Maa- ja metsätalousministeriön tavoitteena on johtaa uusiutuvien luonnonvarojen kestävän käytön politiikkaa osana valtioneuvostoa ja Euroopan unionin päätöksentekoa. Ministeriön toimintakenttään kohdistuu hyvin erilaisia rooliodotuksia ja intressejä. Sidosryhmäyhteistyön ja vuorovaikutuksen näkökulmasta onkin tärkeää, että ministeriö tuntee sidosryhmänsä, kerää palautetta toiminnastaan, selvittää eri intressiryhmien tiedontarpeita sekä arvioi yleisesti sidosryhmäyhteistyötänsä.

Helsingin yliopiston Viestinnän tutkimuskeskus CRC:n toteuttaman tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa maa- ja metsätalousministeriön sidosryhmät, selvittää miten hallinnon alan keskeiset toimijat arvioivat ministeriön toimintaa sekä millaisia kokemuksia heillä on yhteistyöstä ja vuorovaikutuksesta ministeriön kanssa. Lisäksi tutkimuksessa selvitettiin millaisia tiedontarpeita sidosryhmillä on ja miten nämä tulevat täytetyiksi. Vastaavana tutkijana toimi VTM Heidi Lavento. Projektiryhmässä toimivat viestintäjohtaja Pekka Väisänen, viestintäsuunnittelija Mervi Ukkonen ja tutkija, yliopistonlehtori Salli Hakala.

Tutkimus toteutettiin tilanteessa, jossa keskustelu yhteiskunnan yhä monimutkaistuvista tarpeista, hallinnon suorituskyvyn parantamisesta sekä julkisten palvelujen tulosvastuusta on jatkunut jo pitkään. Tämä on saanut aikaan tarpeen lisätä julkisorganisaatioiden toiminnan läpinäkyvyyttä, laadunarviointia sekä kansalaisten ja sidosryhmien osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. (Pollitt 2003, 84; Lähdesmäki 2003, 60.) Käytännössä erilaiset johtamisideologiat (kuten NPM), ekonomiset ja sosio-demografiset muutokset sekä kansalaisilta tuleva paine ovat näkyneet julkisten johtamisjärjestelmien muutoksina sekä eritasoisina hallinnonuudistuksina (Pollitt & Bouckaert 2004, 25). Julkisorganisaatioiden voidaan katsoa vähitellen siirtyvän

• Suljetuista ja organisaatiokeskeisistä järjestelmistä toiminnaltaan avoimiksi ja verkostomaisiksi. Tällöin yhteiskunnallinen luottamus rakentuu demokraattisen dialogin, läpinäkyvyyden ja tilivelvollisuuden kautta.
• Sisäisestä toiminnan fokuksesta (resurssit, tehtävät) ulkoiseen (tulokset, tuottavuus)
• Perinteisestä suunnittelu-päätöksenteko-tuotanto-arviointi -syklistä toimintamalliin, jossa sidosryhmät ja kansalaiset osallistetaan toiminnan eri tasoilla. (Pollitt ym. 2007, 7–8.)

Muutokset näkyvät myös erilaisissa toimintaa ohjaavissa suosituksissa sekä organisaation sisällä, henkilöstön viestintäodotuksissa (Lavento & Juholin 2009). Sidosryhmäviestinnän osalta vuoden 2010 valtionhallinnon viestintäsuosituksessa korostetaankin sidosryhmien ja asiantuntijaviestinnän merkitystä. Sidosryhmien osallistamisen todetaan parantavan muun muassa päätöksenteon laatua: ”mitä laajempi keskustelu ja yhteistyö valmisteluvaiheessa, sitä parempi valmistelu ja lopputulos”. Toimintatapojen muutokset näkyvät ministeriöiden tiedottamisperiaatteissa yleisimminkin. Onko viestinnän tavoite suorittaa vain viranomaisen velvollisuus, vaikuttaa sidos- ja yhteistyöryhmiin vaiko aktivoida sidosryhmät? Samalla kysymys on siitä, määritteleekö viranomainen julkisuuden rajat, valitseeko viranomainen tiedotuksen ajankohdan, tavan, sisällöt ja painotuksen vai määrittelevätkö sidosryhmien tiedontarpeet tiedotuksen toteutuksen? (Hakala 1994; Aula & Hakala 2005.) Edellä mainittuja toiminnan ulottuvuuksia on tarkasteltu käytännössä erityisesti tutkimuksen luvussa 4, jossa on selvitetty sidosryhmien näkemyksiä ministeriön toiminnan asiantuntevuudesta,avoimuudesta, verkostomaisuudesta,luotettavuudesta ja vaikuttavuudesta.

Julkisorganisaatioiden muutos melko suljetuista ja organisaatiokeskeisistä järjestelmistä toiminnaltaan avoimiksi ja verkostomaisiksi oli nähtävissä myös tässä tutkimuksessa. Muutos tapahtuu asteittain. Tutkimuksessa näkyi, että valtionhallinnon sekä paikallis- ja aluehallinnon edustajat pitivät ministeriön toimintaa verkostomaisempana, aloitteellisempana ja avoimempana kuin tutkimus- tai oppilaitosten, yritysten, järjestöjen, median ja muiden sidosryhmien edustajat. Valtionhallinnon sekä paikallis- ja aluehallinnon edustajat ovatkin usein toiminnaltaan kiinteästi ministeriöön kytkettyjä; kumppaneita tai muita tahoja, jotka on otettava toiminnassa huomioon. Näillä on tarve säännölliseen dialogiin ja henkilökohtaisiin kontakteihin. He ovat usein mukana työryhmissä, yhteishankkeissa ja lainvalmistelussa. Järjestöt, yritykset ja media voidaan puolestaan nähdä erityisryhminä, jotka ovat teemakohtaisesti mukana lainsäädäntötyössä, lausunnonantajina ja erilaisissa projekteissa. Näillä erityisryhmillä on tarve vuorovaikutukseen sekä räätälöityihin viestinnän sisältöihin. (Turunen & Lavento 2008, 11.) Tutkimuksessa järjestöjen ja yritysten edustajat antoivat kriittisimmät arviot ministeriön toiminnasta. Näyttää siltä, että kumppanit ja muut tahot, jotka on (lakisääteisesti tai muuten) otettava huomioon, osallistetaan toimintaan usein jo päätösten valmisteluvaiheessa. Sen sijaan teemakohtaisten erityisryhmien osallistamisessa ja tiedontarpeiden täyttämisessä on vielä kehittämisen varaa.

Sidosryhmätutkimus osoittaa, että ministeriöissä eikä muissakaan organisaatioissa viestintää ja ministeriöiden muuta yhteistyötä sidosryhmien kanssa voida erottaa toisistaan. Viestintä on oleellinen osa johtamista, vuorovaikutusta, yhteistyötä ja koordinaatiota. Ihmiset organisoituvat ratkoakseen ongelmia ja siihen he tarvitsevat erilaisia viestinnän, tiedonkulun ja vuorovaikutuksen muotoja. Siksi sidosryhmien toiveeseen hallinnon alan sisäisestä, ja erityisesti muiden ministeriöiden ja hallinnon alan toimijoiden välisestä, yhteistyöstä ja vuorovaikutuksesta on erityisesti kiinnitettävä huomiota.

Ministeriön toimintakyky ja yhteistyökyky testataan viimeistään erilaisissa kriisitilanteissa. Kriisien tutkimukset (Lavento 2009; Seeck, Lavento & Hakala 2008; Huhtala, Hakala, Laakso & Falck 2005) Suomessa ovat osoittaneet, että kriisitilanteessa tarvitaan erityisesti eri toimijoiden yhteistyötä. Maa- ja metsätalousministeriöllä on Yhteiskunnan turvallisuusstrategiassa keskeinen rooli mm. elintarvikehuollon alkutuotannon ja vesihuollon turvaamisessa sekä tulvariskien hallinnassa ja paloturvallisuudessa. Ministeriön normaaliajan käytännöillä on keskeinen vaikutus siihen, miten kriisissä toimitaan. Kriisin johtamisen kannalta on olennaista ymmärtää, kuinka keskeiset sidosryhmät reagoivat kriisiin, mitä resursseja ja tietoa sidosryhmillä voi olla tarjota kriisin hoitamiseksi sekä kuinka häiriötilanne tai poikkeusolot vaikuttavat sidosryhmiin (Pearson & Clair 1998, 70–73). Projektin tavoitteena on ollut tutkimalla kehittää ministeriön yhteistyötä sidosryhmien ja verkostojen kanssa. Tämä voi onnistua vain, jos eri toimijoilla on aitoa halua vuoropuheluun ja uusien mahdollisuuksien kokeiluun. Silloin maa- ja metsätalousministeriöstä voi tulla suurenkin yleisön silmissä sitä, millaiseksi keskeiset sidosryhmät sen toiminnan nyt jo kokevat: asiantunteva,luotettava ja kiinnostava.

Tutkimusraportti verkossa:
Heidi Lavento
”Asiantunteva, luotettava ja kiinnostava.” Sidosryhmien näkemyksiä Maa- ja metsätalousministeriön toiminnasta, vuorovaikutuksesta, sekä tiedontarpeiden täyttämisestä.
Viestinnän tutkimusraportteja 1/2011
ISBN 978-952-10-6822-5 (nid.)
ISBN 978-952-10-6823-2 (PDF)