimaan, anonyymit litteraatit tallennetaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon.

6   Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käytetään edellä tarkemmin kuvattuun yhteiskuntatieteelliseen tutkimukseen. Tulokset raportoidaan niin, että yksittäistä vastaajaa ei pysty tunnistamaan. Kyselytutkimuksella kerätty aineisto arkistoidaan anonymisoidussa muodossa.

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella: yleistä etua koskeva tehtävä, tieteellinen tutkimus (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta).

7   Tutkimuksen suorittajat

Helsingin yliopisto, Valtiotieteellinen tiedekunta

8   Tutkimusaineiston tietosisältö

  • Osallistujan nimi
  • Osallistujan asuinmaa ja -paikka
  • Osallistujan sähköpostiosoite ja/tai muut yhteystiedot
  • Vastaukset kysymyksiin tutkimuksen aiheesta mm.
    • osallistujan kokemukset tai ajatukset kirjeäänestämisestä ja sen kehittämisestä,
    • yhteiskunnallinen ja poliittinen osallistuminen sekä
    • suhde Suomeen.

Aineistokeruuseen sisältyy kysymyksiä nk. arkaluonteisista henkilötiedoista (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietojen ryhmiin kuuluvia tietoja), kuten poliittisista mielipiteistä, vakaumuksesta ja ammattiliittoon kuulumisesta.

Näiden arkaluonteisten henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 j kohtaan (käsittely on tarpeen tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten) sekä tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 7 kohtaan (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten tehtävään tietojen käsittelyyn).

9   Säännönmukaiset tietolähteet henkilötiedoille

Osallistujat itse.

10   Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Aineisto voidaan siirtää litterointia varten litterointiin erikoistuneelle yritykselle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä ja jonka kanssa tehdään erillinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Sopimuksella yritys sitoutetaan mm. aineiston salassapitoon ja tuhoamaan alkuperäisaineiston litteraattien tuottamisen jälkeen.

11   Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12   Tutkimusaineiston suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään niin, että ainoastaan niitä tutkimusta varten tarvitsevat henkilöt pääsevät tarkastelemaan tietoja. Tutkimusaineiston tiedot ovat salassapidettäviä. Tutkimusaineistoa käsitellään tietojärjestelmissä ja se on suojattu pääsynhallinnan keinoin käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeus on henkilökohtainen.

13   Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tutkimusaineiston tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

14   Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helsingin yliopisto häneen liittyviä henkilötietoja. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä häneen liittyviä henkilötietoja käsitellään. Rekisteröity voi pyytää otetta tiedoista, joita hänestä käytetään FACE-tutkimuksen yhteydessä. Tietoja tiedustelevalla henkilöllä on velvollisuus osoittaa henkilöllisyytensä ja siten oikeutensa tietojen tarkastamiseen.

15   Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissa on epätarkkuuksia tai virheitä, rekisteröidyllä on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

16   Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

  1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  2. käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  3. yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  4. rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

17   Oikeuksien soveltuminen

Jos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröity anna tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (tietosuoja-asetuksen 11 artikla).

18   Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Sähköposti: tietosuoja@om.fi.

 

9.6.2020