EU:s allmänna dataskyddsförordning
Artiklarna 13-14
Datum för utfärdande: 30.10.2023, svenska versionen 14.5.2024
Information om behandlingen av dina personuppgifter i forskningen Det nya förvaltningsspråket och medborgarna
I forskningen Det nya förvaltningsspråket och medborgarna används personuppgifter som material. Syftet med detta dataskyddsmeddelande är att ge information om de personuppgifter som behandlas, varifrån personuppgifterna kommer och hur de används i forskningen. I slutet av meddelande beskrivs närmare vilka rättigheter du har i fråga om dina personuppgifter.
Deltagande i forskningen och tillhandahållande av personuppgifter är frivilligt och du kan när som helst, även under forskningen, avbryta ditt deltagande. Beslutet att inte delta eller avbryta deltagandet kommer inte att få några negativa konsekvenser för dig.
1. Beskrivning av forskningsprojektet och varför dina personuppgifter behövs
I forskningsprojektet Det nya förvaltningsspråket och medborgarna granskas den finländska förvaltningspolitikens språk ur ett medborgarskaps- och demokratiperspektiv. Forskningsprojektet 1) producerar ny samhällsvetenskaplig information om en mångsidig förvaltningspolitik för det finländska och internationella vetenskapssamfundet, 2) producerar ny samhällsvetenskaplig information om den finländska statsförvaltningen som undersöks och 3) främjar förvaltningspolitikens begriplighet ur medborgarnas synvinkel.
Som en del av undersökningen skall statförvaltningens verksamhet bli åtföljd samt sakkunniga inom statsförvaltning och som samarbetar inom statsförvaltningen intervjuas. Projektet närmar sig forskningsämnet i första hand som ett fenomen som konstrueras kollektivt genom social interaktion. De enskilda deltagarnas identitet är därför inte relevant för projektets forskningsfrågor.
Vid insamling och produktion av data lagras dock personuppgifter, och det är ändamålsenligt att lagra dem för forskningens kvalitet och praktiska smidighet. Det är till exempel ändamålsenligt att spara den intervjuades namn och kontaktuppgifter så att hen kan kontaktas efteråt om något som senare visade sig vara väsentligt under intervjun förblev oklart. Det är lämpligt att dokumentera information om deltagarnas tjänstgöringstid eller arbetslivserfarenhetens längd och genus, för om deltagargruppen skulle fokusera på dessa bakgrundsfaktorer på ett visst sätt skulle dess inverkan på resultaten behöva bedömas när resultaten rapporteras. Eftersom forskningsmetoderna är kvalitativa och tolkande, skall bakgrundsdatan inte användas statistiskt.
Forskningspersonernas personuppgifter behandlas i enlighet med Forskningsetiska delegationens anvisningar, samt Helsingfors universitets och EU:s allmänna dataskyddsförordning.
2. Personuppgiftansvarig för forskning
Helsingfors universitet
Adress: PB 4 (Universitetsgatan 3), 00014 Helsingfors universitet
3. Kontaktperson och ansvarig forskare
Kontaktperson i ärenden som gäller forskning: Kanerva Kuokkanen
Svenska social- och kommunalhögskolan
Snellmansgatan 12 (PB 16), 00014 Helsingfors universitet
kanerva.kuokkanen@helsinki.fi, +358 29 412 0880
4. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet
Du kan kontakta Helsingfors universitets dataskyddsombud på e-postadressen tietosuoja@helsinki.fi.
5. Vilka uppgifter innehåller undersökningsmaterialet
Om deltagarna i undersökningen antecknas i första hand namn, genus, tjänstetid eller arbetserfarenhetens längd, yrkestitel, arbetsplats (t.ex. ministerium, avdelning, enhet), arbetsplatsens e-postt och arbetstelefonnummer (direkta identifieringsuppgifter).
Eftersom forskningsdeltagarnas identitet är känd, är alla svar i undersökningen personuppgifter (uppgifter om en identifierad person). De centrala frågorna i studien är relaterade till förhållandet mellan statsförvaltningen och medborgarna samt demokratin inom språk och samhällets funktioner. Till forskningsmaterialet lagras information relaterat till detta.
Det material som produceras i samband med åtföljningen av förvaltningens verksamhet och intervjuerna skapas genom interaktion mellan forskaren och deltagaren, där båda lyfter fram information som är relevant för forskningen. Det är inte alltid möjligt att förutse vilken information som kommer att visa sig vara väsentlig för en djupare förståelse av det fenomen som undersöks. I vissa situationer kan det vara ändamålsenligt att anteckna till exempel uppgifter om intervjupersonens tidigare arbetsuppgifter, om han eller hon till exempel berättar om hur hans eller hennes tidigare arbetserfarenhet påverkar hur man kan lösa utmaningar i anslutning till utvecklingen av administrationen i det nuvarande arbetet.
6. Från vilka källor personuppgifter samlas in
Uppgifterna samlas i huvudsak in från deltagarna själva. Publika webbplatser på deltagarens arbetsplats kan användas som hjälpmedel. Deltagarna får informationen som samlats om dem på förhand, till exempel när de fyller i samtyckesblanketten för intervjun.
I forskningsprojektet analyseras också öppet tillgängliga publikationer från statsförvaltningen och organisationer som samarbetar med dem, såsom dokument för genomförande av politik, utvärderingar och projektrapporter. Om deltagarna har varit delaktiga i att skriva de publikationer som ingår i forskningsprojektets underlag kan denna information kombineras med annat material. Detta skall också att förtildyggöras till deltagaren.
7. Känsliga personuppgifter (och särskilda kategorier av personuppgifter)
I undersökningen behandlas inte känsliga personuppgifter.
8. Laglig grund för behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas på följande grunder enligt artikel 6(1) i den allmänna dataskyddsförordningen:
Uppgift av allmänt intresse: vetenskaplig eller historisk forskning eller statistikföring (dataskyddslag 4.3 §)
9. Mottagare av uppgifter
Inspelningarna av intervjuerna i forskningsprojektet överlämnas till Spoken Oy för transkribering. Ett avtal om utlämnande av uppgifter och behandling av personuppgifter har ingåtts med bolaget i enlighet med Helsingfors universitets modell.
10. Överföring av uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifterna överförs inte utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, de behandlas endast inom EU.
11. Skydd av personuppgifter
De personuppgifter som ingår i undersökningsmaterialet behandlas och förvaras skyddade så att endast de personer som behöver dem har tillgång till uppgifterna.
Uppgifter som behandlas i datasystem skyddas på följande sätt: användarnamn och lösenord, kryptering av data och kryptering, tvåstegsautentisering.
Manuellt material (t.ex. i pappersform eller i annan materiell form) skyddas på följande sätt: förvaring av uppgifter i låst skåp i låst utrymme som endast behöriga personer har tillgång till.
Behandling av dina direkta identifieringsuppgifter: De direkta identifieringsuppgifterna raderas i analysfasen och förvaras åtskilt från det forskningsmaterial som analyseras.
12. Behandlingstiden för dina personuppgifter
Under forskningens gång:
Eftersom personuppgifter ingår i det material som analyseras fram till slutet av forskningsprojektet, behandlas personuppgifter också fram till projektets slut (31.3.2026).
Efter forskningens slut:
Forskningsdata lagras med syfte att bedöma tillförlitligheten hos resultaten av denna studie och innehåller inga direkta identifieringsuppgifter. Forskningsmaterialet lagras för senare forskning i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen utan direkta identifieringsuppgifter.
Lagringen av forskningsdata grundar sig på artikel 5.1 b och e i dataskyddsförordningen. Ett nytt dataskyddsmeddelande skickas till de registrerade om den nya användningen av forskningsmaterialet, förutom om registeransvarige inte längre kan identifiera de registrerade utifrån forskningsmaterialet.
Anmälan om ny forskning kan inte heller skickas till den registrerade om det skulle vara omöjligt eller oskäligt betungande eller om det skulle förhindra eller avsevärt försvåra uppnåendet av forskningsändamålen (artikel 14.5 b i dataskyddsförordningen).
Forskningsdata kommer att lagras efter projektets slut utan direkta identifieringsuppgifter för att bedöma resultatens tillförlitlighet tills projektets resultat har publicerats, dock senast tre år efter projektets slut. Behovet av att bevara uppgifter för att bedöma resultatens tillförlitlighet har att göra med kollegial granskning av vetenskaplig forskning och den långsamma publiceringstakten jämfört med andra former av vetenskaplig publicering. Vid förvaringen av materialet tillämpas de säkerhetsrutiner som beskrivs i punkt 11.
Transkriberingarna av de intervjuer där informanten har gett skild tillstånd för arkivering av sina intervjuer erbjuds tills Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv, om mängden av intervjupersoner som gett separat tillstånd för arkivering av sina forskningsintervjuer bildar en meningsfull helhet (t.ex. om arkiveringstillstånd har erhållits av ett tillräckligt antal intervjupersoner) och om forskarna och dataarkivet anser att materialet kan anonymiseras. Från dessa transkriberingar har alla direkta och indirekta identifikationsuppgifter raderats. Om Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv godkänner intervjuerna för arkivering, förvaras de tills vidare. Användare som registrerat sig till arkivet kan ladda ner dem för forsknings- och undervisningsändamål efter att de har använts i detta forskningsprojekt. För mer information: https://www.fsd.tuni.fi/fi/.
Alla antäckningar som rör följandet av förvaltningens verksamhet och intervjuer som den intervjuade inte uttryckligen har tillstånd att arkivera kommer att förstöras när forskningsresultaten har publicerats, dock senast tre år efter projektets slut.
- Automatiserat beslutsfattande
I undersökningen fattas inga automatiska beslut som har en betydande inverkan på dem som undersöks.
- Dina rättigheter och begränsningar
För att utöva de rättigheter som anges nedan, kontakta den kontaktperson för undersökningen som anges i avsnitt 3 i detta dataskyddsmeddelande och ange vilka rättigheter du vill utöva.
Dina rättigheter som registrerad
Vi strävar efter att tillgodose dina rättigheter när det är möjligt. Dina rättigheter påverkas till exempel av på vilken rättslig grund dina personuppgifter behandlas. Vi bedömer alltid rättigheternas tillämplighet från fall till fall. Kontaktpersonen för undersökningen hjälper dig att förverkliga dina rättigheter och berättar om deras lämplighet.
Dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen är:
- att få veta om dina uppgifter behandlas,
- att få tillgång till dina egna uppgifter,
- att korrigera felaktiga och föråldrade uppgifter,
- att få sina egna uppgifterna raderade och att bli bortglömd
- att begränsa behandlingen av dina egna uppgifter,
- att överföra dina uppgifter från en personuppgiftsansvarig till en annan,
- att invända mot behandlingen av dina uppgifter och
- att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande.
I samband med vetenskaplig forskning kan man bli tvungen att avvika från någon rätt till exempel om förverkligandet av din rätt skulle äventyra hela forskningen. Ofta kan det till exempel vara så att det inte är möjligt att radera alla dina uppgifter som redan samlats in och ingår i undersökningen i efterhand, men detta påverkar inte din rätt att avbryta deltagandet i undersökningen.
Mer information om dina rättigheter i olika situationer hittar du på Dataombudsmannens byrås webbplats: https://tietosuoja.fi/sv/vilka-rattigheter-har-den-registrerade-i-olika-situationer
Besvärsrätt
Om du upplever att dina personuppgifter har behandlats felaktigt kan du alltid kontakta den personuppgiftsansvariges dataskyddsombud, vars kontaktuppgifter du hittar i avsnitt 4 i detta dataskyddsmeddelande.
Du har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, det vill säga Dataombudsmannens byrå, om du anser att behandlingen av dina personuppgifter har brutit mot gällande dataskyddslagstiftning.
Kontaktuppgifter till dataombudsmannens byrå:
Dataombudsmannens byrå
https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
E-post: tietosuoja(at)om.fi