Tutkimushankkeen tietosuojaseloste

Johdanto ja kuvaus tutkimushankkeesta

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE) on Helsingin yliopiston tutkimushanke, jossa tarkastellaan ylirajaista vaaliosallistumista ja poliittista osallisuutta. Hankkeen keskeisin osa on kyselytutkimus, jossa ulkomailla asuvilta Suomen kansalaisilta kysytään mm. heidän äänestyskäyttäytymisestään ja näkemyksistään ulkosuomalaisten asemasta Suomen poliittisessa järjestelmässä.

Tämä tietosuojaseloste koskee hankkeessa toteutettavaa kvantitatiivista tutkimusta. Hankkeessa käytetään aineistona henkilötietoja. Tässä selosteessa kuvataan, kuinka henkilötietoja käsitellään tutkimushankkeessa.

Tutkimusaineiston perusosan muodostaa Väestörekisterikeskuksesta tilattava tunnisteellinen otos ulkosuomalaisista, jotka ovat äänioikeutettuja kevään 2019 eduskuntavaaleissa. Otokseen kuuluville lähetetään tutkimuskutsukirje, jossa heitä pyydetään osallistumaan kyselytutkimukseen verkkokaavakkeen avulla.

Kyselytutkimukseen vastaaminen on vapaaehtoista. Kyselyyn vastatessaan osallistujat antavat suostumuksensa tutkimukseen osallistumiseen. Henkilötietojen käsittelyperusteena koko tutkimusaineiston (Väestörekisterikeskuksesta saatava otos ja kyselytutkimuksessa kerätty aineisto) osalta on kuitenkin yleistä etua koskeva tehtävä (tieteellinen tutkimus).

Jokaisella kyselytutkimuksen vastaajalla on henkilökohtainen seurantanumero, jolla hän kirjautuu kyselykaavakkeelle. Seurantanumero tarvitaan mm, jotta pystytään tarkastelemaan vastausjoukon vinoutumista suhteessa perusjoukkoon (esimerkiksi sitä, palautuvatko tutkimuskutsukirjeet vanhentuneen osoitteen vuoksi erityisen usein jostain tietystä maasta). Seurantanumerosta ei suoraan pysty päättelemään vastaajan henkilöllisyyttä, ts. seurantanumero ei esimerkiksi muistuta henkilötunnusta. Tietoa vastaajan nimestä, henkilötunnuksesta ja postiosoitteesta ei yhdistetä kyselylomakkeen kautta kertyvään aineistoon.

Kyselyyn vastaajilta tiedustellaan, haluavatko he olla käytettävissä mahdolliseen, laadullisin menetelmin toteutettavaan jatkotutkimukseen. Näitä vastaajia pyydetään tallentamaan kaavakkeelle sähköpostiosoitteensa jatkotutkimukseen liittyviä yhteydenottoja varten. Sähköpostiosoitteensa kaavakkeelle tallentaneiden osalta aineisto siis tulee sisältämään suoran tunnistetiedon. Nämä vastaukset kopioidaan erilliseen tiedostoon odottamaan mahdollista jatkotutkimusta. Tämän jälkeen sähköpostiosoitteet poistetaan päätiedostosta, jota tutkimuksen nyt toteutettavassa osassa käytetään. Tutkimuksen nyt toteutettavassa osassa aineistoa käsitellään siis ilman suoria tunnistetietoja.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarpeen mukaan päivittää tutkimuksen aikana.

1   Tutkimushankkeen nimi

Facilitating Electoral Participation from Abroad (FACE).

2   Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto
Osoite: PL 4 (Yliopistonkatu 3), 00014 Helsingin yliopisto

3   Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa

Tutkimushankkeen johtaja Johanna Peltoniemi, johanna.peltoniemi@helsinki.fi,
puh. +358 29 412 4920.

4   Tietosuojavastaava

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava Veera Löthman, tietosuoja@helsinki.fi,
puh. +358 2941 911 (vaihde).

5   Tutkimusaineiston sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Otos ja kyselytutkimuksen aineisto säilytetään FACE-hankkeen hankekauden eli maaliskuun 2021 loppuun. Hankkeen päättyessä otos tuhotaan. Kyselyaineisto anonymisoidaan ja siirretään Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon.

Niiltä vastaajilta, jotka ovat kyselyn yhteydessä jättäneet sähköpostiosoitteensa mahdolliseen jatkotutkimukseen osallistumista varten, tiedot säilytetään 2026 loppuun, minkä jälkeen myös kyseinen tiedosto tuhotaan. Mahdollisessa jatkotutkimuksessa kerättävästä haastatteluaineistosta laaditaan erillinen tietosuojaseloste, mikäli jatkotutkimus toteutuu.

6   Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käytetään edellä tarkemmin kuvattuun yhteiskuntatieteelliseen tutkimukseen. Tulokset raportoidaan niin, että yksittäistä vastaajaa ei pysty tunnistamaan. Kyselytutkimuksella kerätty aineisto arkistoidaan anonymisoidussa muodossa.

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella: yleistä etua koskeva tehtävä, tieteellinen tutkimus (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta).

7   Tutkimuksen suorittajat

Helsingin yliopisto, Valtiotieteellinen tiedekunta

8   Tutkimusaineiston tietosisältö

Otos väestörekisteristä sisältää seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Osoite
  • Henkilötunnus
  • Äidinkieli väestörekisterissä (suomi, ruotsi)
  • Syntymäkotikunta (jos Suomessa)
  • Väestökirjanpitokunta
  • Ulkomaillemuuttopäivä
  • Seurantanumero (juokseva 6-numeroinen luku).

Kyselytutkimuksen aineisto sisältää seuraavat:

  • Seurantanumero
  • Vastaukset kyselykaavakkeen kysymyksiin (mm. koskien vastaajan yhteiskunnallista ja poliittista osallistumista sekä suhdetta Suomeen)
  • Sähköpostiosoite niitä vastaajilta, jotka ovat itse ilmaisseet halunsa osallistua mahdolliseen jatkotutkimukseen.

Kyselykaavakkeella kysytään nk. arkaluonteisista henkilötiedoista (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietojen ryhmiin kuuluvia tietoja), kuten poliittisista mielipiteistä, vakaumuksesta ja ammattiliittoon kuulumisesta.

Näiden arkaluonteisten henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 j kohtaan (käsittely on tarpeen tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten) sekä tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 7 kohtaan (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten tehtävään tietojen käsittelyyn).

9   Säännönmukaiset tietolähteet henkilötiedoille

Otos: Väestörekisterikeskus ja kyselytutkimus: kyselyn vastaajat itse.

10   Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Otoksen nimi-, osoite ja seurantanumerotiedot siirretään yliopiston ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (Painotalo Plus Digital, Y-tunnus 0706518-1) tutkimuskutsujen postitusta varten. Postituksen jälkeen palveluntarjoaja tuhoaa tiedoston.

11   Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12   Tutkimusaineiston suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitelläään niin, että ainoastaan niitä tutkimusta varten tarvitsevat henkilöt pääsevät tarkastelemaan tietoja. Tutkimusaineiston tiedot ovat salassapidettäviä. Tutkimusaineistoa käsitellään tietojärjestelmissä ja se on suojattu pääsynhallinnan keinoin käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeus on henkilökohtainen.

13   Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tutkimusaineiston tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

14   Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helsingin yliopisto häneen liittyviä henkilötietoja. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä häneen liittyviä henkilötietoja käsitellään. Rekisteröity voi pyytää otetta tiedoista, joita hänestä käytetään FACE-tutkimuksen yhteydessä. Tietoja tiedustelevalla henkilöllä on velvollisuus osoittaa henkilöllisyytensä ja siten oikeutensa tietojen tarkastamiseen.

15   Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissa on epätarkkuuksia tai virheitä, rekisteröidyllä on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

16   Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

  1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  2. käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  3. yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  4. rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

17   Oikeuksien soveltuminen

Jos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröity anna tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (tietosuoja-asetuksen 11 artikla).

18   Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Sähköposti: tietosuoja@om.fi.