Avara-palaveri 3.8.2010

AVARA-PALAVERI

3.8.2010 KLO 12.00–13.30

AGENDA

1. HENKILÖSTÖASIOITA

  • VTK Riikka Mäntyniemi valittu avara-tiimiin kampanjasihteeriksi ajalle 16.8.2010–31.1.2011
  • Toimenkuvassa mm. varainhankintaan liittyvät asiakaspalvelutehtävät, asiakkuuden hallinta, lahjoittajasuhteiden hoitaminen, viestintä ja markkinointi
  • Riikka sijoittuu avara-tiimin työtilaan, mistä johtuen Marika Poutiainen muuttaa verkkoviestintätiimin tiloihin 2. kerrokseen, jossa vapaa työpiste
  • Muuton tulee tapahtua 9.8. mennessä, sillä tällöin puusepät tulevat tekemään viimeiset avara-työtilaan tehtävät kalustemuutokset. Marika jatkaa kokopäiväisenä alumniyhdistyksen työntekijänä elokuun loppuun ja sitten 1-2 päivää viikossa syksyn ajan
  • Kikka Lehmusto Taivaasta jatkaa avara-toiminnan konsultointia keskimäärin 1 päivä viikossa. Yhteistyöstä sovitaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti
  • Vararehtorin sihteeri Maija Roiton toimenkuvaa on myös kesän aikana täydennetty avara-asioilla. Maija tulee tukemaan erityisesti lahjoittajatapaamisten sopimista sekä osallistuu Kirahviklubin tilaisuuksien järjestelyihin

 

2. AJANKOHTAISTA JUURI NYT

  • Kesäkuulumisia: uusia alumneja heinäkuussa 113, kampuksella nyt 7440, yhdistyksessä 2800, tavoitetaan yhteensä 9338. Muutama Kirahviklubin suuruinen lahjoitus tullut kesällä, yksi testamenttilahjoitus vireille
  • Alumnitoiminta
    • NE/5 (uusi kampuksen platformi) etenee suunnitellusti. Testaus elokuussa (tähän erityistä huomiota), käyttöönotto syyskuussa, kieliversiot tämän jälkeen. Anni täydentää teknisen toteutuksen suunnitelmaa käyttöönotto/sisältösuunnittelun aikataululla ja viesintäsuunnitelmalla
    • Yhdistyksen syksyn suunnittelu: syyskuun Yliopisto-lehden välissä postitetaan jäsenille tapahtumakalenteri, Pia Ö tiedottaa tarkemmin deadlinet
    • Alumnisopimus: palaveri torstaina 5.8., avoimet asiat keskusteluun Susanna Miekk-ojan kanssa
  • Varainhankinta
    • Kirahviklubi Tvärminneen
    • Sisäinen markkinointi, erityisesti johto
    • Alumnikampanjan toteutus
    • Markkinointimateriaalien massakustomointi
    • Apurahahallinnon uudistaminen etenee suotuisasti, päätöskokous 30.8.
    • Rahastojen sääntöjen uudistamisen ja hoitokuntien nimeämisen prosessi toteutetaan elo-syyskuun aikana
  • Yhteiset
    • Avara-seminaari: Anni ja Pia D. valmistelevat tällä viikolla ohjelman loppuun, maanantaina 9.8. lähetetään ohjelma avara-verkostolaisille
    • Alma-sivut: päivitetään elokuussa
    • Helsinki Insight sivustolle tehdään käytettävyystestaus elokuussa verkkoviestintäyksikön oragnisoimana

3. AVARA-PALAVERIT SYKSYLLÄ

  • Sovittiin, että joka toinen viikko avara-palaveri, joka toinen viikko alumnit ja varainhankintaihmiset kokoontuvat  keskenään.
  • Seuraavat palaverit: avara-palaveri 9.8. klo 13, avara-palaveri 16.8. klo 10
  • Sovitaan seuraavat kun kaikki paikalla

 

Haussa kampanjasihteeri

Vahvistamme syksyllä avara-tiimiä palkkaamalla kampanjasihteerin. Tavoitteena on mahdollisimman nopeasti löytää henkilö, joka voi hypätä liikkuvaan junaan ja tukea meitä saavuttamaan tavoitteemme. Toimenkuva tulee rakentumaan varainhankintaa liittyvästä CRM-työstä, tapahtumien järjestämisestä, markkinoinnin toteuttamisesta ja verkkosivujen päivittämisestä. Kyseessä on back-office tehtävä, jossa nopeus, joustavuus ja asiakaspalveluhenkisyys ovat valtteja. Loppuvaiheen opiskelija tai vastavalmistunut sopisi hyvin tehtävään. Tuleeko joku sopiva mieleesi?

Alumnitoiminnan ja varainhankinnan blogi perustettu!

Tervetuloa avara-blogiin!

Blogin perustamisen ideana on lisätä avara-toiminnan suunnittelun läpinäkyvyyttä ja vahvistaa yhdessä
tekemisen kulttuuria läpi yliopiston. Meitä alumnitoimintaan ja varainhankintaan liittyviä toimijoita on vielä vähän ja onnistumisemme kannalta on tärkeää, että saamme mahdollisimman monen näkemyksiä, kokemuksia ja osaamista toiminnan kehittämiseen. Tulemme entistä enemmän painottamaan omassa toiminnassa tiedekuntien ja laitosten kanssa yhdessä tekemistä.

Tässä blogissa kerromme ajankohtaisista avara-asioista mahdollisimman paljon niiden vielä ollessa idea- tai suunnitteluvaiheessa. Kynnys kirjoittamiselle ja kommentoinnille pidetään matalana. Asiat ja ideat jakoon, kolumneja ei tarvitse kirjoittaa.

Toivomme, että te kaikki muutkin avara-asioista kiinnostuneet ottaisitte blogin omaksenne ja julkaisisitte omat pohdinnat ja suunnitelmat myös täällä.

Laitetaan tieto kulkemaan ja hyvät käytänteet kiertämään!
 

Avara-tiimi

Pia Dolivo, Mikko Kotola, Anni Siitonen, Pia Österman