Aihearkisto: Intranet

Palkitut intranetit

Jakob Nielsen on pistänyt intranettejä järjestykseen ja valinnut niistä 10 parasta. Mikä niistä tekee sitten hyviä? Muutamia näkökulmia:

Organisaation uutiset. Intranet on enemmän kuin kotisivu ja useat organisaatiot panostavat uutistuotantoon. Niiden julkaiseminen esimerkiksi multimedian avulla ja/tai järjestämällä uutisia alueittain tai organisaation osittain antaa uutisille enemmän näkyvyyttä ja korostaa niiden merkitystä

Vanhat suosikit. Monissa hyvissä intraneteissä hoidetaan kunnolla sellaiset vanhat suosikit kuin

  • työntekijähakemisto (jotta ihmiset löytäisivät toisensa),
  • SSO (jotta kertakirjautuminen riittäisi),
  • integraatiot (hyvässä integraatiossa on harkittu informaatio arkkitehtuuri (IA) yhdistettynä toimivaan navigaatioon ja käyttäjäkokemukseen)
  • CMS (myös intranetin ylläpidon pitää olla käytettävyydeltään hyvä)
  • Päivitetyt sisällöt (ajantasaiset tiedot ovat intranetin kriittinen menestystekijä)

Fokus tuottavuuteen ja tietämyksenhallintaan. Parhaat intranetit tarjoavat käyttäjilleen työkaluja, joilla työpäivästä saadaan tehokkaampi. Joskus työkalut voivat olla hyvinkin yksinkertaisia, kuten sähköisiä lomakkeita. Tärkeintä on tarkastella sitä, mitä työntekijät tarvitsevat työhönsä ja tarjota niihin asioihin työkaluja, joiden avulla hommat hoituvat joko paremmin tai nopeammin. On myös tärkeää parantaa tietämyksen jakamista intranetissä.

Intranetin suunnittelutrendejä. Nielsen on havainnut suunnittelutrendejä intranet-ratkaisuissa:

  • Personoinnin lisääntynyt käyttö ja erilaisten hälytysten integrointi järjestelmään
  • Työtehtäville kriittisten sovellusten ja tiedon korostaminen
  • Sisäisten ja ulkoisten uutisten integrointi
  • Paremmat hakuominaisuudet
  • Paremmat kalenterit tapahtumille ja projekteille
  • Uuden työntekijän perehdytysaineistot
  • Selkeät näkymät yrityksen taloustietoihin kuten osakekursseihin

Brändäyksestä hellittäminen. On olemassa useampia tapoja, jolla palvelua voidaan brändätä. Tärkeintä ei ole se, kutsutaanko intranetiä jollain nimenomaisella nimellä vai vain pelkästään intranetiksi vai brändätäänkö palvelua organisaation omalla nimellä. Olennaista on kiinnittää huomiota sisäiseen markkinointiin, ei siis nimeen.

Teknologia-alustan valinta. Nielsenin mukaan ei ole yhtä selvästi erottuvaa teknologia-alustaa, jonka päälle hyvä intranet voidaan rakentaa. Suosituimpia ovat esimerkiksi Microsoftin SharePoint ja Google Search Appliance. Näiden lisäksi on suosiota alustaratkaisuissa ovat saaneet: Red Hat Linux, Lotus Notes ja Domino sekä Oracle DB.

Intranetin ROI:n tunnistaminen. Voittajaintranetit keskittyvät välineen tarjoamaan mahdollisuuteen parantaa tuottavuutta, eikä niinkään oman työn oikeuttamiseen mittaamalla ROI:ta. Tuottavuuden paraneminen pitää kuitenkin jotenkin osoittaa ja tuottavuuden ROI:n mittaaminen taas on usein hankalaa. Joidenkin tutkimusten mukaan tuottavuutta pystytään parantamaan merkittävästi ja avain siihen on mitattavien tavoitteiden asettaminen etukäteen.

* * *

Bonuksena tähän vielä 8 virhettä, jotka palveluihin kirjautumisten suunnittelussa pitäisi välttää.