EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13–14 artiklat
Laatimispäivä: 30.10.2023, päivitetty 7.5.2024.
Tietoa henkilötietojen käsittelystä tutkimushankkeessa
Uusi hallintokieli ja kansalaiset
Yhteiskuntatieteellisen tutkimushankkeen Uusi hallintokieli ja kansalaiset tutkimusaineistoihin sisältyy henkilötietoja. Tämän tietosuojailmoituksen tarkoituksena on antaa tietoa käsiteltävistä henkilötiedoista sekä siitä, mistä henkilötiedot ovat peräisin ja miten niitä käytetään tutkimuksessa. Selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi liittyen.
Tutkimukseen osallistuminen ja henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista ja voit koska tahansa, myös tutkimuksen aikana, keskeyttää osallistumisesi. Päätöksestä olla osallistumatta tai keskeyttää osallistuminen ei koidu sinulle mitään negatiivisia seurauksia.
1. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tutkimushanke Uusi hallintokieli ja kansalaiset tarkastelee suomalaisen hallintopolitiikan kieltä kansalaisuuden ja demokratian näkökulmista. Tutkimushanke 1) tuottaa uutta yhteiskuntatieteellistä tietoa moninaistuneesta hallintopolitiikasta suomalaisen ja kansainvälisen tiedeyhteisön käyttöön, 2) tuottaa uutta yhteiskuntatieteellistä tietoa tutkimuksen kohteena olevan suomalaisen valtionhallinnon hyödyksi sekä 3) sekä edistää hallintopolitiikan ymmärrettävyyttä kansalaisten näkökulmasta.
Tutkimuksen osana seurataan valtionhallinnon toimintaa ja haastatellaan sen piirissä tai yhteistyössä sen kanssa työskenteleviä hallinnon ja hallinnon kehittämisen ammattilaisia. Hankkeessa lähestytään tutkimuksen aihetta ensisijaisesti ilmiönä, joka rakentuu sosiaalisessa vuorovaikutuksessa ja kollektiivisesti. Yksittäisten osallistujien henkilöllisyys ei siten ole hankkeen tutkimuskysymysten kannalta olennainen asia.
Aineistoa kerätessä ja tuotettaessa kuitenkin tallentuu henkilötietoja, ja niitä on tarkoituksenmukaista tallettaa tutkimuksen laadun ja käytännön sujuvuuden vuoksi. On esimerkiksi tarkoituksenmukaista tallettaa haastateltavan nimi ja yhteystiedot, jotta häneen voidaan olla yhteydessä jälkikäteen, mikäli haastattelussa jokin myöhemmin olennaiseksi osoittautunut asia jäi epäselväksi. Tietoja osallistuneiden virkaiästä tai työkokemuksen kestosta ja sukupuolesta on tarkoituksenmukaista dokumentoida, sillä mikäli osallistujajoukko painottuisi näiden taustatekijöiden osalta jotenkin erityisesti, sen vaikutusta tuloksiin täytyisi arvioida tuloksia raportoitaessa. Koska tutkimuksen menetelmät ovat laadullisia ja tulkitsevia, taustatietoja ei käytetä tilastollisesti.
Tutkimukseen osallistuvien henkilötietoja käsitellään Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) sekä Helsingin yliopiston ohjeistuksen ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
2. Tutkimuksen rekisterinpitäjä
Helsingin yliopisto. Osoite: PL 4 (Yliopistonkatu 3), 00014 Helsingin yliopisto
3. Yhteyshenkilö ja vastuullinen tutkija
Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa: Kanerva Kuokkanen, Svenska social- och kommunalhögskolan
Snellmaninkatu 12 (PL 16), 00014 Helsingin yliopisto
kanerva.kuokkanen@helsinki.fi, +358 29 412 0880
4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi.
5. Mitä henkilötietoja tutkimusaineisto sisältää
Tutkimukseen osallistuvista tallennetaan ensisijaisesti nimi, sukupuoli, virkaikä tai työkokemuksen kesto, virka- tai tehtävänimeke, työpaikka (esim. ministeriö, osasto, yksikkö), työsähköposti ja työpuhelinnumero (suorat tunnistetiedot).
Koska tutkimukseen osallistuvien henkilöllisyys on tiedossa, kaikki hänen tutkimukseen antamansa vastaukset ovat henkilötietoja (tunnistettuun henkilöön liittyviä tietoja). Tutkimuksen keskeiset kysymykset liittyvät valtionhallinnon ja kansalaisten sekä demokratian kielessä ja sosiaalisessa toiminnassa muotoutuvaan suhteeseen. Tutkimusaineistoon tallennetaan tietoja siihen liittyen.
Hallinnon toiminnan seuraamisessa ja haastatteluja tehtäessä tuotettava aineisto syntyy tutkijan ja osallistujan vuorovaikutuksessa, jossa molemmat tuovat esille tutkimustehtävän kannalta olennaisia tietoja. Aina ei ole mahdollista ennakoida, mitkä tiedot osoittautuvat olennaisiksi tutkittavan ilmiön ymmärtämiseksi syvemmin. Jossakin tilanteessa voi olla tarkoituksenmukaista tallentaa esimerkiksi tietoja haastateltavan aikaisemmista työpaikoista, jos hän esimerkiksi kertoo aikaisemman työkokemuksensa vaikutuksista siihen, miten ratkaisee hallinnon kehittämiseen liittyviä haasteita nykyisessä työssään.
6. Mistä lähteistä henkilötietojasi kerätään
Tietoja kerätään pääasiallisesti osallistujilta itseltään. Apuna voidaan käyttää osallistujan työpaikan julkisia verkkosivuja. Osallistujille esitetään heistä esikerätyt tiedot esimerkiksi haastattelusuostumuslomakkeen täyttämisen yhteydessä.
Tutkimushankkeessa analysoidaan myös valtionhallinnon ja sen kanssa yhteistyössä toimivien organisaatioiden avoimesti saatavilla olevia julkaisuja, esimerkiksi politiikan toimeenpanoon liittyviä asiakirjoja, arviointeja ja projektiraportteja. Jos osallistujat ovat olleet kirjoittamassa tutkimushankkeen asiakirja-aineistoon sisältyviä julkaisuja, tieto siitä voidaan yhdistää muuhun aineistoon. Tämä tuodaan myös osallistujan tietoon.
7. Arkaluonteiset henkilötiedot (ja erityiset henkilötietoryhmät)
Tutkimuksessa ei käsitellä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä (eli arkaluonteisia henkilötietoja).
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella: yleistä etua koskeva tehtävä: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta).
Jos henkilötietojen käsittely perustuu tutkittavan suostumukseen, tutkittavalla on koska tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
9. Tietojen vastaanottajat
Tutkimushankkeessa tehtyjen haastatteluiden tallenteet luovutetaan tutkimuspalveluja tuottavalle Spoken Oy:lle litterointia varten. Yrityksen kanssa on laadittu Helsingin yliopiston mallin mukainen sopimus tietojen luovutuksesta ja henkilötietojen käsittelystä.
10. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, niitä käsitellään ainoastaan EU:n alueella.
11. Henkilötietojen suojaus
Tutkimusaineistoon sisältyviä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään suojattuna niin, että ainoastaan niitä tarvitsevat henkilöt pääsevät tarkastelemaan tietoja.
Tietojärjestelmissä käsiteltäviä tietoja suojataan seuraavilla tavoilla: käyttäjätunnus ja salasana, salaus/kryptaus, kaksivaiheinen tunnistautuminen.
Manuaalista (esim. paperimuodossa) olevaa aineistoa suojataan seuraavilla tavoilla: Aineisto säilytetään lukitussa kaapissa lukitussa tilassa, johon vain asianmukaisilla henkilöillä on pääsy.
Suorien tunnistetietojen käsittely: Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa ja säilytetään erillään analysoitavasta tutkimusaineistosta
12. Henkilötietojesi käsittelyn kesto
Tutkimuksen aikana:
Koska henkilötietoja sisältyy tutkimushankkeen loppuun saakka analysoitavaan aineistoon, myös henkilötietoja käsitellään hankkeen loppuun (31.3.2026).
Tutkimuksen päättymisen jälkeen:
Tutkimusaineisto säilytetään tämän tutkimuksen tulosten luotettavuuden arvioimista varten ilman suoria tunnistetietoja. Tutkimusaineisto säilytetään myöhempää, yhteensopivaa tieteellistä tutkimusta varten tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ilman suoria tunnistetietoja.
Tutkimusaineiston säilytys perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b ja e alakohtiin.
Tutkimusaineiston uudesta tutkimuskäytöstä lähetetään rekisteröidyille uusi tietosuojailmoitus, paitsi jos rekisterinpitäjä ei enää pysty tunnistamaan rekisteröityjä tutkimusaineistosta.
Uudesta tutkimuksesta ei voida lähettää ilmoitusta rekisteröidylle myöskään silloin, jos tietojen toimittaminen olisi mahdotonta tai kohtuuttoman vaivalloista tai jos se estäisi tai vaikeuttaisi suuresti tutkimustarkoitusten saavuttamista (tietosuoja-asetuksen 14 artiklan 5 kohdan b alakohta).
Tutkimusaineisto säilytetään hankkeen päätyttyä ilman suoria tunnistetietoja tulosten luotettavuuden arvioimista varten kunnes hankkeen tulokset on julkaistu, kuitenkin enintään kolme vuotta hankkeen päättymisestä. Tarve säilyttää aineisto tulosten luotettavuuden arvioimista varten liittyy tieteellisen tutkimuksen vertaisarviointimenettelyyn ja tiedejulkaisemisen muuhun julkaisemiseen verrattuna hitaaseen julkaisutahtiin. Aineiston säilyttämisessä noudatetaan kohdassa 11 kuvattuja suojauskäytäntöjä.
Tutkimushaastattelunsa arkistointiin erillisen luvan antaneiden haastateltujen haastattelulitteraatioita, joista suorat ja epäsuorat tunnistetiedot on poistettu, tarjotaan hankkeen päättyessä arkistoitavaksi Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, mikäli ne muodostavat mielekkään kokonaisuuden (esim. arkistointilupa on saatu tarpeeksi monelta haastatellulta) ja mikäli tutkijat ja tietoarkisto katsovat, että aineisto pystytään anonymisoimaan. Jos Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto ottaa haastattelut arkistoitavaksi, ne säilytetään toistaiseksi, ja arkistoon rekisteröityneiden käyttäjien on mahdollista ladata niitä tutkimus- ja opetuskäyttöön sen jälkeen, kun käyttö tässä tutkimushankkeessa on päättynyt. Lisätietoja: https://www.fsd.tuni.fi/fi/.
Kaikki hallinnon toiminnan seuraamiseen liittyvät muistiinpanot sekä ne haastattelut, joiden arkistointiin ei ole haastatellulta erillistä lupaa, tuhotaan, kun tutkimustulokset on julkaistu, kuitenkin viimeistään kolme vuotta hankkeen päättymisen jälkeen.
13. Automatisoitu päätöksenteko
Tutkimuksessa ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla on merkittävä vaikutus tutkittaviin.
14. Sinun oikeutesi ja niiden rajoittaminen
Alla mainittujen oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 3 nimettyyn tutkimuksen yhteyshenkilöön ja kerro, mitä oikeuksiasi haluat käyttää.
Sinun oikeutesi rekisteröitynä
Pyrimme toteuttamaan oikeutesi aina, kun se on mahdollista. Oikeuksiesi soveltuvuuteen vaikuttaa esimerkiksi se, millä oikeusperusteella henkilötietojasi käsitellään. Oikeuksien soveltumista arvioimme aina tapauskohtaisesti. Tutkimuksen yhteyshenkilö auttaa sinua oikeuksiesi toteuttamisessa ja kertoo niiden soveltuvuudesta.
Tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi ovat:
- saada tietää käsitelläänkö sinun tietojasi,
- saada pääsy omiin tietoihisi,
- oikaista virheelliset ja vanhentuneet tietosi,
- poistaa tietosi ja tulla unohdetuksi,
- rajoittaa omien tietojesi käsittelyä,
- siirtää tietosi rekisterinpitäjältä toiselle,
- vastustaa tietojesi käsittelyä sekä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Jostain oikeudesta saatetaan tieteellisen tutkimuksen yhteydessä joutua poikkeamaan esimerkiksi silloin, jos oikeutesi toteuttaminen vaarantaisi koko tutkimuksen. Usein voi olla esimerkiksi niin, ettei kaikkia jo kerättyjä ja tutkimukseen sisällytettyjä tietojasi ole mahdollista poistaa jälkikäteen, mutta tämä ei vaikuta oikeuteesi keskeyttää tutkimukseen osallistuminen.
Lisätietoa oikeuksistasi eri tilanteissa löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta:
https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa
Valitusoikeus
Jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty epäasianmukaisesti, voit aina ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan, jonka yhteystiedot löydät tämän tietosuojailmoituksen kohdasta 4.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, eli Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi