Covid 19 -virus, tuttujen kesken koronavirus, mullisti työnteon kertaheitolla maaliskuussa. Myös Yliopistomuseon muuttoprojekti joutui uuden eteen: miten tehdä turvallisesti mutta tehokkaasti työtä, jota tehdään pääosin lähityönä ja muiden kanssa? Hallitus ja Helsingin yliopiston johto reagoivat nopeasti muuttuneeseen tilanteeseen, ja suuri osa yliopiston henkilökunnasta siirtyi etätöihin. Kokoelmamuutto kuitenkin jatkui myös lähityönä yliopiston suosituksesta. Todettiin, että projektia ei voi mm. määräaikaisen rahoituksen ja tilapaineiden vuoksi keskeyttää, mutta työntekijöiden terveydellä ei leikitä.
Esineet eivät liiku itsestään. Muuttotiimin ja esimiesten kesken ryhdyttiin pian pohtimaan turvallisia tapoja tehdä työtä. Pohdintojen päätteeksi osa tiimistä jäi etätöihin ja osa jatkoi työskentelyä työpaikalla, mutta pienemmillä tiimeillä ja erityistä huolellisuutta hygieniassa noudattaen. Käytännössä tämä on tarkoittanut työskentelyä pareittain tai maksimissaan kolmistaan, ja sitä, ettei työpisteiden välillä ole vaihtuvuutta. Samat ihmiset työskentelevät siis aina samoissa tiloissa. Näin pystyisimme katkaisemaan sairastumisketjun, jos joku työntekijöistä kaatuisi yllättäen sairasvuoteelle.
Kalliosuojassa poikkeusaikana
Yksi tämän hetken kiireellisimmistä työskentelykohteista on kalliosuoja, jonka inventointi saatiin käynnistettyä alkuvuodesta. Kalliosuojassa henkilösuojaimien ja suojavarusteiden kanssa työskennellessä olemme varmasti paremmassa turvassa viruksilta kuin missään muualla epidemian aikana. Töihin olemme liikkuneet pääasiassa omilla autoilla tai pyörällä. Inventointikuvaus on edennyt mainiota tahtia koronasta huolimatta!
Kuvaamisen jälkeen jokaisesta esineestä täytyy tehdä poisto- tai säästämispäätös. Poistolistalle joutuvat esimerkiksi esineet, jotka ovat hyvin huonokuntoisia, jotka ovat altistuneet homeelle tai joita vastaavia on jo kokoelmissa. Päätökset täytyy tehdä huolella, sillä jokainen säästetty esine tarvitsee säilytystilan ja kuluttaa museon resursseja. Toisaalta taas poistettua esinettä ei saa takaisin, mikä lisää painetta tehdä hyvin punnittuja päätöksiä. Osasta aineistoa löytyy tietoa vanhoista esinekortistoista tai diaarioista, jotka on muuton aikana digitoitu. Esineiden tunnistaminen on aikaa vievää puuhaa. Kalliosuojan esineiden taustatietoja on esiselvitetty etätöissä, jotta esineet voidaan paikan päällä joko pakata laatikoihin ja kiinnittää lavoille poiskuljetusta varten tai päästää esineiden taivaaseen.
Keskustakampuksen kokoelmatila
Eräs muuttokohteemme on keskustakampuksella sijaitseva kokoelmatila, jossa olemme pakanneet esineitä jo jonkin aikaa. Nyt kokoelmatilassa työskentelee kolme työntekijää, joiden työpisteet on sijoitettu turvallisen etäisyyden päähän toisistaan. Aluksi uudet järjestelyt hidastuttivat pakkaamista, mikä aiheutti hieman paineita niin kokoelmatiloissa paikallaolijoille kuin etätyöläisille. Pakkausvauhti on kuitenkin nopeutunut omiin pisteisiin keskittymisen myötä, ja hyllyt tyhjenevät hyvää vauhtia.
Kokoelmakeskuksen kuulumiset
Uudessa kokoelmakeskuksessa työt ovat jatkuneet, mutta rakennuksessa on otettu käyttöön Museoviraston antamia suosituksia. Ihmisten määrää on rajoitettu niin, ettei samassa tilassa työskentele kerrallaan yli 10 työntekijää, ja paikalle tulevat henkilöt on ilmoitettava etukäteen rakennuksen vahtimestarille. Kahvitaukoja pidetään useammassa tilassa kuin aikaisemmin riittävien turvavälien säilymiseksi, ja kokoelmakeskuksen aukioloaikoja on rajoitettu. Yliopistomuseon muuttotiimiläisiä on työskennellyt kokoelmakeskuksessa vain pari henkilöä kerrallaan, joten etäisyyssuosituksista on ollut helppo pitää kiinni suurissa kokoelmahalleissa.
Muuttoprojektin etätyöt koronaepidemian aikana
Museoesineiden muutossa tehdään paljon muutakin kuin pelkkää laatikoihin pakkaamista, joten valmistelevaa työtä on kosolti. Yliopistomuseolla on paljon luetteloimatonta esineistöä, jotka pitää numeroida, mitata, ja kuvata, minkä jälkeen ne vasta voidaan luetteloida sähköiseen kokoelmanhallintajärjestelmään Akseliin. Aloitimme maaliskuussa kiireen vilkkaa massakuvaamaan esineitä etäluettelointia varten erikoistilanteen mukanaan tuomia rajoitteita ennakoiden.
Kokoelmakeskukseen esineiden tie käy joko pakastimen tai karanteenin kautta, jotta vältytään tuhohyönteisten tuomiselta kokoelmatiloihin. Esinelaatikoista on tehty etukäteen laatikkolistat, joista ilmenee laatikoiden tunnus sekä siinä olevien esineiden numerot. Listoja on voitu etätöissä läpikäydä pakastusjaottelua varten, kiitos sähköisen kokoelmanhallintajärjestelmän, pilvipalveluiden ja verkkolevyjen.
Yksi aikaa vievä, mutta työturvallisuuden kannalta tärkeä osa muuttoprojektia on niin kutsuttu myrkkysavotta. Yliopistomuseon kokoelmia on aikaisempina vuosina muuton yhteydessä käyty läpi, ja paljon terveydelle haitallisia lääkeaineita ja kemikaaleja sisältäviä esineitä on kartoitettu ja osin poistettu kokoelmista. Tästä huolimatta yllätyksiä tulee yhä vastaan. Kokoelmanhallintajärjestelmästä löytyviä vaarallisia aineita voi myös listata etätöissä. Myrkkylistan pohjalta kokoelmatiloissa tiedetään, mitkä laatikot tulisi käsitellä vetokaapissa tai pukeutuneena raskaampiin suojatamineisiin. Esineistä, joista aiheutuu vakava riski työntekijöille tai muille esineille, voidaan tehdä poistopäätöksiä.
Etätöitä kevyimmästä päästä ovat olleet blogin päivitys ja Instagram-tilin juttujen jakaminen. Työpäiviin ovat kuuluneet myös mm. muuttotiimin ja koko museon säännölliset kokoukset, jotka on melko sutjakkaasti hoidettu Teamsissa tai Zoomissa. Työhyvinvointia on pidetty yllä virtuaalisessa kahvihuoneessa ja Helsingin Yliopiston Tiedekulman Huolettomat hartiat -taukojumpalla. Työkavereita ja fyysistä työskentelyä esineiden parissa on tullut silti ikävä useaan otteeseen!
Jenni Jormalainen, projektityöntekijä
Mai Joutselainen, projektityöntekijä
Riina Uosukainen, konservaattori