Seminaari verkossa innostaa osallistumaan

Adobe Connect Pron yleistyttyä yhtäaikaisen verkkoläsnäolon välineenä sen kautta toteutettuja verkkoseminaareja on kahden viime vuoden aikana järjestetty kansallisesti mainostettuina tapahtumina useammankin järjestäjän toimesta. Toteutustavat ovat jonkin verran vaihdelleet, ja erilaisia kokemuksia on ehtinyt kertyä. Seminaarien toteuttajat ovat hakeneet hyviä käytäntöjä osallistujien ohjaukseen ja saaneet rutiinia niiden toteuttamiseen.

Olen osallistunut joko osallistujana tai suunnittelijana tai katsellut vierestä suunnittelua ainakin SVY:n seminaarisarjoihin 2008 ja 2009, SVY:n ja VirtuaaliAMK:n yhteiseen seminaarisarjaan syksyllä 2009, OnlineITK:hon syksyllä 2009 ja Kuopion yliopiston Virtukampuksen Onlineseminaariin sosiaalisesta mediasta. Katsoin näiden tapahtumien sisältöjä jälkikäteen ja muistelin valmisteluihin tarvittavaa aikaa. Osallistujan näkökulmasta mietin myös, milloin ”viitsin lähteä paikalle” ja milloin ”en jaksa enää olla ACP:ssä”.

• Kuinka lyhyt verkkoseminaari kannattaa järjestää?
• Kuinka pitkässä verkkoseminaarissa osallistujat jaksavat olla paikalla alusta loppuun?
• Kuinka monta esiintyjää seminaariin kannattaa yhdelle kerralle järjestää? Miten esiintyjien aiheet saadaan sovitettua toisiinsa sopivaksi kokonaisuudeksi?
• Miten tilaisuudesta saa vuorovaikutteisen ja halutaanko vuorovaikutusta edes?

Verkkoseminaariin osallistuu helposti muiden työtehtävien lomassa, jopa muita töitä samalla tehden. Silloin lyhytkin esitys tai keskustelu on mielekäs osallistujan kannalta, sillä jo puolessa tunnissa ehtii hyvin käsitellä pienen asiakokonaisuuden, kolmessa vartissa keskustellakin. Kovin aikaa vievään aiheen käsittelyyn ei ehkä edes olisi mahdollista osallistua. Järjestäjän kannalta taas lyhyen seminaarin alustajaksi tai esiintyjäksi riittää hyvin yksi asiantuntija, jolloin järjestäjä välttyy työläältä esiintyjien aikataulujen ja aiheiden yhteensovittamiselta, joka ei välttämättä edes onnistu. Seminaarin ajankohdan saa sovittua sen yhden esiintyjän kanssa paljon helpommin kuin kolmen tai viiden. Tällöin järjestelyt ovat kokonaisuutena kevyet ja ketterät, toteutettavissa lyhyelläkin aikavälillä.

Verkkoseminaaria on sen kestosta tai esiintyjien lukumäärästä riippumatta mainostettava, ja tilaisuutta varten on varattava riittävän suuri ACP-huone; ilmoittautumisiakin on ehkä kerättävä. Jos verkkotilan epäilee loppuvan kesken, paikalliset toimijat voivat tarjota osallistumismahdollisuutta ryhmätiloissa, kuten SVY-seminaareissa on tehty. Paikalliset ryhmätilat tarjoavat lisäksi osallistumismahdollisuuden heille, jotka vielä vierastavat tarvittavaa tekniikkaa. Tällöin toki osallistumismahdollisuus keskusteluun samalla vähenee oman koneen äärestä osallistujiin verrattuna. Lähtökohtana tulisi kuitenkin olla riittävän suuri verkkotila, ja se on kansallisissa seminaareissa näyttänyt olevan jopa sadoissa pikemmin kuin kymmenissä yhteyspisteissä.

Kahden tai kolmen tunnin seminaariin on syytä valita aihe, jota on mielekästä käsitellä useasta näkökulmasta, ja etsiä alustajiksi asiantuntijoita näistä näkökulmista. Alustajat voivat vaihtoehtoisesti esitellä kukin tapauskuvauksen, joista sitoutuu haluttu kokonaisuus. Usean alustajan seminaareissa on kuitenkin vaarana sekä liika hajanaisuus, jolloin esityksissä ei ole mitään yhteistä, että liika päällekkäisyys, saman toistaminen jokaisessa puheenvuorossa. Siksi verkkoseminaarin järjestäjän osaaminen ja työmäärä korostuvat näiden pidempien kokonaisuuksien valmisteluissa. Kaksi tai kolme tuntia kuuntelemista on myös rankkaa osallistujille. Jos puolentoista tunnin luento tai kokous tekee tiukkaa kasvokkain istuen, kolmen tunnin verkkopläjäys halvat kuulokkeet korvilla on helposti jo tuskallinen. Tekniikan virittämiseen on myös osattava varata aikaa sekä ennen seminaarin alkua että sen aikana, aina esiintyjän vaihtuessa. Verkkoseminaareissa korostuukin tekniikan toimivuus ja laatu, sekä järjestäjän että osallistujan päässä.

Vaikuttaa siltä, että ajatus tapahtumaan osallistumisesta myös tai vain verkon kautta kiinnostaa ihmisiä ja lisää paikallisen tapahtuman osallistujia.

Vaikuttaa siltä, että ajatus tapahtumaan osallistumisesta myös tai vain verkon kautta kiinnostaa ihmisiä ja lisää paikallisen tapahtuman osallistujia. Mielenkiintoiseen tapahtumaan pääsee näppärästi osallistumaan omalta työpisteeltä ja matka-aikakin jää pois, mikä lyhyessä tapahtumassa lisäisi kokonaisajantarvetta kohtuuttomasti. Toistaiseksi korkeakoulutoimijoiden verkkoseminaareihin osallistuminen on ollut maksutonta kaikille osallistujille. Maksullisuus lisäisi järjestäjän työtä; vähentäisikö se myös osallistujia? Sekä paikallisesti että verkossa järjestetyt seminaarit ovat toistaiseksi olleet maksullisia paikalle saapuen ja maksuttomia verkon kautta. Mikä motivoi potentiaalista osallistujaa enää matkustamaan? Tapahtuman järjestäjien onkin pian keksittävä sellaisia vetonauloja, jotka saavat ihmisiä myös tapahtumapaikalle. Lähinnä tulee mieleen hyödyntää sellaisia työskentelymenetelmiä, jotka eivät toimi verkon kautta. Myös tapahtuman monipuolisuus ja pitkä kesto sekä sosiaalinen kanssakäyminen kollegojen kanssa ovat motivaattoreita pitkällekin matkustamiselle. Siksi ITK:honkin tulee lähdettyä vuosi toisensa jälkeen, verkostoitumaan; eikä luurit korvilla kukaan jaksaisi kahta päivää istua.

Mielekkäimmäksi (vain) verkossa järjestettäväksi tilaisuudeksi sekä järjestäjän että osallistujan näkökulmasta jäsentyi minusta napakka, enintään tunnin mittainen, mahdollisesti keskusteleva, yhteen aiheeseen keskittyvä seminaari; siihen tyyliin mitä Kuopiossa viime syksynä toteutettiin sarjana. Tuo sarja jatkuu myöhemmin tänä keväänä. Vastaavalla formaatilla näyttää jatkuvan myös kevään Online ITK.