Ohjesäännöt

Synopin ohjesäännöt (hyväksytty syyskokouksessa 21.11.2022)

1. ENSIMMÄINEN KOKOUS: JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS

Ensimmäinen kokous voidaan pitää jo ennen vuodenvaihdetta. Tällöin on
kuitenkin muistettava, että Synopia koskevista asioista ei voi tehdä päätöksiä
ennen hallituskauden alkamista tai päätökset on vahvistettava hallituskauden
alettua. Sen sijaan hallitus voi jo tässä vaiheessa päättää eri virkojen jaosta.
Lisätietoa viroista löytyy luvusta 6.

2. SYNOPIN HALLITUKSEN KEVÄT

2.1 Kevään ensimmäinen kokous

Kevään ensimmäisessä kokouksessa tulee siirtää rahastonhoitajan
tilinkäyttöoikeudet sekä käteiskassanhoitajan käteiskassastamaksuoikeus
edellisen vuoden virkailijoilta uusille virkailijoille. Tämä tulee lukea
pöytäkirjassa muodossa: ”Tilinkäyttöoikeus poistetaan N.N.:ltä ja myönnetään
N.N.:lle.” Kokouksessa sovitaan kevätkokouksen ajankohta, mieluiten
helmikuun alkupuolelle, fuksikahvien aika, paikka, ohjelma ja tarjoilu sekä
päätetään, keille myönnetään Synopin käyttäjätunnukset.

2.2. Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin

Patentti- ja rekisterihallitukseen on ilmoitettava yhdistyksen nimenkirjoittajien
muutos heti toimintakauden alussa.

2.3. Kevätkokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Ennen kevätkokousta tulee järjestää kokous, jossa hyväksytään edellisen
vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös hallituksen esityksiksi kevätkokousta
varten. Tässä vaiheessa tulisi olla valmiina myös tilintarkastuskertomus.

Hallituksen puheenjohtaja huolehtii, että kevätkokous kutsutaan koolle
sääntöjen mukaisesti eli kokouskutsussa on mainittava tilinpäätös sekä tili- ja
vastuuvapauden myöntäminen. Kokouksessa hyväksytään toimintakertomus,

esitetään tilintarkastuskertomus, hyväksytään tilinpäätös sekä myönnetään tili-
ja vastuuvapaus uudelle hallitukselle.

2.4. HYY:n toiminta-avustushakemus

Alkukeväällä hallituksen tulee huolehtia, että HYY:n toiminta-avustushakemus
toimitetaan kaikkien liitteiden kanssa määräaikaan mennessä HYY:lle

2.5. Kevään toiminta

Kevään toiminnan suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Kevään
ohjelmaan kuuluvat perinteisesti laskiaismäki, liikuntatapahtuma, saunailta,
excursiot ja opintomatkat, kulttuuritilaisuuksissa käynti, vappusääveikkaus,
vappuna Mantan lakituksen seuraaminen ja kevätkauden päättäjäiset.

2.6. Muita kevään asioita

Kesällä järjestettävän opinto- ja virkistysmatkan suunnittelu aloitetaan hyvissä
ajoin. Keväällä Synopin hallituksen tulee hankkia ainakin yksi Synopin
toiminnassa mukana oleva meteorologian opiskelija fysikaalisten tieteiden
tutoriksi sekä tarkistaa HYY:n opiskelijakalenterin suomen- ja ruotsinkielinen
järjestöesittelyteksti. Viimeisessä kevään kokouksessa voidaan vielä sopia
kesän toiminnasta, esimerkiksi ulkoilutapahtumista.

3. SYNOPIN HALLITUKSEN SYKSY

3.1. Syksyn ensimmäinen kokous

Syksyn ensimmäisessä kokouksessa vaihdetaan kesän kuulumiset ja aletaan
miettiä syksyn ohjelmaa. Syyskokouksen ajankohdasta ja paikasta kannattaa
päättää jo hyvissä ajoin ennen vuoden loppua. Syyskokoukselle sopivin
ajankohta lienee marraskuussa.

3.2. Syyskokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Syyskokousta edeltävässä hallituksen kokouksessa hyväksytään
toimintasuunnitelma ja talousarvio hallituksen esityksiksi syyskokousta varten.
Jälleen puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että syyskokous on laillisesti
koolle kutsuttu, eli kokouskutsussa on mainittu hallituksen puheenjohtajan ja
jäsenten valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen,
tilintarkastajien ja heidän varahenkilöidensä valinta sekä jäsenmaksusta
päättäminen. Ennen syyskokousta voi selvittää, ketkä ovat kiinnostuneita
seuraavaksi vuodeksi inspehtorin virasta, toiminnantarkastajan tehtävistä,
seuraavan hallituksen jäsenyydestä tai puheenjohtajuudesta.

3.3. Syksyn toiminta

Uusia jäseniä rekrytoidaan esittelemällä järjestön toimintaa lukukauden
alkupuolen opiskelijatapahtumissa, kuten avajaiskarnevaaleissa ja uusien
illoissa. Syksyn toimintaan kuuluvat fuksien ja vanhempien opiskelijoiden
tapaaminen, fuksisuunnistus ja saunailta, liikuntatapahtumat, excursiot,
opintomatkat sekä pikkujoulut.

3.4. Muita syksyn asioita

Synopin hallitus huolehtii mahdollisten avustushakemusten laadinnasta
yliopistolle ja muille tahoille. Uusille dynaamisen meteorologian opiskelijoille
mainostetaan myytävää James R. Holtonin kirjaa “An Introduction to Dynamic
meteorology”. Tutor pitää huolta, että fuksit tiedustelevat sponsoreita ja
tekevät haalaritilauksen.

4. YLEISTÄ SYNOPIN TOIMINNASTA

4.1. Hallituksen kokoukset

Synopin hallituksen kokouksia voi järjestää niin paljon ja niin usein kuin
hallitus katsoo tarpeelliseksi, yleensä kerran kuussa lukukausien aikana.

4.2. Tiedotustoiminta

Kaikesta toiminnasta ilmoitetaan sekä ilmoitustaululla että sähköpostilistalla.
Synopilla on sosiaalisessa mediassa vapaamuotoisia keskustelukanavia.
Myös yhdistyksen www-sivuilla tiedotetaan ajankohtaisista asioista.

Synopin Sanomat pyritään julkaisemaan viiden (5) vuoden välein Synop ry:n
vuosijuhlaviikolla tai kysynnän mukaan useamminkin. Lehteä voidaan myydä
yliopiston lisäksi alan yrityksissä, jotta se tavoittaisi myös vanhemman
jäsenistön.

4.3. Ruusu valmistuneille

Synopin hallitus ojentaa ruusun filosofian maisterin tutkinnon suorittaneille
Synopin toiminnassa aktiivisesti mukana olleille opiskelijoille vuosijuhlaviikolla.

4.4. Yhteydet ulkomaailmaan

4.4.1. Yhteydet toisiin ainejärjestöihin

Synop pitää aktiivisesti yhteyttä matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan
muihin ainejärjestöihin, erityisesti Helsingin yliopiston
matemaattis-luonnontieteellisten opiskelijajärjestöjen yhteistyöjärjestö Matlu
ry:hyn ja fysiikan opiskelijoiden ainejärjestöön Resonanssi ry:hyn. Lisäksi
toimitaan mukana Kumpulan kampusalueen yhteisiin tiloihin ja tapahtumiin
liittyvissä asioissa.

4.4.2. Uusien opiskelijoiden rekrytointi

Abiturienteille välitetään tietoa meteorologian opiskelusta käymällä lukioissa ja
messuilla sekä tarjoamalla infopaketti uusille opiskelijoille verkkosivuilla.

4.4.3. Työnvälitys

Synop toimii yhteistyössä meteorologian alan yritysten ja työnantajien kanssa
välittäen alaan liittyviä työpaikkoja.

4.4.4. Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto LOIMU

Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto LOIMU ry:hyn, ja varsinkin sen
opiskelijaryhmään pidetään hyvät välit.

4.5. Synopin kerhot

4.5.1. Saunojat of Synop SoS

Kerhon pääasiallisena tehtävänä on järjestää lämpimässä hengessä
säännöllisiä saunailtoja Synop ry:n jäsenille sekä tutustuttaa ulkomailta
saapuneita opiskelijoita suomalaiseen saunakulttuuriin. Saunaillat pyritään
järjestämään vaihtelevissa paikoissa.

4.5.2. Geysir-kerho
Kerhon tarkoituksena on valvoa geofysiikan opiskelijoiden etua, edistää
yhteistyötä geofysiikan opiskelijoiden ja muiden alalla toimivien henkilöiden ja
laitosten välillä, sekä nauttia yhdessä geofysiikasta ja sen sovelluksista. Kerho
ylläpitää lakkautetun geofysiikan ainejärjestö Geysir ry:n muistoa.
Geysir-kerholla on rahasto, jonka käytöstä päättää Synopin hallitus kerhon
esitysten pohjalta. Rahastoa saa käyttää kerhon tarkoitusten edistämiseen.

5. ESITYSLISTOJA

5.1. Kevätkokous

Kokouksen avaus

Kokousvirkailijoiden valinta (puheenjohtaja, sihteeri, 2 ääntenlaskijaa, 2
pöytäkirjan tarkastajaa)

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen

Ilmoitusasiat

Toimintakertomuksen hyväksyminen

Tilinpäätöksen esittäminen

Tilintarkastuskertomuksen esittäminen sekä tili- ja vastuuvapaudesta
päättäminen

Muut esille tulevat asiat

Kokouksen päättäminen

5.2. Syyskokous

Kokouksen avaus

Kokousvirkailijoiden valinta

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen

Ilmoitusasiat

Toimintasuunnitelman hyväksyminen

Talousarvion hyväksyminen ja jäsenmaksusta päättäminen

Puheenjohtajan valinta

Hallituksen jäsenten valinta

Kahden toiminnantarkastajan ja henkilökohtaisten varahenkilöiden valinta

Inspehtorin valinta

Muut esille tulevat asiat

Kokouksen päättäminen

5.3. Hallituksen kokous

Kokouksen avaus

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Esityslistan hyväksyminen

Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus

Ilmoitusasiat

Käsiteltävät päätösasiat

Muut esille tulevat asiat

Hallituksen seuraavasta kokouksesta päättäminen

Kokouksen päättäminen

6. VASTUUHENKILÖT

6.1. Hallituksen jäsenistä

6.1.1. Hallituksen jäsenet

– Puheenjohtaja

– Varapuheenjohtaja

– Taloudenhoitaja

– Sihteeri

6.1.2. Vastaavat, joiden olisi toivottavaa olla hallituksen jäsen

– Opintovastaava

– Fuksivastaava

– Kansainvälisyysvastaava

– Tiedottaja

– Www-vastaava

– MatLu-vastaava

– Ammattiliitto- ja työelämävastaava

6.1.3. Vastaavat, joiden ei tarvitse olla hallituksen jäsen

– Liikunta- ja vapaa-aikavastaava

– Kulttuurivastaava

– Pullavastaava

6.1.4. Vastaavat, jotka eivät saa olla hallituksen jäseniä

– tilintarkastajat

– toiminnantarkastajat

6.2. Vastaavien tehtävät

6.2.1. Puheenjohtaja

– oikeus kutsua hallituksen kokous koolle

– johtaa hallituksen kokouksia

– tekee kokousten esityslistat

– valvoo, että yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä noudatetaan

– valvoo, että hallituksen jäsenet hoitavat tehtävänsä

– toimii järjestön pr-henkilönä

– laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä varapuheenjohtajan
kanssa

– hoitaa uuden hallituksen nimenkirjoittajien rekisteröinnin Patentti- ja
rekisterihallitukselle (PRH) alkuvuodesta

6.2.2. Varapuheenjohtaja

– hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt

– valvoo, että asiat tulee hoidettua

– laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä puheenjohtajan kanssa

6.2.3. Taloudenhoitaja

– hoitaa yhdistyksen tilejä

– maksaa yhdistyksen laskut

– hoitaa kirjanpitoa

– seuraa rahatilanteen kehittymistä

– huolehtii, että hallitus tekee päätökset käteiskassastamaksuoikeuden
ylittävistä menoista

– tekee talousarvion tulevalle toimintakaudelle

– tekee tilinpäätöksen toimintakauden päätyttyä

– hoitaa käteiskassaa

6.2.4. Sihteeri

– kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjat

– ylläpitää jäsenrekisteriä, jossa tiedot jäsenten sähköpostiosoitteesta ja
kotipaikkakunnasta

– käsittelee tulevan postin ja toimittaa sen hallituksen jäsenille

– lukee yhdistyksen sähköpostit

6.2.5. Opintovastaava

– käsittelee ja toimittaa kurssipalautteen eteenpäin

– osallistuu tiedekunnan sekä koulutusohjelmien johtoryhmien kokouksiin tai
on yhteydessä hallinnon opiskelijaedustajiin

– päivittää nettisivujen tietoja uusille opiskelijoille yhdessä fuksivastaavan ja
www-vastaavan kanssa

– vastaa avautuvien opiskelijaedustajapaikkojen tiedotuksesta

6.2.6. Fuksivastaava

– vastaa tuutorien ja tulevien fuksivastaavien rekrytoinnista

– toimii meteorologian fuksien tukena ja turvana

– organisoi fuksisuunnistuksen ja -saunan

– päivittää nettisivujen tietoja uusille opiskelijoille yhdessä opintovastaavan ja
www-vastaavan kanssa

6.2.7. Kansainvälisyysvastaava

– välittää tietoa ulkomailla opiskelusta

– toimii yhteyshenkilönä kansainvälisissä suhteissa, konferensseissa ja
excursioissa

6.2.8. Tiedottaja

– tiedottaa Synopin toiminnasta sähköpostilistalle ja ilmoitustaululle

– ylläpitää Synopin sähköpostilistaa

– huolehtii ilmoitustaulun pitämisestä ajan tasalla

6.2.9. WWW-vastaava

– ylläpitää ja päivittää Synopin www-sivuja

– vastaa sivujen rakenteen kehittymisestä

– huolehtii, että linkit toimivat

6.2.10. Liikunta- ja vapaa-aikavastaava

-järjestää liikuntatapahtumia ja excursioita

6.2.11. Kulttuurivastaava

– järjestää teatteri-, elokuva-, konsertti- ja näyttelykäyntejä

– hankkii liput kulttuuritilaisuuksiin

– toimii organisaattorina Synopin Suuren kirjan päivityksissä

6.2.12. MatLu-vastaava

– osallistuu MatLun hallituksen kokouksiin

– ylläpitää suhteita muihin matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan
ainejärjestöihin

6.2.13. Pullavastaava

– hoitaa tarjoilun kokouksissa ja muissa tilaisuuksissa

– toimii Physicumin opiskelijahuonevastaavana

– toimii kalustonhoitajana