Kansalliskirjaston ja Helsingin yliopiston kirjaston yhteistyössä järjestämän Open Repositories 2014 -konferenssin valmistelut etenevät pikku hiljaa. Kesäkuun 9.-13. päivä Helsingissä järjestettävän konferenssin ilmoittautuminen on ollut auki jo jonkin aikaa, ja kongressitoimiston toimittaman tiedon mukaan meillä on tällä hetkellä koossa 25 ilmoittautunutta.
Tämänhetkisellä listalla huomioita herättävää on ainakin se, ettei suomalaisia ilmoittautuneita ole mukana vielä yhtään. Eli kotimaan markkinointiin kannattaa vielä selkeästi panostaa. Ilmoittautumisaikaa on toki vielä jäljellä useampi kuukausi – kaikkiaan konferenssiin odotetaan yli 400 osallistujaa eri puolilta maailmaa.
Konferenssin ohjelmaehdotusten deadline oli vajaa kuukausi sitten, ja niiden vertaisarviointiprosessi on useimpien kategorioiden osalta jo melko pitkällä. Ehdotuksia tuli yhteensä yli 250, mikä oli peräti 48% enemmän kuin viime vuonna Kanadassa. Erityisen huomattavaa oli konferenssipaperien ja paneelien (108) sekä workshop- ja tutoriaaliehdotusten (24) määrän kasvu.
Asian surullinen puoli on valitettavasti se, ettei viisipäiväisessä konferenssissa ole – rinnakkaisista trackeista huolimatta – millään tilaa läheskään näin monelle esitykselle, eli karsinta tulee olemaan kova. Toisaalta läpi menneet esitykset ovat toivon mukaan huippuluokkaa. Minulle sattui tällä kertaa arvioitavaksi pelkästään hyviä tai erinomaisia ehdotuksia, mutta en ole varma menevätkö nämäkään lopulta läpi – tämä riippuu tietysti myös kahden muun arvioijan lausunnoista.
Arviointiprosessi on siis edelleen kesken, ja konferenssin lopullinen ohjelma vahvistetaan vasta huhtikuussa. Yleinen ohjelmarunko on tosin jo nähtävillä verkossa, vaikka hienosäätöä tehdään senkin osalta varmasti vielä moneen kertaan.
Tämänhetkisen arviointitilanteen pohjalta voi joka tapauksessa ennakoida, että ohjelmaan on tulossa mukaan mm. tutkimusdatan hallintaa, altmetriikkaa, pysyviä tunnisteita (mm. ORCID ja DOI), pitkäaikaissäilytystä, käyttöliittymien suunnittelua, kulttuuriperintöaineistoja ja tietysti myös perinteisiä avoimeen julkaisemiseen liittyviä teemoja. Sekä paljon, paljon muuta. Käytännössä ohjelmasta näyttää olevan tulossa aiempien vuosien tapaan ylitsepursuavan runsas.
Konferenssin järjestelyissä riittää edelleen työtä monella rintamalla, ja puhelinkokouksia Atlantin ylitse on ollut parhaimmillaan/pahimmillaan harva se ilta. Koska järjestelyjä on tehty hyvin pitkälle oto-työnä sekä meillä että maailmalla, osallistujilta on vaaditu aika ajoin paljonkin venymistä, ja alunperin suunnitteluista aikatauluista on välillä jouduttu vähän joustamaan. Toisaalta olemme päässeet lopulta ihan hyvin eteenpäin, vaikka esim. sponsorointi ja itse tapahtuman lähestyessä myös käytännön logistiikka vaativat vielä runsaasti panostusta.
Kaiken kaikkiaan ison kansainvälisen konferenssin järjestäminen on joka tapauksessa ollut todella mielenkiintoista ja antoisaa puuhaa, jonka yhteydessä on joutunut opettelemaan monenlaista uutta ja myös päässyt aivan uudella tavalle sisälle alan kansainvälisen yhteisön kuvioihin. Vielä kun saataisiin jostain tilattua kesäkuun toiselle viikolle aurinkoista säätä…