Opintohallinnon prosessit kuntoon -Miksi prosessikuvauksia kannattaa tehdä?

Sanna_auditointi

Aloitimme eläinlääketieteellisessä tiedekunnassa prosessikuvausten tekemisen valmistautuessamme vuoden 2007 Helsingin yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän auditointiin. Ensimmäiset kuvaukset löytyvätkin jo vuodelta 2005. Tuolloin ei ollut vielä QPR-ohjelmaa uimaratoineen, joten aivan ensimmäiset prosessit teimme puhtaasti tekstinkäsittelyohjelmalla.

Idea prosessikuvauksiin lähti, kun mietimme yhdessä hallintopäällikön kanssa tarvetta yhtenäistää erilaisia käytäntöjä tiedekunnassa ja silloisilla neljällä laitoksella. Erityisesti opintopuolella jokaisella laitoksella ja oppiaineella oli omat vakiintuneet käytäntönsä ja opiskelijan oli joskus vaikea hahmottaa erilaisia toimintatapoja varsinkin kun kaikki laitokset (nykyisin osastot) vastaavat yhdessä yhteisen eläinlääketieteen koulutusohjelman opetuksesta.  Toimintatapojen yhtenäistämisen lisäksi meillä oli tavoitteena oppia tuntemaan toistemme työt, edistää yhteisöllisyyttä ja tarvittaessa myös jakaa töitä uudelleen.

Alusta saakka ideana oli, että prosessikuvaukset tehdään aina yhdessä niiden henkilöiden kanssa, jotka ovat kyseisessä prosessissa mukana. Kuvauksia tehtiin koko tiedekunnan hallinnon kehittämispäivissä (ns. Halke II) jakautuen aina kunkin prosessin mukaan pienempiin ryhmiin. Opintopuolella jatkoimme työtä kanslian ja laitosten, nykyisten osastojen, opintosihteereiden kanssa. Jossain vaiheessa siirryimme käyttämään QPR-ohjelmaa, joka osoittautuikin hyvin havainnolliseksi ja helpoksi tavaksi nähdä yhdellä silmäyksellä kyseisen prosessin kulku ja ne tahot, jotka siinä prosessissa ovat keskeisiä.

Opintohallinnon keskeiset prosessit saatiin kuvattua KKA:n vuoden 2007 auditointiin ja sen jälkeen niitä on päivitetty epäsäännöllisen säännöllisesti.  Käytännössä prosessikuvausten laatiminen tapahtuu siten, että kokoonnumme yhteisen pöydän ääreen.  Yksi meistä toimii sihteerinä piirtäen nuolia ja kirjoittaen tekstiä laatikoihin muiden pohtiessa samalla, miten mikäkin opintohallinnon asia etenee.

Huonona puolena työtavassamme on, että se on kovin hidasta. Yhdessä parituntisessa tapaamisessa kannattaakin keskittyä yhteen tai enintään kahteen prosessikuvaukseen. Koska työ on aikaavievää, sitä kannattaa tehdä mieluummin projektiluonteisena. Välillä prosessit voikin aivan hyvin unohtaa hetkeksi, keskittyä muuhun ja palata niihin vaikka sitä mukaa, kun joku iso asia jonkun prosessin kohdalla on muuttumassa.

Kuluvana keväänä olemme jälleen aktivoituneet ja käymme parhaillaan läpi opintohallinnon prosesseja tarkoituksena saattaa ne ajan tasalle KKA:n syksyllä tapahtuvaa auditointivierailua varten. Prosesseja tehdään siis myös auditointeja varten, mutta samalla mitä suurimmassa määrin meitä itseämme varten. Prosessikuvauksia tehdessämme saamme arvokasta tietoa toistemme työstä, opimme arvostamaan toisiamme ja monesti keksimme yhdessä, miten jokin asia olisi järkevintä hoitaa. Voisi jopa sanoa, että arvokkainta koko työssä on tekeminen itsessään eikä sittenkään työn lopputuotoksena syntyvä uimaratakaavio.

Toki valmiista prosessikuvauksistakin on hyötyä. Meidän opintohallinnon ihmisten lisäksi opettajien ja opiskelijoiden on helppo hahmottaa kunkin prosessin kulku nopeasti. Lisäksi ne toimivat hyvänä perehdytysmateriaalina uusille työntekijöille. Samaten ne tuovat monesti kulissien takana tapahtuvaa opintohallinnon työtä näkyväksi. On tärkeää, että voimme osoittaa, millainen ja minkä kaikkien tahojen yhteinen työpanos löytyy esimerkiksi opiskelijan opinnäytetyöprosessin takaa.

Prosessikuvaukset myös linkitetään tiedekunnan toimintakäsikirjaan ja flamma-sivuille aina kunkin asian yhteyteen. Esimerkki viimeksi päivitetystä prosessista koskee eläinlääketieteen lisensiaatin tutkielmaa ja se löytyy tiedekunnan flamma-sivuilta: https://flamma.helsinki.fi/fi/HY296014

Leave a Reply

Your email address will not be published.