Olemme viimeisen puolen vuoden aikana pohtineet paljon eri ohjelmistoja, jotka kuuluvat työkalupakkiimme. Alumni- ja lahjoittajasuhdetyöstä huomattava osa on viestintää eri keinoin: tapaamisia, sähköisiä uutiskirjeitä, kirjeitä, kutsuja, kampanjoita, esitteitä, mainoksia, blogeja ja verkkosivuja. Tästä syystä yksikön kuuluminen viestintäyksikköön on hyvin luontevaa.

Viestinnän ulkoasuvaatimukset ovat jo pitkään olleet painotuotteille (lehdille ja kirjoille) korkeat. Toisaalta sähköisten työkalujen kehittymisen myötä yhä laajempi joukko hallintotyön tekijöistä viestii erilaisilla asiakirjoilla, Powerpoint-esityksillä ja verkkosivuilla oman graafisen silmänsä varassa. Työkalut ovat kehittyneet ja tulleet laajan joukon ulottuville. Enää ei tarvita erillistä konekirjoittajaa kirjoittamaan muistiota puhtaaksi (tai suoraan sanelun mukaan): tekstinkäsittelyohjelmat ja PP kuuluvat kaikkien henkilökohtaisiin työkaluihin.

Työkalujen kehittyessä myös vaatimustaso viestinnän ulkoasulle on noussut. Tekstinkäsittelyohjelmia ja powerpointia ei kuitenkaan ole rakennettu ulkoasun luomista varten: tekniikka tulee vastaan aika äkkiä kun yrittää saada sivua näyttämään erilaiselta kuin yleensä. Ulkoasuvaatimusten tietylle tasolle pääsyyn vaaditaan kuvankäsittely- ja taitto-ohjelmia. Näiden ohjelmien tuntemus taas ei ole yhtä laajalle levinnyttä kuin perus Office-paketin.

Yksi mahdollinen kehityskulku on , että taitosta tulee uusi tekstinkäsittely – perustaito, jota kaikilta viestijöiltä odotetaan. Graafisen ulkoasun luominen on aivan oma taiteenlajinsa, mutta kun ulkoasu on luotu (fontit ja värimaailma valittu, logo tehty ja kuvankäyttö ohjeistettu), sen soveltaminen on jo asteen yksinkertaisempaa. Perusesitteet, verkkobannerit ja kuvien käsittelemään PP-esityksiä varten onnistuu melko helposti.

Toinen mahdollinen kehityskulku on, että yliopistolla taittoa keskitetään pitkälti harvoille ammattigraafikoille. Suurilla painosmäärillä tehtävien massatuotteiden kanssa tämä on varmasti hyvä tie.  Massaräätälöinnin kohdalla (esim. Tule takaisin -mainokset, Insight-esitekortit, kutsut) taas tuotteen tilaaminen ja graafikon ohjeistaminen vie vähintään yhtä paljon aikaa kuin asian tekeminen itse. Kustannukset sisäisessä veloituksessa ovat myös huomattavat kun tuotteita massaräätälöidään.

Ohjelmisto-osaamista ja graafista osaamista vaaditaan viestijöiltä varmasti enenevässä määrin. Saa nähdä mihin tasapaino työn eriyttämisen ja perustaitovaatimusten välillä asettuu.