University of Helsinki
Tuleva Kaisa-talon kirjasto esittäytyi opiskelijoille 23.2.2011 järjestetyssä tapahtumassa.
Mukaan tilaisuuden järjestämiseen oli saatu yliopiston kirjaston lisäksi kaikki opiskelijapalveluja tuottavat toimijat yliopiston piiristä. Tuloksena oli tasokas tapahtuma ohjelmineen ja kirjakahviloineen. Mutta lähtivätkö opiskelijat joukolla mukaan?
Opiskelijat kun ovat kirjaston tärkein sidosryhmä, käynnistettiin opiskelijatapahtuman valmistelu jo syksyllä 2010 osana yliopiston Helsinki Insight –varainhankintakampanjaa. Idea Pecha Kucha –tyyppisestä iltatilaisuudesta ei kuitenkaan vakuuttanut kirjaston opiskelijatoimikuntaa, vaan lakoninen vastaus oli, että opiskelijat eivät tule mihinkään kirjaston järjestämään tilaisuuteen.
Tapahtuman konsepti
Viileää vastaanottoa ei jääty murehtimaan, vaan tehtiin se johtopäätös, että kirjastolla on imago-ongelma, ja tartuttiin haasteeseen. Opiskelijatilaisuuden suunnitelmat pantiin uusiksi ja mukaan ad hoc-suunnitteluryhmään pyydettiin opiskelijoita ja aktiivisia kirjastolaisia keskustakampukselta. Opiskelijajäsenten avulla HYY saatiin tilaisuuden toiseksi pääjärjestäjäksi. Opiskelijoiden oma resepti kiinnostavaksi tapahtumakonseptiksi oli matalan kynnyksen päivätilaisuus, jossa olisi Kaisa-kirjaston tunnelmaa, rentoa meininkiä, sohvaryhmiä, musiikkia ja tarjoilua. Ohjelmaan toivottiin myös paneelikeskustelua, jossa opiskelijan ääni tulisi kuulluksi.
Yhteistyökumppanit
Opiskelijoiden toivomaa tapahtuma ryhdyttiin toteuttamaan ja etsimään yhteistyökumppaneita. Kirjasto vastasi itse tapahtuman konseptista, koordinoinnista, ohjelmasta ja pääosin rahoituksesta. HYY vastasi tilaisuuden tiedotuksesta Ylioppilaslehden ja opiskelijajärjestöjen kautta.
Kirjakahvilan toteuttajiksi saatiin Kaisa-talon tulevat kumppanukset, UniCafe ja Gaudeamus. Yliopiston viestintä ja yhteiskuntasuhteet samoin kuin hakijapalvelut halusivat julkistaa tilaisuudessa opiskelijoiden Pressiklubin kirjoituskilpailun tulokset. Kielikeskus, Oppimiskeskus Aleksandria ja Unigrafia tulivat esittelemään omia opiskelijapalvelujaan ja Unigrafia vastasi myös tilaisuuden printtimainosten toteutuksesta. Anttinen Oiva Arkkitehdit olivat mukana tapahtuman tilasuunnittelussa ja Kaisa-talon havainnekuvista tuotettujen suurkuvien hankinnassa. Yliopiston Tila ja kiinteistökeskus huolehti osaltaan sisustus- ja av- suunnittelusta ja käytännön järjestelyistä.
Kirjakahvila ja mediatori
Tapahtumatilaksi valittiin päärakennuksen sisääntuloaula sen keskeisen sijainnin vuoksi. Luvan saaminen tilaisuuden järjestämiseksi osoittautui kuitenkin ongelmalliseksi, kun aulassa ei sallittu äänenvahvistuslaitteiden käyttöä. Niinpä päädyttiin jakamaan tapahtuma sisääntuloaulan lisäksi viereiselle mediatorille. Arkkitehdin ja sisustusarkkitehdin asiantuntemus mahdollistivat esteettisen ja ammattimaisesti toteutetun tapahtumatilan sekä ratkaisut Kaisa-talon tunnelman luomiseen ja akustisiin ongelmiin.
Sisääntuloaulaan rakennettiin kirjakahvila Kaisa-kirjaston suurkuvalla ja pystypöydillä. Standit ja esiintymispisteet sijoitettiin myös aulaan. Mediatorille rakennettiin esiintymistila kahdella Kaisa-talon sisäkuvalla ja tilaa yhdistävällä ja akustiikkaa tasapainottavalla kokolattiamatolla. Multimediaesitykset ja musiikki hoidettiin taustaprojektoreilla ja äänentoistolaitteilla, jotka vuokrattiin tilaisuutta varten. Kokonaisuus oli vaikuttava ja kaikki järjestelyt ja laitteet toimivat moitteettomasti.
Ohjelma
Tilaisuuden pääohjelmana oli Kaisa-talon kirjaston esittely, unelmista arkkitehtuurisuunnitteluun, ylikirjastonhoitaja Kaisa Sinikaran ja arkkitehti Vesa Oivan tyylikkäästi visualisoituna esityksenä. Ohjelmaa ryhditti juontajana toiminut SYLin puheenjohtaja Katri Korolainen-Virkajärvi. Musiikista vastasi DJ. Vertti, alias Vertti Virkajärvi.
Paneelikeskusteluun osallistuivat keskustakampuksen ainejärjestöjen edustajat, dekaani Liisa Laakso, kampuskirjastonjohtaja Pälvi Kaiponen ja arkkitehti Vesa Oiva. Vilkkaat puheenvuorot osoittivat, että ajatusten vaihtoa tarvitaan ja talohankkeeseen suhtaudutaan positiivisen odottavasti. Palvelujen keskittämistä yhteen osoitteeseen pidettiin tärkeimpänä parannuksena. Tiloilta toivottiin viihtyisyyttä, orientoivuutta ja monipuolisuutta, niin että työskentelyn vastapainoksi löytyisi tilaa rentoutumiseen ja kavereiden tapaamiseen. Myös hyvät opasteet ja valaistus mainittiin. Uusina avauksina toivottiin taloon viherkasveja ja kirjaston järjestämiä ”kesäfestareita”.
Sokerina pohjalla ohjelmassa oli yliopiston oma opiskelija, kirjailija Riikka Pulkkinen professori Jyrki Nummen haastateltavana. Tämä olikin houkutellut paikalle Pulkkisen faneja yliopistolta laajemminkin kuulemaan, kuinka Pulkkinen leikitteli ajatuksella raitiovaunuromaanista, joka tapahtuisi yhden päivän aikana. Uudesta romaanistaan hän paljasti sen verran, että 50 sivua on jo paperilla.
Mitä tästä opimme?
Tilaisuuden yhteistyökuvio, konsepti ja ohjelma osoittautuivat menestykseksi. Saatiin kokemusta onnistuneen yleisötapahtuman tuottamisesta, sen edellyttämistä tila ja teknisistä järjestelyistä. Myös tilaisuuden markkinointi yhteistyökumppaneiden kautta, mediassa, verkossa ja perinteisiä ohjelmalehtisiä yliopiston pääovilla opiskelijoille jakamalla oli hyödyllistä harjoitusta.
Vaikka tilaisuudesta jouduttiinkin maksamaan silkkaa rahaa, se kannatti. Kirjasto onnistui kirkastamaan mainettaan opiskelijan kumppanina, vaikka sillä rintamalla tarvitaan hyvien palvelujen lisäksi suhdetoimintaa jatkossakin. Kirjaston aktiivisuus tapahtumajärjestäjänä vakuutti myös yhteistyötahoja ja avasi uusia suhteita yliopiston sisällä. Kirjastosta on tullut aidosti haluttu yhteistyökumppani.
Mitä olisi edelleen voitu parantaa? Tilaisuus ohjelmineen oli niin tasokas, että Kaisa-talon esittelyosuus olisi kannattanut toistaa useamman kerran eri sidosryhmille, kuten yliopiston hallitukselle ja muulle johdolle, keskustakampuksen tiedekunnille ja kirjaston henkilökunnalle. Toiseksi tilaisuus olisi ehdottomasti pitänyt videoida ja julkaista verkossa.
Ja lopuksi, vaikka opiskelijoiden osanotto olikin hyvä, olisi vielä lisää aktiiveja mahtunut mukaan. Omien palvelujen kehittämisestä kannattaa kiinnostua.
Kirjoittaja
Inkeri Salonharju
projektipäällikkö
Hallinto- ja kehittämispalvelut
Helsingin yliopiston kirjasto
Kuvat
Veikko Somerpuro